Soluzioni basate sulla tecnologia per la gestione del capitale circolante

Ogni giorno devono essere prese decisioni strategiche per monitorare, valutare, proteggere e ottimizzare il flusso di cassa della tua azienda.

Tuttavia, l'onere di dati frammentati e processi ingombranti e obsoleti può ostacolare la tua capacità di gestire in modo efficace il capitale circolante della tua azienda.

Con l'aumento dei tassi di interesse, l'elevata volatilità del mercato e l'incertezza economica per molti, è ora essenziale implementare azioni per proteggere i bilanci, anticipare le esigenze di cassa e semplificare le operazioni per ottenere maggiore controllo e visibilità.

La gestione del capitale circolante è una questione urgente. I leader aziendali e i team finanziari dovrebbero sfruttare il potere tecnologico disponibile in materia di contabilità e finanza per massimizzare l'efficienza e migliorare le operazioni.

L'importanza della gestione del capitale circolante

Il capitale circolante è un indicatore di prestazioni chiave (KPI) affidabile a cui i direttori finanziari (CFO) dovrebbero prestare attenzione. Questo rapporto, che rappresenta le tue attività correnti/passività correnti, è un fedele testimone della salute finanziaria a breve termine della tua azienda.

Considerando le attività e le passività a breve termine, è possibile determinare il capitale circolante netto per valutare il denaro prontamente disponibile per far fronte alle spese correnti. Ti dà una visione critica delle tue finanze, del ciclo del denaro e delle risorse per prendere la decisione giusta e aggiornare la tua strategia complessiva.

Perché la gestione del capitale circolante è fondamentale al momento?

Nell'attuale clima economico, gestire il capitale circolante con il pugno di ferro è essenziale per operare in modo efficace e rimanere competitivi. Dopotutto, il flusso di cassa è l'ultimo motore di valore e il rischio di trascurare un'efficace gestione del capitale circolante è difficile da pagare.

Soprattutto in una fase di recessione economica, con insolvenze in aumento e tassi di interesse in aumento, la liquidità deve essere scorrevole e accessibile in previsione di spese e necessità impreviste. Non sorprende che i CFO stiano cercando di scomporre i propri crediti o vendere i propri crediti per ottimizzare il flusso di cassa.

Secondo Johannes Wehrmann, amministratore delegato per le vendite aziendali presso Demica, un fornitore di piattaforme di supply chain finance, sempre più aziende sono alla ricerca di strumenti di finanziamento del capitale circolante.

Gestire la liquidità in modo più efficiente e ripagare il debito più elevato vendendo i crediti è la mossa migliore e un'efficace gestione del capitale circolante è il miglior alleato per attuare questa strategia.

Come la tecnologia ottimizza la gestione del capitale circolante

Ora più che mai, i leader aziendali dovrebbero promuovere la resilienza e l'agilità all'interno delle loro organizzazioni per aiutare a mitigare i potenziali rischi attuali o futuri.

Tenere traccia delle tue finanze, gestire il tuo ciclo order-to-cash, ridurre i giorni di vendita in sospeso (DSO) e sapere dove sono i tuoi soldi, è essenziale ma richiede tempo.

Sfruttare la tecnologia per semplificare questi processi è un punto di svolta.

Con il software giusto, puoi automatizzare le operazioni contabili, fornire analisi finanziarie e strumenti decisionali e migliorare la comunicazione e la collaborazione. Può farti risparmiare tempo e denaro preziosi riducendo la necessità di inserimento manuale dei dati e migliorando la precisione. Inoltre, semplifica le previsioni finanziarie e il budget e affronta l'onere di dati frammentati per assicurarsi che tutti siano sulla stessa pagina per quanto riguarda le questioni finanziarie.

Di seguito sono riportati alcuni vantaggi derivanti dall'utilizzo della tecnologia per aumentare la gestione del capitale circolante.

• Aggregazione dei dati: per diverse aziende, i dati finanziari sono sparsi su più piattaforme, inclusi fogli di calcolo, documenti manuali o digitali, corrispondenza e-mail e piattaforme di contabilità o ERP.
  L'introduzione di nuove soluzioni tecnologiche porta tutti questi dati su un'unica piattaforma, fornendo a te e al tuo team una chiara visuale della salute finanziaria della vostra azienda.
  Ciò consente una migliore gestione del capitale circolante su tutta la linea per la tua organizzazione.
• Promuovere l'analisi e l'automazione: la tecnologia consente a te e ai tuoi team di automatizzare le attività manuali e raccogliere dati e approfondimenti sulla gestione del capitale circolante più accurati e aggiornati per la tua azienda.

Quali tipi di KPI dovrebbero monitorare i CFO?

Le aziende che sfruttano la tecnologia e i dati per gestire il proprio capitale circolante possono aumentare i profitti. Secondo McKinsey, l'attenzione dovrebbe essere posta su tre aree chiave per migliorare la gestione del capitale circolante.

• Costruire un'infrastruttura di dati centralizzata: questo è essenziale per prevenire perdite di entrate causate da dati disconnessi, frammentati e imprecisi (che si tratti di informazioni sui clienti obsolete, fatture errate o fogli di calcolo disordinati).
  Centralizzando i dati e affidandosi a un software appropriato, puoi facilmente risolvere il problema delle emorragie di cassa.
• Monitoraggio dei KPI giusti durante l'implementazione di soluzioni per la gestione del capitale circolante: se si desidera valutare l'efficienza della propria strategia di gestione del capitale circolante, è necessario monitorare attentamente i KPI pertinenti per accedere a informazioni approfondite.
  Le previsioni accurate tramite KPI consentono di prendere decisioni basate sui dati per anticipare le minacce al flusso di cassa, come la carenza di scorte e l'overselling.
• Implementazione di report lungimiranti: affidarsi alla gestione manuale dei fornitori e ai processi di pagamento nelle supply chain e oltre può solo ostacolare la competitività e l'efficienza delle operazioni.
  L'automazione della contabilità fornitori e delle soluzioni per il capitale circolante offre maggiore flessibilità per pagare i fornitori ed essere pagati in cambio, accelerando di conseguenza il flusso di cassa.

L'immagine seguente descrive in dettaglio i KPI essenziali che devono essere sul radar di un CFO.

Fonte: McKinsey

Tipi di soluzioni per la gestione del capitale circolante

L'ottimizzazione della gestione del capitale circolante va di pari passo con il mantenimento del controllo dei clienti e la gestione dei crediti, in quanto è la principale fonte di perdite di denaro. Implica il compito dispendioso in termini di tempo di segmentare il portafoglio clienti identificando e dando la priorità ai clienti ad alto rischio e ai ritardatari seriali (o non ancora).

Naturalmente, puoi chiedere ai tuoi dipendenti di svolgere questo noioso compito o assumerselo da solo, come fanno molti imprenditori. Tuttavia, hai anche la possibilità di investire in algoritmi di classificazione avanzati per classificare senza problemi i tuoi clienti in base al loro rischio per limitare la tua esposizione ai profili più rischiosi.

Come?

Utilizzando il software di gestione del capitale circolante. I clienti interessati verranno contattati subito dopo l'emissione della fattura per assicurarti di riscuotere più rapidamente le tue commissioni e tenere sotto controllo i tuoi crediti.

Le migliori soluzioni di gestione del capitale circolante includono software e servizi che aiutano a mitigare il rischio e ottimizzare il flusso di cassa della tua azienda. Sfrutta le soluzioni di contabilità fornitori e clienti, la gestione dei prestiti e la gestione e ottimizzazione della fatturazione.

Software di automazione della contabilità clienti

Affidarsi solo alla tecnologia ERP e CRM non è sostenibile. Raccoglie solo dati più dispersi e disaggregati da elaborare. Inoltre, attenersi ai processi manuali può avere un impatto negativo sul morale e sui costi del team accumulando troppi processi soggetti a errori. Con il software per la contabilità clienti puoi:

• Affidati a soluzioni di raccolta automatizzata per contattare i clienti. Questo li incentiva a pagare il prima possibile. Il software genera e-mail di sollecito pochi giorni prima della data di scadenza per garantire che i clienti ricordino le tue commissioni.
• Prevenire i ritardi di pagamento. Offri ai clienti un processo di pagamento in un'unica fase accessibile per tutti i metodi di pagamento (Stripe, Direct Debit, ACH o trasferimento EE).
• Usa una strategia su misura. Scopri cosa funziona meglio per ogni cliente. Alcuni potrebbero rispondere alle e-mail più che ai messaggi di testo, mentre altri potrebbero rispondere meglio alle chiamate del team di controllo del credito.

Software di automazione della contabilità fornitori

Il software di automazione della contabilità fornitori consente alle organizzazioni acquirenti di ricevere fatture, gestire le approvazioni ed elaborare i pagamenti senza problemi. Con questo software puoi:

• Abilita la fatturazione elettronica. Questo soppianta i metodi cartacei obsoleti che troppo spesso provocano perdite di dati o errori. Alcune soluzioni possono persino convertire le fatture cartacee in elettroniche utilizzando l'intelligenza artificiale per estrarre e archiviare i dati rilevanti nell'archiviazione basata su cloud.
• Consenti una facile riconciliazione. Memorizza i dati pertinenti o reindirizza automaticamente ai team appropriati per la revisione. Questo processo automatizzato fa risparmiare molto tempo ai team, poiché la riconciliazione è un processo notoriamente ingombrante, anche se cruciale.
• Avere l'archiviazione e la sicurezza dei dati. Tutto ciò di cui hai bisogno è di facile accesso per tutti i tuoi reparti e pronto per l'uso a fini di audit. Di conseguenza, rafforza il coordinamento all'interno del tuo team e facilita la comunicazione.

4 vantaggi del software di gestione del capitale circolante

1. Processi automatizzati

La gestione del capitale circolante migliora una volta automatizzata la funzione contabile. È una strategia ottimale per raccogliere più denaro e ridurre il tuo DSO aumentando la produttività dei tuoi team e concentrandoti su operazioni a valore aggiunto.

2. Efficienza massimizzata

Il software di automazione della contabilità fornitori e clienti può semplificare l'elaborazione e il follow-up delle fatture. Aiuta a ridurre gli errori di pagamento e rileva pagamenti duplicati o fraudolenti. Le soluzioni automatizzate sono facili da integrare nei sistemi finanziari esistenti, quindi non devi preoccuparti del flusso di dati e della comunicazione.

3. Costi e produttività ottimizzati

I processi di raccolta manuale sono lunghi e richiedono tempo in contesti B2C o B2B, il che danneggia la produttività.

Per le aziende B2B, il processo è ancora più faticoso, soprattutto in assenza di un team di credit controller dedicato, come accade per le PMI.

L'automazione rimuove tali processi manuali e restituisce tempo ai dipendenti per concentrarsi su attività a maggior valore aggiunto.

L'automazione della contabilità fornitori può anche ridurre il costo dell'elaborazione delle fatture riducendo la quantità di immissione dei dati coinvolti nel processo ed eliminando l'archiviazione dei documenti, la spedizione e i costi di produzione delle fatture. L'automazione della contabilità clienti ha lo stesso impatto positivo sulle tue finanze.

4. Migliori relazioni con i clienti

L'automazione della contabilità fornitori può aumentare la trasparenza aziendale in quanto integra tutte le regole di conformità all'interno del sistema. Aiuta a mitigare i rischi e prevenire le frodi rilevando immediatamente fatture duplicate, addebiti aggiuntivi e attività fraudolente.

Automatizzare la tua funzione di contabilità aiuta a migliorare le relazioni con i clienti attraverso una migliore comunicazione. Il pagamento è reso più facile per il cliente, oltre a essere ricordato di pagare, e quindi puoi sbloccare le tue entrate eccezionali mantenendo buoni rapporti con i tuoi clienti.

Le soluzioni automatizzate per la contabilità clienti segmentano i tuoi clienti separando i clienti fedeli con una buona storia di comportamento di pagamento dai paganti seriali in ritardo. Usa anche un diverso tono di voce per ognuno di loro, che si tratti di una spinta gentile o di un approccio più severo.

L'intelligenza artificiale può impostare strategie di follow-up creative valutando la frequenza ideale dei solleciti di pagamento e affidandosi alla comunicazione omnicanale. Ad esempio, può persino adattare il messaggio al destinatario in base all'età o imitarne lo stile.

La sfida del capitale circolante

Ora è chiaro che la gestione del capitale circolante dovrebbe essere in cima all'agenda dei CFO, ma è tutt'altro che vero.

In un recente webcast di Deloitte, i partecipanti hanno valutato male la capacità della loro organizzazione di guidare le prestazioni del capitale circolante, ammettendo di essere "piuttosto o molto preoccupati".

Qualsiasi azienda che cerchi di alimentare la crescita liberando liquidità dovrebbe affrontare la sfida della gestione del capitale circolante sfruttando il potere della tecnologia e dell'automazione.

Comprendere i componenti chiave dell'automazione della contabilità. Scopri come la tecnologia può ottimizzare i processi di gestione finanziaria della tua azienda.