Technologiegetriebene Lösungen für das Working Capital Management

Jeden Tag müssen strategische Entscheidungen getroffen werden, um den Cashflow Ihres Unternehmens zu überwachen, zu bewerten, zu schützen und zu optimieren.

Allerdings kann die Belastung durch fragmentierte Daten und veraltete, umständliche Prozesse Sie daran hindern, das Betriebskapital Ihres Unternehmens effektiv zu verwalten.

Angesichts der steigenden Zinssätze, der hohen Marktvolatilität und der wirtschaftlichen Unsicherheit, die viele beschäftigen, ist es jetzt unerlässlich, Maßnahmen zum Schutz der Bilanzen, zur Antizipation des Bargeldbedarfs und zur Rationalisierung der Abläufe zu ergreifen, um eine bessere Kontrolle und Transparenz zu erreichen.

Das Working Capital Management ist eine dringende Angelegenheit. Unternehmensleiter und Finanzteams sollten die verfügbaren technologischen Möglichkeiten im Rechnungswesen und Finanzwesen nutzen, um die Effizienz zu maximieren und den Betrieb zu verbessern.

Die Bedeutung des Working Capital Managements

Das Working Capital ist ein vertrauenswürdiger Key Performance Indicator (KPI), auf den Finanzvorstände (CFOs) achten sollten. Dieses Verhältnis zwischen Ihren kurzfristigen Vermögenswerten und kurzfristigen Verbindlichkeiten ist ein verlässlicher Beweis für die kurzfristige finanzielle Gesundheit Ihres Unternehmens.

Durch die Berücksichtigung kurzfristiger Vermögenswerte und Verbindlichkeiten können Sie Ihr Nettoumlaufvermögen bestimmen, um abzuschätzen, wie viel Geld zur Deckung Ihrer laufenden Ausgaben zur Verfügung steht. Es gibt Ihnen einen entscheidenden Einblick in Ihre Finanzen, Ihren Geldkreislauf und Ihr Vermögen, um die richtige Entscheidung zu treffen und Ihre Gesamtstrategie zu verbessern.

Warum ist das Working Capital Management derzeit so wichtig?

Im aktuellen Wirtschaftsklima ist die eiserne Verwaltung Ihres Betriebskapitals unerlässlich, um effektiv zu arbeiten und wettbewerbsfähig zu bleiben. Schließlich ist der Cashflow der ultimative Werttreiber, und das Risiko, ein effektives Working-Capital-Management zu vernachlässigen, ist schwer zu bewältigen.

Insbesondere in einem wirtschaftlichen Abschwung mit zunehmenden Insolvenzen und steigenden Zinssätzen müssen Liquidität fließen und verfügbar sein, um unerwartete Ausgaben und Bedürfnisse zu antizipieren. Es überrascht nicht, dass CFOs versuchen, ihre Forderungen zu faktorisieren oder ihre Forderungen zu verkaufen, um ihren Cashflow zu optimieren.

Laut Johannes Wehrmann, Geschäftsführer für Unternehmensvertrieb bei Demica, einem Anbieter von Supply-Chain-Finanzierungsplattformen, suchen immer mehr Unternehmen nach Möglichkeiten zur Betriebskapitalfinanzierung.

Eine effizientere Verwaltung der Liquidität und die Tilgung höherer Schulden durch den Verkauf von Forderungen ist der beste Schritt – und ein effektives Working-Capital-Management ist der beste Verbündete, um diese Strategie umzusetzen.

Wie Technologie das Working Capital Management optimiert

Führungskräfte sollten heute mehr denn je die Widerstandsfähigkeit und Agilität ihrer Organisationen fördern, um aktuelle oder zukünftige potenzielle Risiken zu mindern.

Den Überblick über Ihre Finanzen zu behalten, Ihren Order-to-Cash-Zyklus zu verwalten, die ausstehenden Tage (Days Sales Outstanding, DSO) zu reduzieren und zu wissen, wo sich Ihr Geld befindet, ist wichtig, aber zeitaufwändig.

Der Einsatz von Technologie zur Vereinfachung dieser Prozesse ist ein entscheidender Faktor.

Mit der richtigen Software können Sie Buchhaltungsvorgänge automatisieren, Finanzanalyse- und Entscheidungshilfen bereitstellen sowie die Kommunikation und Zusammenarbeit verbessern. Es kann Ihnen wertvolle Zeit und Geld sparen, da die Notwendigkeit einer manuellen Dateneingabe reduziert und gleichzeitig die Genauigkeit verbessert wird. Es erleichtert auch die Finanzprognose und Budgetierung und beseitigt die Belastung durch fragmentierte Daten, um sicherzustellen, dass alle in Finanzangelegenheiten auf dem gleichen Stand sind.

Im Folgenden sind einige Vorteile aufgeführt, die der Einsatz von Technologie zur Verbesserung Ihres Betriebskapitalmanagements mit sich bringt.

• Daten aggregieren: Bei mehreren Unternehmen sind Finanzdaten über mehrere Plattformen verteilt, darunter Tabellenkalkulationen, manuelle oder digitale Dokumente, E-Mail-Korrespondenz sowie Buchhaltungs- oder ERP-Plattformen.
  Durch die Einführung neuer technologischer Lösungen werden alle diese Daten auf einer einzigen Plattform zusammengefasst, sodass Sie und Ihr Team einen klaren Überblick über die finanzielle Gesundheit Ihres Unternehmens erhalten.
  Dies ermöglicht eine umfassende Verbesserung des Working Capital Managements für Ihr Unternehmen.
• Förderung von Analysen und Automatisierung: Technologie ermöglicht es Ihnen und Ihren Teams, manuelle Aufgaben zu automatisieren und genauere und aktuellere Daten und Erkenntnisse zum Working Capital Management für Ihr Unternehmen zu sammeln.

Welche Arten von KPIs sollten CFOs überwachen?

Unternehmen, die Technologie und Daten zur Verwaltung ihres Betriebskapitals nutzen, können ihren Gewinn steigern. Laut McKinsey sollte der Fokus auf drei Schlüsselbereiche gelegt werden, um Ihr Working Capital Management zu verbessern.

• Aufbau einer zentralisierten Dateninfrastruktur: Dies ist unerlässlich, um Einnahmeverluste zu verhindern, die durch unzusammenhängende, fragmentierte und ungenaue Daten verursacht werden (sei es veraltete Kundeninformationen, falsche Rechnungen oder unordentliche Tabellenkalkulationen).
  Durch die Zentralisierung von Daten und den Einsatz geeigneter Software können Sie das Problem der Bargeldblutung leicht lösen.
• Überwachung der richtigen KPIs bei der Implementierung von Lösungen zur Verwaltung des Betriebskapitals: Wenn Sie die Effizienz Ihrer Strategie zur Verwaltung des Betriebskapitals beurteilen möchten, sollten Sie die relevanten KPIs genau überwachen, um aufschlussreiche Informationen zu erhalten.
  Präzise Prognosen über KPIs ermöglichen datengesteuerte Entscheidungen, um Bedrohungen für Ihren Cashflow, wie etwa Bestandsengpässe und Überverkäufe, vorherzusehen.
• Implementierung einer zukunftsorientierten Berichterstattung: Wenn Sie sich über die gesamte Lieferkette und darüber hinaus hinweg auf manuelle Lieferantenverwaltung und Zahlungsprozesse verlassen, kann dies Ihre Wettbewerbsfähigkeit und die Effizienz Ihres Betriebs nur beeinträchtigen.
  Die Automatisierung von Kreditorenbuchhaltungs- und Betriebskapitallösungen gibt Ihnen mehr Flexibilität bei der Bezahlung Ihrer Lieferanten und bei der Gegenleistung, wodurch sich Ihr Cashflow beschleunigt.

Das Bild unten zeigt die wesentlichen KPIs, die ein CFO im Blick haben muss.

Quelle: McKinsey

Arten von Working-Capital-Management-Lösungen

Die Optimierung des Working-Capital-Managements geht Hand in Hand mit der Überwachung Ihrer Kunden und der Verwaltung Ihrer Forderungen, da dies die Hauptursache für Liquiditätsverluste ist. Dabei geht es um die zeitaufwändige Aufgabe, Ihr Kundenportfolio zu segmentieren, indem Sie Hochrisikokunden und regelmäßig (oder noch nicht) säumige Zahler identifizieren und priorisieren.

Natürlich können Sie diese mühsame Aufgabe von Ihren Mitarbeitern übernehmen lassen oder sie selbst übernehmen, wie es viele Unternehmer tun. Sie haben jedoch auch die Möglichkeit, in fortschrittliche Klassifizierungsalgorithmen zu investieren, um Ihre Kunden nahtlos nach ihrem Risiko zu kategorisieren und so Ihre Gefährdung durch risikoreichere Profile zu begrenzen.

Wie?

Durch den Einsatz einer Working-Capital-Management-Software. Die entsprechenden Kunden werden direkt nach Rechnungsstellung kontaktiert, um sicherzustellen, dass Sie Ihre Gebühren schneller einziehen und Ihre Forderungen unter Kontrolle behalten.

Zu den besten Lösungen für das Working-Capital-Management gehören Software und Dienstleistungen, die dabei helfen, Risiken zu mindern und den Cashflow Ihres Unternehmens zu optimieren. Es nutzt Lösungen für die Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung, das Kreditmanagement sowie die Rechnungsverwaltung und -optimierung.

Software zur Automatisierung der Debitorenbuchhaltung

Sich allein auf ERP- und CRM-Technologie zu verlassen, ist nicht nachhaltig. Es sammelt lediglich verteiltere, disaggregierte Daten zur Verarbeitung. Darüber hinaus kann sich das Festhalten an manuellen Prozessen negativ auf die Arbeitsmoral und die Kosten Ihres Teams auswirken, da sich zu viele fehleranfällige Prozesse ansammeln. Mit Debitorenbuchhaltungssoftware können Sie:

• Verlassen Sie sich bei der Kontaktaufnahme mit Kunden auf automatisierte Inkassolösungen. Dies ist ein Anreiz, so schnell wie möglich zu zahlen. Die Software generiert einige Tage vor dem Fälligkeitsdatum Erinnerungs-E-Mails, um sicherzustellen, dass Kunden sich an Ihre Gebühren erinnern.
• Verhindern Sie Zahlungsverzögerungen. Bieten Sie Ihren Kunden einen einstufigen Zahlungsvorgang, der für alle Zahlungsmethoden (Stripe, Lastschrift, ACH oder EE-Überweisung) zugänglich ist.
• Nutzen Sie eine maßgeschneiderte Strategie. Finden Sie heraus, was für jeden Kunden am besten funktioniert. Einige reagieren möglicherweise häufiger auf E-Mails als auf Textnachrichten, während andere möglicherweise besser auf die Anrufe des Kreditkontrollteams reagieren.

Software zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung

Software zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung ermöglicht es Einkaufsorganisationen, Rechnungen zu empfangen, Genehmigungen zu verwalten und Zahlungen nahtlos abzuwickeln. Mit dieser Software können Sie:

• Aktivieren Sie die elektronische Rechnungsstellung. Dies ersetzt veraltete papierbasierte Methoden, die allzu oft zu Datenverlusten oder Fehlern führen. Einige Lösungen können mithilfe künstlicher Intelligenz sogar Papierrechnungen in elektronische umwandeln, um relevante Daten zu extrahieren und im Cloud-basierten Speicher zu speichern.
• Ermöglichen Sie eine einfache Versöhnung. Speichern Sie relevante Daten oder leiten Sie sie automatisch zur Überprüfung an die entsprechenden Teams weiter. Dieser automatisierte Prozess spart Teams viel Zeit, da die Abstimmung ein bekanntermaßen umständlicher, wenn auch wichtiger Prozess ist.
• Sorgen Sie für Archivierung und Datensicherheit. Alles, was Sie brauchen, ist für alle Ihre Abteilungen leicht zugänglich und für Prüfungszwecke einsatzbereit. Dadurch wird die Koordination innerhalb Ihres Teams gestärkt und die Kommunikation erleichtert.

4 Vorteile einer Working-Capital-Management-Software

1. Automatisierte Prozesse

Das Working Capital Management verbessert sich, sobald die Buchhaltungsfunktion automatisiert ist. Dies ist eine optimale Strategie, um mehr Geld zu sammeln und Ihren DSO zu reduzieren, während Sie gleichzeitig die Produktivität Ihrer Teams steigern und sich auf wertschöpfende Abläufe konzentrieren.

2. Maximierte Effizienz

Software zur Automatisierung der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung kann die Rechnungsverarbeitung und -nachverfolgung vereinfachen. Es hilft, Zahlungsfehler zu reduzieren und doppelte oder betrügerische Zahlungen zu erkennen. Automatisierte Lösungen lassen sich einfach in Ihre bestehenden Finanzsysteme integrieren, sodass Sie sich keine Gedanken über Datenfluss und Kommunikation machen müssen.

3. Optimierte Kosten und Produktivität

Manuelle Inkassoprozesse sind im B2C- oder B2B-Kontext langwierig und zeitaufwändig, was sich negativ auf die Produktivität auswirkt.

Für B2B-Unternehmen ist der Prozess sogar noch anstrengender, insbesondere wenn kein eigenes Kreditkontrollteam vorhanden ist, wie es bei KMU der Fall ist.

Die Automatisierung macht solche manuellen Prozesse überflüssig und gibt den Mitarbeitern mehr Zeit, sich auf wertschöpfendere Aufgaben zu konzentrieren.

Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung kann auch die Kosten der Rechnungsverarbeitung senken, indem sie den Umfang der Dateneingabe im Prozess reduziert und die Kosten für Dokumentenspeicherung, Porto und Rechnungserstellung eliminiert. Die Automatisierung der Debitorenbuchhaltung hat die gleichen positiven Auswirkungen auf Ihre Finanzen.

4. Verbesserte Kundenbeziehungen

Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung kann die Transparenz Ihres Unternehmens erhöhen, da sie alle Compliance-Regeln in das System integriert. Es hilft, Risiken zu mindern und Betrug zu verhindern, indem es doppelte Rechnungen, zusätzliche Gebühren und betrügerische Aktivitäten sofort erkennt.

Die Automatisierung Ihrer Buchhaltung trägt dazu bei, die Kundenbeziehungen durch bessere Kommunikation zu verbessern. Dem Kunden wird das Bezahlen erleichtert und er wird an die Zahlung erinnert. So können Sie Ihre ausstehenden Umsätze freischalten und gleichzeitig gute Beziehungen zu Ihren Kunden pflegen.

Automatisierte Lösungen für die Debitorenbuchhaltung segmentieren Ihre Kunden, indem sie treue Kunden mit einem guten Zahlungsverhalten in der Vergangenheit von säumigen Serienzahlern trennen. Außerdem wird für jeden von ihnen ein anderer Tonfall verwendet, sei es ein sanfter Anstoß oder ein strengeres Vorgehen.

Künstliche Intelligenz kann kreative Folgestrategien entwickeln, indem sie die ideale Häufigkeit von Zahlungserinnerungen ermittelt und auf Omnichannel-Kommunikation setzt. Beispielsweise kann die Nachricht sogar an das Alter des Empfängers angepasst oder dessen Stil nachgeahmt werden.

Die Herausforderung des Betriebskapitals

Es ist mittlerweile klar, dass das Working-Capital-Management ganz oben auf der Agenda der CFOs stehen sollte, doch das ist bei weitem nicht der Fall.

In einem aktuellen Webcast von Deloitte bewerteten die Teilnehmer die Fähigkeit ihres Unternehmens, die Leistung des Betriebskapitals zu steigern, schlecht und gaben zu, dass sie „etwas oder sehr besorgt“ waren.

Jedes Unternehmen, das sein Wachstum durch die Freisetzung von Bargeld ankurbeln möchte, sollte sich der Herausforderung des Betriebskapitalmanagements stellen, indem es die Leistungsfähigkeit von Technologie und Automatisierung nutzt.

Verstehen Sie die Schlüsselkomponenten der Buchhaltungsautomatisierung. Erfahren Sie, wie Technologie die Finanzmanagementprozesse Ihres Unternehmens optimieren kann.