Solutions axées sur la technologie pour la gestion du fonds de roulement

Publié: 2023-05-28

Chaque jour, des décisions stratégiques doivent être prises pour surveiller, évaluer, protéger et optimiser les flux de trésorerie de votre entreprise.

Cependant, le poids des données fragmentées et des processus obsolètes et encombrants peuvent entraver votre capacité à gérer efficacement le fonds de roulement de votre entreprise.

Avec la hausse des taux d'intérêt, la forte volatilité des marchés et l'incertitude économique en tête pour beaucoup, il est désormais essentiel de mettre en œuvre des actions pour protéger les bilans, anticiper les besoins de trésorerie et rationaliser les opérations pour obtenir un contrôle et une visibilité accrus.

La gestion du fonds de roulement est une question urgente. Les chefs d'entreprise et les équipes financières doivent tirer parti de la puissance technologique comptable et financière disponible pour maximiser l'efficacité et améliorer les opérations.

L'importance de la gestion du fonds de roulement

Le fonds de roulement est un indicateur de performance clé (KPI) fiable auquel les directeurs financiers (CFO) doivent prêter attention. Ce ratio, qui est votre actif courant/passif courant, est un fidèle témoin de la santé financière à court terme de votre entreprise.

En tenant compte des actifs et des passifs à court terme, vous pouvez déterminer votre fonds de roulement net pour évaluer l'argent disponible pour faire face à vos dépenses courantes. Il vous donne un aperçu critique de vos finances, de votre cycle monétaire et de vos actifs pour prendre la bonne décision et améliorer votre stratégie globale.

Pourquoi la gestion du fonds de roulement est-elle critique en ce moment ?

Dans le climat économique actuel, gérer votre fonds de roulement d'une main de fer est essentiel pour fonctionner efficacement et rester compétitif. Après tout, les flux de trésorerie sont le moteur de valeur ultime, et le risque de négliger une gestion efficace du fonds de roulement est difficile à payer.

Surtout en période de ralentissement économique, avec des insolvabilités croissantes et des taux d'intérêt en hausse, les liquidités doivent être abondantes et accessibles en prévision des dépenses et des besoins imprévus. Sans surprise, les directeurs financiers tentent d'affacturer leurs créances ou de vendre leurs comptes clients pour optimiser leur trésorerie.

Selon Johannes Wehrmann, directeur général des ventes aux entreprises chez Demica, un fournisseur de plateforme de financement de la chaîne d'approvisionnement, de plus en plus d'entreprises recherchent désormais des facilités de financement de fonds de roulement.

Gérer plus efficacement les liquidités et rembourser une dette plus élevée en vendant des créances est la meilleure décision - et une gestion efficace du fonds de roulement est le meilleur allié pour mettre en œuvre cette stratégie.

Comment la technologie optimise la gestion du fonds de roulement

Aujourd'hui plus que jamais, les chefs d'entreprise doivent favoriser la résilience et l'agilité au sein de leurs organisations pour aider à atténuer les risques potentiels actuels ou futurs.

Garder une trace de vos finances, gérer votre cycle de commande à l'encaissement, réduire les jours d'encours des ventes (DSO) et savoir où se trouve votre argent, est essentiel mais prend du temps.

Tirer parti de la technologie pour fluidifier ces processus change la donne.

Avec le bon logiciel, vous pouvez automatiser les opérations comptables, fournir des outils d'analyse financière et de prise de décision, et améliorer la communication et la collaboration. Il peut vous faire gagner un temps précieux et de l'argent en réduisant le besoin de saisie manuelle des données tout en améliorant la précision. Il facilite également les prévisions financières et la budgétisation et s'attaque au fardeau des données fragmentées pour s'assurer que tout le monde est sur la même page en ce qui concerne les questions financières.

Voici quelques gains tirés de l'utilisation de la technologie pour augmenter la gestion de votre fonds de roulement.

  • Agrégation des données : pour plusieurs entreprises, les données financières sont dispersées sur plusieurs plates-formes, y compris les feuilles de calcul, les documents manuels ou numériques, la correspondance par e-mail et les plates-formes comptables ou ERP.
    L'introduction de nouvelles solutions technologiques rassemble toutes ces données sur une seule plateforme, vous offrant ainsi qu'à votre équipe une vision claire de la santé financière de votre entreprise.
    Cela permet d'améliorer la gestion du fonds de roulement à tous les niveaux de votre organisation.
  • Promouvoir l'analyse et l'automatisation : la technologie vous permet, à vous et à vos équipes, d'automatiser les tâches manuelles et de recueillir des données et des informations plus précises et à jour sur la gestion du fonds de roulement pour votre entreprise.

Quels types d'indicateurs de performance clés les directeurs financiers doivent-ils surveiller ?

Les entreprises qui tirent parti de la technologie et des données pour gérer leur fonds de roulement peuvent augmenter leurs résultats. Selon McKinsey, l'accent doit être mis sur trois domaines clés pour améliorer la gestion de votre fonds de roulement.

  • Construire une infrastructure de données centralisée : Ceci est essentiel pour éviter les fuites de revenus causées par des données déconnectées, fragmentées et inexactes (qu'il s'agisse d'informations client obsolètes, de factures incorrectes ou de feuilles de calcul désordonnées).
    En centralisant les données et en s'appuyant sur des logiciels adaptés, vous pouvez facilement résoudre le problème d'hémorragie de trésorerie.
  • Surveiller les bons KPI lors de la mise en œuvre de solutions de gestion du fonds de roulement : si vous souhaitez évaluer l'efficacité de votre stratégie de gestion du fonds de roulement, vous devez surveiller de près les KPI pertinents pour accéder à des informations pertinentes.
    Des prévisions précises via des indicateurs de performance clés permettent de prendre des décisions basées sur les données pour anticiper les menaces pesant sur votre trésorerie, telles que les ruptures de stock et les surventes.
  • Mettre en œuvre des rapports prospectifs : S'appuyer sur la gestion manuelle des fournisseurs et les processus de paiement dans les chaînes d'approvisionnement et au-delà ne peut que nuire à votre compétitivité et à l'efficacité de vos opérations.
    L'automatisation des comptes fournisseurs et des solutions de fonds de roulement vous donne plus de flexibilité pour payer vos fournisseurs et être payé en retour, accélérant ainsi votre flux de trésorerie.

L'image ci-dessous détaille les KPI essentiels qui doivent être sur le radar d'un directeur financier.

un exemple des indicateurs de performance clés que le tableau de bord mensuel d'un directeur financier pourrait intégrer

Source : McKinsey

Types de solutions de gestion du fonds de roulement

L'optimisation de la gestion du fonds de roulement va de pair avec la maîtrise de vos clients et la gestion de vos comptes clients, car c'est la principale source de perte de trésorerie. Cela implique la tâche chronophage de segmenter votre portefeuille clients en identifiant et en priorisant les clients à haut risque et les retardataires en série (ou pas encore).

Bien sûr, vous pouvez demander à vos employés d'effectuer cette tâche fastidieuse ou l'assumer vous-même, comme le font de nombreux propriétaires d'entreprise. Cependant, vous avez également la possibilité d'investir dans des algorithmes de classification avancés pour catégoriser de manière transparente vos clients en fonction de leur risque afin de limiter votre exposition aux profils les plus risqués.

Comment?

En utilisant un logiciel de gestion du fonds de roulement. Les clients concernés seront contactés juste après l'émission de la facture pour vous assurer de percevoir vos frais plus rapidement et de garder le contrôle de vos comptes clients.

Les meilleures solutions de gestion du fonds de roulement comprennent des logiciels et des services qui aident à atténuer les risques et à optimiser les flux de trésorerie de votre entreprise. Il tire parti des solutions de comptes fournisseurs et de comptes clients, de la gestion des prêts et de la gestion et de l'optimisation de la facturation.

Logiciel d'automatisation des comptes clients

S'appuyer uniquement sur la technologie ERP et CRM n'est pas durable. Il ne rassemble que des données plus dispersées et désagrégées à traiter. En outre, s'en tenir à des processus manuels peut avoir un impact négatif sur le moral et les coûts de votre équipe en accumulant trop de processus sujets aux erreurs. Avec un logiciel de comptes clients, vous pouvez :

  • Appuyez-vous sur des solutions de collecte automatisées pour contacter les clients. Cela les incite à payer le plus tôt possible. Le logiciel génère des e-mails de rappel quelques jours avant la date d'échéance pour s'assurer que les clients se souviennent de vos frais.
  • Prévenir les retards de paiement. Offrez aux clients un processus de paiement en une étape accessible pour tous les modes de paiement (Stripe, prélèvement automatique, virement ACH ou EE).
  • Utilisez une stratégie sur mesure. Découvrez ce qui fonctionne le mieux pour chaque client. Certains peuvent répondre aux e-mails plus qu'aux SMS, tandis que d'autres peuvent mieux répondre aux appels de l'équipe de contrôle du crédit.

Logiciel d'automatisation des comptes fournisseurs

Un logiciel d'automatisation des comptes fournisseurs permet aux organisations d'achat de recevoir des factures, de gérer les approbations et de traiter les paiements de manière transparente. Avec ce logiciel, vous pouvez :

  • Activer la facturation électronique. Cela remplace les méthodes obsolètes sur papier qui entraînent trop souvent des pertes de données ou des erreurs. Certaines solutions peuvent même convertir les factures papier en factures électroniques en utilisant l'intelligence artificielle pour extraire et stocker les données pertinentes dans un stockage basé sur le cloud.
  • Permettre une réconciliation facile. Stockez les données pertinentes ou redirigez automatiquement vers les équipes appropriées pour examen. Ce processus automatisé fait gagner un temps considérable aux équipes, car la réconciliation est un processus notoirement lourd, même s'il est crucial.
  • Avoir l'archivage et la sécurité des données. Tout ce dont vous avez besoin est facile d'accès pour tous vos départements et prêt à être utilisé à des fins d'audit. De ce fait, il renforce la coordination au sein de votre équipe et facilite la communication.

4 avantages d'un logiciel de gestion du fonds de roulement

1. Processus automatisés

La gestion du fonds de roulement s'améliore une fois la fonction comptable automatisée. C'est une stratégie optimale pour collecter plus de cash et réduire votre DSO tout en augmentant la productivité de vos équipes et en vous concentrant sur les opérations à valeur ajoutée.

2. Efficacité maximisée

Un logiciel d'automatisation des comptes créditeurs et débiteurs peut simplifier le traitement et le suivi des factures. Il aide à réduire les erreurs de paiement et détecte les paiements en double ou frauduleux. Les solutions automatisées sont faciles à intégrer dans vos systèmes financiers existants, vous n'avez donc pas à vous soucier du flux de données et de la communication.

3. Coût et productivité optimisés

Les processus de collecte manuelle sont longs et chronophages dans les contextes B2C ou B2B, ce qui nuit à la productivité.

La collecte manuelle implique :

  • Contacter les clients pour confirmer la réception de la facture et les inciter à vous payer dès que possible.
  • Envoi d'un e-mail de rappel quelques jours avant la date d'échéance pour s'assurer que le client n'a pas oublié vos frais.
  • Appeler ou envoyer un e-mail aux clients pour leur rappeler à nouveau.

Pour les entreprises B2B, le processus est encore plus ardu, surtout en l'absence d'une équipe de contrôleur de crédit dédiée, comme c'est le cas pour les PME.

En plus de leurs responsabilités et devoirs existants, les employés doivent :

  • Consacrez du temps à identifier les retardataires.
  • Prioriser l'urgence des paiements.
  • Contacter et suivre les clients individuels jusqu'à ce qu'ils assurent la réception des retards de paiement.
  • Commencez par des e-mails de rappel, puis passez aux lettres, aux appels téléphoniques et même aux avis juridiques lorsque les marqueurs de temps spécifiques définis dans votre protocole de collecte sont passés.

L'automatisation supprime ces processus manuels et redonne du temps aux employés pour qu'ils se concentrent sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

L'automatisation des comptes fournisseurs peut également réduire le coût du traitement des factures en réduisant la quantité de saisie de données impliquée dans le processus et en éliminant les coûts de stockage des documents, d'affranchissement et de production des factures. L'automatisation des comptes clients a le même impact positif sur vos finances.

4. Amélioration des relations clients

L'automatisation des comptes fournisseurs peut accroître la transparence de votre entreprise car elle intègre toutes les règles de conformité au sein du système. Il aide à atténuer les risques et à prévenir la fraude en détectant immédiatement les factures en double, les frais supplémentaires et les activités frauduleuses.

L'automatisation de votre fonction comptable contribue à améliorer les relations avec les clients grâce à une meilleure communication. Le paiement est facilité pour le client, ainsi que le rappel de paiement, et par conséquent, vous pouvez débloquer vos revenus exceptionnels tout en maintenant de bonnes relations avec vos clients.

Les solutions automatisées de comptes clients segmentent vos clients en triant les clients fidèles avec un bon historique de comportement de paiement des payeurs en série en retard. Il utilise également un ton de voix différent pour chacun d'eux, qu'il s'agisse d'un coup de coude doux ou d'une approche plus stricte.

L'intelligence artificielle permet de mettre en place des stratégies de suivi créatives en évaluant la fréquence idéale des rappels de paiement et en s'appuyant sur une communication omnicanale. Par exemple, il peut même adapter le message à son destinataire en fonction de son âge ou imiter son style.

Le défi du fonds de roulement

Il est désormais clair que la gestion du fonds de roulement devrait figurer en tête de l'agenda des directeurs financiers, mais c'est loin d'être le cas.

Lors d'une récente webémission de Deloitte, les participants ont mal évalué la capacité de leur organisation à stimuler la performance du fonds de roulement, admettant qu'ils étaient « plutôt ou très inquiets ».

Toute entreprise essayant d'alimenter la croissance en libérant des liquidités doit relever le défi de la gestion du fonds de roulement en exploitant la puissance de la technologie et de l'automatisation.

Comprendre les éléments clés de l'automatisation comptable. Découvrez comment la technologie peut optimiser les processus de gestion financière de votre entreprise.