โซลูชันที่ขับเคลื่อนด้วยเทคโนโลยีสำหรับการจัดการเงินทุนหมุนเวียน

ทุกวัน ต้องมีการตัดสินใจเชิงกลยุทธ์เพื่อตรวจสอบ ประเมิน ปกป้อง และเพิ่มประสิทธิภาพกระแสเงินสดของธุรกิจของคุณ

อย่างไรก็ตาม ภาระของข้อมูลที่กระจัดกระจายและกระบวนการที่ยุ่งยากและล้าสมัยสามารถขัดขวางความสามารถในการจัดการเงินทุนหมุนเวียนของธุรกิจได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ด้วยอัตราดอกเบี้ยที่เพิ่มสูงขึ้น ความผันผวนของตลาดที่สูง และความไม่แน่นอนทางเศรษฐกิจเป็นสิ่งที่หลายๆ คนนึกถึง ตอนนี้จึงจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องดำเนินการเพื่อปกป้องงบดุล คาดการณ์ความต้องการเงินสด และเพิ่มความคล่องตัวในการดำเนินงานเพื่อให้เกิดการควบคุมและการมองเห็นที่ดียิ่งขึ้น

การบริหารเงินทุนหมุนเวียนเป็นเรื่องเร่งด่วน ผู้นำธุรกิจและทีมการเงินควรใช้ประโยชน์จากพลังทางเทคโนโลยีด้านบัญชีและการเงินเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพสูงสุดและปรับปรุงการดำเนินงาน

ความสำคัญของการบริหารเงินทุนหมุนเวียน

เงินทุนหมุนเวียนเป็นตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพหลัก (KPI) ที่น่าเชื่อถือซึ่งหัวหน้าเจ้าหน้าที่การเงิน (CFO) ควรให้ความสนใจ อัตราส่วนนี้ซึ่งเป็นสินทรัพย์หมุนเวียน/หนี้สินหมุนเวียนของคุณ เป็นพยานที่ซื่อสัตย์ต่อสถานะทางการเงินในระยะสั้นของบริษัทของคุณ

เมื่อพิจารณาสินทรัพย์และหนี้สินระยะสั้น คุณสามารถกำหนดเงินทุนหมุนเวียนสุทธิของคุณเพื่อประเมินเงินที่พร้อมสำหรับค่าใช้จ่ายปัจจุบันของคุณ ซึ่งจะให้ข้อมูลเชิงลึกที่สำคัญเกี่ยวกับการเงิน วงจรเงิน และทรัพย์สินของคุณ เพื่อการตัดสินใจที่ถูกต้องและอัปเกรดกลยุทธ์โดยรวมของคุณ

เหตุใดการบริหารเงินทุนหมุนเวียนจึงมีความสำคัญอย่างยิ่งในขณะนี้

ในสภาวะเศรษฐกิจปัจจุบัน การจัดการเงินทุนหมุนเวียนของคุณด้วยกำปั้นเหล็กเป็นสิ่งสำคัญในการดำเนินงานอย่างมีประสิทธิภาพและรักษาความสามารถในการแข่งขัน ท้ายที่สุดแล้ว กระแสเงินสดคือตัวขับเคลื่อนมูลค่าสูงสุด และความเสี่ยงจากการมองข้ามการจัดการเงินทุนหมุนเวียนที่มีประสิทธิภาพนั้นเป็นเรื่องยากที่จะจ่าย

โดยเฉพาะอย่างยิ่งในภาวะเศรษฐกิจตกต่ำ การล้มละลายที่เพิ่มขึ้นและอัตราดอกเบี้ยที่เพิ่มสูงขึ้น สภาพคล่องจะต้องไหลเวียนและสามารถเข้าถึงได้โดยคาดว่าจะมีค่าใช้จ่ายและความต้องการที่ไม่คาดคิด ไม่น่าแปลกใจที่ CFO พยายามแยกส่วนของลูกหนี้หรือขายบัญชีลูกหนี้เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพกระแสเงินสด

Johannes Wehrmann กรรมการผู้จัดการฝ่ายขายขององค์กรที่ Demica ซึ่งเป็นผู้ให้บริการแพลตฟอร์มการเงินในห่วงโซ่อุปทานกล่าวว่า ขณะนี้มีบริษัทจำนวนมากขึ้นที่กำลังมองหาแหล่งเงินทุนหมุนเวียน

การจัดการเงินสดอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นและการชำระหนี้ที่สูงขึ้นด้วยการขายลูกหนี้ถือเป็นแนวทางที่ดีที่สุด และการบริหารเงินทุนหมุนเวียนอย่างมีประสิทธิภาพคือพันธมิตรที่ดีที่สุดในการนำกลยุทธ์นี้ไปใช้

เทคโนโลยีเพิ่มประสิทธิภาพการจัดการเงินทุนหมุนเวียนอย่างไร

ปัจจุบัน ผู้นำธุรกิจควรส่งเสริมความยืดหยุ่นและความคล่องตัวภายในองค์กรมากกว่าที่เคย เพื่อช่วยลดความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นทั้งในปัจจุบันและอนาคต

การติดตามสถานะการเงินของคุณ การจัดการวงจรคำสั่งซื้อสู่เงินสด การลดจำนวนวันขายคงค้าง (DSO) และการรู้ว่าเงินของคุณอยู่ที่ไหน เป็นสิ่งสำคัญแต่ต้องใช้เวลา

การใช้ประโยชน์จากเทคโนโลยีเพื่อทำให้กระบวนการเหล่านี้ราบรื่นถือเป็นตัวเปลี่ยนเกม

ด้วยซอฟต์แวร์ที่เหมาะสม คุณสามารถทำให้การดำเนินการทางบัญชีเป็นแบบอัตโนมัติ จัดหาเครื่องมือวิเคราะห์ทางการเงินและการตัดสินใจ และปรับปรุงการสื่อสารและการทำงานร่วมกัน มันสามารถช่วยคุณประหยัดเวลาและเงินอันมีค่าโดยลดความจำเป็นในการป้อนข้อมูลด้วยตนเองในขณะที่ปรับปรุงความแม่นยำ นอกจากนี้ยังทำให้การคาดการณ์ทางการเงินและการจัดทำงบประมาณง่ายขึ้น และจัดการกับภาระของข้อมูลที่กระจัดกระจายเพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนมีความเข้าใจตรงกันในเรื่องการเงิน

ต่อไปนี้คือประโยชน์บางส่วนจากการใช้เทคโนโลยีเพื่อเพิ่มการจัดการเงินทุนหมุนเวียนของคุณ

• การรวมข้อมูล: สำหรับหลายๆ ธุรกิจ ข้อมูลทางการเงินจะกระจัดกระจายไปตามแพลตฟอร์มต่างๆ รวมถึงสเปรดชีต เอกสารคู่มือหรือเอกสารดิจิทัล การติดต่อทางอีเมล และบัญชีหรือแพลตฟอร์ม ERP
  การแนะนำโซลูชันทางเทคโนโลยีใหม่ๆ นำข้อมูลทั้งหมดนี้มาไว้บนแพลตฟอร์มเดียว ทำให้คุณและทีมมองเห็นสถานะทางการเงินของธุรกิจได้อย่างชัดเจน
  สิ่งนี้ทำให้การจัดการเงินทุนหมุนเวียนดีขึ้นทั่วทั้งองค์กรสำหรับองค์กรของคุณ
• การส่งเสริมการวิเคราะห์และระบบอัตโนมัติ: เทคโนโลยีช่วยให้คุณและทีมของคุณทำงานแบบแมนนวลได้โดยอัตโนมัติ และรวบรวมข้อมูลและข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับการจัดการเงินทุนหมุนเวียนที่แม่นยำและเป็นปัจจุบันมากขึ้นสำหรับธุรกิจของคุณ

CFO ควรตรวจสอบ KPI ประเภทใด

บริษัทที่ใช้ประโยชน์จากเทคโนโลยีและข้อมูลเพื่อจัดการเงินทุนหมุนเวียนสามารถเพิ่มผลกำไรกลับคืนได้ จากข้อมูลของ McKinsey ควรให้ความสำคัญกับสามประเด็นสำคัญเพื่อปรับปรุงการจัดการเงินทุนหมุนเวียนของคุณ

• การสร้างโครงสร้างพื้นฐานข้อมูลแบบรวมศูนย์: นี่เป็นสิ่งสำคัญในการป้องกันการรั่วไหลของรายได้ที่เกิดจากข้อมูลที่ขาดการเชื่อมต่อ แยกส่วน และไม่ถูกต้อง (ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลลูกค้าที่ล้าสมัย ใบแจ้งหนี้ที่ไม่ถูกต้อง หรือสเปรดชีตที่ยุ่งเหยิง)
  โดยการรวมศูนย์ข้อมูลและอาศัยซอฟต์แวร์ที่เหมาะสม คุณสามารถแก้ปัญหาการตกเลือดของเงินสดได้อย่างง่ายดาย
• ตรวจสอบ KPI ที่เหมาะสมในขณะที่ใช้โซลูชันเพื่อจัดการเงินทุนหมุนเวียน: หากคุณต้องการประเมินประสิทธิภาพของกลยุทธ์การจัดการเงินทุนหมุนเวียนของคุณ คุณควรติดตาม KPI ที่เกี่ยวข้องอย่างใกล้ชิดเพื่อเข้าถึงข้อมูลเชิงลึก
  การคาดการณ์ที่แม่นยำผ่าน KPI ช่วยให้สามารถตัดสินใจโดยใช้ข้อมูลเพื่อคาดการณ์ภัยคุกคามต่อกระแสเงินสดของคุณ เช่น การขาดแคลนสินค้าคงคลังและการขายมากเกินไป
• การใช้การรายงานเชิงคาดการณ์ล่วงหน้า: การพึ่งพาการจัดการผู้ขายด้วยตนเองและกระบวนการชำระเงินทั่วทั้งซัพพลายเชนและอื่น ๆ สามารถขัดขวางความสามารถในการแข่งขันและประสิทธิภาพการดำเนินงานของคุณเท่านั้น
  โซลูชันบัญชีเจ้าหนี้และเงินทุนหมุนเวียนแบบอัตโนมัติช่วยให้คุณมีความยืดหยุ่นมากขึ้นในการจ่ายเงินให้กับซัพพลายเออร์และรับผลตอบแทน ซึ่งส่งผลให้กระแสเงินสดของคุณเร็วขึ้น

ภาพด้านล่างแสดงรายละเอียด KPI ที่สำคัญซึ่งต้องอยู่ในเรดาร์ของ CFO

ที่มา: McKinsey

ประเภทของโซลูชั่นการจัดการเงินทุนหมุนเวียน

การจัดการเงินทุนหมุนเวียนให้เหมาะสมนั้นมาพร้อมกับการดูแลลูกค้าและการจัดการบัญชีลูกหนี้ของคุณ เนื่องจากเป็นแหล่งหลักที่ทำให้เงินสดไหลออก มันเกี่ยวข้องกับงานที่ใช้เวลานานในการแบ่งกลุ่มพอร์ตโฟลิโอลูกค้าของคุณโดยการระบุและจัดลำดับความสำคัญของลูกค้าที่มีความเสี่ยงสูงและผู้ชำระเงินล่าช้าแบบต่อเนื่อง (หรือยังไม่)

แน่นอน คุณสามารถขอให้พนักงานของคุณทำงานที่น่าเบื่อหน่ายนี้หรือรับภาระด้วยตัวเองเหมือนที่เจ้าของธุรกิจหลายคนทำ อย่างไรก็ตาม คุณยังมีทางเลือกในการลงทุนในอัลกอริธึมการจำแนกประเภทขั้นสูงเพื่อจัดประเภทลูกค้าของคุณตามความเสี่ยงได้อย่างราบรื่นเพื่อจำกัดความเสี่ยงของคุณต่อโปรไฟล์ที่มีความเสี่ยง

ยังไง?

โดยใช้ซอฟต์แวร์บริหารเงินทุนหมุนเวียน. ลูกค้าที่เกี่ยวข้องจะได้รับการติดต่อทันทีหลังจากออกใบแจ้งหนี้เพื่อให้แน่ใจว่าคุณเก็บค่าธรรมเนียมได้เร็วขึ้นและควบคุมบัญชีลูกหนี้ของคุณ

โซลูชันการจัดการเงินทุนหมุนเวียนที่ดีที่สุดประกอบด้วยซอฟต์แวร์และบริการที่ช่วยลดความเสี่ยงและเพิ่มประสิทธิภาพกระแสเงินสดของบริษัทของคุณ โดยใช้ประโยชน์จากโซลูชันบัญชีเจ้าหนี้และบัญชีลูกหนี้ การจัดการเงินกู้ และการจัดการใบแจ้งหนี้และการเพิ่มประสิทธิภาพ

ซอฟต์แวร์บัญชีลูกหนี้อัตโนมัติ

การพึ่งพาเทคโนโลยี ERP และ CRM เพียงอย่างเดียวนั้นไม่ยั่งยืน มันรวบรวมข้อมูลที่กระจายและแยกส่วนมากขึ้นเพื่อประมวลผลเท่านั้น นอกจากนี้ การยึดติดกับกระบวนการด้วยตนเองอาจส่งผลเสียต่อขวัญกำลังใจและต้นทุนของทีมของคุณ โดยการสะสมกระบวนการที่เกิดข้อผิดพลาดได้ง่ายมากเกินไป ด้วยซอฟต์แวร์บัญชีลูกหนี้ คุณสามารถ:

• ใช้โซลูชันการเรียกเก็บเงินอัตโนมัติเพื่อติดต่อลูกค้า สิ่งนี้จูงใจให้พวกเขาชำระเงินโดยเร็วที่สุด ซอฟต์แวร์จะสร้างอีเมลเตือนล่วงหน้าสองสามวันก่อนวันครบกำหนดเพื่อให้แน่ใจว่าลูกค้าจำค่าธรรมเนียมของคุณได้
• ป้องกันการชำระเงินล่าช้า เสนอกระบวนการชำระเงินแบบขั้นตอนเดียวให้ลูกค้าเข้าถึงได้สำหรับวิธีการชำระเงินทั้งหมด (การโอนเงินแบบ Stripe, Direct Debit, ACH หรือ EE)
• ใช้กลยุทธ์ที่เหมาะ ค้นหาสิ่งที่ดีที่สุดสำหรับลูกค้าทุกคน บางคนอาจตอบกลับอีเมลมากกว่าข้อความ ในขณะที่บางคนอาจตอบกลับการโทรของทีมควบคุมเครดิตได้ดีกว่า

ซอฟต์แวร์บัญชีเจ้าหนี้อัตโนมัติ

ซอฟต์แวร์บัญชีเจ้าหนี้อัตโนมัติช่วยให้องค์กรผู้ซื้อสามารถรับใบแจ้งหนี้ จัดการการอนุมัติ และดำเนินการชำระเงินได้อย่างราบรื่น ด้วยซอฟต์แวร์นี้ คุณสามารถ:

• เปิดใช้งานการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ สิ่งนี้เข้ามาแทนที่วิธีการที่ใช้กระดาษที่ล้าสมัยซึ่งมักส่งผลให้ข้อมูลสูญหายหรือเกิดข้อผิดพลาด โซลูชันบางอย่างสามารถแปลงใบแจ้งหนี้ที่เป็นกระดาษเป็นอิเล็กทรอนิกส์โดยใช้ปัญญาประดิษฐ์เพื่อแยกและจัดเก็บข้อมูลที่เกี่ยวข้องในที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์
• อนุญาตให้กระทบยอดได้ง่าย จัดเก็บข้อมูลที่เกี่ยวข้องหรือเปลี่ยนเส้นทางโดยอัตโนมัติไปยังทีมที่เหมาะสมเพื่อตรวจสอบ กระบวนการอัตโนมัตินี้ช่วยทีมประหยัดเวลาได้มาก เนื่องจากการประนีประนอมเป็นเรื่องที่ยุ่งยาก แม้ว่าจะเป็นกระบวนการที่สำคัญก็ตาม
• มีการเก็บถาวรและความปลอดภัยของข้อมูล ทุกสิ่งที่คุณต้องการเข้าถึงได้ง่ายสำหรับทุกแผนกของคุณ และพร้อมใช้งานสำหรับวัตถุประสงค์ในการตรวจสอบ เป็นผลให้การประสานงานภายในทีมของคุณแข็งแกร่งขึ้นและทำให้การสื่อสารง่ายขึ้น

ประโยชน์ 4 ประการของซอฟต์แวร์บริหารเงินทุนหมุนเวียน

1. กระบวนการอัตโนมัติ

การจัดการเงินทุนหมุนเวียนจะดีขึ้นเมื่อฟังก์ชันการบัญชีเป็นแบบอัตโนมัติ เป็นกลยุทธ์ที่ดีที่สุดในการเก็บเงินให้มากขึ้นและลด DSO ของคุณ ในขณะที่เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของทีมและมุ่งเน้นไปที่การดำเนินงานที่มีมูลค่าเพิ่ม

2. ประสิทธิภาพสูงสุด

ซอฟต์แวร์บัญชีเจ้าหนี้และลูกหนี้อัตโนมัติสามารถลดความซับซ้อนของการประมวลผลและติดตามใบแจ้งหนี้ ช่วยลดข้อผิดพลาดในการชำระเงินและตรวจจับการชำระเงินซ้ำหรือฉ้อโกง โซลูชันอัตโนมัตินั้นรวมเข้ากับระบบการเงินที่คุณมีอยู่ได้ง่าย ดังนั้นคุณจึงไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับการไหลของข้อมูลและการสื่อสาร

3. เพิ่มประสิทธิภาพต้นทุนและผลผลิต

กระบวนการรวบรวมด้วยตนเองนั้นใช้เวลานานและใช้เวลานานในบริบทของ B2C หรือ B2B ซึ่งส่งผลต่อประสิทธิภาพการทำงาน

สำหรับบริษัท B2B กระบวนการนี้ยากยิ่งกว่า โดยเฉพาะอย่างยิ่งในกรณีที่ไม่มีทีมควบคุมสินเชื่อโดยเฉพาะ เช่นเดียวกับกรณีของ SME

ระบบอัตโนมัติช่วยขจัดกระบวนการที่ต้องทำด้วยตัวเองและให้เวลากับพนักงานกลับไปโฟกัสกับงานที่มีมูลค่าเพิ่มมากขึ้น

ระบบอัตโนมัติของบัญชีเจ้าหนี้ยังสามารถลดค่าใช้จ่ายในการประมวลผลใบแจ้งหนี้ด้วยการลดปริมาณการป้อนข้อมูลที่เกี่ยวข้องในกระบวนการ และลดการจัดเก็บเอกสาร ค่าไปรษณีย์ และต้นทุนการผลิตใบแจ้งหนี้ ระบบอัตโนมัติของบัญชีลูกหนี้มีผลกระทบเชิงบวกเช่นเดียวกันกับการเงินของคุณ

4. ปรับปรุงความสัมพันธ์กับลูกค้า

ระบบอัตโนมัติของบัญชีเจ้าหนี้สามารถเพิ่มความโปร่งใสให้กับธุรกิจของคุณได้ เนื่องจากรวมกฎการปฏิบัติตามทั้งหมดไว้ภายในระบบ ช่วยลดความเสี่ยงและป้องกันการฉ้อโกงโดยตรวจหาใบแจ้งหนี้ที่ซ้ำกัน ค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม และกิจกรรมฉ้อโกงในทันที

การทำให้ฟังก์ชันบัญชีของคุณเป็นอัตโนมัติจะช่วยปรับปรุงความสัมพันธ์กับลูกค้าผ่านการสื่อสารที่ดีขึ้น การจ่ายเงินทำได้ง่ายขึ้นสำหรับลูกค้า เช่นเดียวกับการเตือนให้ชำระเงิน ดังนั้น คุณสามารถปลดล็อกรายได้ที่โดดเด่นของคุณในขณะที่รักษาความสัมพันธ์ที่ดีกับลูกค้าของคุณ

โซลูชันบัญชีลูกหนี้อัตโนมัติแบ่งกลุ่มลูกค้าของคุณโดยการคัดแยกลูกค้าประจำที่มีประวัติการชำระเงินที่ดีจากผู้ชำระเงินล่าช้า นอกจากนี้ยังใช้น้ำเสียงที่แตกต่างกันสำหรับแต่ละคน ไม่ว่าจะเป็นการสะกิดเบาๆ หรือวิธีการที่เข้มงวดขึ้น

ปัญญาประดิษฐ์สามารถกำหนดกลยุทธ์การติดตามอย่างสร้างสรรค์โดยการประเมินความถี่ที่เหมาะสมของการแจ้งเตือนการชำระเงินและอาศัยการสื่อสารแบบหลายช่องทาง ตัวอย่างเช่น สามารถปรับแต่งข้อความให้เหมาะกับผู้รับตามอายุหรือเลียนแบบสไตล์ของข้อความได้

ความท้าทายของเงินทุนหมุนเวียน

เป็นที่ชัดเจนว่าการจัดการเงินทุนหมุนเวียนควรอยู่ในอันดับต้น ๆ ของวาระการประชุมของ CFO แต่ก็ยังห่างไกลจากกรณีนี้

ในการออกอากาศทางเว็บของ Deloitte เมื่อเร็ว ๆ นี้ ผู้เข้าร่วมประเมินความสามารถขององค์กรในการขับเคลื่อนประสิทธิภาพเงินทุนหมุนเวียนได้ไม่ดีนัก โดยยอมรับว่าพวกเขา "ค่อนข้างกังวลหรือกังวลมาก"

ธุรกิจใดก็ตามที่พยายามกระตุ้นการเติบโตโดยการปลดปล่อยเงินสดควรจัดการกับความท้าทายในการจัดการเงินทุนหมุนเวียนโดยควบคุมพลังของเทคโนโลยีและระบบอัตโนมัติ

ทำความเข้าใจองค์ประกอบหลักของระบบบัญชีอัตโนมัติ ดูว่าเทคโนโลยีสามารถเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการจัดการการเงินของบริษัทของคุณได้อย่างไร