Soluții bazate pe tehnologie pentru managementul capitalului de lucru

Publicat: 2023-05-28

În fiecare zi, trebuie luate decizii strategice pentru a monitoriza, evalua, proteja și optimiza fluxul de numerar al afacerii dvs.

Cu toate acestea, povara datelor fragmentate și a proceselor învechite și greoaie vă poate împiedica capacitatea de a gestiona eficient capitalul de lucru al afacerii dvs.

Având în vedere creșterea ratelor dobânzilor, volatilitatea ridicată a pieței și incertitudinea economică, acum este esențial să implementăm acțiuni pentru protejarea bilanțurilor, anticiparea nevoilor de numerar și eficientizarea operațiunilor pentru a obține un control și o vizibilitate mai mare.

Gestionarea capitalului de rulment este o problemă presantă. Liderii de afaceri și echipele financiare ar trebui să profite de puterea tehnologică disponibilă în contabilitate și finanțare pentru a maximiza eficiența și a îmbunătăți operațiunile.

Importanța managementului capitalului de lucru

Capitalul de lucru este un indicator cheie de performanță (KPI) de încredere căruia directorii financiari (CFO) ar trebui să-i acorde atenție. Acest raport, care reprezintă activele dumneavoastră curente/datoriile curente, este un martor fidel al sănătății financiare pe termen scurt a companiei dumneavoastră.

Luând în considerare activele și pasivele pe termen scurt, puteți determina capitalul de lucru net pentru a evalua banii disponibili pentru a vă acoperi cheltuielile curente. Vă oferă o perspectivă critică asupra finanțelor, ciclului monetar și activelor dvs. pentru a lua decizia corectă și a vă actualiza strategia generală.

De ce managementul capitalului de lucru este critic în acest moment?

În climatul economic actual, gestionarea capitalului de lucru cu o mână de fier este esențială pentru a funcționa eficient și a rămâne competitiv. La urma urmei, fluxul de numerar este motorul final al valorii, iar riscul de a trece cu vederea managementul eficient al capitalului de lucru este unul greu de plătit.

În special într-o recesiune economică, cu insolvențe în creștere și rate ale dobânzilor în creștere, lichiditățile trebuie să fie fluide și accesibile în așteptarea unor cheltuieli și nevoi neașteptate. Deloc surprinzător, directorii financiari încearcă să-și factorizeze creanțele sau să-și vândă creanțele pentru a-și optimiza fluxul de numerar.

Potrivit lui Johannes Wehrmann, director general pentru vânzări corporative la Demica, un furnizor de platforme de finanțare a lanțului de aprovizionare, mai multe companii caută acum facilități de finanțare a capitalului de lucru.

Gestionarea mai eficientă a numerarului și achitarea datoriilor mai mari prin vânzarea de creanțe este cea mai bună mișcare - iar gestionarea eficientă a capitalului de lucru este cel mai bun aliat pentru implementarea acestei strategii.

Cum tehnologia optimizează gestionarea capitalului de lucru

Acum, mai mult ca niciodată, liderii de afaceri ar trebui să promoveze reziliența și agilitatea în cadrul organizațiilor lor pentru a ajuta la atenuarea riscurilor potențiale actuale sau viitoare.

Urmărirea finanțelor, gestionarea ciclului de la comandă la numerar, reducerea zilelor de vânzări restante (DSO) și cunoașterea unde sunt banii dvs. sunt esențiale, dar necesită timp.

Folosirea tehnologiei pentru a netezi aceste procese este o schimbare a jocului.

Cu software-ul potrivit, puteți automatiza operațiunile de contabilitate, puteți oferi instrumente de analiză financiară și de luare a deciziilor și puteți îmbunătăți comunicarea și colaborarea. Vă poate economisi timp și bani prețios prin reducerea nevoii de introducere manuală a datelor, îmbunătățind în același timp precizia. De asemenea, facilitează prognoza financiară și bugetarea și abordează povara datelor fragmentate pentru a vă asigura că toată lumea este pe aceeași pagină în ceea ce privește chestiunile financiare.

Următoarele sunt câteva câștiguri din utilizarea tehnologiei pentru a vă spori gestionarea capitalului de lucru.

  • Agregarea datelor: Pentru mai multe companii, datele financiare sunt împrăștiate pe mai multe platforme, inclusiv foi de calcul, documente manuale sau digitale, corespondență prin e-mail și platforme de contabilitate sau ERP.
    Introducerea de noi soluții tehnologice aduce toate aceste date pe o singură platformă, oferindu-vă și echipei dumneavoastră o linie clară de vedere asupra sănătății financiare a afacerii dumneavoastră.
    Acest lucru permite o gestionare îmbunătățită a capitalului de lucru la nivel global pentru organizația dvs.
  • Promovarea analizei și automatizării: tehnologia vă permite dvs. și echipelor dvs. să automatizați sarcinile manuale și să obțineți date și informații mai precise și actualizate privind gestionarea capitalului de lucru pentru afacerea dvs.

Ce tipuri de KPI ar trebui să monitorizeze directorii financiari?

Companiile care folosesc tehnologia și datele pentru a-și gestiona capitalul de lucru își pot aduce înapoi profitul. Potrivit lui McKinsey, accentul ar trebui să fie pus pe trei domenii cheie pentru a vă îmbunătăți gestionarea capitalului de lucru.

  • Construirea unei infrastructuri de date centralizate: acest lucru este esențial pentru a preveni scurgerile de venituri cauzate de date deconectate, fragmentate și inexacte (fie că este vorba de informații învechite despre clienți, facturi incorecte sau foi de calcul dezordonate).
    Prin centralizarea datelor și bazându-vă pe software adecvat, puteți rezolva cu ușurință problema hemoragiei de numerar.
  • Monitorizarea KPI-urilor potriviți în timp ce implementați soluții de gestionare a capitalului de lucru: dacă doriți să evaluați eficiența strategiei dvs. de gestionare a capitalului de lucru, ar trebui să monitorizați îndeaproape KPI-urile relevanți pentru a accesa informații pertinente.
    Prognoza precisă prin KPI permite luarea deciziilor bazate pe date pentru a anticipa amenințările la adresa fluxului dvs. de numerar, cum ar fi lipsa de stocuri și supravânzarea.
  • Implementarea raportării prospective: bazarea pe gestionarea manuală a furnizorilor și pe procesele de plată de-a lungul lanțurilor de aprovizionare și nu poate decât să vă împiedice competitivitatea și eficiența operațiunilor dumneavoastră.
    Automatizarea soluțiilor pentru conturile plătibile și capitalul de lucru vă oferă mai multă flexibilitate de a vă plăti furnizorii și de a fi plătit în schimb, accelerând, în consecință, fluxul de numerar.

Imaginea de mai jos detaliază KPI-urile esențiale care trebuie să fie pe radarul unui CFO.

un exemplu de KPI-uri ar putea include tabloul de bord lunar al unui CFO

Sursa: McKinsey

Tipuri de soluții de gestionare a capitalului de lucru

Optimizarea gestionării capitalului de lucru vine mână în mână cu menținerea la curent cu clienții și gestionarea creanțelor dvs., deoarece este sursa principală de sângerare a numerarului. Aceasta implică sarcina consumatoare de timp de a segmenta portofoliul dvs. de clienți prin identificarea și prioritizarea clienților cu risc ridicat și a plătitorilor în serie (sau nu încă) întârziați.

Desigur, le poți cere angajaților tăi să îndeplinească această sarcină plictisitoare sau s-o asumi asupra ta, așa cum fac mulți proprietari de afaceri. Cu toate acestea, aveți și opțiunea de a investi în algoritmi de clasificare avansați pentru a vă clasifica fără probleme clienții în funcție de riscul acestora, pentru a vă limita expunerea la profilurile mai riscante.

Cum?

Prin utilizarea software-ului de management al capitalului de lucru. Clienții relevanți vor fi contactați imediat după emiterea facturii pentru a vă asigura că vă colectați mai rapid taxele și că vă păstrați sub control creanțele.

Cele mai bune soluții de gestionare a capitalului de lucru includ software și servicii care ajută la atenuarea riscurilor și la optimizarea fluxului de numerar al companiei dumneavoastră. Acesta folosește soluții pentru conturi de plătit și conturi de încasat, gestionarea împrumuturilor și gestionarea și optimizarea facturilor.

Software de automatizare a conturilor de încasat

Bazându-vă doar pe tehnologia ERP și CRM nu este durabil. Adună doar date mai dispersate și dezagregate pentru a le procesa. În plus, respectarea proceselor manuale poate avea un impact negativ asupra moralului și costurilor echipei tale, acumulând prea multe procese predispuse la erori. Cu software-ul pentru conturi de încasat, puteți:

  • Bazați-vă pe soluții automate de colectare pentru a contacta clienții. Acest lucru îi stimulează să plătească cât mai curând posibil. Software-ul generează e-mailuri de memento cu câteva zile înainte de data scadentă pentru a se asigura că clienții își amintesc taxele.
  • Preveniți întârzierile de plată. Oferiți clienților un proces de plată într-un singur pas accesibil pentru toate metodele de plată (Stripe, Direct Debit, ACH sau transfer EE).
  • Utilizați o strategie personalizată. Aflați ce funcționează cel mai bine pentru fiecare client. Unii pot răspunde la e-mailuri mai mult decât la mesaje text, în timp ce alții pot răspunde mai bine la apelurile echipei de control al creditului.

Software de automatizare a conturilor de plată

Software-ul de automatizare a conturilor de plătit permite organizațiilor cumpărătoare să primească facturi, să gestioneze aprobările și să proceseze plățile fără probleme. Cu acest software, puteți:

  • Activați facturarea electronică. Acest lucru înlocuiește metodele învechite pe hârtie, care prea des duc la pierderi de date sau erori. Unele soluții pot chiar converti facturile pe hârtie în electronice folosind inteligența artificială pentru a extrage și stoca date relevante în stocarea în cloud.
  • Permite o reconciliere ușoară. Stocați datele relevante sau redirecționați automat către echipele corespunzătoare pentru examinare. Acest proces automatizat economisește timp considerabil echipelor, deoarece reconcilierea este un proces greoi bine cunoscut, deși crucial.
  • Aveți arhivare și siguranță a datelor. Tot ceea ce aveți nevoie este ușor de accesat pentru toate departamentele dvs. și gata de utilizat în scopuri de audit. Drept urmare, întărește coordonarea în cadrul echipei tale și facilitează comunicarea.

4 beneficii ale software-ului de gestionare a capitalului de lucru

1. Procese automatizate

Gestionarea capitalului de lucru se îmbunătățește odată ce funcția de contabilitate este automatizată. Este o strategie optimă de a colecta mai mulți bani și de a reduce DSO în timp ce crește productivitatea echipelor și concentrându-te pe operațiuni cu valoare adăugată.

2. Eficiență maximizată

Software-ul de automatizare a conturilor de plătit și de încasat poate simplifica procesarea și urmărirea facturilor. Ajută la reducerea erorilor de plată și detectează plățile duplicat sau frauduloase. Soluțiile automate sunt ușor de integrat în sistemele dvs. financiare existente, astfel încât nu trebuie să vă faceți griji cu privire la fluxul de date și comunicare.

3. Costuri și productivitate optimizate

Procesele de colectare manuală sunt lungi și consumatoare de timp în contexte B2C sau B2B, ceea ce dăunează productivității.

Colectarea manuală presupune:

  • Contactarea clienților pentru a confirma primirea facturii și stimularea acestora să vă plătească cât mai curând posibil.
  • Trimiterea unui e-mail de memento cu câteva zile înainte de data scadentă pentru a vă asigura că clientul nu a uitat de taxele dvs.
  • Apelați sau trimiteți e-mail clienților pentru a le reaminti.

Pentru companiile B2B, procesul este și mai intens, mai ales în absența unei echipe dedicate de controlor de credit, așa cum este cazul IMM-urilor.

Pe lângă responsabilitățile și îndatoririle lor existente, angajații trebuie să:

  • Dedicați timp pentru a identifica plătitorii întârziați.
  • Prioritizează urgența plăților.
  • Contactați și urmăriți clienții individuali până când aceștia asigură primirea plăților întârziate.
  • Începeți cu e-mailuri de memento, apoi treceți la scrisori, apeluri telefonice și chiar notificări legale atunci când marcatorii de timp specifici setat în protocolul dvs. de colectare au trecut.

Automatizarea elimină astfel de procese manuale și oferă timp înapoi angajaților pentru a se concentra pe sarcini cu valoare adăugată.

Automatizarea conturilor de plată poate reduce, de asemenea, costul procesării facturilor, reducând cantitatea de date introduse în proces și eliminând costurile de stocare a documentelor, poștă și producție a facturilor. Automatizarea conturilor de încasat are același impact pozitiv asupra finanțelor dumneavoastră.

4. Relații îmbunătățite cu clienții

Automatizarea conturilor plătibile poate crește transparența afacerii dvs., deoarece integrează toate regulile de conformitate în sistem. Ajută la atenuarea riscurilor și la prevenirea fraudei prin detectarea imediată a facturilor duplicate, a taxelor suplimentare și a activității frauduloase.

Automatizarea funcției de contabilitate ajută la îmbunătățirea relațiilor cu clienții printr-o comunicare mai bună. Plata este mai ușoară pentru client, precum și reamintirea să plătească și, prin urmare, vă puteți debloca veniturile restante, menținând în același timp relații bune cu clienții.

Soluțiile automate pentru conturi de încasat segmentează clienții dvs. prin sortarea clienților fideli cu un istoric bun de comportament de plată de la plătitorii în serie întârziați. De asemenea, folosește un ton diferit al vocii pentru fiecare dintre ele, fie că este un ghiont delicat sau o abordare mai strictă.

Inteligența artificială poate stabili strategii creative de urmărire, evaluând frecvența ideală a mementourilor de plată și bazându-se pe comunicarea omnicanal. De exemplu, poate chiar adapta mesajul destinatarului în funcție de vârstă sau poate imita stilul acestuia.

Provocarea capitalului de lucru

Este clar acum că managementul capitalului de lucru ar trebui să fie în fruntea agendei directorilor financiari, dar este departe de a fi cazul.

Într-o webcast recentă Deloitte, participanții au evaluat slab capacitatea organizației lor de a crește performanța capitalului de lucru, admițând că sunt „oarecum sau foarte îngrijorați”.

Orice afacere care încearcă să stimuleze creșterea prin eliberarea de numerar ar trebui să abordeze provocarea de gestionare a capitalului de lucru prin valorificarea puterii tehnologiei și a automatizării.

Înțelegeți componentele cheie ale automatizării contabilității. Vedeți cum tehnologia poate optimiza procesele de management financiar al companiei dvs.