Soluções baseadas em tecnologia para gerenciamento de capital de giro

Todos os dias, decisões estratégicas devem ser tomadas para monitorar, avaliar, proteger e otimizar o fluxo de caixa do seu negócio.

No entanto, a carga de dados fragmentados e processos desatualizados e complicados podem prejudicar sua capacidade de gerenciar o capital de giro de sua empresa com eficiência.

Com o aumento das taxas de juros, a alta volatilidade do mercado e a incerteza econômica na mente de muitos, agora é essencial implementar ações para proteger os balanços, antecipar as necessidades de caixa e simplificar as operações para obter maior controle e visibilidade.

A gestão do capital de giro é um assunto urgente. Os líderes empresariais e as equipes financeiras devem aproveitar o poder tecnológico de contabilidade e finanças disponível para maximizar a eficiência e aprimorar as operações.

A importância da gestão do capital de giro

O capital de giro é um indicador chave de desempenho (KPI) confiável ao qual os diretores financeiros (CFOs) devem prestar atenção. Essa relação, que é o seu ativo circulante/passivo circulante, é um testemunho fiel da saúde financeira de curto prazo da sua empresa.

Ao considerar ativos e passivos de curto prazo, você pode determinar seu capital de giro líquido para avaliar o dinheiro prontamente disponível para atender às suas despesas atuais. Ele fornece uma visão crítica de suas finanças, ciclo de dinheiro e ativos para tomar a decisão certa e atualizar sua estratégia geral.

Por que a gestão do capital de giro é crítica no momento?

No clima econômico atual, gerenciar seu capital de giro com mão de ferro é essencial para operar de forma eficaz e permanecer competitivo. Afinal, o fluxo de caixa é o principal gerador de valor, e o risco de negligenciar o gerenciamento eficaz do capital de giro é difícil de pagar.

Especialmente em uma recessão econômica, com crescentes insolvências e aumento das taxas de juros, a liquidez deve estar fluindo e acessível em antecipação a despesas e necessidades inesperadas. Sem surpresa, os CFOs estão tentando fatorar seus recebíveis ou vender suas contas a receber para otimizar seu fluxo de caixa.

De acordo com Johannes Wehrmann, diretor-gerente de vendas corporativas da Demica, uma fornecedora de plataforma financeira para cadeia de suprimentos, mais empresas estão agora procurando por linhas de financiamento de capital de giro.

Administrar o caixa com mais eficiência e quitar dívidas maiores com a venda de recebíveis é a melhor jogada – e uma gestão eficaz do capital de giro é a melhor aliada para implementar essa estratégia.

Como a tecnologia otimiza a gestão do capital de giro

Agora, mais do que nunca, os líderes de negócios devem promover resiliência e agilidade em suas organizações para ajudar a mitigar riscos potenciais atuais ou futuros.

Manter o controle de suas finanças, gerenciar seu ciclo do pedido ao pagamento, reduzir os dias de vendas pendentes (DSO) e saber onde está seu dinheiro é essencial, mas demorado.

Aproveitar a tecnologia para suavizar esses processos é um divisor de águas.

Com o software certo, você pode automatizar as operações contábeis, fornecer análises financeiras e ferramentas de tomada de decisão e melhorar a comunicação e a colaboração. Ele pode economizar tempo e dinheiro preciosos, reduzindo a necessidade de entrada manual de dados e melhorando a precisão. Ele também facilita a previsão financeira e o orçamento e lida com a carga de dados fragmentados para garantir que todos estejam na mesma página em relação às questões financeiras.

A seguir estão alguns ganhos do uso da tecnologia para aumentar sua gestão de capital de giro.

• Agregação de dados: para várias empresas, os dados financeiros estão espalhados por várias plataformas, incluindo planilhas, documentos manuais ou digitais, correspondência por e-mail e plataformas de contabilidade ou ERP.
  A introdução de novas soluções tecnológicas traz todos esses dados para uma única plataforma, proporcionando a você e sua equipe uma visão clara da saúde financeira do seu negócio.
  Isso permite uma melhor gestão do capital de giro em toda a sua organização.
• Promovendo análises e automação: a tecnologia permite que você e suas equipes automatizem tarefas manuais e obtenham informações e dados de gerenciamento de capital de giro mais precisos e atualizados para seus negócios.

Que tipos de KPIs os CFOs devem monitorar?

As empresas que utilizam tecnologia e dados para gerenciar seu capital de giro podem aumentar seus resultados financeiros. De acordo com a McKinsey, o foco deve ser colocado em três áreas principais para melhorar a gestão do capital de giro.

• Construir infraestrutura de dados centralizada: isso é essencial para evitar vazamentos de receita causados ​​por dados desconectados, fragmentados e imprecisos (sejam informações obsoletas do cliente, faturas incorretas ou planilhas confusas).
  Ao centralizar os dados e contar com um software adequado, você pode resolver facilmente o problema de hemorragia de caixa.
• Monitorando os KPIs certos ao implementar soluções para gerenciar o capital de giro: Se você deseja avaliar a eficiência de sua estratégia de gerenciamento de capital de giro, deve monitorar de perto os KPIs relevantes para acessar informações perspicazes.
  A previsão precisa por meio de KPIs permite decisões baseadas em dados para antecipar ameaças ao seu fluxo de caixa, como escassez de estoque e vendas excessivas.
• Implementação de relatórios voltados para o futuro: confiar no gerenciamento manual de fornecedores e nos processos de pagamento nas cadeias de suprimentos e além só pode prejudicar sua competitividade e a eficiência de suas operações.
  A automatização de soluções de contas a pagar e capital de giro oferece mais flexibilidade para pagar seus fornecedores e ser pago de volta, consequentemente acelerando seu fluxo de caixa.

A imagem abaixo detalha os KPIs essenciais que devem estar no radar de um CFO.

Fonte: McKinsey

Tipos de soluções de gerenciamento de capital de giro

A otimização do gerenciamento do capital de giro vem de mãos dadas com o controle de seus clientes e o gerenciamento de suas contas a receber, pois é a principal fonte de fluxo de caixa. Envolve a tarefa demorada de segmentar sua carteira de clientes, identificando e priorizando clientes de alto risco e pagadores em série (ou ainda não) atrasados.

Obviamente, você pode pedir a seus funcionários que executem essa tarefa tediosa ou assumir a responsabilidade, como fazem muitos empresários. No entanto, você também tem a opção de investir em algoritmos de classificação avançados para categorizar perfeitamente seus clientes de acordo com seu risco para limitar sua exposição aos perfis de maior risco.

Como?

Usando um software de gerenciamento de capital de giro. Os clientes relevantes serão contatados logo após a emissão da fatura para garantir que você receba suas taxas mais rapidamente e mantenha suas contas a receber sob controle.

As melhores soluções de gestão de capital de giro incluem softwares e serviços que ajudam a mitigar riscos e otimizar o fluxo de caixa da sua empresa. Ele utiliza soluções de contas a pagar e contas a receber, gerenciamento de empréstimos e gerenciamento e otimização de faturamento.

Software de automação de contas a receber

Confiar apenas na tecnologia de ERP e CRM não é sustentável. Ele apenas reúne dados mais dispersos e desagregados para processar. Além disso, aderir a processos manuais pode impactar negativamente o moral e os custos de sua equipe, acumulando muitos processos propensos a erros. Com o software de contas a receber, você pode:

• Conte com soluções automatizadas de cobrança para entrar em contato com os clientes. Isso os incentiva a pagar o mais rápido possível. O software gera e-mails de lembrete alguns dias antes da data de vencimento para garantir que os clientes se lembrem de suas taxas.
• Evite atrasos no pagamento. Ofereça aos clientes um processo de pagamento em uma etapa acessível para todos os métodos de pagamento (Stripe, Débito Direto, ACH ou transferência EE).
• Use uma estratégia personalizada. Descubra o que funciona melhor para cada cliente. Alguns podem responder mais a e-mails do que a mensagens de texto, enquanto outros podem responder melhor às ligações da equipe de controle de crédito.

Software de automação de contas a pagar

O software de automação de contas a pagar permite que as organizações de compra recebam faturas, gerenciem aprovações e processem pagamentos sem problemas. Com este software, você pode:

• Ativar a fatura eletrónica. Isso substitui métodos desatualizados baseados em papel que muitas vezes resultam em perda de dados ou erros. Algumas soluções podem até converter faturas em papel para eletrônicas usando inteligência artificial para extrair e armazenar dados relevantes em armazenamento baseado em nuvem.
• Permitir fácil reconciliação. Armazene dados relevantes ou redirecione automaticamente para as equipes apropriadas para revisão. Esse processo automatizado economiza um tempo considerável das equipes, pois a reconciliação é um processo complicado, embora crucial.
• Tenha arquivamento e segurança de dados. Tudo o que você precisa é de fácil acesso para todos os seus departamentos e pronto para uso para fins de auditoria. Como resultado, fortalece a coordenação dentro de sua equipe e facilita a comunicação.

4 benefícios do software de gerenciamento de capital de giro

1. Processos automatizados

A gestão do capital de giro melhora quando a função contábil é automatizada. É uma estratégia ideal para arrecadar mais dinheiro e reduzir seu DSO enquanto aumenta a produtividade de suas equipes e foca em operações de valor agregado.

2. Eficiência maximizada

O software de automação de contas a pagar e a receber pode simplificar o processamento e o acompanhamento de faturas. Ele ajuda a reduzir erros de pagamento e detecta pagamentos duplicados ou fraudulentos. As soluções automatizadas são fáceis de integrar em seus sistemas financeiros existentes, para que você não precise se preocupar com fluxo de dados e comunicação.

3. Custo e produtividade otimizados

Os processos de coleta manual são longos e demorados em contextos B2C ou B2B, o que prejudica a produtividade.

Para empresas B2B, o processo é ainda mais árduo, principalmente na ausência de uma equipe de controladoria de crédito dedicada, como é o caso das PMEs.

A automação remove esses processos manuais e dá tempo aos funcionários para se concentrarem em tarefas de maior valor agregado.

A automação de contas a pagar também pode reduzir o custo do processamento de faturas, reduzindo a quantidade de entrada de dados envolvida no processo e eliminando os custos de armazenamento de documentos, postagem e produção de faturas. A automação de contas a receber tem o mesmo impacto positivo em suas finanças.

4. Melhor relacionamento com os clientes

A automação de contas a pagar pode aumentar a transparência do seu negócio, pois integra todas as regras de compliance dentro do sistema. Ele ajuda a mitigar riscos e prevenir fraudes ao detectar imediatamente faturas duplicadas, cobranças adicionais e atividades fraudulentas.

Automatizar sua função de contabilidade ajuda a melhorar o relacionamento com o cliente por meio de uma melhor comunicação. O pagamento é facilitado para o cliente, além de ser lembrado de pagar e, portanto, você pode desbloquear suas receitas pendentes enquanto mantém um bom relacionamento com seus clientes.

As soluções automatizadas de contas a receber segmentam seus clientes separando clientes fiéis com um bom histórico de comportamento de pagamento de pagadores em atraso. Também usa um tom de voz diferente para cada um deles, seja um cutucão suave ou uma abordagem mais rígida.

A inteligência artificial pode definir estratégias criativas de acompanhamento, avaliando a frequência ideal de lembretes de pagamento e contando com a comunicação omnichannel. Por exemplo, pode até adaptar a mensagem ao destinatário de acordo com a idade ou imitar seu estilo.

O desafio do capital de giro

Está claro agora que a gestão do capital de giro deve estar no topo da agenda dos CFOs, mas está longe de ser o caso.

Em um recente webcast da Deloitte, os participantes avaliaram mal a capacidade de sua organização de impulsionar o desempenho do capital de giro, admitindo que estavam "um pouco ou muito preocupados".

Qualquer empresa que tente impulsionar o crescimento liberando caixa deve enfrentar o desafio de gerenciamento de capital de giro aproveitando o poder da tecnologia e da automação.

Entenda os principais componentes da automação contábil. Veja como a tecnologia pode otimizar os processos de gestão financeira da sua empresa.