Solusi Berbasis Teknologi untuk Manajemen Modal Kerja

Setiap hari, keputusan strategis harus dibuat untuk memantau, menilai, melindungi, dan mengoptimalkan arus kas bisnis Anda.

Namun, beban data yang terfragmentasi dan proses yang usang dan rumit dapat menghalangi kemampuan Anda untuk mengelola modal kerja bisnis Anda secara efektif.

Dengan meningkatnya suku bunga, gejolak pasar yang tinggi, dan ketidakpastian ekonomi yang menjadi perhatian banyak orang, sekarang penting untuk menerapkan tindakan untuk melindungi neraca, mengantisipasi kebutuhan uang tunai, dan merampingkan operasi untuk mencapai kontrol dan visibilitas yang lebih besar.

Manajemen modal kerja adalah masalah yang mendesak. Pemimpin bisnis dan tim keuangan harus memanfaatkan kekuatan teknologi akuntansi dan keuangan yang tersedia untuk memaksimalkan efisiensi dan meningkatkan operasi.

Pentingnya manajemen modal kerja

Modal kerja adalah indikator kinerja utama (KPI) yang dapat dipercaya yang harus diperhatikan oleh chief financial officer (CFO). Rasio ini, yang merupakan aset/kewajiban lancar Anda, adalah saksi setia kesehatan keuangan jangka pendek perusahaan Anda.

Dengan mempertimbangkan aset dan liabilitas jangka pendek, Anda dapat menentukan modal kerja bersih Anda untuk menilai uang yang tersedia untuk memenuhi pengeluaran Anda saat ini. Ini memberi Anda wawasan kritis tentang keuangan, siklus uang, dan aset Anda untuk membuat keputusan yang tepat dan meningkatkan keseluruhan strategi Anda.

Mengapa manajemen modal kerja sangat penting saat ini?

Dalam iklim ekonomi saat ini, mengelola modal kerja Anda dengan tangan besi sangat penting untuk beroperasi secara efektif dan tetap kompetitif. Lagi pula, arus kas adalah pendorong nilai tertinggi, dan risiko mengabaikan manajemen modal kerja yang efektif adalah hal yang sulit untuk dibayar.

Terutama dalam krisis ekonomi, dengan meningkatnya kebangkrutan dan kenaikan suku bunga, likuiditas harus mengalir dan dapat diakses untuk mengantisipasi pengeluaran dan kebutuhan yang tidak terduga. Tidak mengherankan, CFO mencoba memperhitungkan piutang mereka atau menjual piutang mereka untuk mengoptimalkan arus kas mereka.

Menurut Johannes Wehrmann, direktur pelaksana penjualan korporat di Demica, penyedia platform pembiayaan rantai pasokan, kini semakin banyak perusahaan yang mencari fasilitas pembiayaan modal kerja.

Mengelola kas secara lebih efisien dan melunasi hutang yang lebih tinggi dengan menjual piutang adalah langkah terbaik - dan manajemen modal kerja yang efektif adalah sekutu terbaik untuk menerapkan strategi ini.

Bagaimana teknologi mengoptimalkan pengelolaan modal kerja

Sekarang, lebih dari sebelumnya, para pemimpin bisnis harus memupuk ketahanan dan ketangkasan dalam organisasi mereka untuk membantu memitigasi potensi risiko saat ini atau di masa mendatang.

Melacak keuangan Anda, mengelola siklus pesanan-ke-tunai Anda, mengurangi hari penjualan yang beredar (DSO), dan mengetahui di mana uang Anda, itu penting tetapi memakan waktu.

Memanfaatkan teknologi untuk memuluskan proses ini adalah pengubah permainan.

Dengan perangkat lunak yang tepat, Anda dapat mengotomatiskan operasi akuntansi, menyediakan alat analisis keuangan dan pengambilan keputusan, serta meningkatkan komunikasi dan kolaborasi. Ini dapat menghemat waktu dan uang Anda yang berharga dengan mengurangi kebutuhan entri data manual sambil meningkatkan akurasi. Itu juga membuat peramalan keuangan dan penganggaran lebih mudah dan menangani beban data yang terfragmentasi untuk memastikan semua orang memiliki pemahaman yang sama mengenai masalah keuangan.

Berikut adalah beberapa keuntungan dari menggunakan teknologi untuk meningkatkan manajemen modal kerja Anda.

• Mengumpulkan data: Untuk beberapa bisnis, data keuangan tersebar di berbagai platform, termasuk spreadsheet, dokumen manual atau digital, korespondensi email, dan platform akuntansi atau ERP.
  Pengenalan solusi teknologi baru membawa semua data ini ke satu platform tunggal, memberi Anda dan tim Anda garis pandang yang jelas tentang kesehatan keuangan bisnis Anda.
  Hal ini memungkinkan pengelolaan modal kerja yang lebih baik di seluruh organisasi Anda.
• Mempromosikan analitik dan otomatisasi: Teknologi memungkinkan Anda dan tim Anda untuk mengotomatiskan tugas-tugas manual dan mengumpulkan data dan wawasan manajemen modal kerja yang lebih akurat dan terkini untuk bisnis Anda.

Jenis KPI apa yang harus dipantau oleh CFO?

Perusahaan yang memanfaatkan teknologi dan data untuk mengelola modal kerja mereka dapat menambah keuntungan mereka. Menurut McKinsey, fokus harus ditempatkan pada tiga bidang utama untuk meningkatkan pengelolaan modal kerja Anda.

• Membangun infrastruktur data terpusat: Hal ini penting untuk mencegah kebocoran pendapatan yang disebabkan oleh data yang terputus, terfragmentasi, dan tidak akurat (apakah itu informasi pelanggan yang usang, faktur yang salah, atau spreadsheet yang berantakan).
  Dengan memusatkan data dan mengandalkan perangkat lunak yang sesuai, Anda dapat dengan mudah mengatasi masalah pendarahan uang tunai.
• Memantau KPI yang tepat sambil menerapkan solusi untuk mengelola modal kerja: Jika Anda ingin menilai efisiensi strategi manajemen modal kerja Anda, Anda harus memantau KPI yang relevan untuk mengakses informasi yang mendalam.
  Peramalan yang akurat melalui KPI memungkinkan keputusan berdasarkan data untuk mengantisipasi ancaman terhadap arus kas Anda, seperti kekurangan inventaris dan penjualan berlebihan.
• Menerapkan pelaporan berwawasan ke depan: Mengandalkan manajemen vendor manual dan proses pembayaran di seluruh rantai pasokan dan seterusnya hanya dapat menghambat daya saing dan efisiensi operasi Anda.
  Mengotomatiskan solusi hutang dagang dan modal kerja memberi Anda lebih banyak fleksibilitas untuk membayar pemasok Anda dan dibayar sebagai gantinya, akibatnya mempercepat arus kas Anda.

Gambar di bawah merinci KPI penting yang harus ada di radar CFO.

Sumber: McKinsey

Jenis solusi manajemen modal kerja

Mengoptimalkan manajemen modal kerja sejalan dengan menjaga pelanggan Anda dan mengelola piutang Anda, karena ini adalah sumber utama pendarahan kas. Ini melibatkan tugas yang memakan waktu untuk mensegmentasi portofolio pelanggan Anda dengan mengidentifikasi dan memprioritaskan pelanggan berisiko tinggi dan pembayar serial (atau belum) yang terlambat.

Tentu saja, Anda dapat meminta karyawan Anda untuk melakukan tugas yang membosankan ini atau melakukannya sendiri, seperti yang dilakukan oleh banyak pemilik bisnis. Namun, Anda juga memiliki opsi untuk berinvestasi dalam algoritme klasifikasi lanjutan untuk mengkategorikan pelanggan Anda secara mulus berdasarkan risikonya untuk membatasi eksposur Anda ke profil yang lebih berisiko.

Bagaimana?

Dengan menggunakan perangkat lunak manajemen modal kerja. Pelanggan yang relevan akan dihubungi tepat setelah penerbitan faktur untuk memastikan Anda mengumpulkan biaya lebih cepat dan mengendalikan piutang Anda.

Solusi manajemen modal kerja terbaik mencakup perangkat lunak dan layanan yang membantu mengurangi risiko dan mengoptimalkan arus kas perusahaan Anda. Ini memanfaatkan solusi hutang dan piutang, manajemen pinjaman, dan manajemen dan pengoptimalan faktur.

Perangkat lunak otomatisasi piutang

Mengandalkan teknologi ERP dan CRM saja tidak berkelanjutan. Itu hanya mengumpulkan lebih banyak data yang tersebar dan terpilah untuk diproses. Selain itu, tetap berpegang pada proses manual dapat berdampak negatif pada moral dan biaya tim Anda dengan mengumpulkan terlalu banyak proses rawan kesalahan. Dengan perangkat lunak piutang, Anda dapat:

• Andalkan solusi pengumpulan otomatis untuk menghubungi pelanggan. Ini mendorong mereka untuk membayar sesegera mungkin. Perangkat lunak ini menghasilkan email pengingat beberapa hari sebelum tanggal jatuh tempo untuk memastikan pelanggan mengingat biaya Anda.
• Mencegah keterlambatan pembayaran. Tawarkan kepada pelanggan proses pembayaran satu langkah yang dapat diakses untuk semua metode pembayaran (Stripe, Direct Debit, ACH, atau transfer EE).
• Gunakan strategi yang disesuaikan. Cari tahu apa yang terbaik untuk setiap pelanggan. Beberapa mungkin menanggapi email lebih dari pesan teks, sedangkan yang lain mungkin menanggapi panggilan tim kontrol kredit dengan lebih baik.

Perangkat lunak otomatisasi hutang dagang

Perangkat lunak otomatisasi hutang memungkinkan organisasi pembelian untuk menerima faktur, mengelola persetujuan, dan memproses pembayaran dengan lancar. Dengan perangkat lunak ini, Anda dapat:

• Aktifkan faktur elektronik. Ini menggantikan metode berbasis kertas usang yang terlalu sering mengakibatkan hilangnya atau kesalahan data. Beberapa solusi bahkan dapat mengonversi faktur kertas menjadi elektronik menggunakan kecerdasan buatan untuk mengekstraksi dan menyimpan data yang relevan di penyimpanan berbasis cloud.
• Izinkan rekonsiliasi yang mudah. Simpan data yang relevan atau arahkan secara otomatis ke tim yang sesuai untuk ditinjau. Proses otomatis ini menghemat banyak waktu bagi tim, karena rekonsiliasi terkenal rumit, meskipun merupakan proses yang krusial.
• Memiliki pengarsipan dan keamanan data. Semua yang Anda butuhkan mudah diakses untuk semua departemen Anda dan siap digunakan untuk keperluan audit. Akibatnya, memperkuat koordinasi dalam tim Anda dan membuat komunikasi lebih mudah.

4 manfaat perangkat lunak manajemen modal kerja

1. Proses otomatis

Manajemen modal kerja meningkat setelah fungsi akuntansi diotomatisasi. Ini adalah strategi optimal untuk mengumpulkan lebih banyak uang dan mengurangi DSO Anda sambil meningkatkan produktivitas tim Anda dan berfokus pada operasi bernilai tambah.

2. Efisiensi maksimal

Perangkat lunak otomatisasi hutang dan piutang dapat menyederhanakan pemrosesan dan tindak lanjut faktur. Ini membantu mengurangi kesalahan pembayaran, dan mendeteksi pembayaran duplikat atau penipuan. Solusi otomatis mudah diintegrasikan ke dalam sistem keuangan Anda yang sudah ada, jadi Anda tidak perlu khawatir tentang aliran data dan komunikasi.

3. Mengoptimalkan biaya dan produktivitas

Proses pengumpulan manual panjang dan memakan waktu dalam konteks B2C atau B2B, yang mengganggu produktivitas.

Untuk perusahaan B2B, prosesnya bahkan lebih berat, terutama jika tidak ada tim pengawas kredit khusus, seperti halnya UKM.

Otomasi menghapus proses manual semacam itu dan memberikan kembali waktu kepada karyawan untuk fokus pada tugas yang lebih bernilai tambah.

Otomatisasi hutang dagang juga dapat memangkas biaya pemrosesan faktur dengan mengurangi jumlah entri data yang terlibat dalam proses dan meniadakan biaya penyimpanan dokumen, perangko, dan biaya produksi faktur. Otomatisasi piutang memiliki dampak positif yang sama pada keuangan Anda.

4. Peningkatan hubungan pelanggan

Otomatisasi hutang dapat meningkatkan transparansi bisnis Anda karena mengintegrasikan semua aturan kepatuhan dalam sistem. Ini membantu mengurangi risiko dan mencegah penipuan dengan segera mendeteksi faktur duplikat, biaya tambahan, dan aktivitas penipuan.

Mengotomatiskan fungsi akuntansi Anda membantu meningkatkan hubungan pelanggan melalui komunikasi yang lebih baik. Membayar menjadi lebih mudah bagi pelanggan, serta diingatkan untuk membayar, dan oleh karena itu, Anda dapat membuka pendapatan luar biasa sambil menjaga hubungan baik dengan pelanggan Anda.

Solusi otomatis piutang dagang mengelompokkan pelanggan Anda dengan memilah pelanggan setia dengan riwayat perilaku pembayaran yang baik dari pembayar serial yang terlambat. Itu juga menggunakan nada suara yang berbeda untuk masing-masing, apakah dorongan lembut atau pendekatan yang lebih ketat.

Kecerdasan buatan dapat mengatur strategi tindak lanjut yang kreatif dengan menilai frekuensi pengingat pembayaran yang ideal dan mengandalkan komunikasi omnichannel. Misalnya, ia bahkan dapat menyesuaikan pesan untuk penerimanya menurut usia atau meniru gayanya.

Tantangan modal kerja

Jelas sekarang bahwa manajemen modal kerja harus menjadi agenda utama CFO, namun jauh dari itu.

Dalam webcast Deloitte baru-baru ini, para peserta menilai dengan buruk kemampuan organisasi mereka untuk mendorong kinerja modal kerja, mengakui bahwa mereka "agak atau sangat khawatir".

Bisnis apa pun yang mencoba mendorong pertumbuhan dengan membebaskan uang tunai harus menjawab tantangan manajemen modal kerja dengan memanfaatkan kekuatan teknologi dan otomatisasi.

Memahami komponen kunci otomatisasi akuntansi. Lihat bagaimana teknologi dapat mengoptimalkan proses pengelolaan keuangan perusahaan Anda.