Oparte na technologii rozwiązania do zarządzania kapitałem obrotowym

Każdego dnia należy podejmować strategiczne decyzje, aby monitorować, oceniać, chronić i optymalizować przepływy pieniężne w Twojej firmie.

Jednak ciężar pofragmentowanych danych i przestarzałych, uciążliwych procesów może utrudniać skuteczne zarządzanie kapitałem obrotowym firmy.

Biorąc pod uwagę rosnące stopy procentowe, dużą zmienność rynku i niepewność gospodarczą dla wielu osób, konieczne jest teraz wdrożenie działań mających na celu ochronę bilansów, przewidywanie potrzeb gotówkowych i usprawnienie operacji w celu uzyskania większej kontroli i widoczności.

Zarządzanie kapitałem obrotowym to pilna sprawa. Liderzy biznesowi i zespoły finansowe powinny wykorzystać dostępną moc technologiczną w zakresie księgowości i finansów, aby zmaksymalizować wydajność i usprawnić operacje.

Znaczenie zarządzania kapitałem obrotowym

Kapitał obrotowy to godny zaufania kluczowy wskaźnik efektywności (KPI), na który powinni zwracać uwagę dyrektorzy finansowi (CFO). Ten wskaźnik, który jest Twoimi aktywami obrotowymi/bieżącymi zobowiązaniami, jest wiernym świadectwem krótkoterminowej kondycji finansowej Twojej firmy.

Biorąc pod uwagę krótkoterminowe aktywa i zobowiązania, możesz określić swój kapitał obrotowy netto, aby ocenić, ile pieniędzy jest łatwo dostępnych na pokrycie bieżących wydatków. Daje krytyczny wgląd w twoje finanse, cykl pieniężny i aktywa, aby podjąć właściwą decyzję i ulepszyć ogólną strategię.

Dlaczego zarządzanie kapitałem obrotowym ma obecnie kluczowe znaczenie?

W obecnym klimacie gospodarczym zarządzanie kapitałem obrotowym żelazną ręką jest niezbędne do skutecznego działania i zachowania konkurencyjności. W końcu przepływy pieniężne są ostatecznym czynnikiem kształtującym wartość, a ryzyko przeoczenia efektywnego zarządzania kapitałem obrotowym jest trudne do poniesienia.

Zwłaszcza w okresie spowolnienia gospodarczego, przy rosnącej liczbie niewypłacalności i rosnących stopach procentowych, płynność musi być płynna i dostępna w oczekiwaniu na nieoczekiwane wydatki i potrzeby. Nic dziwnego, że dyrektorzy finansowi próbują faktoryzować swoje należności lub sprzedawać swoje należności, aby zoptymalizować przepływy pieniężne.

Według Johannesa Wehrmanna, dyrektora zarządzającego ds. sprzedaży korporacyjnej w Demica, dostawcy platformy finansowania łańcucha dostaw, coraz więcej firm szuka obecnie możliwości finansowania kapitału obrotowego.

Sprawniejsze zarządzanie gotówką i spłacanie wyższego zadłużenia poprzez sprzedaż wierzytelności to najlepsze posunięcie – a efektywne zarządzanie kapitałem obrotowym jest najlepszym sprzymierzeńcem w realizacji tej strategii.

Jak technologia optymalizuje zarządzanie kapitałem obrotowym

Teraz bardziej niż kiedykolwiek liderzy biznesowi powinni wspierać odporność i elastyczność w swoich organizacjach, aby pomóc złagodzić obecne lub przyszłe potencjalne zagrożenia.

Śledzenie finansów, zarządzanie cyklem od zamówienia do gotówki, zmniejszanie liczby dni pozostających do spłaty (DSO) i wiedza, gdzie są twoje pieniądze, są niezbędne, ale czasochłonne.

Wykorzystanie technologii do usprawnienia tych procesów to rewolucja.

Dzięki odpowiedniemu oprogramowaniu możesz zautomatyzować operacje księgowe, zapewnić narzędzia do analizy finansowej i podejmowania decyzji oraz usprawnić komunikację i współpracę. Może zaoszczędzić cenny czas i pieniądze, zmniejszając potrzebę ręcznego wprowadzania danych, jednocześnie poprawiając dokładność. Ułatwia również prognozowanie finansowe i budżetowanie oraz rozwiązuje problem fragmentarycznych danych, aby mieć pewność, że wszyscy są na tej samej stronie w sprawach finansowych.

Poniżej przedstawiono niektóre korzyści płynące z wykorzystania technologii do usprawnienia zarządzania kapitałem obrotowym.

• Agregowanie danych: w przypadku kilku firm dane finansowe są rozproszone na wielu platformach, w tym w arkuszach kalkulacyjnych, dokumentach ręcznych lub cyfrowych, korespondencji e-mail oraz na platformach księgowych lub ERP.
  Wprowadzenie nowych rozwiązań technologicznych przenosi wszystkie te dane na jedną platformę, zapewniając Tobie i Twojemu zespołowi jasny wgląd w kondycję finansową Twojej firmy.
  Umożliwia to lepsze zarządzanie kapitałem obrotowym całej organizacji.
• Promowanie analityki i automatyzacji: technologia umożliwia Tobie i Twoim zespołom automatyzację ręcznych zadań oraz gromadzenie dokładniejszych i aktualnych danych i informacji dotyczących zarządzania kapitałem obrotowym dla Twojej firmy.

Jakie rodzaje KPI powinni monitorować dyrektorzy finansowi?

Firmy, które wykorzystują technologię i dane do zarządzania kapitałem obrotowym, mogą zwiększyć zyski. Według McKinsey, aby poprawić zarządzanie kapitałem obrotowym, należy skupić się na trzech kluczowych obszarach.

• Budowanie scentralizowanej infrastruktury danych: jest to niezbędne, aby zapobiegać wyciekom dochodów spowodowanym przez niepowiązane, fragmentaryczne i niedokładne dane (niezależnie od tego, czy są to przestarzałe informacje o klientach, nieprawidłowe faktury czy niechlujne arkusze kalkulacyjne).
  Centralizując dane i opierając się na odpowiednim oprogramowaniu, można łatwo rozwiązać problem krwotoku gotówkowego.
• Monitorowanie właściwych wskaźników KPI podczas wdrażania rozwiązań do zarządzania kapitałem obrotowym: jeśli chcesz ocenić efektywność swojej strategii zarządzania kapitałem obrotowym, powinieneś uważnie monitorować odpowiednie wskaźniki KPI, aby uzyskać dostęp do wnikliwych informacji.
  Dokładne prognozowanie za pomocą wskaźników KPI umożliwia podejmowanie decyzji opartych na danych w celu przewidywania zagrożeń dla przepływów pieniężnych, takich jak niedobory zapasów i nadmierna sprzedaż.
• Wdrażanie przyszłościowego raportowania: Poleganie na ręcznym zarządzaniu dostawcami i procesami płatności w całym łańcuchu dostaw i poza nim może jedynie ograniczyć konkurencyjność i wydajność operacji.
  Automatyzacja rozwiązań w zakresie rozrachunków z dostawcami i kapitału obrotowego zapewnia większą elastyczność w płaceniu dostawcom i otrzymywaniu zapłaty w zamian, co w konsekwencji przyspiesza przepływ środków pieniężnych.

Poniższy obraz przedstawia najważniejsze wskaźniki KPI, które muszą znaleźć się na radarze dyrektora finansowego.

źródło: McKinsey

Rodzaje rozwiązań zarządzania kapitałem obrotowym

Optymalizacja zarządzania kapitałem obrotowym idzie w parze z utrzymaniem kontroli nad klientami i zarządzaniem należnościami, ponieważ jest to główne źródło utraty gotówki. Wiąże się to z czasochłonnym zadaniem segmentacji portfela klientów poprzez identyfikację i nadanie priorytetu klientom wysokiego ryzyka oraz seryjnym (lub jeszcze nie) opóźnionym płatnikom.

Oczywiście możesz poprosić swoich pracowników o wykonanie tego żmudnego zadania lub wziąć je na siebie, jak robi to wielu właścicieli firm. Masz jednak również możliwość zainwestowania w zaawansowane algorytmy klasyfikacji, aby bezproblemowo kategoryzować klientów zgodnie z ich ryzykiem, aby ograniczyć ekspozycję na bardziej ryzykowne profile.

Jak?

Korzystając z oprogramowania do zarządzania kapitałem obrotowym. Skontaktujemy się z odpowiednimi klientami zaraz po wystawieniu faktury, aby zapewnić szybsze pobieranie opłat i kontrolę należności.

Najlepsze rozwiązania do zarządzania kapitałem obrotowym obejmują oprogramowanie i usługi, które pomagają ograniczać ryzyko i optymalizować przepływy pieniężne w firmie. Wykorzystuje rozwiązania w zakresie zobowiązań i należności, zarządzania pożyczkami oraz zarządzania i optymalizacji fakturowania.

Oprogramowanie do automatyzacji należności

Poleganie wyłącznie na technologii ERP i CRM nie jest trwałe. Gromadzi tylko bardziej rozproszone, zdezagregowane dane do przetworzenia. Poza tym trzymanie się ręcznych procesów może negatywnie wpłynąć na morale zespołu i koszty poprzez kumulację zbyt wielu procesów podatnych na błędy. Dzięki oprogramowaniu do obsługi należności możesz:

• Polegaj na zautomatyzowanych rozwiązaniach w zakresie windykacji, aby kontaktować się z klientami. To zachęci ich do jak najszybszej spłaty. Oprogramowanie generuje e-maile z przypomnieniem na kilka dni przed terminem, aby upewnić się, że klienci pamiętają o Twoich opłatach.
• Zapobiegaj opóźnieniom w płatnościach. Zaoferuj klientom jednoetapowy proces płatności dostępny dla wszystkich metod płatności (Stripe, Direct Debit, ACH lub przelew EE).
• Użyj dostosowanej strategii. Dowiedz się, co najlepiej sprawdza się w przypadku każdego klienta. Niektórzy mogą odpowiadać na e-maile częściej niż na wiadomości tekstowe, podczas gdy inni mogą lepiej reagować na telefony zespołu kontroli kredytowej.

Oprogramowanie do automatyzacji rozliczeń

Oprogramowanie do automatyzacji rozrachunków z dostawcami umożliwia organizacjom kupującym otrzymywanie faktur, zarządzanie zatwierdzeniami i bezproblemowe przetwarzanie płatności. Dzięki temu oprogramowaniu możesz:

• Włącz fakturowanie elektroniczne. Zastępuje to przestarzałe metody oparte na papierze, które zbyt często powodują utratę danych lub błędy. Niektóre rozwiązania mogą nawet konwertować faktury papierowe na elektroniczne przy użyciu sztucznej inteligencji w celu wyodrębnienia i przechowywania odpowiednich danych w chmurze.
• Pozwól na łatwe pojednanie. Przechowuj odpowiednie dane lub automatycznie przekierowuj do odpowiednich zespołów w celu sprawdzenia. Ten zautomatyzowany proces pozwala zespołom zaoszczędzić sporo czasu, ponieważ uzgadnianie jest dobrze znanym, uciążliwym, choć kluczowym procesem.
• Zadbaj o archiwizację i bezpieczeństwo danych. Wszystko, czego potrzebujesz, jest łatwo dostępne dla wszystkich działów i gotowe do użycia do celów audytu. W rezultacie wzmacnia koordynację w zespole i ułatwia komunikację.

4 zalety oprogramowania do zarządzania kapitałem obrotowym

1. Zautomatyzowane procesy

Zarządzanie kapitałem obrotowym poprawia się po zautomatyzowaniu funkcji księgowości. Jest to optymalna strategia, aby zebrać więcej gotówki i zmniejszyć DSO, jednocześnie zwiększając produktywność swoich zespołów i koncentrując się na operacjach z wartością dodaną.

2. Maksymalna wydajność

Oprogramowanie do automatyzacji rozrachunków z dostawcami i odbiorcami może uprościć przetwarzanie faktur i monitorowanie. Pomaga ograniczyć błędy w płatnościach i wykrywa zduplikowane lub oszukańcze płatności. Zautomatyzowane rozwiązania można łatwo zintegrować z istniejącymi systemami finansowymi, więc nie musisz się martwić o przepływ danych i komunikację.

3. Zoptymalizowane koszty i produktywność

Ręczne procesy zbierania danych są długie i czasochłonne w kontekstach B2C lub B2B, co szkodzi produktywności.

W przypadku firm B2B proces ten jest jeszcze bardziej uciążliwy, zwłaszcza w przypadku braku dedykowanego zespołu kontrolerów kredytowych, jak ma to miejsce w przypadku MŚP.

Automatyzacja eliminuje takie ręczne procesy i daje pracownikom czas na skupienie się na zadaniach o większej wartości dodanej.

Automatyzacja rozrachunków z dostawcami może również obniżyć koszty przetwarzania faktur, zmniejszając ilość wprowadzanych danych w procesie i eliminując koszty przechowywania dokumentów, wysyłki i produkcji faktur. Automatyzacja należności ma równie pozytywny wpływ na Twoje finanse.

4. Lepsze relacje z klientami

Automatyzacja rozrachunków z dostawcami może zwiększyć przejrzystość Twojej firmy, ponieważ integruje wszystkie zasady zgodności w systemie. Pomaga ograniczać ryzyko i zapobiegać oszustwom, natychmiast wykrywając duplikaty faktur, dodatkowe opłaty i oszukańcze działania.

Automatyzacja funkcji księgowości pomaga poprawić relacje z klientami dzięki lepszej komunikacji. Płacenie jest łatwiejsze dla klienta, podobnie jak przypomnienie o zapłaceniu, dzięki czemu możesz odblokować swoje zaległe przychody, utrzymując jednocześnie dobre relacje z klientami.

Zautomatyzowane rozwiązania w zakresie rozrachunków z należnościami segmentują klientów, oddzielając lojalnych klientów z dobrą historią zachowań płatniczych od płatników zalegających z płatnościami. Używa również innego tonu głosu dla każdego z nich, czy to delikatnego szturchnięcia, czy bardziej surowego podejścia.

Sztuczna inteligencja może tworzyć kreatywne strategie działań następczych, oceniając idealną częstotliwość przypomnień o płatnościach i opierając się na komunikacji wielokanałowej. Na przykład może nawet dostosować wiadomość do odbiorcy w zależności od wieku lub naśladować jego styl.

Wyzwanie związane z kapitałem obrotowym

Teraz jest jasne, że zarządzanie kapitałem obrotowym powinno być na pierwszym miejscu w programach dyrektorów finansowych, ale jest to dalekie od prawdy.

W niedawnym webcastie Deloitte uczestnicy źle ocenili zdolność swojej organizacji do zwiększania wydajności kapitału obrotowego, przyznając, że byli „nieco lub bardzo zaniepokojeni”.

Każda firma, która chce napędzać wzrost poprzez uwolnienie gotówki, powinna sprostać wyzwaniu związanemu z zarządzaniem kapitałem obrotowym, wykorzystując potęgę technologii i automatyzacji.

Zrozumienie kluczowych elementów automatyzacji księgowości. Zobacz, jak technologia może zoptymalizować procesy zarządzania finansami Twojej firmy.