حلول تعتمد على التكنولوجيا لإدارة رأس المال العامل

كل يوم ، يجب اتخاذ قرارات إستراتيجية لمراقبة وتقييم وحماية وتحسين التدفق النقدي لأعمالك.

ومع ذلك ، فإن عبء البيانات المجزأة والعمليات القديمة والمرهقة يمكن أن يعيق قدرتك على إدارة رأس المال العامل لشركتك بفعالية.

مع ارتفاع أسعار الفائدة ، وتقلبات السوق المرتفعة ، وعدم اليقين الاقتصادي الذي يشغل بال الكثيرين ، أصبح من الضروري الآن تنفيذ إجراءات لحماية الميزانيات العمومية ، وتوقع الاحتياجات النقدية ، وتبسيط العمليات لتحقيق قدر أكبر من التحكم والوضوح.

إدارة رأس المال العامل هي مسألة ملحة. يجب على قادة الأعمال والفرق المالية الاستفادة من القوة التكنولوجية المحاسبية والمالية المتاحة لزيادة الكفاءة وتعزيز العمليات.

أهمية إدارة رأس المال العامل

رأس المال العامل هو مؤشر أداء رئيسي جدير بالثقة (KPI) يجب على المديرين الماليين (CFOs) الانتباه إليه. هذه النسبة ، وهي أصولك الحالية / الخصوم المتداولة ، هي شاهد مخلص على الصحة المالية قصيرة الأجل لشركتك.

من خلال النظر في الأصول والخصوم قصيرة الأجل ، يمكنك تحديد صافي رأس المال العامل لتقييم الأموال المتاحة بسهولة لتغطية نفقاتك الحالية. يمنحك نظرة ثاقبة على أموالك ودورة أموالك وأصولك لاتخاذ القرار الصحيح وترقية إستراتيجيتك العامة.

لماذا تعتبر إدارة رأس المال العامل أمرًا بالغ الأهمية في الوقت الحالي؟

في ظل المناخ الاقتصادي الحالي ، تعد إدارة رأس المال العامل بقبضة من حديد ضرورية للعمل بفعالية والحفاظ على المنافسة. بعد كل شيء ، التدفق النقدي هو محرك القيمة النهائية ، وخطر تجاهل إدارة رأس المال العامل الفعال هو أمر صعب الدفع.

خاصة في حالة الانكماش الاقتصادي ، مع زيادة حالات الإفلاس وارتفاع أسعار الفائدة ، يجب أن تكون السيولة متدفقة ويمكن الوصول إليها تحسبًا للنفقات والاحتياجات غير المتوقعة. ليس من المستغرب أن يحاول المديرون الماليون تحليل مستحقاتهم أو بيع حساباتهم المدينة لتحسين تدفقهم النقدي.

وفقًا لجوهانس ويرمان ، العضو المنتدب لمبيعات الشركات في Demica ، مزود منصة تمويل سلسلة التوريد ، تبحث المزيد من الشركات الآن عن تسهيلات تمويل رأس المال العامل.

إدارة النقد بكفاءة أكبر وسداد الديون المرتفعة عن طريق بيع الذمم المدينة هي أفضل خطوة - والإدارة الفعالة لرأس المال العامل هي أفضل حليف لتنفيذ هذه الاستراتيجية.

كيف تعمل التكنولوجيا على تحسين إدارة رأس المال العامل

الآن أكثر من أي وقت مضى ، يجب على قادة الأعمال تعزيز المرونة وخفة الحركة داخل مؤسساتهم للمساعدة في التخفيف من المخاطر المحتملة الحالية أو المستقبلية.

يعد تتبع أموالك وإدارة دورة تحويل الطلب إلى النقد وتقليل مبيعات الأيام المعلقة (DSO) ومعرفة مكان وجود أموالك أمرًا ضروريًا ولكنه يستغرق وقتًا طويلاً.

الاستفادة من التكنولوجيا لتسهيل هذه العمليات هو تغيير قواعد اللعبة.

باستخدام البرنامج المناسب ، يمكنك أتمتة العمليات المحاسبية ، وتوفير أدوات التحليل المالي واتخاذ القرار ، وتحسين الاتصال والتعاون. يمكن أن يوفر لك الوقت والمال الثمين عن طريق تقليل الحاجة إلى إدخال البيانات يدويًا مع تحسين الدقة. كما أنه يجعل التنبؤ المالي وإعداد الميزانية أسهل ويعالج عبء البيانات المجزأة للتأكد من أن الجميع على نفس الصفحة فيما يتعلق بالمسائل المالية.

فيما يلي بعض المكاسب من استخدام التكنولوجيا لزيادة إدارة رأس المال العامل.

• تجميع البيانات: بالنسبة للعديد من الشركات ، تنتشر البيانات المالية عبر منصات متعددة ، بما في ذلك جداول البيانات والوثائق اليدوية أو الرقمية ومراسلات البريد الإلكتروني والمحاسبة أو الأنظمة الأساسية لتخطيط موارد المؤسسات.
  يؤدي إدخال الحلول التكنولوجية الجديدة إلى جلب كل هذه البيانات إلى منصة واحدة ، مما يوفر لك ولفريقك مجال رؤية واضحًا للصحة المالية لعملك.
  يتيح ذلك تحسين إدارة رأس المال العامل في جميع المجالات لمؤسستك.
• تعزيز التحليلات والأتمتة: تسمح التكنولوجيا لك وللفرق الخاصة بك بأتمتة المهام اليدوية والحصول على بيانات إدارة رأس المال العامل الأكثر دقة وحداثة ورؤى لعملك.

ما أنواع مؤشرات الأداء الرئيسية التي يجب على المديرين الماليين مراقبتها؟

يمكن للشركات التي تستفيد من التكنولوجيا والبيانات لإدارة رأس مالها العامل أن تضيف مرة أخرى إلى أرباحها النهائية. وفقًا لماكينزي ، يجب التركيز على ثلاثة مجالات رئيسية لتحسين إدارة رأس المال العامل لديك.

• بناء بنية تحتية مركزية للبيانات: هذا ضروري لمنع تسرب الإيرادات الناتج عن البيانات المنفصلة والمجزأة وغير الدقيقة (سواء كانت معلومات قديمة للعميل أو فواتير غير صحيحة أو جداول بيانات فوضوية).
  من خلال مركزية البيانات والاعتماد على البرامج المناسبة ، يمكنك بسهولة حل مشكلة النزف النقدي.
• مراقبة مؤشرات الأداء الرئيسية الصحيحة أثناء تنفيذ الحلول لإدارة رأس المال العامل: إذا كنت ترغب في تقييم كفاءة استراتيجية إدارة رأس المال العامل ، فيجب عليك مراقبة مؤشرات الأداء الرئيسية ذات الصلة عن كثب للوصول إلى المعلومات الثاقبة.
  يتيح التنبؤ الدقيق عبر مؤشرات الأداء الرئيسية اتخاذ قرارات تستند إلى البيانات لتوقع التهديدات للتدفق النقدي ، مثل نقص المخزون والبيع المفرط.
• تنفيذ التقارير التطلعية: الاعتماد على إدارة البائعين اليدوية وعمليات الدفع عبر سلاسل التوريد وما بعدها يمكن أن يعيق قدرتك التنافسية وكفاءة عملياتك فقط.
  تمنحك أتمتة الحسابات الدائنة وحلول رأس المال العامل مزيدًا من المرونة في الدفع لمورديك والحصول على مدفوعات في المقابل ، وبالتالي تسريع التدفق النقدي الخاص بك.

توضح الصورة أدناه تفاصيل مؤشرات الأداء الأساسية التي يجب أن تكون على رادار المدير المالي.

المصدر: ماكينزي

أنواع حلول إدارة رأس المال العامل

يأتي تحسين إدارة رأس المال العامل جنبًا إلى جنب مع الحفاظ على رأس عملائك وإدارة حساباتك المدينة ، حيث إنها المصدر الأساسي للنزيف النقدي. إنها تنطوي على مهمة تستغرق وقتًا طويلاً تتمثل في تقسيم محفظة عملائك عن طريق تحديد العملاء ذوي المخاطر العالية وتحديد أولوياتهم والدافعين المتسلسلين (أو الذين لم يتأخروا بعد).

بالطبع ، يمكنك أن تطلب من موظفيك أداء هذه المهمة الشاقة أو تحملها بنفسك ، كما يفعل العديد من أصحاب الأعمال. ومع ذلك ، لديك أيضًا خيار الاستثمار في خوارزميات التصنيف المتقدمة لتصنيف عملائك بسلاسة وفقًا لمخاطرهم للحد من تعرضك للملفات الشخصية الأكثر خطورة.

كيف؟

باستخدام برنامج إدارة رأس المال العامل. سيتم الاتصال بالعملاء المعنيين مباشرة بعد إصدار الفاتورة للتأكد من تحصيل الرسوم بشكل أسرع والحفاظ على مستحقات حساباتك تحت السيطرة.

تتضمن أفضل حلول إدارة رأس المال العامل البرامج والخدمات التي تساعد في تخفيف المخاطر وتحسين التدفق النقدي لشركتك. إنه يستفيد من حلول الحسابات الدائنة والذمم المدينة ، وإدارة القروض ، وإدارة الفواتير وتحسينها.

برنامج أتمتة الحسابات المدينة

الاعتماد على تكنولوجيا تخطيط موارد المؤسسات وإدارة علاقات العملاء وحدها ليس مستدامًا. إنه يجمع فقط بيانات أكثر تشتتًا ومصنفة لمعالجتها. إلى جانب ذلك ، يمكن أن يؤثر التمسك بالعمليات اليدوية سلبًا على معنويات فريقك وتكاليفه من خلال تراكم الكثير من العمليات المعرضة للخطأ. باستخدام برنامج حسابات القبض ، يمكنك:

• اعتمد على حلول التحصيل الآلي للاتصال بالعملاء. هذا يحفزهم على الدفع في أسرع وقت ممكن. يقوم البرنامج بإنشاء رسائل بريد إلكتروني للتذكير قبل أيام قليلة من تاريخ الاستحقاق لضمان تذكر العملاء لرسومك.
• منع التأخير في الدفع. قدم للعملاء عملية دفع من خطوة واحدة يمكن الوصول إليها لجميع طرق الدفع (Stripe أو Direct Debit أو ACH أو EE).
• استخدم استراتيجية مخصصة. اكتشف ما هو الأفضل لكل عميل. قد يستجيب البعض لرسائل البريد الإلكتروني أكثر من الرسائل النصية ، في حين أن البعض الآخر قد يستجيب بشكل أفضل لمكالمات فريق مراقبة الائتمان.

برنامج أتمتة الحسابات الدائنة

يتيح برنامج أتمتة الحسابات الدائنة للمؤسسات المشترية تلقي الفواتير وإدارة الموافقات ومعالجة المدفوعات بسلاسة. باستخدام هذا البرنامج ، يمكنك:

• قم بتمكين الفواتير الإلكترونية. يحل هذا محل الأساليب الورقية القديمة التي غالبًا ما تؤدي إلى فقدان البيانات أو حدوث أخطاء. يمكن لبعض الحلول تحويل الفواتير الورقية إلى إلكترونية باستخدام الذكاء الاصطناعي لاستخراج البيانات ذات الصلة وتخزينها في التخزين السحابي.
• السماح للمصالحة السهلة. قم بتخزين البيانات ذات الصلة أو إعادة التوجيه تلقائيًا إلى الفرق المناسبة للمراجعة. توفر هذه العملية الآلية على الفرق وقتًا طويلاً ، حيث إن التسوية معروفة جيدًا ، على الرغم من كونها عملية حاسمة.
• أرشفة وأمان البيانات. كل ما تحتاجه يسهل الوصول إليه لجميع أقسامك وجاهز للاستخدام لأغراض التدقيق. نتيجة لذلك ، فهو يعزز التنسيق داخل فريقك ويجعل التواصل أسهل.

4 فوائد برامج إدارة رأس المال العامل

1. العمليات الآلية

تتحسن إدارة رأس المال العامل بمجرد أتمتة وظيفة المحاسبة. إنها استراتيجية مثالية لجمع المزيد من النقود وتقليل DSO الخاص بك مع زيادة إنتاجية فريقك والتركيز على العمليات ذات القيمة المضافة.

2. الكفاءة القصوى

يمكن لبرنامج أتمتة الحسابات الدائنة والمدينين تبسيط معالجة الفواتير ومتابعتها. يساعد في تقليل أخطاء الدفع ، ويكشف عن المدفوعات المكررة أو الاحتيالية. من السهل دمج الحلول الآلية في أنظمتك المالية الحالية ، لذلك لا داعي للقلق بشأن تدفق البيانات والتواصل.

3. التكلفة المثلى والإنتاجية

عمليات الجمع اليدوي طويلة وتستغرق وقتًا طويلاً في سياقات B2C أو B2B ، مما يضر بالإنتاجية.

بالنسبة لشركات B2B ، تكون العملية أكثر صعوبة ، خاصة في حالة عدم وجود فريق مخصص لمراقبة الائتمان ، كما هو الحال بالنسبة للشركات الصغيرة والمتوسطة.

يزيل التشغيل الآلي مثل هذه العمليات اليدوية ويعطي الوقت للموظفين للتركيز على المزيد من المهام ذات القيمة المضافة.

يمكن أن تؤدي أتمتة الحسابات الدائنة أيضًا إلى خفض تكلفة معالجة الفواتير عن طريق تقليل مقدار إدخال البيانات المتضمن في العملية والتخلص من تكاليف تخزين المستندات والبريد وتكاليف إنتاج الفواتير. أتمتة الحسابات المدينة لها نفس التأثير الإيجابي على أموالك.

4. تحسين العلاقات مع العملاء

يمكن أن تزيد أتمتة الحسابات الدائنة من شفافية عملك لأنها تدمج جميع قواعد الامتثال داخل النظام. يساعد في تخفيف المخاطر ومنع الاحتيال عن طريق الكشف الفوري عن الفواتير المكررة والرسوم الإضافية والنشاط الاحتيالي.

تساعد أتمتة وظيفة المحاسبة الخاصة بك على تحسين علاقات العملاء من خلال تحسين التواصل. أصبح الدفع أسهل بالنسبة للعميل ، بالإضافة إلى تذكيره بالدفع ، وبالتالي ، يمكنك تحرير إيراداتك المستحقة مع الحفاظ على علاقات جيدة مع عملائك.

تقسم الحلول الآلية للحسابات المدينة عملائك عن طريق فرز العملاء المخلصين الذين لديهم تاريخ جيد من سلوك الدفع من دافعي التسلسل المتأخرين. كما أنه يستخدم نبرة صوت مختلفة لكل منهم ، سواء كان ذلك بمثابة تنبيه لطيف أو نهج أكثر صرامة.

يمكن للذكاء الاصطناعي إعداد استراتيجيات متابعة إبداعية من خلال تقييم التكرار المثالي لتذكيرات الدفع والاعتماد على الاتصال متعدد القنوات. على سبيل المثال ، يمكنه حتى تخصيص الرسالة لمتلقيها وفقًا للعمر أو تقليد أسلوبها.

تحدي رأس المال العامل

من الواضح الآن أن إدارة رأس المال العامل يجب أن تكون على رأس جدول أعمال المديرين الماليين ، ومع ذلك فهي بعيدة كل البعد عن القضية.

في بث على الإنترنت حديث لشركة Deloitte ، قام المشاركون بتقييم ضعيف لقدرة مؤسستهم على دفع أداء رأس المال العامل ، معترفين بأنهم "قلقون إلى حد ما أو شديد القلق".

يجب على أي شركة تحاول تحفيز النمو من خلال تحرير الأموال أن تتصدى لتحدي إدارة رأس المال العامل من خلال تسخير قوة التكنولوجيا والأتمتة.

فهم المكونات الرئيسية لأتمتة المحاسبة. شاهد كيف يمكن للتكنولوجيا تحسين عمليات الإدارة المالية لشركتك.