10 Cara Menciptakan Budaya Umpan Balik yang Sehat di Setiap Perusahaan

Untuk frustrasi saya terus-menerus, orang tua saya selalu memberi saya antusias, 10 sempurna. Dan sementara hari ini, saya menghargai motivasi mereka — membangun kepercayaan diri dan menunjukkan kepada kami bahwa skor tidak masalah — hasilnya adalah saya tidak pernah tahu apa yang perlu ditingkatkan. Saya tidak pernah tahu jungkir balik mana yang lebih baik, apakah gambar yang saya gambar benar-benar mirip dengan ayah saya (tidak).

Ada pelajaran yang lebih dalam yang terkubur di sini. Mendapatkan umpan balik yang jujur ​​itu sulit. Seiring kemajuan karir saya, saya berada dalam posisi di mana orang lain membutuhkan umpan balik saya — dan itu juga bisa menjadi tantangan. Umpan balik sangat penting untuk pertumbuhan pribadi dan profesional, tetapi bisa sulit dipahami.

Kami telah banyak memikirkan hal ini di Animalz, tempat kami terus memberi dan menerima umpan balik.

Budaya Umpan Balik yang Sehat Adalah Cara Perusahaan dan Orang Unggul

Umpan balik bukanlah serangkaian komentar satu kali di Google Dokumen. Ini bukan transaksi bolak-balik antara manajer dan karyawannya.

Umpan balik adalah nilai yang harus dijalin dengan hati-hati ke dalam budaya perusahaan. Setiap orang dalam tim harus mengharapkan untuk menerima umpan balik yang jujur ​​dan konstruktif tentang pekerjaan mereka dengan pemahaman bahwa itu adalah bagian dari perjalanan mereka menuju pekerjaan yang lebih baik dan lebih memuaskan. Mereka yang ditugaskan untuk memberikan umpan balik harus dapat mengartikulasikan pesan mereka tanpa mempermalukan atau menciptakan lingkungan kerja yang tidak bersahabat.

Budaya umpan balik yang sehat tidak tercipta dalam semalam, tetapi dengan proses yang baik dan sikap yang benar, itu mungkin dilakukan di perusahaan mana pun. Berikut adalah 10 cara konkret untuk mulai membuat kemajuan Anda sendiri.

Bagian Satu: Memberikan Umpan Balik

Keterampilan menulis, desain, atau pengembangan Anda sendiri tidak secara otomatis menjadikan Anda guru yang baik. Faktanya, banyak ahli materi pelajaran yang kesulitan untuk memberikan umpan balik yang baik karena mereka tidak ingat bagaimana rasanya menjadi seorang pemula. Ini adalah salah satu alasan kami menyarankan untuk membuat begitu banyak struktur seputar memberikan umpan balik.

1. Tetapkan Aturan Dasar

Visi tingkat tinggi Anda tentang bagaimana umpan balik cocok dengan nilai-nilai perusahaan Anda menentukan nada untuk semua yang mengikuti. Buat dokumen yang menguraikan visi Anda untuk budaya umpan balik yang sehat, tambahkan ke pernyataan nilai Anda, dan pastikan itu bagian dari orientasi karyawan baru dan ulasan kinerja.

Budaya umpan balik yang baik sering kali dimulai dari atas. Ketika kepemimpinan pandai memberikan umpan balik dan bersedia menerima umpan balik, anggota tim lainnya akan mengikuti.

2. Letakkan Proses di Tempat

Umpan balik serampangan tidak membantu — itu mengganggu dan tidak produktif. Anda perlu memiliki proses untuk menciptakan umpan balik yang konsisten dan andal yang meningkat seiring pertumbuhan tim Anda.

Di Animalz, kami menggunakan kerangka umpan balik yang terinspirasi oleh pengusaha dan investor Jason Freedman. Setiap bagian konten ditinjau pada tahap 30% — ini berarti sekitar 30% selesai dan editor memiliki kebebasan untuk mengevaluasinya dari tingkat tinggi. Pada tahap awal ini, misalnya, seorang editor mungkin menyarankan agar karya tersebut mengambil arah yang sama sekali baru. Artikel ditinjau kembali pada tahap 90%, artinya hampir selesai dan penulis membutuhkan bantuan untuk menyempurnakannya.

Proses ini dijelaskan dengan jelas kepada semua karyawan baru dan dibangun langsung ke dalam alur kerja kami. Ini mencegah masalah signifikan yang kami temui sejak awal di mana umpan balik utama disampaikan di akhir proses, menggagalkan proyek dan membuat penulis frustrasi. Harapannya jelas, prosesnya didokumentasikan, dan hasilnya sangat dapat diprediksi.

3. Putuskan Siapa yang Memberikan Umpan Balik

Di startup pertama saya bekerja, saya menerima umpan balik dari begitu banyak orang sehingga saya sering lumpuh menjadi tidak bertindak. Beberapa pemangku kepentingan, termasuk bos saya dan bos mereka , menumpuk dengan umpan balik tentang email, posting blog, salinan produk, dll. Umpan balik yang bertentangan dari judul yang bertentangan sangat membuat frustrasi, belum lagi sangat tidak efisien.

Stakeholder adalah seseorang yang terlibat dalam proyek dan mampu memberikan umpan balik. Pemangku kepentingan bukanlah seseorang dengan gelar mewah yang terasa membebani dari waktu ke waktu. Putuskan siapa orang-orang ini sebelumnya. Anda juga memerlukan individu yang bertanggung jawab langsung (DRI) — ini adalah orang yang dapat menyelesaikan umpan balik yang saling bertentangan di antara para pemangku kepentingan.

4. Tempatkan Diri Anda pada Posisi Penerima

Empati membuka pintu keingintahuan. Jika Anda menjelaskan kepada tim Anda bahwa Anda memahami konteks penuh pekerjaan mereka, akan lebih mudah untuk membicarakan cara meningkatkan unit kerja individu.

Sebagai contoh, umpan balik pada posting blog mungkin gagal jika Anda belum mempertimbangkan riwayat akun, tujuan proyek, pekerjaan lain yang dilakukan orang tersebut, dan bahkan keadaan kehidupan pribadi individu tersebut.

Setiap orang menerima umpan balik sedikit berbeda, jadi bersiaplah untuk menyesuaikan kritik membangun Anda sendiri untuk setiap orang yang menerimanya. Mereka akan lebih memahaminya dengan jelas dan Anda akan melihat hasil yang lebih baik lebih cepat.

5. Meringkas Tema Utama

Umpan balik yang bagus seringkali sangat tinggi. Sekali lagi, menggunakan posting blog sebagai contoh, mekanisme default untuk umpan balik adalah meninggalkan komentar di dokumen. Jika Anda berada di pihak penerima umpan balik itu, itu bisa terasa sangat pilih-pilih.

Jika Anda bertanggung jawab untuk menawarkan umpan balik itu, pertimbangkan untuk menjadwalkan pertemuan singkat untuk membicarakannya. Anda dapat mengajukan pertanyaan tentang mengapa penulis membuat keputusan tertentu, atau menawarkan kerangka kerja yang dapat digunakan penulis untuk membuat keputusan sendiri tentang cara meningkatkan karya tersebut.

Meringkas gambaran besar membantu penulis/desainer/pengembang memahami "mengapa" dan itu membuatnya lebih mudah bagi mereka untuk melihat "bagaimana" dan "apa".

6. Jangan Menjadi Brengsek

Ketika saya masih kuliah, saya bermimpi menjadi seorang jurnalis mode. Setelah lulus, saya mendapat pekerjaan di butik kelas atas untuk mulai mempelajari seluk beluk industri ini.

Suatu hari, rekanan penjualan memimpin saya di depan cermin dan menunjukkan kepada saya, dengan sangat rinci, semua cara gaya saya kurang dan penampilan fisik saya tidak cukup baik. Jenis "umpan balik" ini adalah norma — alih-alih belajar tentang gaya dan mode, saya mengembangkan kecemasan tentang berpakaian untuk bekerja.

Memberi umpan balik bukan hanya tentang bersikap baik — tentu saja, Anda harus mengharapkan percakapan yang blak-blakan — tetapi empati sangat, sangat penting. Intimidasi, mempermalukan, dan merendahkan tidak berhasil. Umpan balik terbaik adalah kolaborasi di mana pemberi dan penerima berbaris menuju tujuan yang sama.

Bagian Kedua: Menerima Umpan Balik

Budaya umpan balik yang benar-benar sehat bergantung pada kemampuan tim untuk mendengarkan dan dengan rendah hati menerima umpan balik, dari CEO hingga karyawan magang baru. Ketika kepemimpinan, khususnya, menunjukkan kemampuan untuk menyerap dan menanggapi umpan balik secara positif, itu akan mempengaruhi seluruh perusahaan.

7. Memiliki Pikiran Terbuka

Permudah orang lain untuk memberi Anda umpan balik dengan mengajukan pertanyaan lanjutan, berpikiran terbuka tentang umpan balik apa pun yang ditawarkan, dan dengan sabar mendengarkan apa yang dikatakan rekan Anda.

James Clear menulis bahwa, “orang yang memiliki mindset berkembang lebih mungkin memaksimalkan potensi mereka. Mereka cenderung belajar dari kritik daripada mengabaikannya, mengatasi tantangan daripada menghindarinya, dan menemukan inspirasi dalam kesuksesan orang lain daripada merasa terancam.”

Anda bukan yang terbaik, Anda tidak tahu segalanya, jadi nyamanlah dengan itu — itu satu-satunya cara Anda akan tumbuh menjadi pencipta terbaik yang Anda bisa.

8. Berlatih Mendengarkan Aktif

Mendengarkan secara aktif persis seperti apa kedengarannya, tetapi lebih mudah diucapkan daripada dilakukan. Untuk benar-benar mendengarkan, Anda harus benar-benar terlibat, siap untuk mengajukan pertanyaan dan membuat catatan.

Berikut adalah beberapa tip dari Center for Creative Leadership:

• Menahan penilaian: Biarkan orang yang memberikan umpan balik kesempatan untuk mengatakan bagian mereka. Jangan berhenti mendengarkan karena Anda tidak menyukai sesuatu yang mereka katakan.
• Klarifikasi: Jika Anda tidak 100% jelas tentang umpan balik, ajukan pertanyaan sampai Anda mengerti.
• Ringkas: Ulangi umpan balik kembali ke penyedia untuk memastikan Anda berdua selaras. Ini adalah cara yang bagus untuk memastikan kedua belah pihak terlibat sepenuhnya.

Anda mungkin juga ingin merenungkan umpan balik sebelum mengambil tindakan. Revisi cepat sebuah artikel, misalnya, kemungkinan besar tidak akan memberikan hasil terbaik.

9. Jangan Bertahan

Sangat dapat diterima untuk tidak setuju dengan umpan balik, tetapi itu tidak berarti Anda harus berdebat tentang hal itu. Catat ketidaksepakatan, lalu beri diri Anda waktu dan ruang untuk benar-benar memikirkannya. Mungkin saja karya asli Anda tepat — mungkin juga ego Anda mencegah Anda berpikir jernih pada saat umpan balik diberikan.

10. Bersikaplah Objektif

Ketika pekerjaan Anda juga merupakan hasrat kreatif Anda, akan sangat sulit untuk melepaskan diri darinya. Namun, penting untuk bersikap seobjektif mungkin jika Anda berharap dapat menghasilkan karya terbaik Anda.

Salah satu cara ini terjadi di dunia agensi adalah ketika arahan kreatif yang paling menarik dan harapan klien tidak selaras. Manajer atau editor Anda mungkin menawarkan umpan balik yang menarik Anda ke arah klien sementara naluri Anda sendiri menarik Anda ke arah yang berbeda. Bersikaplah objektif tentang situasi dan terimalah bahwa hasil terbaik mungkin bukan ekspresi paling kreatif dari karya tulis/desain/pengembang Anda.

Memberi, Menerima, dan Tumbuh

Budaya umpan balik yang sehat akan membuat tempat kerja Anda lebih menyenangkan, lebih memuaskan, dan lebih produktif. Menciptakan proses dan menanggung rintangan yang tak terhindarkan di sepanjang jalan hanyalah jenis pekerjaan yang menantang (dan terkadang membosankan) yang diperlukan untuk membangun perusahaan yang hebat.