7 Prinsip untuk memperkenalkan teknologi di tempat kerja

Modernisasi teknologi yang dibutuhkan saat ini lebih dari sekadar peningkatan; Anda memainkan permainan baru dengan aturan baru, di mana Anda tidak hanya memodernisasi alat dan fungsi, tetapi juga cara Anda menerapkan teknologi.

Siklus hidup untuk teknologi menjadi lebih pendek setiap tahun. Pesaing baru mengganggu industri dengan memanfaatkan praktik dan proses digital terbaru. Harapan pelanggan terus berkembang dalam perlombaan yang semakin cepat untuk pengalaman yang mulus.

Departemen TI berada di bawah tekanan yang meningkat untuk mendukung kemampuan terdepan seperti analitik data, keamanan siber, pemrosesan otomatis, dan integrasi teknologi dengan sistem pihak ketiga.

Dengan konteks ini, pilihan teknologi perusahaan Anda, yang tampaknya memenuhi persyaratan beberapa tahun yang lalu, dengan cepat menjadi usang.

Namun beberapa faktor terpenting tidak berubah sama sekali. Perusahaan harus tetap fokus pada keunggulan kompetitif mereka. Upaya modernisasi harus menciptakan nilai bagi bisnis.

Memahami apa yang harus dilakukan dengan benar, teknologi mana yang Anda perlukan untuk mencapai tujuan Anda, sangat penting. Mengetahui cara merencanakan, berinvestasi, dan melibatkan bisnis di seputar modernisasi teknologi Anda sama pentingnya. Di bawah ini adalah 7 prinsip yang harus diterapkan oleh perusahaan mana pun yang memperkenalkan teknologi baru untuk memastikan kesuksesan.

1. Desain untuk fleksibilitas

Bisnis modern memiliki kebutuhan konstan untuk beradaptasi dalam lingkungan yang selalu berubah, membutuhkan inovasi berkelanjutan dalam produk, layanan, dan proses. Sistem mereka juga harus memiliki fleksibilitas untuk mengikuti.

Sistem teknologi di masa lalu bersaing dalam fungsionalitas. Mereka dirancang untuk melakukan satu atau dua hal dengan sangat baik, dan bisnis disesuaikan untuk fokus pada satu atau dua aktivitas tersebut. Ketika bisnis perlu mengubah fokusnya, struktur dan proses sistem menahannya.

Sistem yang lebih modular saat ini lebih fleksibel. Mereka dapat dengan cepat mengakomodasi berbagai kemungkinan untuk koneksi dan konfigurasi. Jadi, carilah platform modular yang dapat mengakomodasi berbagai fungsi plug-and-play untuk bisnis Anda — termasuk yang belum dirancang atau bahkan dibayangkan.

Untuk menilai kesesuaian teknologi baru atau peningkatan, adopsi pendekatan produk yang layak minimum (Minimum Viable Product/MVP). Pendekatan ini terdiri dari instalasi "tanpa tulang", yang mencakup beberapa fitur yang mutlak diperlukan untuk menunjukkan nilai sistem. Lepaskan MVP ke sekelompok kecil karyawan atau pelanggan, dan minta tanggapan dari pengadopsi awal tersebut. Anda akan mempelajari fitur apa yang dipedulikan pelanggan, fitur apa yang tidak mereka sukai, dan fitur apa yang hilang.

2. Utamakan pelanggan

Meskipun sejumlah faktor dapat memicu keputusan untuk memperkenalkan teknologi baru di tempat kerja, satu tujuan adalah kuncinya: untuk memberikan nilai. Setiap investasi dalam teknologi harus memberikan lebih banyak manfaat bagi pelanggan akhir, baik melalui pengalaman yang lebih baik, kualitas produk yang lebih tinggi, atau efisiensi operasi yang menurunkan harga dan menambah nilai.

Gunakan tim lintas fungsi untuk merencanakan dan merancang upaya modernisasi ini. Pakar fungsional dari berbagai bidang seperti TI, strategi, R&D, interaksi pelanggan, dan operasi semuanya dapat bekerja sama dalam lingkungan yang gesit untuk merancang perubahan di sekitar serangkaian spesifikasi yang selaras. Pada tahap awal ini, dan selama inisiatif, Anda menghubungkan pengetahuan terdepan tentang teknologi yang berubah dengan kesadaran sehari-hari akan hasil yang diinginkan. Saat Anda menyatukan tim-tim ini, Anda akan membuat kerangka acuan bersama serta bahasa yang sama untuk menggambarkan fitur yang Anda inginkan dan kemampuan yang Anda bangun.

3. Terlibat dengan tenaga kerja Anda

Memperkenalkan teknologi baru di tempat kerja sering dilihat semata-mata sebagai masalah perubahan teknologi. Namun, perubahan dalam teknologi menopang diri mereka sendiri hanya jika orang menerima dan menerimanya. Oleh karena itu, Anda harus menyelaraskan teknologi baru Anda dengan budaya perusahaan. Ini dimulai dengan mendefinisikan dengan jelas kebiasaan baru yang perlu diadopsi orang.

Anda mungkin akan memiliki beberapa elemen budaya yang mapan yang dapat Anda bangun untuk mempercepat perubahan yang efektif. Selain itu, setiap perusahaan memiliki “pemimpin informal”, orang-orang di setiap tingkat hierarki yang telah menunjukkan perilaku yang Anda butuhkan untuk modernisasi karena mereka percaya pada arah yang baru. Temukan orang-orang ini dan bekerja sama dengan mereka. Mereka dapat memberi tahu Anda tentang kesiapan bisnis Anda untuk berubah, tempat di mana resistensi akan terjadi, dan upaya apa yang diperlukan untuk mengatasi resistensi.

4. Buat tongkat perubahan

Sebelum mulai memperkenalkan teknologi baru, lakukan analisis sumber daya yang dibutuhkan untuk hasil yang sukses. Manajemen proyek dan kemampuan kepemimpinan sama pentingnya dengan kemampuan teknis. Sangat selektif dalam menciptakan tim yang mengawasi upaya tersebut. Pilih orang-orang dengan rekam jejak dalam perubahan, keinginan dan kemampuan yang kuat untuk belajar, toleransi yang tinggi terhadap situasi yang kompleks dan tidak pasti, dan reputasi yang solid untuk kolaborasi dan kerja tim

Alokasi sumber daya keuangan sama pentingnya. Sejajarkan pendanaan dengan prioritas teknologi tertinggi Anda. Sangat jelas tentang area mana Anda tidak akan menghabiskan uang. Teliti pilihan Anda tentang fitur dan teknologi yang diinginkan untuk memastikan bahwa sumber daya keuangan menghasilkan keuntungan.

5. Mengadopsi pola pikir layanan

Pendekatan lama terhadap teknologi memperlakukan sistem sebagai aset yang dimiliki dan dioperasikan perusahaan. Pendekatan modern memperlakukan teknologi sebagai seperangkat layanan yang dapat digunakan dan diintegrasikan oleh perusahaan sesuai kebutuhan, tanpa harus memiliki sistem sama sekali. Perusahaan kemudian dapat memilih dan menggabungkan layanan dari berbagai penyedia 'terbaik di kelasnya', dalam kerangka keseluruhan yang sesuai dengan kebutuhan unik perusahaan.

Pendekatan ini mendefinisikan kembali fungsi TI dalam organisasi Anda. Di mana dulu Anda menghosting dan mengelola sistem secara internal, sekarang Anda mengawasi platform yang lebih terbuka. Layanan dialihdayakan dan dikelola; ketika komponen layanan tidak efektif, Anda dapat menyesuaikan atau menggantinya. Anda tidak lagi terlalu peduli dengan sumber layanan; Anda peduli tentang seberapa baik itu melayani kebutuhan Anda dan menciptakan nilai.

6. Rencanakan perjalanan sebelum memulai

Setiap transformasi yang berhasil adalah perjalanan bertahap, seperti halnya memperkenalkan teknologi baru. Modernisasi sistem Anda dapat membantu Anda melakukan hal serupa. Setelah menetapkan arah berdasarkan nilai pelanggan, Anda sekarang merencanakan peta jalan untuk pengenalan teknologi, yaitu urutan pencapaian yang dapat Anda harapkan di sepanjang jalan. Misalnya, Anda dapat memperkenalkan kemampuan berbasis cloud lebih awal, sehingga dapat digunakan untuk inisiatif lain. Atau Anda mungkin perlu memodernisasi beberapa sistem lama sebagai prasyarat untuk meningkatkan waktu ke pasar untuk peluncuran produk.

7. Pilih mitra Anda dengan hati-hati

Teknologi baru adalah kunci masa depan perusahaan Anda. Karena itu, jangan perlakukan modernisasi sebagai peristiwa transaksional. Saat memilih mitra jangka panjang, lakukan uji tuntas Anda. Tujuannya adalah untuk menemukan perusahaan yang dapat memberikan keuntungan bersama dan dengannya Anda dapat mengembangkan hubungan kerja yang melibatkan komitmen bersama dan kolaborasi kreatif serta harga yang baik.

Jika Anda tidak melakukannya dengan benar, tidak hanya proyek dapat gagal, tetapi biaya peralihan bisa sangat besar. Oleh karena itu, gunakan cara-cara informal maupun formal untuk mengumpulkan informasi. Carilah perusahaan yang nilai-nilainya Anda bagikan dan kepemimpinannya terbukti dapat dipercaya. Evaluasi kredibilitas pekerjaan mereka dengan melihat sistem teknologi yang mereka bangun sendiri. Pikirkan tentang seberapa baik sistem tersebut mendukung kemampuan khas mereka sendiri, terutama yang akan menguntungkan Anda sebagai pelanggan mereka.

Jika Anda memerlukan bantuan dengan strategi digital Anda, jangan ragu untuk menghubungi kami.