Manajemen Tenaga Kerja Jarak Jauh: Mengapa Perusahaan Membutuhkan Kantor yang Fleksibel?

Praktik kantor yang fleksibel juga sudah ada di masa lalu, tetapi manajemen tenaga kerja hibrida membutuhkan strategi dan teknologi yang lengkap untuk berdiri lebih kuat dari sebelumnya.

Pascapandemi, ketika ekonomi global sedang terbalik, ada urgensi yang semakin besar untuk memangkas biaya operasional. Untuk bertahan di pasar, itu hanya mungkin untuk mengurangi biaya pada sumber daya perusahaan. Namun, bisnis harus mendorong batas mereka untuk mencapai efisiensi dalam pertumbuhan pekerjaan hibrida yang tiba-tiba di setiap industri.

Apa itu kerja fleksibel?

Dibandingkan dengan kerja tradisional di mana jam shift tetap, kerja fleksibel atau pengaturan kerja hybrid di sisi lain menawarkan fleksibilitas dalam jam kerja dan lokasi. Pekerjaan hibrida memberi pekerja jarak jauh kesempatan untuk bekerja dari lokasi mana pun di dunia. Ini menyajikan lingkungan bahwa pekerja jarak jauh dapat berkembang hanya dengan laptop dan konektivitas internet yang andal.

Meskipun kemajuan teknologi telah memungkinkan pekerja jarak jauh untuk mengadakan rapat virtual, menyimpan data di cloud atau perangkat lunak basis pengetahuan internal, dan banyak lagi. Namun, manajemen tenaga kerja hibrida tidak mungkin dilakukan tanpa alat pelacak produktivitas karyawan. Hal ini memungkinkan jalur untuk melacak jam kerja karyawan yang akurat, memantau perilaku kinerja mereka, dan menjaga keamanan data dengan memasukkan akses daftar hitam ke situs web dan aplikasi. Mari kita lihat gambaran umum tentang kerja fleksibel dan manfaat yang ditawarkannya:

5 Manfaat yang ditawarkan kerja fleksibel

1. Peningkatan Produktivitas

Kerja jarak jauh memungkinkan peningkatan produktivitas pekerja jarak jauh. Sekarang, mereka dapat memiliki keseimbangan kehidupan kerja yang lebih baik. Mereka dapat menghabiskan waktu berkualitas dengan keluarga mereka, mengurus pekerjaan rumah tangga dan mengontrol waktu mereka untuk mengatur jadwal mereka. Mereka menghemat waktu dalam perjalanan sehari-hari yang memberi mereka banyak kesempatan untuk mengatur waktu mereka secara efektif.

Karena ini, tingkat motivasi mereka naik. Mereka memiliki keterlibatan yang lebih baik dengan rekan dan kolega mereka melalui interaksi di Zoom atau platform lain.

Bahkan jika mereka bekerja di lokasi terpencil, dengan alat kolaborasi jarak jauh, alat obrolan langsung terintegrasi, dll., mereka dapat merasa terhubung dengan organisasi. Melalui pelatihan online dan pertemuan berkala dengan manajer mereka, para pekerja mendapatkan kesempatan untuk menerima umpan balik yang konstan.

2. Akses ke talenta terbaik dari kumpulan global

Bekerja fleksibel memberikan akses ke kumpulan sumber daya berbakat dalam skala global yang terbatas dalam pekerjaan tradisional. Perusahaan mendapatkan banyak karena dimasukkannya keragaman dalam budaya kerja mereka. Ide-ide baru dan solusi out-of-the-box berkontribusi pada produktivitas dan profitabilitas organisasi. Ini memastikan retensi karyawan untuk waktu yang cukup lama.

3. Menghemat infrastruktur perusahaan

Dengan kerja yang fleksibel, telah terjadi pengurangan biaya sewa gedung perkantoran. Tekanan terhadap permintaan furnitur ergonomis juga berkurang, biaya listrik, keamanan, dan biaya logistik untuk transportasi karyawan melalui transportasi perusahaan.

4. Pengurangan stres dan kelelahan

Anda dapat menghilangkan stres, kelelahan, dan kerepotan umum dalam perjalanan sehari-hari dengan kantor yang fleksibel. Ini memberi karyawan waktu ekstra yang dapat mereka gunakan untuk kegiatan lain. Kelelahan atau tekanan kerja berkurang karena kerja fleksibel menawarkan untuk memilih dan mempertahankan jadwal sesuai pilihan mereka sendiri.

5. Keseimbangan kehidupan kerja yang lebih baik

Seorang pekerja jarak jauh saat melaksanakan tugasnya juga mendapat kesempatan untuk menjaga keluarga mereka dan mengerjakan pekerjaan rumah tangga yang terkadang mendesak. Mereka dapat menghabiskan waktu berkualitas dengan keluarga mereka dan juga dapat melakukan tugas mereka tanpa terpengaruh oleh tugas kantor. Ini dapat dicapai dengan menggunakan alat kecerdasan buatan yang, bagi banyak organisasi, bertindak sebagai solusi untuk bekerja dari rumah.

Alat seperti perangkat lunak pemantau aktivitas pengguna memberikan waktu aktif dan tidak aktif setiap pengguna kepada supervisor. Pekerja dapat mengambil istirahat tertentu untuk menyegarkan dan mengisi ulang diri mereka sendiri. Semua ini dilakukan dengan supervisor tracking yang juga dapat digunakan untuk meningkatkan produktivitas karyawan selama bekerja jarak jauh.

Bagaimana perusahaan dapat memasukkan kerja fleksibel dalam pengaturan mereka?

Kerja fleksibel mendapatkan penerimaan oleh sejumlah besar perusahaan. Tren ini terus dalam skala yang meningkat. Ada beberapa keuntungan yang melekat padanya seperti biaya operasi yang lebih rendah, pengurangan karyawan yang rendah, motivasi dan keterlibatan karyawan yang lebih tinggi, akses yang lebih besar ke kumpulan bakat. Namun, jika implementasinya tidak dilakukan dengan baik dan dikomunikasikan, maka model ini tidak akan berjalan dengan baik bagi organisasi dan karyawan jarak jauh tidak akan produktif.

Berikut adalah beberapa cara di mana kantor yang fleksibel dapat bekerja dalam pengaturan organisasi:

Perencanaan yang tepat dan implementasinya

Perencanaan yang tepat adalah kunci keberhasilan untuk tugas apa pun. Demikian pula, manajemen harus memiliki rencana rinci untuk pelaksanaan kerja fleksibel. Ini termasuk perencanaan migrasi dari kantor tetap ke kantor fleksibel. Rencana ini harus bebas dari celah dengan akses komunikasi. Tawarkan kejelasan kepada semua karyawan tentang niat manajemen untuk migrasi ini.

Komunikasi yang efektif di seluruh organisasi

Untuk membuat pekerja fleksibel menjadi produktif, saluran komunikasi yang efektif adalah kuncinya. Selain pertemuan online virtual, juga harus ada interaksi berkala antara manajer dan kelompok karyawan. Manajer harus berbicara dengan karyawan dan mendapatkan pembaruan tentang kinerja dan rencana mereka saat ini. Mengintegrasikan alat obrolan langsung dan perangkat lunak pelacakan produktivitas dapat berguna dalam mendorong komunikasi dan kolaborasi.

Pelatihan dan pembelajaran agen

Latih pemimpin dan manajer tim dalam proses migrasi dari kantor tetap ke kantor fleksibel. Bagaimanapun, kesuksesan terletak pada manajemen dan kontrol yang efektif dari pekerja jarak jauh. Untuk memastikan produktivitas dari mereka, perlu untuk mengkomunikasikan harapan perusahaan dari mereka. Ini akan mendorong mereka untuk berkomitmen pada target yang dapat dicapai dan terukur setiap hari. Ingat, dalam kerja jarak jauh, pekerja jauh dari disiplin jadwal kerja yang ditetapkan.

Aktifkan perangkat lunak pemantauan kerja dari rumah

Sebelum meluncurkan migrasi untuk seluruh perusahaan, lakukan dalam skala awal. Perangkat lunak pemantauan karyawan untuk tim jarak jauh memberi manajemen kesempatan untuk menghilangkan kemacetan. Terutama pada saat penerapan kerja fleksibel. Dengan demikian, mereka dapat mengetahui cara mengelola pekerja jarak jauh dengan benar. Hilangkan hambatan seperti itu dengan menggunakan perangkat lunak pemantauan kerja dari rumah untuk memudahkan proses bagi perusahaan dan juga karyawan.

Kesimpulan

Tak perlu dikatakan, kantor yang fleksibel akan terus bertahan untuk waktu yang lebih lama. Karena perubahan mungkin menjadi permanen, perusahaan sekarang harus lebih paham teknologi. Sambil juga memastikan kelangsungan operasi di masa sekarang, dan relevan serta siap teknologi untuk masa depan. Dalam hal ini, perangkat lunak pelacakan produktivitas sudah muncul sebagai bagian dari normal baru di seluruh organisasi global.