إدارة القوى العاملة عن بعد: لماذا تحتاج الشركات إلى مكتب مرن؟

كانت الممارسة المكتبية المرنة موجودة في الماضي أيضًا ، لكن إدارة القوى العاملة المختلطة تحتاج إلى استراتيجية وتكنولوجيا كاملة لتقف أقوى من أي وقت مضى.

في أعقاب الوباء ، عندما كان الاقتصاد العالمي مقلوبًا ، كانت هناك حاجة ملحة لخفض التكاليف التشغيلية. للبقاء في السوق ، كان من الممكن فقط تقليل التكاليف على موارد الشركة. ومع ذلك ، كان على الشركات دفع حدودها لتحقيق الكفاءة في النمو المفاجئ للعمل الهجين في كل صناعة.

ما هو العمل المرن؟

بالمقارنة مع العمل التقليدي حيث تكون ساعات العمل ثابتة ، فإن إعداد العمل المرن أو العمل المختلط على الجانب الآخر يوفر المرونة في ساعات العمل والمواقع. يمنح العمل الهجين العمال عن بعد فرصة للعمل من أي مكان في العالم. إنه يقدم البيئة التي لا يمكن للعمال عن بعد أن يزدهروا فيها إلا من خلال أجهزة الكمبيوتر المحمولة والاتصال الموثوق بالإنترنت.

على الرغم من التطورات التكنولوجية التي جعلت من الممكن للعاملين عن بُعد عقد اجتماعات افتراضية وتخزين البيانات في السحابة أو أي برنامج قاعدة معارف داخلية وغير ذلك الكثير. ومع ذلك ، فإن إدارة القوى العاملة المختلطة غير ممكنة بدون أداة تتبع إنتاجية الموظف. يتيح ذلك للمسار تتبع ساعات عمل الموظفين بدقة ، ومراقبة سلوك أدائهم ، والحفاظ على أمان البيانات عن طريق وضع قائمة سوداء بالوصول إلى مواقع الويب والتطبيقات. دعنا نلقي نظرة عامة على العمل المرن والمزايا التي يوفرها:

5 فوائد يقدمها العمل المرن

1. زيادة الإنتاجية

يتيح العمل عن بُعد زيادة إنتاجية العمال عن بُعد. الآن ، يمكنهم الحصول على توازن أفضل بين العمل والحياة. يمكنهم قضاء وقت ممتع مع عائلاتهم ، والاهتمام بالأعمال المنزلية والتحكم في وقتهم لترتيب جدولهم الزمني. إنهم يوفرون الوقت في التنقل اليومي مما يمنحهم فرصة كبيرة لإدارة وقتهم بفعالية.

نتيجة لهذا ، فإن مستوى تحفيزهم مرتفع. لديهم تفاعل أفضل مع أقرانهم وزملائهم من خلال التفاعل على Zoom أو منصات أخرى.

حتى إذا كانوا يعملون في مواقع بعيدة ، باستخدام أدوات التعاون عن بُعد ، وأدوات الدردشة الحية المتكاملة ، وما إلى ذلك ، فيمكنهم الشعور بالاتصال بالمؤسسة. من خلال التدريب عبر الإنترنت والاجتماعات الدورية مع مديريهم ، يحصل العمال على فرصة لتلقي ملاحظات مستمرة.

2. الوصول إلى أفضل المواهب من المجمع العالمي

يتيح العمل المرن الوصول إلى مجموعة موهوبة من الموارد على نطاق عالمي والتي كانت محدودة في العمل التقليدي. تكسب الشركات الكثير بسبب إدراجها للتنوع في ثقافة عملها. تساهم الأفكار الجديدة والحلول الجاهزة في إنتاجية المؤسسات وربحيتها. هذا يضمن الاحتفاظ بالموظفين لفترة طويلة.

3. وفر على البنية التحتية للشركة

بفضل مرونة العمل ، حدث انخفاض في تكلفة الإيجار لمبنى إداري. هناك أيضًا ضغط منخفض على الطلب على الأثاث المريح ، والنفقات على الكهرباء ، والأمن ، والتكلفة اللوجستية لنقل الموظفين من خلال نقل الشركة.

4. الحد من الإجهاد والإنهاك

يمكنك التخلص من التوتر والإرهاق والمتاعب الشائعة في التنقل اليومي من خلال مكتب مرن. يمنح هذا الموظفين وقتًا إضافيًا يمكنهم استخدامه في أنشطة أخرى. يتم تقليل التعب أو ضغط العمل مع عروض عمل مرنة لاختيار الجدول الزمني والحفاظ عليه وفقًا لاختياراتهم الخاصة.

5. توازن أفضل بين العمل والحياة

يحصل العامل عن بعد أثناء أداء واجباته أيضًا على فرصة لرعاية أسرته والقيام بالأعمال المنزلية التي قد تكون عاجلة في بعض الأحيان. إنهم قادرون على قضاء وقت ممتع مع عائلاتهم وأيضًا قادرين على أداء واجباتهم دون أن تتأثر مهام المكتب. يمكن تحقيق ذلك من خلال استخدام أدوات الذكاء الاصطناعي التي ، بالنسبة للعديد من المنظمات ، تعمل كحل للعمل من المنزل.

توفر أدوات مثل برنامج مراقبة نشاط المستخدم وقتًا نشطًا وخاملًا لكل مستخدم للمشرف. يمكن للعامل أن يأخذ فترات راحة معينة لتحديث وإعادة شحن نفسه. يتم كل هذا من خلال تتبع المشرف والذي يمكن استخدامه أيضًا لتحسين إنتاجية الموظف أثناء العمل عن بُعد.

كيف يمكن للشركات تضمين العمل المرن في إعدادها؟

يحظى العمل المرن بقبول عدد كبير من الشركات. لا يزال هذا الاتجاه على نطاق متزايد. هناك بعض المزايا الكامنة في ذلك مثل انخفاض تكلفة العمليات ، وانخفاض تناقص الموظفين ، وزيادة تحفيز الموظفين والمشاركة ، وزيادة الوصول إلى مجموعة من المواهب. ولكن ، إذا لم يتم التنفيذ بشكل صحيح والإبلاغ عنه ، فلن يعمل هذا النموذج جيدًا للمؤسسة ولن يكون الموظفون عن بُعد منتجين.

فيما يلي بعض الطرق التي يمكن من خلالها للمكتب المرن العمل في إعداد المنظمة:

التخطيط السليم وتنفيذه

التخطيط السليم هو مفتاح النجاح في أي مهمة. وبالمثل ، يجب أن يكون لدى الإدارة خطة مفصلة لتنفيذ العمل المرن. وهذا يشمل التخطيط للانتقال من مكتب ثابت إلى مكتب مرن. يجب أن تكون هذه الخطة خالية من الثغرات مع الوصول إلى الاتصال. قدم الوضوح لجميع الموظفين حول نية الإدارة لهذا الترحيل.

التواصل الفعال عبر المنظمة

لجعل العمال المرنين منتجين ، فإن قنوات الاتصال الفعالة هي المفتاح. إلى جانب الاجتماعات الافتراضية عبر الإنترنت ، يجب أن تكون هناك أيضًا تفاعلات دورية بين المديرين ومجموعات الموظفين. يجب على المديرين التحدث إلى الموظفين والحصول على تحديثات حول أدائهم الحالي وخططهم. يمكن أن يكون دمج أدوات الدردشة الحية وبرامج تتبع الإنتاجية مفيدًا في تعزيز التواصل والتعاون.

تدريب وتعليم الوكلاء

تدريب قادة الفرق والمديرين في عملية الانتقال من مكتب ثابت إلى مكتب مرن. بعد كل شيء ، يكمن النجاح في الإدارة الفعالة والتحكم في العمال عن بعد. لضمان الإنتاجية منهم ، من الضروري توصيل توقعات الشركة منهم. سيشجعهم ذلك على الالتزام بأهداف قابلة للتحقيق وقابلة للقياس على أساس يومي. تذكر ، في العمل عن بعد ، يكون العمال بعيدين عن الانضباط في جداول العمل المحددة.

تفعيل برنامج مراقبة العمل من المنزل

قبل طرح الترحيل للشركة بأكملها ، قم بذلك على نطاق أولي. يمنح برنامج مراقبة الموظفين للفرق البعيدة الإدارة فرصة لإزالة الاختناقات. خاصة أثناء تنفيذ العمل المرن. وبالتالي ، يمكنهم معرفة كيفية إدارة العمال عن بعد بشكل صحيح. تخلص من حواجز الطرق هذه باستخدام برنامج مراقبة العمل من المنزل لتسهيل العملية على الشركات والموظفين على حدٍ سواء.

خاتمة

وغني عن القول أن المكتب المرن سيستمر في البقاء لفترة أطول بكثير. نظرًا لأن التغيير قد يصبح دائمًا ، يجب أن تكون الشركات الآن أكثر ذكاءً من الناحية التقنية. مع ضمان استمرارية العمليات في الوقت الحاضر ، وكونها ذات صلة وجاهزة للتكنولوجيا للمستقبل. لهذا الأمر ، تظهر برامج تتبع الإنتاجية بالفعل كجزء من الوضع الطبيعي الجديد عبر المنظمات العالمية.