新しいCRMシステムへの移行を成功させるための20の重要なヒント
公開: 2021-03-01新興企業から企業まで、さまざまなクライアントに対応しています。一部の中小企業は依然としてスプレッドシートを使用して連絡先や販売タスクを追跡していますが、ほとんどの企業には顧客関係管理（CRM）システムがあります。 そして最終的には、すべてのブランドが新しいブランドへの移行を望んでいるか、または必要としています。
企業は多くの理由でCRMを切り替えます。より多くの機能、さまざまな機能、他のツールとのさまざまな統合が必要な場合、または新しい営業担当副社長が特に1つのツールを気に入っている場合です。
CRMを切り替える理由はクライアントごとに異なりますが、切り替えを検討している場合は、プロセスをスムーズに進めるために留意する必要のある重要な考慮事項とヒントがいくつかあります。
ここにいくつかのポインタがあります：
1.あなたの新しいCRMの選択
最初に考慮すべきことは、どのCRMに移行するかです。
Salesforceから、Nimble、SugarCRMなどの小規模な専用CRMまで、さまざまな選択肢があります。 HubSpotやInfustionsoftなどのマーケティングプラットフォームCRMもあります。
あなたが検討しているどのようなシステム、心の中でこれらのノートを保ちます：
- 現在のCRMの何が問題になっていますか？ 新しいCRMは、現在のCRMで発生している問題を解決するはずです。
- 統合-どのソフトウェアと連携する必要がありますか？ 連絡先は両方向を同期する必要があるため、電子メールマーケティングソフトウェアが最大のものです。 また、CPQソフトウェアは、PandaDocなどのツールとの強力な統合により、見積もりの作成にかかる時間を短縮できると考えてください。
- データの同期-CRMが何を処理する必要があるかを理解したら、データを同期する方法を理解する必要があります。 多くのツールはZapierのようなサードパーティに依存しており、これは、別のプラットフォームと統合することを宣伝するツールとして混乱する可能性があります。 それに入ると、同期はネイティブではなく、データ同期のためのさらに別のツールを起動する時間と費用が必要であることがわかります。
- 予算-CRMの費用はいくらですか？ これは、多くの中小企業にとって重要な制限要因です。 CRMは多くの場合、より高度な機能をより高い価格帯に結び付けます。 価格や必要な機能に影響を与える可能性のある、連絡先の数や1か月に送信できるメールの数など、価格階層の制限を確認してください。
- 成長-予算と機能を把握したら、次の24か月の成長を検討します（多くのツールは毎年請求されるため）。 連絡先をいくつ追加しますか？ 何通のメールを送信しますか？ ビジネスの成功により、新しい価格帯にジャンプする可能性があります。
- 使いやすさ-どのツールを購入しても、チームはより良くなるはずです。 無料および有料のオンボーディングトレーニングオプションを検討して、スタッフを強化してください。 購入する前にチームメンバーにツールを使用してもらい、ツールが簡単で直感的かどうかを確認してください。
- トレーニングとオンボーディング-営業チームは新しい営業ソフトウェアを学ぶ必要があります-営業チームをスピードアップするために必要なトレーニングオプションとツールを備えたツールを選択してください。
プロセスを順調に進めるための追加のヒントを次に示します。
- エクストラを見る-ツールは、強化された調査、リストやデータへのアクセス、自動化などの追加機能などのエクストラを提供する場合があります。 それらのいずれかがチームに重要な価値を追加するかどうかを確認します。
- 支払った金額を使用する-CRMが使用しない新機能を含むより高い価格帯に支払う場合は、その機能を実装して使用を開始することを優先します。 多くの場合、企業は機能にお金を払うでしょうが、毎日の作業負荷のためにそれを実装するのに数ヶ月かかります。 それはお金の無駄です。
- ユーザーフォーラムとサポートフォーラムに参加する-CRMの選択に近づいたら、サポートフォーラムとユーザーグループに参加します。 使用する予定のツールソフトウェア、および実装する予定の機能と統合する際の問題を探します。 目的の構成について質問します。 これは、機能がうまく動作している場合、およびCRMは強力なサポートを持っている場合、あなたが把握するのに役立ちます。
そして、これらは見過ごされがちな重要な要素であり、長期的にはコストがかかる可能性があります。
- 価格設定、制限、および階層を徹底的に確認します-これには、価格階層で設定された制限を超えるためのポリシーが含まれます。 制限を超えることができない場合もあれば、制限を増やすために料金を支払う必要がある場合もあります。 制限を超えると、自動的に新しい料金階層に引き上げられ、すぐに請求されます。 電子メール送信や見込み客の調査などの機能使用のピークが請求にどのように影響するかを検討し、その計画を立てます。
- 他のツールの価格への影響を考慮してください-電子メールマーケティングツールやCPQソフトウェアなどの他のツールとデータを統合および共有すると、それらのツールの価格が上がる可能性があります。 たとえば、HubSpotは、データベース内の連絡先の数に基づいて課金します。 HubSpotマーケティングスイートに見込み客とリードしかない場合は、CRMから20,000件の連絡先をインポートすると、マーケティングスイートの価格が急上昇します。
2.無料トライアルを使用してテスト、テスト、テスト
ほとんどのCRMは、無料の試用期間を提供しています。 これを使って。 機能と使いやすさをテストするために使用するだけでなく、無料試用期間を使用して移行をテストします。 これにより、移行がどれほど簡単か難しいかがわかり、インポート後にデータがどのように表示されるかがわかります。
これを十分に強調することはできません。無料試用期間を使用してCRMを評価する方法を計画してください。 次のようなチェック事項のリストを作成する必要があります。
- 連絡先のインポート
- 新しいCRMでのデータの表示
- 使用する他のツールとの同期
- 統合機能
- 営業チームが実行する毎日の営業タスク
- セールスマネージャーによって実行される監視タスク。
いくつかの追加のヒント
新しいCRMをテストする際の最大の障壁の1つは、必要な時間と営業チームのメンバーへの報酬の影響です。
営業チームのメンバーは通常、手数料体系によって報酬が支払われます。そのため、新しいソフトウェアをテストするために営業を行うのに時間がかかるので、時間をかけたくありません。
ブランドは、実装前にこのテストの価値と利点を認識する必要があります。 方程式は単純です。チームが使いにくいものを購入すると、売上が減少する可能性があります。 チームに適したものを購入すると、売り上げが増える可能性があります。 営業チームにテストを行うように促すことで、このテストに投資します。
簡単な方法の1つは、テスト中に営業担当者にコミッションを支払うことです。 無料トライアルは2週間かかることが多いため、トライアル期間中のテストには販売チームの時間の半分を割り当てます。 過去3か月間の毎週のコミッションを平均し、販売テスト中に毎週の半分のコミッションを支払うことで、失われた報酬に対処します。
3.データのクリーンアップ
データのクリーンアップは、CRM移行プロセスの重要なステップであると考えています。 データベースから古い連絡先を保存してアーカイブします。
古い連絡先とは何ですか？ それは各ビジネス次第です。3回以上の販売サイクルで非アクティブになっている連絡先から話し合いを開始します。 したがって、12か月の販売サイクルがある場合、それは3年です。
古い連絡先を削除すると、より低い価格帯を選択できるようになるため、コストを削減できる可能性があります。 また、インポートするデータが少なくなるため、移行プロセスが高速化されます。移行後は、連絡先やメーリングリストをナビゲートしやすくなります。
- 連絡先情報をCSVでアーカイブする-連絡先をCRMから削除しますが、生活からは削除しません。 万が一に備えて、すべての連絡先の完全なコピーをエクスポートしてCSVファイルに保存してください。
- 会社の記録を保持する-CRMから会社を削除しないでください。
- 連絡先をCSVにアーカイブしたことをCRMに記録する-会社のすべての連絡先を削除する場合は、連絡先レコードを1つ作成するか、会社のレコードに連絡先をCSVファイルにアーカイブしたことを示すメモを作成します。 これにより、営業チームは、会社が再びアクティブになった場合にCSVを確認するように通知されます。
- アーカイブする前に連絡先に連絡する-連絡先に電話してメールを送信し、メーリングリストと連絡先リストに残りたいかどうかを確認します。 これにより、無効になった連絡先が特定され、メーリングリストから削除すると、受信トレイの配信可能性も向上します。 これは、休眠中の連絡先に再度連絡する絶好の機会でもあります。
- 識別の自動化-自動化ツールがある場合は、それらを使用して、古いものとして識別するパラメーターを満たす連絡先を見つけます。
- ExcelまたはGoogleスプレッドシートを使いこなす-データのクリーンアップを行う場合は、おそらくExcelまたはGoogleスプレッドシートで行うことになります。 プロセスのこの部分は、非常に時間がかかる場合があります-または非常に簡単です。 スプレッドシートのデータの操作についてよく知っているほど、プロセスのこの部分は速くなります。 役立つリンクは次のとおりです。
トランプエクセルからエクセルスプレッドシートのデータをきれいにする10の非常にきちんとした方法
Officeサポートチームからデータをクリーンアップするためのトップ10の方法。
Excelでデータをクリーンアップする50の方法とExceldashboards.comからの無料のアドイン
XLTools.netの有料ツールであるデータクリーニングアドイン。
- インターンを雇う-一部のデータは入力が不十分なため、人間がクリーンアップする必要があります。 この場合、インターンを雇うことが最善の策かもしれません。
- 作業の確認-自動化、アドイン、または手動のいずれで行われた場合でも、営業マネージャーと営業チームは作業を確認して、移行する必要のあるすべての連絡先とアカウントがまだ存在し、有効であることを確認する必要があります。 作業を分割し、チームメンバーとマネージャーに自分が担当するアカウントを確認してもらいます。 連絡先が移行ファイルから誤って削除されたために、新しいCRMに移動した後は、フォローアップを見逃したくないでしょう。
4.過去の電子メール移行
一部のCRMの最も優れた機能の1つは、連絡先レコードへの電子メールの統合です。 多くのCRMは、電子メールメッセージを連絡先レコードに取り込み、通信履歴を簡単に確認できるようにします。 現在のCRMまたは新しいCRMがこれをサポートしている場合、それは営業チームが最初に求めるものの1つです。
この機能をサポートするほとんどのCRMには、連絡先ごとにメッセージをCRMに取り込む電子メールコネクタがあります。 多くの場合、接続を確立した時点からしか電子メールを移動できませんが、営業チームのメンバーは、当然のことながら、継続性のために以前のCRMからの履歴電子メールを保持したいと思うでしょう。
多くのツールは、CRMの過去の電子メール移行に特化しています。 たとえば、threads.cloudは、履歴メールをHubSpotCRMに移行できます。 過去の移行が要件のリストに含まれている場合は、それを別の調査項目として追加します。 多くの場合、サードパーティのツールが必要であり、料金がかかる場合があります。 移行ツールと価格設定がどのように機能するかを必ず理解してください。
- 安全に保管するために、常にメールをアーカイブしてください-古いCRMまたは営業チームの受信トレイからアーカイブしてください。
- 非連絡先の電子メールは移行できない場合があります-多くの過去の電子メール移行ツールは、営業担当者の受信トレイを調べ、連絡先に関連付けられたメッセージをCRMにコピーすることで機能します。 これは、[メール保護]との間で送受信されるすべてのメールを取得するのに最適です。ただし、エイミーが内部ソフトウェアを使用してRPFを生成したり、入札を落札したり、契約を送信したりする場合、これらのメールは連絡先のないメールアドレスから送信される可能性があります。 [メール保護]や[メール保護]などに関連付けられているこれらのメールは移行されない場合があります。 テスト移行を実行して、移行される電子メールと移行されない電子メールを確認します。
5.連絡先の同期
Acton、HubSpot、Infustionsoft、Marketoなど、それぞれ販売ツールとメールマーケティングツールを組み合わせた統合販売およびマーケティングプラットフォームを使用している場合を除き、CRMとメールマーケティングの間で連絡先の作成と更新を同期する必要があります。ツール。
ZapierやPiesyncなど、連絡先の同期を実行するためのツールはたくさんあります。 各CRMには、いくつかの組み込みの同期機能、または推奨されるサードパーティツールが含まれている場合があります。 新しいCRMを決定する前に、必ず同期をテストしてテストしてください。
考えてみましょう：
- 同期ツールのセットアップとメンテナンス-質問をします。 一度セットアップすると「正常に機能」しますか、それとも継続的なメンテナンスが必要ですか？ 新しいIT担当者は、離職した場合に簡単に引き継ぐことができますか？
- 同期の方向-変更はCRMからEメールマーケティングソフトウェアにのみ行われるのでしょうか、それとも双方向で行う必要があるのでしょうか？ 答えが何であれ、それをテストしてください。
- 同期のタイミング-連絡先を同期する必要がある頻度はどれくらいですか？ これは、リード生成オファーの履行、および電子メールマーケティングキャンペーンを実行する機能に影響を与える可能性があります。 必要に応じて同期できるツールを選択してください。
- コスト-一部の同期ツールは無料で、一部は有料です。 多くは、料金ベースになることができる無料バージョンを提供しています。 同期ソフトウェアのコストを予算に含めます。
CRMの移行は、ブランドの成長に必要なタスクです。 この記事のガイドラインとヒントを使用して、成功を達成し、混乱を最小限に抑え、新しいCRMのメリットを最大化します。