새로운 CRM 시스템으로의 성공적인 마이그레이션을위한 20 가지 핵심 팁

게시 됨: 2021-03-01

우리는 신생 기업에서 기업에 이르기까지 다양한 고객을 다루며 일부 소규모 기업은 여전히 스프레드 시트를 사용하여 연락처 및 영업 작업을 추적하지만 대부분의 기업은 고객 관계 관리 (CRM) 시스템을 갖추고 있습니다. 그리고 결국 모든 브랜드는 새로운 브랜드로 이동하기를 원하거나 필요로합니다.

회사는 많은 이유로 CRM을 전환합니다. 더 많은 기능, 다른 기능, 다른 도구와의 다른 통합을 원하거나 새로운 영업 부사장이 특히 하나의 도구를 좋아합니다.

CRM을 전환하는 이유는 모든 고객에게 고유하지만 전환을 고려하는 경우 프로세스가 원활하게 진행되도록하기 위해 염두에 두어야 할 몇 가지 주요 고려 사항과 팁이 있습니다.

다음은 몇 가지 지침입니다.

1. 새로운 CRM을 선택

가장 먼저 고려해야 할 사항은 어떤 CRM으로 마이그레이션 할 것인가입니다.

Salesforce에서 Nimble, SugarCRM 등과 같은 소규모 전용 CRM에 이르기까지 다양한 선택 사항이 있습니다. HubSpot 또는 Infustionsoft와 같은 마케팅 플랫폼 CRM도 있습니다.

당신이 고려하고 무엇이든 시스템, 마음에 이러한 사항을 계속 :

현재 CRM에 어떤 문제가 있습니까? 새로운 CRM은 현재 CRM에서 겪고있는 문제를 해결해야합니다.
통합- 함께 작동하려면 어떤 소프트웨어가 필요합니까? 이메일 마케팅 소프트웨어는 연락처가 양방향을 동기화해야하기 때문에 가장 큰 소프트웨어입니다. 또한 PandaDoc과 같은 도구와의 강력한 통합으로 견적 작성 시간을 줄일 수 있으므로 CPQ 소프트웨어를 고려하십시오.
데이터 동기화-CRM이 무엇을 사용해야하는지 파악한 후에는 데이터를 동기화하는 방법을 파악해야합니다. 많은 도구가 Zapier와 같은 타사에 의존하며 다른 플랫폼과 통합된다는 것을 종종 광고하는 도구로 혼동 될 수 있습니다. 일단 시작하면 동기화가 기본이 아니며 데이터 동기화를위한 또 다른 도구를 가동하는 데 시간과 비용이 필요하다는 것을 알게됩니다.
예산 -CRM 비용은 얼마입니까? 이것은 많은 중소기업의 주요 제한 요소입니다. CRM은 종종 더 많은 고급 기능을 더 높은 가격 책정 계층에 연결합니다. 가격이나 필요한 기능에 영향을 줄 수있는 연락처 수 또는 월별 보낼 수있는 이메일 수와 같은 가격 책정 계층에 대한 제한 사항을 살펴보십시오.
성장- 예산과 기능을 파악한 후에는 향후 24 개월 동안의 성장을 고려하십시오 (많은 도구가 매년 청구되므로). 얼마나 많은 연락처를 추가 할 예정입니까? 얼마나 많은 이메일을 보내시겠습니까? 비즈니스 성공으로 인해 새로운 가격 책정 단계로 이동할 수 있습니다.
사용 용이성- 어떤 도구를 구입하든 팀을 개선해야합니다. 무료 및 유료 온 보딩 교육 옵션을 확인하여 직원을 늘리십시오. 구매하기 전에 팀원이 도구를 사용하여 쉽고 직관적인지 확인하십시오.
교육 및 온 보딩- 영업 팀은 새로운 영업 소프트웨어를 배워야합니다. 영업 팀의 속도를 높이는 데 필요한 교육 옵션과 도구가있는 도구를 선택하십시오.

다음은 프로세스를 추적하기위한 몇 가지 추가 팁입니다.

추가 기능 살펴보기- 도구는 향상된 잠재 고객 발굴, 목록 또는 데이터에 대한 액세스 또는 자동화와 같은 추가 기능과 같은 추가 기능을 제공 할 수 있습니다. 그들 중 하나가 팀에 중요한 가치를 추가하는지 확인하십시오.
지불 한만큼 사용-CRM에서 사용하지 않는 새로운 기능이 포함 된 더 높은 가격 책정 계층에 대해 지불하는 경우 해당 기능을 구현하고 사용하는 것이 우선 순위가됩니다. 종종 회사는 기능에 대해 비용을 지불하지만 일일 작업량으로 인해 구현하는 데 몇 달이 걸립니다. 그것은 단지 돈 낭비입니다.
사용자 및 지원 포럼에 참여-CRM 을 선택하는 데 가까워지면 지원 포럼 및 사용자 그룹에 참여하십시오. 사용하려는 도구 소프트웨어 및 구현하려는 기능과 통합되는 문제를 찾으십시오. 의도 한 구성에 대해 질문하십시오. 이 기능은 잘 작동 여부를 알아내는 데 도움이됩니다, 그리고 CRM은 강력한 지원이있는 경우.

그리고 다음은 종종 간과되는 핵심 요소이며 장기적으로 비용이 발생할 수 있습니다.

가격, 한도 및 계층을 철저히 검토합니다. 여기에는 가격 책정 계층에 설정된 한도를 초과하는 정책이 포함됩니다. 한도를 초과 할 수없는 경우도 있고 한도를 높이기 위해 비용을 지불해야하는 경우도 있습니다. 한도를 초과하면 자동으로 새 가격 책정 단계로 올라가 즉시 청구됩니다. 이메일 전송 또는 잠재 고객 조사와 같은 기능 사용량의 최고치가 청구 및 계획에 어떤 영향을 미칠 수 있는지 고려하십시오.
다른 도구의 가격에 미치는 영향 고려- 이메일 마케팅 도구 또는 CPQ 소프트웨어와 같은 다른 도구와 데이터를 통합하고 공유하면 해당 도구의 가격이 상승 할 수 있습니다. 예를 들어 HubSpot은 데이터베이스의 연락처 수에 따라 요금을 부과합니다. HubSpot 마케팅 제품군에 잠재 고객과 리드 만있는 경우 CRM에서 20,000 개의 연락처를 가져 오면 마케팅 제품군 가격이 상승합니다.

2. 무료 평가판을 사용하여 테스트, 테스트, 테스트

대부분의 CRM은 무료 평가판을 제공합니다. 사용해. 기능과 사용 편의성을 테스트하는 데 사용하지만 무료 평가판 기간을 사용하여 마이그레이션을 테스트 할 수도 있습니다. 이것은 마이그레이션이 얼마나 쉬운 지 또는 어려운지를 보여주고 데이터를 가져온 후 어떻게 보이는지 보여줄 것입니다.

이 점을 충분히 강조 할 수는 없습니다. 무료 평가판 기간을 사용하여 CRM을 평가하는 방법을 계획하십시오. 다음을 포함하여 확인할 사항의 목록을 작성해야합니다.

수입 문의
새 CRM의 데이터 모양
사용하는 다른 도구와 동기화
통합 기능
영업팀이 수행하는 일일 영업 업무
영업 관리자가 수행하는 작업을 감독합니다.

몇 가지 추가 팁

새로운 CRM을 테스트하는 데있어 가장 큰 장애물 중 하나는 필요한 시간과 영업 팀 구성원에 대한 보상 영향입니다.

영업 팀원은 일반적으로 수수료 구조로 보상을 받기 때문에 비용이 들기 때문에 새 소프트웨어를 테스트하기 위해 영업을하는 데 시간을 낭비하고 싶지 않습니다.

브랜드는 구현 전에이 테스트의 가치와 이점을 인식해야합니다. 방정식은 간단합니다. 팀에서 사용하기 어려운 것을 구입하면 매출이 감소 할 가능성이 높습니다. 팀에 잘 맞는 제품을 구입하면 매출이 증가 할 것입니다. 영업 팀이이를 수행하도록 장려하여이 테스트에 투자하십시오.

한 가지 간단한 방법은 테스트를 수행하는 동안 영업 사원에게 수수료를 지불하는 것입니다. 무료 평가판은 대개 2 주가 소요되므로 평가판 기간 동안 테스트를 위해 판매 팀 시간의 절반을 할당하십시오. 지난 3 개월 동안의 주간 커미션을 평균화하고 판매 테스트 중에 매주 커미션의 절반을 지불하여 손실 보상을 해결합니다.

3. 데이터 정리

CRM 마이그레이션 프로세스에서 데이터 정리를 필수 단계로 간주합니다. 데이터베이스에서 오래된 연락처를 저장하고 보관합니다.

오래된 연락처 란 무엇입니까? 그것은 각 비즈니스에 달려 있습니다. 우리는 세 번의 판매주기 동안 비활성 상태였던 모든 연락처에서 논의를 시작합니다. 따라서 판매주기가 12 개월이면 3 년입니다.

오래된 연락처를 제거하면 더 낮은 가격 책정 계층을 선택할 수 있으므로 잠재적으로 비용을 줄이는 데 도움이됩니다. 또한 가져올 데이터가 줄어들고 마이그레이션 후 연락처와 이메일 목록을 더 쉽게 탐색 할 수 있으므로 마이그레이션 프로세스 속도가 빨라집니다.

연락처 정보를 CSV로 보관 -CRM에서 연락처를 삭제하지만 일상에서는 삭제하지 않습니다. 만일을 대비하여 모든 연락처의 전체 사본을 CSV 파일로 내보내고 보관하십시오.
회사 기록 유지-CRM에서 회사를 삭제하지 마십시오.
연락처를 CSV로 보관 했다는 기록을 CRM 에 보관합니다.- 회사의 모든 연락처를 제거하는 경우 연락처 레코드 하나를 만들거나 CSV 파일에 연락처를 보관했음을 알리는 메모를 회사 기록에 만드십시오. 그러면 회사가 다시 활성화되면 영업 팀이 CSV를 살펴 보도록 알 수 있습니다.
보관하기 전에 연락처에 연락- 연락처에 전화를 걸어 이메일을 보내 메일 링 및 연락처 목록에 남아 있는지 확인합니다. 이렇게하면 더 이상 유효하지 않은 연락처를 식별하고 메일 링 목록에서 제거하면받은 편지함 배달 가능성도 향상됩니다. 이것은 또한 휴면 연락처를 다시 참여시킬 수있는 좋은 기회입니다.
식별 자동화- 자동화 도구가있는 경우이를 사용하여 오래된 것으로 식별하는 매개 변수를 충족하는 연락처를 찾습니다.
Excel 또는 Google 스프레드 시트로 jiggy 가져 오기- 데이터 정리를 수행하는 경우 아마도 Excel 또는 Google 스프레드 시트에서 수행 할 것입니다. 프로세스의이 부분은 시간이 많이 걸리거나 매우 쉬울 수 있습니다. 스프레드 시트의 데이터 작업에 대해 더 많이 알수록 프로세스의이 부분이 더 빨리 진행됩니다. 다음은 도움이되는 몇 가지 링크입니다.
- Trump Excel에서 Excel 스프레드 시트의 데이터를 정리하는 10 가지 깔끔한 방법
- Office 지원 팀에서 데이터를 정리하는 10 가지 방법.
- Excel에서 데이터를 정리하는 50 가지 방법 및 Exceldashboards.com의 무료 추가 기능
- XLTools.net의 유료 도구 인 데이터 정리 추가 기능입니다.
인턴 고용- 일부 데이터가 너무 잘못 입력되어 사람이 정리해야합니다. 이 경우 인턴을 고용하는 것이 최선의 방법 일 수 있습니다.
작업 확인- 자동화, 추가 기능 또는 수동으로 수행되었는지 여부에 관계없이 영업 관리자와 영업 팀은 마이그레이션해야하는 모든 연락처 및 계정이 여전히 존재하고 유효한지 확인하기 위해 작업을 확인해야합니다. 작업을 분할하고 팀 구성원과 관리자가 자신이 담당하는 계정을 확인하도록합니다. 연락처가 마이그레이션 파일에서 실수로 제거 되었기 때문에 새 CRM으로 이동 한 후에는 후속 조치를 놓치고 싶지 않습니다.

4. 과거 이메일 마이그레이션

일부 CRM의 가장 좋은 기능 중 하나는 연락처 기록에서 바로 이메일 통합입니다. 많은 CRM은 이메일 메시지를 연락처 기록으로 가져와 커뮤니케이션 기록을 쉽게 검토 할 수 있도록합니다. 현재 CRM 또는 새 CRM이이를 지원하는 경우 영업 팀이 가장 먼저 요구하는 사항 중 하나입니다.

이 기능을 지원하는 대부분의 CRM에는 각 연락처의 CRM으로 메시지를 가져 오는 전자 메일 커넥터가 있습니다. 그들은 종종 연결을 설정 한 시점부터 만 이메일을 이동할 수 있지만, 합법적으로 영업 팀 구성원은 연속성을 위해 이전 CRM의 기록 이메일을 유지하기를 원할 것입니다.

많은 도구가 CRM에 대한 기록 이메일 마이그레이션을 전문으로합니다. 예를 들어, threads.cloud는 기록 이메일을 HubSpot CRM으로 마이그레이션 할 수 있습니다. 이전 마이그레이션이 요구 사항 목록에있는 경우 별도의 연구 항목으로 추가하십시오. 종종 타사 도구가 필요하며 요금이 부과 될 수 있습니다. 마이그레이션 도구와 가격이 어떻게 작동하는지 이해해야합니다.

안전한 보관을 위해 항상 이메일 보관- 이전 CRM 또는 영업 팀받은 편지함에서 보관합니다.
비접촉 이메일은 마이그레이션되지 않을 수 있습니다. 많은 이전 이메일 마이그레이션 도구는 영업 담당자의받은 편지함을 확인하고 연락처와 관련된 모든 메시지를 CRM에 복사하는 방식으로 작동합니다. 이것은 [이메일 보호]와주고받는 모든 이메일을 수신하는 데 유용합니다. 그러나 Amy가 내부 소프트웨어를 사용하여 RPF를 생성하거나 입찰을 낙찰하거나 계약을 보내는 경우 해당 이메일은 연락처가없는 이메일 주소에서 올 수 있습니다. [email protected] 또는 [email protected]과 같은 관련 이메일은 마이그레이션되지 않을 수 있습니다. 테스트 마이그레이션을 수행하여 마이그레이션 된 이메일과 그렇지 않은 이메일을 확인합니다.

5. 연락처 동기화

Acton, HubSpot, Infustionsoft 또는 Marketo와 같은 통합 판매 및 마케팅 플랫폼을 사용하지 않는 한, 각각 판매 및 이메일 마케팅 도구를 결합한 경우 CRM과 이메일 마케팅간에 연락처 생성 및 업데이트를 동기화해야합니다. 도구.

Zapier 및 Piesync와 같은 연락처 동기화를 수행하기위한 많은 도구가 있습니다. 각 CRM에는 몇 가지 기본 제공 동기화 기능 또는 권장되는 타사 도구가있을 수 있습니다. 새 CRM을 결정하기 전에 동기화를 테스트하고 테스트하십시오.

중히 여기다:

동기화 도구 설정 및 유지 관리- 질문하십시오. 일단 설치되면 "그냥 작동"됩니까? 아니면 지속적인 유지 관리가 필요합니까? 이직시 새로운 IT 담당자가 쉽게 인수 할 수 있습니까?
동기화 방향- 변경 사항은 CRM에서 이메일 마케팅 소프트웨어로만 이동합니까, 아니면 양방향으로 이동해야합니까? 답이 무엇이든 테스트하십시오.
동기화 타이밍- 얼마나 자주 연락처를 동기화해야합니까? 이는 리드 생성 제안 이행 및 이메일 마케팅 캠페인 실행 기능에 영향을 미칠 수 있습니다. 필요에 따라 동기화 할 수있는 도구를 선택하십시오.
비용- 일부 동기화 도구는 무료이고 일부는 유료입니다. 많은 사람들이 유료 버전이 될 수있는 무료 버전을 제공합니다. 예산에 동기화 소프트웨어 비용을 포함 시키십시오.

CRM 마이그레이션은 브랜드 성장에 필요한 작업입니다. 이 기사의 지침과 팁을 사용하여 성공을 달성하고 중단을 최소화하며 새로운 CRM의 이점을 극대화하십시오.