20 เคล็ดลับสำคัญสำหรับการย้ายไปสู่ระบบ CRM ใหม่ที่ประสบความสำเร็จ

เราจัดการกับลูกค้าที่หลากหลายตั้งแต่ธุรกิจที่เพิ่งเริ่มต้นไปจนถึงองค์กรและในขณะที่ธุรกิจขนาดเล็กบางแห่งยังคงใช้สเปรดชีตเพื่อติดตามผู้ติดต่อและงานขายธุรกิจส่วนใหญ่มีระบบการจัดการลูกค้าสัมพันธ์ (CRM) และในที่สุดทุกแบรนด์ก็ต้องการหรือต้องการที่จะย้ายไปยังแบรนด์ใหม่

บริษัท ต่างๆเปลี่ยน CRM ด้วยเหตุผลหลายประการ - พวกเขาต้องการฟังก์ชั่นการทำงานที่แตกต่างกันการผสานรวมที่แตกต่างกับเครื่องมืออื่น ๆ หรือรองประธานฝ่ายขายคนใหม่ก็ชอบเครื่องมือเดียวโดยเฉพาะ

แม้ว่าเหตุผลในการเปลี่ยน CRM จะไม่ซ้ำกันสำหรับลูกค้าทุกรายหากคุณกำลังพิจารณาที่จะเปลี่ยน แต่มีข้อควรพิจารณาและเคล็ดลับที่สำคัญบางประการที่คุณต้องคำนึงถึงเพื่อให้กระบวนการดำเนินไปอย่างราบรื่น

นี่คือคำแนะนำบางส่วน:

1. เลือก CRM ใหม่ของคุณ

สิ่งแรกที่ต้องพิจารณาคือ CRM ที่คุณจะย้ายไปใช้คืออะไร?

มีตัวเลือกมากมายตั้งแต่ Salesforce ไปจนถึง CRM เฉพาะขนาดเล็กเช่น Nimble, SugarCRM และอื่น ๆ นอกจากนี้ยังมี CRM แพลตฟอร์มการตลาดเช่น HubSpot หรือ Infustionsoft

ไม่ว่าระบบที่คุณกำลังพิจารณาการเก็บบันทึกเหล่านี้ในใจ:

• เกิดอะไรขึ้นกับ CRM ปัจจุบันของคุณ? CRM ใหม่ของคุณควรแก้ปัญหาที่คุณพบกับ CRM ปัจจุบันของคุณ
• การผสานรวม - ซอฟต์แวร์ใดบ้างที่ต้องทำงานร่วมกับ? ซอฟต์แวร์การตลาดทางอีเมลเป็นซอฟต์แวร์ที่ใหญ่ที่สุดเนื่องจากผู้ติดต่อจะต้องซิงค์ทั้งสองทิศทาง นอกจากนี้ให้พิจารณาซอฟต์แวร์ CPQ เนื่องจากการผสานรวมที่แข็งแกร่งกับเครื่องมือเช่น PandaDoc สามารถลดเวลาในการสร้างคำพูดได้
• การซิงค์ข้อมูล - เมื่อคุณทราบแล้วว่า CRM ของคุณต้องทำงานร่วมกับอะไรคุณต้องหาวิธีซิงค์ข้อมูล เครื่องมือจำนวนมากต้องอาศัยบุคคลที่สามเช่น Zapier ซึ่งอาจสร้างความสับสนในฐานะเครื่องมือที่มักจะโฆษณาว่าพวกเขาทำงานร่วมกับแพลตฟอร์มอื่น เมื่อคุณเข้ามาแล้วคุณจะพบว่าการซิงโครไนซ์ไม่ได้เกิดขึ้นเองและต้องใช้เวลาและค่าใช้จ่ายในการปั่นเครื่องมืออื่นในการซิงค์ข้อมูล
• งบประมาณ - CRM มีค่าใช้จ่ายเท่าไร? นี่คือปัจจัย จำกัด ที่สำคัญสำหรับธุรกิจขนาดเล็กและขนาดกลางจำนวนมาก CRM มักจะเชื่อมโยงคุณลักษณะขั้นสูงเพิ่มเติมกับระดับราคาที่สูงขึ้น ดูข้อ จำกัด เกี่ยวกับระดับราคาเช่นจำนวนผู้ติดต่อหรือจำนวนอีเมลที่คุณได้รับอนุญาตให้ส่งต่อเดือนซึ่งอาจส่งผลต่อราคาหรือฟังก์ชันที่คุณต้องการ
• การเติบโต - เมื่อคุณได้รับงบประมาณและคุณลักษณะต่างๆแล้วให้พิจารณาการเติบโตในอีก 24 เดือนข้างหน้า (เนื่องจากเครื่องมือจำนวนมากเรียกเก็บเงินทุกปี) คุณจะเพิ่มผู้ติดต่อกี่คน? คุณจะส่งอีเมลกี่ฉบับ ความสำเร็จทางธุรกิจอาจทำให้คุณก้าวไปสู่ระดับการกำหนดราคาใหม่
• ใช้งานง่าย - ไม่ว่าคุณจะซื้อเครื่องมืออะไรก็ตามควรทำให้ทีมของคุณดีขึ้น ดูตัวเลือกการฝึกอบรมบนเครื่องบินฟรีและมีค่าธรรมเนียมเพื่อให้พนักงานของคุณมีความสามารถมากขึ้น ให้สมาชิกในทีมของคุณใช้เครื่องมือก่อนที่จะซื้อเพื่อดูว่ามันง่ายและใช้งานง่ายหรือไม่
• การฝึกอบรมและการเตรียมความพร้อม - ทีมขายของคุณจะต้องเรียนรู้ซอฟต์แวร์การขายใหม่ - เลือกเครื่องมือที่มีตัวเลือกการฝึกอบรมและเครื่องมือที่คุณต้องการเพื่อให้ทีมขายของคุณทำงานได้อย่างรวดเร็ว

คำแนะนำเพิ่มเติมบางประการเพื่อให้กระบวนการของคุณเป็นไปอย่างราบรื่น:

• ดูความพิเศษ - เครื่องมืออาจให้บริการพิเศษเช่นการหาลูกค้าที่ดีขึ้นการเข้าถึงรายการหรือข้อมูลหรือคุณสมบัติเพิ่มเติมเช่นระบบอัตโนมัติ ดูว่ามีสิ่งใดเพิ่มมูลค่าที่สำคัญให้กับทีมของคุณหรือไม่
• ใช้สิ่งที่คุณจ่ายไป - หากคุณจ่ายสำหรับระดับราคาที่สูงขึ้นซึ่งรวมถึงคุณลักษณะใหม่ที่ CRM ของคุณไม่ได้ใช้ให้จัดลำดับความสำคัญในการนำไปใช้และเริ่มใช้คุณลักษณะนั้น บ่อยครั้ง บริษัท ต่างๆจะจ่ายเงินให้กับฟีเจอร์หนึ่ง ๆ แต่ต้องใช้เวลาหลายเดือนในการใช้งานฟีเจอร์นี้เนื่องจากภาระงานในแต่ละวัน นั่นเป็นเพียงการเสียเงิน
• เข้าสู่ฟอรัมผู้ใช้และการสนับสนุน - เมื่อคุณใกล้จะเลือก CRM แล้วให้เข้าไปที่ฟอรัมการสนับสนุนและกลุ่มผู้ใช้ มองหาปัญหาที่รวมเข้ากับซอฟต์แวร์เครื่องมือที่คุณต้องการใช้และกับคุณสมบัติที่คุณตั้งใจจะใช้ ถามคำถามเกี่ยวกับการกำหนดค่าที่คุณต้องการ นี้จะช่วยให้คุณคิดว่าคุณสมบัติทำงานได้ดีและถ้า CRM ที่มีการสนับสนุนที่แข็งแกร่ง

และนี่คือองค์ประกอบหลักที่มักถูกมองข้ามและอาจทำให้คุณเสียค่าใช้จ่ายในระยะยาว:

• ตรวจสอบราคาขีด จำกัด และระดับอย่างละเอียด - ซึ่งรวมถึงนโยบายสำหรับการก้าวข้ามขีด จำกัด ที่กำหนดไว้ในระดับราคาของคุณ บางครั้งไม่สามารถเกินขีด จำกัด บางครั้งคุณต้องจ่ายเพื่อเพิ่มขีด จำกัด บางครั้งการใช้งานเกินขีด จำกัด จะทำให้คุณไปถึงระดับราคาใหม่โดยอัตโนมัติซึ่งคุณจะถูกเรียกเก็บเงินทันที พิจารณาว่าจุดสูงสุดของการใช้งานคุณลักษณะเช่นการส่งอีเมลหรือการหาข้อมูลที่มีแนวโน้มอาจส่งผลต่อการเรียกเก็บเงินและวางแผนสำหรับคุณลักษณะนี้อย่างไร
• พิจารณาผลกระทบต่อราคาของเครื่องมืออื่น ๆ - การผสานรวมและแบ่งปันข้อมูลกับเครื่องมืออื่น ๆ เช่นเครื่องมือการตลาดผ่านอีเมลหรือซอฟต์แวร์ CPQ อาจทำให้ราคาของเครื่องมือเหล่านั้นสูงขึ้น ตัวอย่างเช่น HubSpot คิดค่าบริการตามจำนวนผู้ติดต่อในฐานข้อมูลของคุณ หากคุณมีเฉพาะกลุ่มเป้าหมายและโอกาสในการขายในชุดการตลาด HubSpot ของคุณการนำเข้าผู้ติดต่อ 20,000 รายจาก CRM ของคุณจะทำให้ราคาชุดการตลาดของคุณพุ่งสูงขึ้น

2. ใช้การทดลองใช้ฟรีเพื่อทดสอบทดสอบทดสอบ

CRM ส่วนใหญ่เสนอช่วงทดลองใช้ฟรี ใช้มัน. ใช้เพื่อทดสอบคุณสมบัติและใช้งานง่าย แต่ยังใช้ช่วงทดลองใช้ฟรีเพื่อทดสอบการย้ายข้อมูล ข้อมูลนี้จะแสดงให้คุณเห็นว่าการย้ายข้อมูลนั้นง่ายหรือยากเพียงใดและจะแสดงให้คุณเห็นว่าข้อมูลจะมีลักษณะอย่างไรเมื่อนำเข้า

ฉันไม่สามารถเน้นเรื่องนี้ได้เพียงพอ - วางแผนว่าจะใช้ช่วงทดลองใช้ฟรีเพื่อประเมิน CRM อย่างไร คุณควรทำรายการสิ่งที่ต้องตรวจสอบ ได้แก่ :

• ติดต่อนำเข้า
• ลักษณะข้อมูลใน CRM ใหม่
• การซิงโครไนซ์กับเครื่องมืออื่น ๆ ที่คุณใช้
• ฟังก์ชันการรวม
• งานขายประจำวันดำเนินการโดยทีมขาย
• งานกำกับดูแลที่ดำเนินการโดยผู้จัดการฝ่ายขาย

เคล็ดลับพิเศษบางประการ

อุปสรรคที่ใหญ่ที่สุดอย่างหนึ่งในการทดสอบ CRM ใหม่คือเวลาที่ต้องใช้และผลตอบแทนที่มีต่อสมาชิกของทีมขาย

โดยปกติสมาชิกในทีมขายจะได้รับค่าตอบแทนจากโครงสร้างค่าคอมมิชชั่นดังนั้นพวกเขาจึงไม่ต้องการใช้เวลาห่างจากการทำยอดขายเพื่อทดสอบซอฟต์แวร์ใหม่เนื่องจากต้องเสียเงิน

แบรนด์ต้องตระหนักถึงคุณค่าและประโยชน์ของการทดสอบนี้ก่อนที่จะนำไปใช้ สมการนั้นง่ายมาก - ถ้าคุณซื้อของที่ยากสำหรับทีมของคุณที่จะใช้ยอดขายก็จะลดลง หากคุณซื้อของที่เหมาะกับทีมของคุณยอดขายก็จะเพิ่มขึ้น ลงทุนในการทดสอบนี้โดยจูงใจให้ทีมขายของคุณทำ

วิธีง่ายๆอย่างหนึ่งคือการจ่ายค่าคอมมิชชันให้กับพนักงานขายของคุณในขณะที่ทำการทดสอบ การทดลองใช้ฟรีมักใช้เวลา 2 สัปดาห์ดังนั้นควรจัดสรรเวลาครึ่งชั่วโมงของทีมขายสำหรับการทดสอบในช่วงทดลองใช้ แก้ไขค่าชดเชยที่สูญเสียไปโดยเฉลี่ยค่าคอมมิชชั่นรายสัปดาห์ในช่วงสามเดือนที่ผ่านมาและจ่ายค่าคอมมิชชั่นรายสัปดาห์ครึ่งหนึ่งในแต่ละสัปดาห์ระหว่างการทดสอบการขาย

3. การล้างข้อมูล

เราถือว่าการล้างข้อมูลเป็นขั้นตอนสำคัญในกระบวนการย้ายข้อมูล CRM บันทึกและเก็บรายชื่อเก่าจากฐานข้อมูลของคุณ

ผู้ติดต่อเก่าคืออะไร? ขึ้นอยู่กับแต่ละธุรกิจ - เราเริ่มการสนทนาจากผู้ติดต่อที่ไม่มีการใช้งานมานานกว่าสามรอบการขาย ดังนั้นหากคุณมีรอบการขาย 12 เดือนนั่นคือสามปี

การลบผู้ติดต่อเก่าอาจช่วยลดค่าใช้จ่ายได้โดยช่วยให้คุณสามารถเลือกระดับราคาที่ต่ำกว่าได้ นอกจากนี้ยังช่วยเร่งกระบวนการย้ายข้อมูลเนื่องจากคุณจะมีข้อมูลที่จะนำเข้าน้อยลงและหลังจากการย้ายข้อมูลจะทำให้ผู้ติดต่อและรายชื่ออีเมลของคุณนำทางได้ง่ายขึ้น

• เก็บข้อมูลผู้ติดต่อในรูปแบบ CSV - ลบผู้ติดต่อออกจาก CRM ของคุณ แต่ไม่ใช่จากชีวิตของคุณ ส่งออกและเก็บสำเนาที่อยู่ติดต่อทั้งหมดของคุณไว้ในไฟล์ CSV ในกรณีนี้
• เก็บบันทึก บริษัท - อย่าลบ บริษัท ออกจาก CRM ของคุณ
• เก็บบันทึกใน CRM ของคุณ ว่า คุณได้เก็บรายชื่อติดต่อไว้ใน CSV - หากคุณลบผู้ติดต่อทั้งหมดของ บริษัท ให้สร้างบันทึกผู้ติดต่อหนึ่งรายการหรือบันทึกในบันทึกของ บริษัท ที่ระบุว่าคุณได้เก็บผู้ติดต่อไว้ในไฟล์ CSV ซึ่งจะแจ้งให้ทีมขายทราบเพื่อไปดูใน CSV หาก บริษัท กลับมาใช้งานได้อีกครั้ง
• เข้าถึงรายชื่อติดต่อก่อนที่จะเก็บถาวร - โทรหาผู้ติดต่อและส่งอีเมลเพื่อดูว่าพวกเขาต้องการอยู่ในรายชื่ออีเมลและรายชื่อผู้ติดต่อของคุณหรือไม่ การดำเนินการนี้จะระบุผู้ติดต่อที่ใช้ไม่ได้อีกต่อไปและการลบออกจากรายชื่ออีเมลจะช่วยเพิ่มความสามารถในการส่งกล่องจดหมายของคุณด้วย นอกจากนี้ยังเป็นโอกาสที่ดีในการมีส่วนร่วมกับผู้ติดต่อที่ไม่ได้ใช้งานอีกครั้ง
• การระบุอัตโนมัติ - หากคุณมีเครื่องมืออัตโนมัติให้ใช้เพื่อค้นหาผู้ติดต่อที่ตรงตามพารามิเตอร์ที่ระบุว่าไม่มีการอัปเดต
• ใช้ Excel หรือ Google ชีต - หากคุณกำลังล้างข้อมูลคุณอาจจะทำใน Excel หรือ Google ชีต ขั้นตอนนี้อาจใช้เวลานานหรือง่ายมาก ยิ่งคุณรู้เกี่ยวกับการทำงานกับข้อมูลในสเปรดชีตมากเท่าไหร่กระบวนการส่วนนี้ก็จะทำงานได้เร็วขึ้นเท่านั้น นี่คือลิงค์บางส่วนที่จะช่วย:

  • 10 วิธี Super Neat ในการล้างข้อมูลใน Excel สเปรดชีตจาก Trump Excel

  • 10 วิธียอดนิยมในการล้างข้อมูลของคุณจากทีมสนับสนุน Office

  • 50 วิธีในการล้างข้อมูลใน Excel และ Add-in ฟรีจาก Exceldashboards.com

  • Add-in การล้างข้อมูลซึ่งเป็นเครื่องมือที่คิดค่าธรรมเนียมจาก XLTools.net

• จ้างนักศึกษาฝึกงาน - ข้อมูลบางส่วนป้อนได้ไม่ดีจนต้องใช้มนุษย์ในการทำความสะอาด ในกรณีนี้การจ้างนักศึกษาฝึกงานอาจเป็นทางออกที่ดีที่สุดของคุณ
• ตรวจสอบงาน - ไม่ว่าจะทำผ่านระบบอัตโนมัติ Add-in หรือด้วยตนเองผู้จัดการฝ่ายขายและทีมขายจะต้องตรวจสอบงานเพื่อให้แน่ใจว่าผู้ติดต่อและบัญชีทั้งหมดที่ควรจะย้ายยังคงมีอยู่และถูกต้อง แบ่งงานและให้สมาชิกในทีมและผู้จัดการตรวจสอบบัญชีที่พวกเขารับผิดชอบ คุณไม่อยากพลาดการติดตามเมื่อคุณย้ายไปที่ CRM ใหม่เนื่องจากรายชื่อติดต่อถูกลบออกจากไฟล์การย้ายข้อมูลโดยไม่ได้ตั้งใจ

4. การโยกย้ายอีเมลในอดีต

หนึ่งในคุณสมบัติที่ดีที่สุดของ CRM บางตัวคือการรวมอีเมลไว้ในบันทึกการติดต่อ CRM จำนวนมากจะนำข้อความอีเมลมาไว้ในบันทึกการติดต่อทำให้ง่ายต่อการตรวจสอบประวัติการสื่อสาร หาก CRM ปัจจุบันหรือ CRM ใหม่รองรับสิ่งนี้เป็นสิ่งแรกที่ทีมขายของคุณจะขอ

CRM ส่วนใหญ่ที่รองรับฟีเจอร์นี้มีตัวเชื่อมต่ออีเมลที่นำข้อความเข้าสู่ CRM สำหรับผู้ติดต่อแต่ละราย พวกเขามักจะย้ายอีเมลได้ตั้งแต่เวลาที่สร้างการเชื่อมต่อเท่านั้น แต่สมาชิกในทีมขายจะต้องการเก็บอีเมลที่ผ่านมาจาก CRM ก่อนหน้าเพื่อความต่อเนื่อง

เครื่องมือจำนวนมากมีความเชี่ยวชาญในการโยกย้ายอีเมลในอดีตสำหรับ CRM ตัวอย่างเช่น threads.cloud สามารถโอนย้ายอีเมลประวัติไปยัง HubSpot CRM หากการย้ายข้อมูลในอดีตอยู่ในรายการข้อกำหนดของคุณให้เพิ่มเป็นรายการวิจัยแยกต่างหาก มักต้องใช้เครื่องมือของบุคคลที่สามและอาจมีค่าธรรมเนียม อย่าลืมทำความเข้าใจว่าเครื่องมือย้ายข้อมูลและการกำหนดราคาทำงานอย่างไร

• เก็บอีเมลไว้เสมอเพื่อความปลอดภัย - เก็บถาวรจาก CRM เก่าหรือจากกล่องจดหมายของทีมขาย
• อีเมลที่ไม่ติดต่อไม่สามารถย้ายได้ - เครื่องมือการย้ายอีเมลในอดีตจำนวนมากทำงานโดยดูในกล่องจดหมายของพนักงานขายและคัดลอกข้อความใด ๆ ที่เกี่ยวข้องกับผู้ติดต่อไปยัง CRM วิธีนี้ใช้งานได้ดีในการรับอีเมลทั้งหมดที่ส่งถึงและจาก [email protected] - อย่างไรก็ตามหาก Amy ใช้ซอฟต์แวร์ภายในเพื่อสร้าง RPF เสนอราคาหรือส่งสัญญาอีเมลเหล่านั้นอาจมาจากที่อยู่อีเมลที่ไม่มีผู้ติดต่อ ที่เกี่ยวข้องเช่น [email protected] หรือ [email protected] อีเมลเหล่านั้นอาจไม่ถูกโอนย้าย ทำการทดสอบการย้ายข้อมูลเพื่อดูว่าอีเมลใดถูกย้ายและอีเมลใดไม่ถูกย้าย

5. ติดต่อซิงค์

เว้นแต่คุณจะใช้แพลตฟอร์มการขายและการตลาดแบบบูรณาการเช่น Acton, HubSpot, Infustionsoft หรือ Marketo ซึ่งแต่ละอย่างรวมเครื่องมือการขายและการตลาดทางอีเมลไว้ด้วยกันคุณจะต้องซิงโครไนซ์การสร้างผู้ติดต่อและการอัปเดตระหว่าง CRM และการตลาดทางอีเมลของคุณ เครื่องมือ

มีเครื่องมือมากมายในการซิงโครไนซ์ผู้ติดต่อเช่น Zapier และ Piesync CRM แต่ละรายการอาจมีความสามารถในการซิงโครไนซ์ในตัวหรือเครื่องมือของบุคคลที่สามที่แนะนำ อย่าลืมทดสอบและทดสอบการซิงโครไนซ์ก่อนตัดสินใจเลือก CRM ใหม่ของคุณ

พิจารณา:

• การตั้งค่าและการบำรุงรักษาเครื่องมือซิงโครไนซ์ - ถามคำถาม เมื่อติดตั้งแล้วจะ "ใช้ได้" หรือจะต้องบำรุงรักษาต่อไป? คนไอทีรายใหม่สามารถรับช่วงต่อได้อย่างง่ายดายในกรณีที่มีการหมุนเวียนหรือไม่?
• ทิศทางการซิงค์ - การเปลี่ยนแปลงจะเปลี่ยนจาก CRM ไปเป็นซอฟต์แวร์การตลาดทางอีเมลเท่านั้นหรือต้องไปทั้งสองทิศทาง? ไม่ว่าคำตอบใดให้ทดสอบ
• เวลาในการซิงค์ - คุณต้องการให้ผู้ติดต่อซิงค์บ่อยแค่ไหน? สิ่งนี้สามารถส่งผลต่อการปฏิบัติตามข้อเสนอพิเศษในการสร้างลูกค้าเป้าหมายและความสามารถในการเรียกใช้แคมเปญการตลาดทางอีเมล เลือกเครื่องมือที่สามารถซิงโครไนซ์ได้ตามต้องการ
• ค่าใช้จ่าย - เครื่องมือซิงค์บางอย่างฟรีบางส่วนคิดค่าธรรมเนียม หลายคนเสนอเวอร์ชันฟรีที่สามารถกลายเป็นฐานค่าธรรมเนียม รวมค่าใช้จ่ายของซอฟต์แวร์ซิงค์ไว้ในงบประมาณของคุณ

การโยกย้าย CRM เป็นงานที่จำเป็นสำหรับการเติบโตของแบรนด์ ใช้แนวทางและเคล็ดลับในบทความนี้เพื่อบรรลุความสำเร็จลดการหยุดชะงักและเพิ่มประโยชน์สูงสุดจาก CRM ใหม่ของคุณ