Yeni Bir CRM Sistemine Başarılı Geçiş için 20 Anahtar İpucu

Başlangıçlardan işletmelere kadar çeşitli müşterilerle ilgileniyoruz ve bazı küçük işletmeler hala kişileri ve satış görevlerini izlemek için elektronik tablolar kullanırken, çoğu işletmenin bir müşteri ilişkileri yönetimi (CRM) sistemi var. Ve nihayetinde, her marka yenisine geçmek ister veya buna ihtiyaç duyar.

Şirketler CRM'leri birçok nedenden dolayı değiştiriyor - daha fazla işlevsellik, farklı işlevler, diğer araçlarla farklı entegrasyonlar istiyorlar veya yeni Satış Başkan Yardımcısı, özellikle bir aracı seviyor.

CRM'leri değiştirmenin nedeni her müşteriye özgü olsa da, geçiş yapmayı düşünüyorsanız, sürecin sorunsuz ilerlemesini sağlamak için aklınızda bulundurmanız gereken bazı önemli noktalar ve ipuçları vardır.

İşte bazı ipuçları:

1. Yeni CRM Seçimi

Dikkate alınması gereken ilk şey, hangi CRM'ye geçeceğinizdir?

Salesforce'tan Nimble, SugarCRM gibi daha küçük özel CRM'lere kadar pek çok seçenek var. HubSpot veya Infustionsoft gibi pazarlama platformu CRM'leri de vardır.

Düşündüğünüz şey her neyse sistem, akılda bu notları tutmak:

• Mevcut CRM'nizin nesi var? Yeni CRM'niz, mevcut CRM'nizde yaşadığınız sorunları çözmelidir
• Entegrasyonlar - Hangi yazılımla çalışması gerekiyor? E-posta pazarlama yazılımı en büyüğüdür, çünkü kişilerin her iki yönü de senkronize etmesi gerekecektir. Ayrıca CPQ yazılımını PandaDoc gibi bir araçla güçlü bir entegrasyonun teklif oluşturma süresini azaltabileceğini düşünün.
• Veri Senkronizasyonu - CRM'nizin neyle çalışması gerektiğini anladıktan sonra, verilerin nasıl senkronize edileceğini bulmanız gerekir. Birçok araç Zapier gibi üçüncü taraflara güvenir ve bu, başka bir platformla entegre olduklarının reklamını yapmak için araçlar olarak kafa karıştırıcı olabilir. Buna bir kez girdiğinizde, senkronizasyonun yerel olmadığını ve veri senkronizasyonu için başka bir aracı döndürmek için zaman ve masraf gerektirdiğini keşfedersiniz.
• Bütçe - CRM'nin maliyeti ne olacak? Bu, birçok küçük ve orta ölçekli işletme için temel sınırlayıcı faktördür. CRM'ler genellikle daha gelişmiş özellikleri daha yüksek fiyatlandırma katmanlarına bağlar. Kişi sayısı veya aylık göndermenize izin verilen e-posta sayısı gibi fiyatlandırma katmanlarındaki sınırlamalara bakın; bu, fiyatı veya ihtiyacınız olan işlevselliği etkileyebilir.
• Büyüme - Bütçeyi ve özellikleri belirledikten sonra, önümüzdeki 24 ay için büyümeyi düşünün (çünkü birçok araç yıllık olarak faturalandırılır). Kaç kişi ekleyeceksiniz? Kaç tane e-posta göndereceksin? İş başarısı, yeni bir fiyatlandırma katmanına atlamanıza neden olabilir.
• Kullanım kolaylığı - Satın aldığınız araç ne olursa olsun ekibinizi daha iyi hale getirmelidir. Personelinizin hızlanmasını sağlamak için ücretsiz ve ücrete dayalı yerleşik eğitim seçeneklerine bakın. Kolay ve sezgisel olup olmadığını görmek için, satın almadan önce ekip üyelerinizin aracı kullanmasını sağlayın.
• Eğitim ve işe alma - Satış ekibinizin yeni satış yazılımını öğrenmesi gerekecek - satış ekibinizi hızlandırmak için ihtiyaç duyduğunuz eğitim seçeneklerine ve araçlara sahip bir araç seçin.

Sürecinizin yolunda gitmesini sağlamak için bazı ek ipuçları aşağıda verilmiştir:

• Ekstralara bakın - Araçlar, gelişmiş araştırma, listelere veya verilere erişim veya otomasyon gibi ek özellikler gibi ekstralar sunabilir. Herhangi birinin ekibinize önemli bir değer katıp katmadığını görün.
• Ödediğinizin karşılığını kullanın - CRM'nizin kullanmadığı yeni bir özelliği içeren daha yüksek bir fiyatlandırma katmanı için ödeme yaparsanız, bu özelliği uygulamaya ve kullanmaya başlamaya öncelik verin. Çoğu zaman, şirketler bir özellik için ödeme yapar, ancak günlük iş yükü nedeniyle onu uygulamak aylar alır. Bu sadece para kaybıdır.
• Kullanıcı ve destek forumlarına girin - Bir CRM seçmeye yaklaştığınızda, destek forumlarına ve kullanıcı gruplarına gidin. Kullanmayı planladığınız araç yazılımıyla ve uygulamayı düşündüğünüz özelliklerle bütünleşen sorunları arayın. Amaçladığınız konfigürasyon hakkında sorular sorun. Bu özellikler de işe eğer anlamaya yardımcı olacaktır, ve CRM güçlü desteği varsa.

Ve bunlar genellikle göz ardı edilen ve uzun vadede size mal olabilecek temel unsurlardır:

• Fiyatlandırmayı, limitleri ve katmanları iyice inceleyin - Bu, fiyatlandırma katmanınızda belirlenen limitleri aşma politikalarını içerir. Bazen limitler aşılamaz, bazen limitleri artırmak için ödeme yapmanız gerekir. Bazen sınırları aşmak sizi otomatik olarak yeni bir fiyatlandırma katmanına yükseltir ve bunun için hemen faturalandırılırsınız. E-posta gönderimleri veya olası araştırmaları gibi özellik kullanımındaki zirvelerin faturalandırmayı ve planlamayı nasıl etkileyebileceğini düşünün.
• Diğer araçların fiyatı üzerindeki etkisini düşünün - E-posta pazarlama araçları veya CPQ yazılımı gibi diğer araçlarla verileri entegre etmek ve paylaşmak, bu araçların fiyatlarını artırabilir. Örneğin, HubSpot, veritabanınızdaki kişi sayısına göre ücret alır. HubSpot pazarlama paketinizde yalnızca potansiyel müşterileriniz ve potansiyel müşterileriniz varsa, CRM'nizden 20.000 kişiyi içe aktarmak, pazarlama paketinizin fiyatını artıracaktır.

2. Test Etmek, Test Etmek, Test Etmek İçin Ücretsiz Denemeleri Kullanın

Çoğu CRM, ücretsiz bir deneme süresi sunar. Kullan onu. Özellikleri ve kullanım kolaylığını test etmek için kullanın, aynı zamanda geçişleri test etmek için de ücretsiz deneme süresini kullanın. Bu size taşımanın ne kadar kolay veya zor olacağını gösterecek ve içe aktarıldığında verilerin nasıl görüneceğini size gösterecektir.

Bunu yeterince vurgulayamıyorum - CRM'yi değerlendirmek için ücretsiz deneme süresini nasıl kullanacağınızı planlayın. Aşağıdakiler dahil kontrol edilecek şeylerin bir listesini yapmalısınız:

• Kişi içe aktarma
• Yeni CRM'de veri görünümü
• Kullandığınız diğer araçlarla senkronizasyon
• Entegrasyon işlevselliği
• Satış ekibi tarafından gerçekleştirilen günlük satış görevleri
• Satış yöneticileri tarafından gerçekleştirilen gözetim görevleri.

Bazı ekstra ipuçları

Yeni CRM'leri test etmenin önündeki en büyük engellerden biri, gereken süre ve satış ekibinin üyeleri üzerindeki tazminat etkisidir.

Satış ekibi üyeleri genellikle bir komisyon yapısı ile ücretlendirilir, bu nedenle yeni yazılımı test etmek için satış yapmaktan zaman ayırmak istemezler çünkü bu onlara maliyetlidir.

Markaların, uygulamadan önce bu testin değerini ve faydasını anlamaları gerekir. Denklem basit - ekibinizin kullanması zor bir şey satın alırsanız, satışlar muhtemelen düşecektir. Ekibiniz için iyi sonuç veren bir şey satın alırsanız, satışlar muhtemelen artacaktır. Satış ekibinizi bunu yapmaya teşvik ederek bu teste yatırım yapın.

Basit bir yol, testi yaparken satış görevlilerinize komisyon ödemektir. Ücretsiz denemeler genellikle iki hafta sürmektedir, bu nedenle deneme süresi boyunca satış ekibinin saatlerinin yarısını test etmeye ayırın. Önceki üç ay için haftalık komisyonlarının ortalamasını alarak ve satış testi sırasında her hafta haftalık komisyonlarının yarısını ödeyerek kayıp tazminatı ele alın.

3. Veri Temizleme

Veri temizlemeyi CRM geçiş sürecinde önemli bir adım olarak görüyoruz. Veritabanınızdaki eski kişileri kaydedin ve arşivleyin.

Bayat temas nedir? Bu her işletmeye bağlıdır - tartışmayı üç satış döngüsünden fazla süredir etkin olmayan herhangi bir kişide başlatırız. Yani 12 aylık bir satış döngünüz varsa, bu üç yıldır.

Eski kişileri kaldırmak, daha düşük fiyatlandırma katmanları seçmenize olanak tanıyarak potansiyel olarak maliyetleri düşürmenize yardımcı olacaktır. İçe aktarılacak daha az veriye sahip olacağınız için taşıma sürecini de hızlandıracak ve taşıma işleminden sonra kişileriniz ve e-posta listelerinizde gezinmeyi kolaylaştıracaktır.

• Kişi bilgilerini bir CSV'de arşivleyin - Kişileri CRM'nizden silin ancak hayatınızdan silmeyin. Her ihtimale karşı, tüm kişilerinizin tam bir kopyasını bir CSV dosyasında dışa aktarın ve saklayın.
• Şirket kayıtlarını saklayın - CRM'nizden şirketleri silmeyin.
• Kişileri bir CSV'de arşivlediğinize dair CRM'nizde bir kayıt tutun - Bir şirket için tüm kişileri kaldırırsanız, CSV dosyasında kişileri arşivlediğinizi belirten bir kişi kaydı veya şirket kaydına bir not yazın. Bu, satış ekibinin, şirket tekrar aktif hale gelirse CSV'ye bakmasını sağlayacaktır.
• Arşivlemeden önce kişilere ulaşın - Kişileri arayın ve posta ve kişi listelerinizde kalmak isteyip istemediklerini görmek için onlara bir e-posta gönderin. Bu, artık geçerli olmayan kişileri tanımlayacak ve bunları posta listelerinden kaldırmak, gelen kutunuzun teslim edilebilirliğini de artıracaktır. Bu aynı zamanda hareketsiz temasları yeniden kurmak için harika bir fırsat.
• Tanımlamayı otomatikleştirin - Otomasyon araçlarınız varsa, onları eski olarak tanımlayan parametreleri karşılayan kişileri bulmak için kullanın.
• Excel veya Google E-Tablolar ile jiggy yapın - Veri temizleme yapıyorsanız, muhtemelen bunu Excel veya Google E-Tablolar'da yapıyor olacaksınız. Sürecin bu kısmı çok zaman alabilir veya çok kolay olabilir. Elektronik tablolardaki verilerle çalışma hakkında ne kadar çok şey bilirseniz, sürecin bu kısmı o kadar hızlı ilerleyecektir. İşte yardımcı olacak bazı bağlantılar:

  • Trump Excel'den Excel Elektronik Tablolarındaki Verileri Temizlemenin 10 Süper Düzgün Yolu

  • Verilerinizi Office destek ekibinden temizlemenin en iyi 10 yolu.

  • Excel'de verileri temizlemenin 50 yolu ve Exceldashboards.com'dan ücretsiz bir eklenti

  • XLTools.net'ten ücretli bir araç olan veri temizleme eklentisi.

• Bir stajyer kiralayın - Bazı veriler o kadar zayıf girildi ki, bir insanın temizlemesi gerekir. Bu durumda, bir stajyer tutmak en iyi seçeneğiniz olabilir.
• İşi kontrol edin - Otomasyon, eklenti veya manuel olarak yapılsın, satış yöneticilerinin ve satış ekibinin taşınması gereken tüm kişilerin ve hesapların hala mevcut ve geçerli olduğundan emin olmak için işi kontrol etmesi gerekecektir. Çalışmayı bölün ve ekip üyeleri ile yöneticilerin sorumlu oldukları hesapları kontrol etmelerini sağlayın. Yeni CRM'ye geçtiğinizde, bir kişi yanlışlıkla geçiş dosyasından kaldırıldığı için bir takibi kaçırmak istemezsiniz.

4. Geçmiş E-posta Taşıma

Bazı CRM'lerin en güzel özelliklerinden biri, doğrudan kişi kayıtlarında e-posta entegrasyonudur. Birçok CRM, e-posta mesajlarını kişi kaydına taşıyarak iletişim geçmişini incelemeyi kolaylaştırır. Mevcut CRM veya yeni CRM bunu destekliyorsa, satış ekibinizin isteyeceği ilk şeylerden biridir.

Bu özelliği destekleyen çoğu CRM'de, her kişi için CRM'ye mesajlar getiren bir e-posta konektörü vardır. Genellikle e-postaları yalnızca bağlantıyı kurduğu andan itibaren taşıyabilirler, ancak satış ekibi üyeleri, haklı olarak, süreklilik için önceki CRM'den gelen geçmiş e-postaları saklamak isteyecektir.

Birçok araç, CRM'ler için geçmiş e-posta geçişinde uzmanlaşmıştır. Örneğin, thread.cloud geçmiş e-postaları HubSpot CRM'ye taşıyabilir. Gereksinimler listenizde geçmiş geçiş varsa, onu ayrı bir araştırma öğesi olarak ekleyin. Genellikle üçüncü taraf bir araç gerektirir ve bir ücrete tabi olabilir. Taşıma aracının ve fiyatlandırmanın nasıl çalıştığını anladığınızdan emin olun.

• Güvenli saklama için her zaman e-postaları arşivleyin - Eski CRM'den veya satış ekibi gelen kutularından arşivleyin.
• Temassız e-postalar taşınamaz - Birçok geçmiş e-posta taşıma aracı, satış görevlilerinin gelen kutularına bakarak ve kişilerle ilişkili tüm iletileri CRM'ye kopyalayarak çalışır. Bu, [e-posta korumalı] 'ya gönderilen ve gönderilen tüm e-postaları almak için harika çalışıyor - ancak, Amy RPF'ler oluşturmak, teklif vermek veya sözleşme göndermek için dahili yazılım kullanıyorsa, bu e-postalar kişisi olmayan bir e-posta adresinden gelebilir [e-posta korumalı] veya [e-posta korumalı] gibi ilişkili olan bu e-postalar taşınamaz. Hangi e-postaların taşındığını ve hangilerinin taşınmadığını görmek için test geçişleri gerçekleştirin.

5. İletişim Senkronizasyonu

Acton, HubSpot, Infustionsoft veya Marketo gibi her biri satış ve e-posta pazarlama araçlarını birleştiren entegre bir satış ve pazarlama platformu kullanmıyorsanız, CRM'niz ve e-posta pazarlamanız arasında kişi oluşturma ve güncellemeleri senkronize etmeniz gerekir. araçlar.

Zapier ve Piesync gibi kişi senkronizasyonunu gerçekleştirmek için birçok araç var. Her CRM'nin bazı yerleşik senkronizasyon yetenekleri veya önerilen bir üçüncü taraf aracı olabilir. Yeni CRM'nize karar vermeden önce senkronizasyonu test ettiğinizden ve test ettiğinizden emin olun.

Düşünmek:

• Senkronizasyon araçlarının kurulumu ve bakımı - Soruları sorun. Bir kez kurulduktan sonra "sadece çalışacak" mı yoksa sürekli bakıma ihtiyacı olacak mı? Yeni bir BT çalışanı, ciro durumunda onu kolayca devralabilir mi?
• Senkronizasyon yönü - Değişiklikler yalnızca CRM'den e-posta pazarlama yazılımına mı gidecek yoksa her iki yöne mi gitmeleri gerekiyor? Cevap ne olursa olsun, test edin.
• Senkronizasyon zamanlaması - Kişilerin ne sıklıkla senkronize edilmesine ihtiyacınız var? Bu, müşteri adayı oluşturma teklifinin yerine getirilmesini ve e-posta pazarlama kampanyaları yürütme becerisini etkileyebilir. Gerektiği gibi senkronize edilebilecek bir araç seçin.
• Maliyetler - Bazı senkronizasyon araçları ücretsizdir, bazıları ücrete dayalıdır. Birçoğu ücret bazlı olabilen ücretsiz bir sürüm sunar. Eşitleme yazılımı maliyetlerini bütçenize dahil edin.

CRM geçişi, marka büyümesi için gerekli bir görevdir. Başarıya ulaşmak, kesintileri en aza indirmek ve yeni CRM'nizin faydasını en üst düzeye çıkarmak için bu makaledeki yönergeleri ve ipuçlarını kullanın.