20 Tip Kunci untuk Berhasil Migrasi ke Sistem CRM Baru

Kami menangani berbagai klien, dari pemula hingga perusahaan, dan sementara beberapa bisnis kecil masih menggunakan spreadsheet untuk melacak kontak dan tugas penjualan, sebagian besar bisnis memiliki sistem manajemen hubungan pelanggan (CRM). Dan pada akhirnya, setiap merek ingin, atau perlu, pindah ke merek baru.

Perusahaan mengganti CRM karena banyak alasan - mereka menginginkan lebih banyak fungsionalitas, fungsionalitas berbeda, integrasi berbeda dengan alat lain, atau VP Penjualan baru hanya menyukai satu alat pada khususnya.

Meskipun alasan pengalihan CRM bersifat unik untuk setiap klien, jika Anda mempertimbangkan untuk beralih, ada beberapa pertimbangan dan tip utama yang perlu Anda ingat untuk memastikan prosesnya berjalan lancar.

Berikut beberapa petunjuknya:

1. Memilih New CRM

Hal pertama yang perlu dipertimbangkan adalah CRM apa yang akan Anda migrasikan?

Ada banyak pilihan di luar sana, dari Salesforce, hingga CRM khusus yang lebih kecil seperti Nimble, SugarCRM, dan sebagainya. Ada juga CRM platform pemasaran seperti HubSpot atau Infustionsoft.

Sistem apa pun yang Anda sedang mempertimbangkan, menyimpan catatan ini dalam pikiran:

• Apa yang salah dengan CRM Anda saat ini? CRM baru Anda akan menyelesaikan masalah yang Anda hadapi dengan CRM Anda saat ini
• Integrasi - Perangkat lunak apa yang diperlukan untuk bekerja? Perangkat lunak pemasaran email adalah yang terbesar, karena kontak harus menyinkronkan kedua arah. Juga pertimbangkan perangkat lunak CPQ sebagai integrasi yang kuat dengan alat seperti PandaDoc yang dapat mengurangi waktu untuk membuat kutipan.
• Sinkronisasi Data - Setelah Anda mengetahui apa yang dibutuhkan CRM Anda, Anda perlu mencari tahu bagaimana data disinkronkan. Banyak alat mengandalkan pihak ketiga seperti Zapier, dan ini bisa membingungkan karena alat untuk sering mengiklankan bahwa alat tersebut terintegrasi dengan platform lain. Setelah Anda masuk ke dalamnya, Anda menemukan bahwa sinkronisasi tidak asli dan membutuhkan waktu dan biaya untuk memutar alat lain untuk sinkronisasi data.
• Anggaran - Berapa biaya CRM? Ini adalah faktor pembatas utama bagi banyak bisnis kecil dan menengah. CRM sering kali menghubungkan fitur yang lebih canggih ke tingkatan harga yang lebih tinggi. Perhatikan batasan pada tingkatan harga, seperti jumlah kontak, atau jumlah email yang boleh Anda kirim per bulan yang dapat memengaruhi harga atau fungsionalitas yang Anda butuhkan.
• Pertumbuhan - Setelah Anda mengetahui anggaran dan fitur, pertimbangkan pertumbuhan untuk 24 bulan ke depan (karena banyak alat menagih setiap tahun). Berapa banyak kontak yang akan Anda tambahkan? Berapa banyak email yang akan Anda kirim? Keberhasilan bisnis dapat menyebabkan Anda melompat ke tingkat harga baru.
• Kemudahan penggunaan - Alat apa pun yang Anda beli akan membuat tim Anda lebih baik. Lihat opsi pelatihan on-boarding gratis dan berbayar untuk meningkatkan staf Anda. Minta anggota tim Anda menggunakan alat tersebut sebelum Anda membeli untuk melihat apakah itu mudah dan intuitif.
• Pelatihan dan orientasi - Tim penjualan Anda harus mempelajari perangkat lunak penjualan baru - pilih alat yang memiliki opsi pelatihan dan alat yang Anda butuhkan untuk mempercepat tim penjualan Anda.

Berikut beberapa tip tambahan agar proses Anda tetap berjalan:

• Lihat ekstra - Alat mungkin menawarkan ekstra seperti pencarian prospek yang ditingkatkan, akses ke daftar atau data, atau fitur tambahan seperti otomatisasi. Lihat apakah ada yang menambah nilai signifikan bagi tim Anda.
• Gunakan apa yang Anda bayar - Jika Anda membayar untuk tingkat harga yang lebih tinggi yang menyertakan fitur baru yang tidak digunakan CRM Anda, jadikan prioritas untuk menerapkan dan mulai menggunakan fitur itu. Seringkali, perusahaan akan membayar sebuah fitur, tetapi membutuhkan waktu berbulan-bulan untuk mengimplementasikannya karena beban kerja harian. Itu hanya buang-buang uang.
• Masuk ke forum pengguna dan dukungan - Saat Anda hampir memilih CRM, masuklah ke forum dukungan dan grup pengguna mereka. Cari masalah yang berintegrasi dengan perangkat lunak alat yang ingin Anda gunakan, dan dengan fitur yang ingin Anda terapkan. Ajukan pertanyaan tentang konfigurasi yang Anda inginkan. Ini akan membantu Anda mengetahui jika fitur bekerja dengan baik, dan jika CRM memiliki dukungan yang kuat.

Dan berikut adalah elemen kunci yang sering diabaikan, dan dapat merugikan Anda dalam jangka panjang:

• Tinjau harga, batas, dan tingkatan secara menyeluruh - Ini termasuk kebijakan untuk melampaui batas yang ditetapkan pada tingkat harga Anda. Terkadang batasan tidak dapat dilampaui, terkadang Anda harus membayar untuk meningkatkan batasan. Terkadang jika melebihi batas, Anda akan otomatis naik ke tingkat harga baru, yang akan langsung ditagih kepada Anda. Pertimbangkan bagaimana puncak penggunaan fitur seperti pengiriman email, atau penelitian prospek dapat memengaruhi penagihan dan merencanakannya.
• Pertimbangkan dampaknya terhadap harga alat lain - Mengintegrasikan dan berbagi data dengan alat lain, seperti alat pemasaran email atau perangkat lunak CPQ, dapat meningkatkan harga alat tersebut. Misalnya, biaya HubSpot berdasarkan jumlah kontak di database Anda. Jika Anda hanya memiliki prospek dan prospek dalam rangkaian pemasaran HubSpot, maka mengimpor 20.000 kontak dari CRM Anda akan membuat harga rangkaian pemasaran Anda melonjak.

2. Gunakan Uji Coba Gratis untuk Menguji, Menguji, Menguji

Sebagian besar CRM menawarkan masa uji coba gratis. Gunakan. Gunakan untuk menguji fitur dan kemudahan penggunaan, tetapi juga gunakan masa uji coba gratis untuk menguji migrasi. Ini akan menunjukkan kepada Anda betapa mudah atau sulitnya migrasi, dan akan menunjukkan kepada Anda bagaimana data akan terlihat setelah diimpor.

Saya tidak bisa cukup menekankan hal ini - rencanakan cara menggunakan masa uji coba gratis untuk mengevaluasi CRM. Anda harus membuat daftar hal-hal yang perlu diperiksa termasuk:

• Impor kontak
• Tampilan data di CRM baru
• Sinkronisasi dengan alat lain yang Anda gunakan
• Fungsionalitas integrasi
• Tugas penjualan harian dilakukan oleh tim penjualan
• Tugas pengawasan yang dilakukan oleh manajer penjualan.

Beberapa tip tambahan

Salah satu hambatan terbesar untuk menguji CRM baru adalah waktu yang dibutuhkan dan dampak kompensasi pada anggota tim penjualan.

Anggota tim penjualan biasanya diberi kompensasi oleh struktur komisi, jadi mereka tidak ingin meluangkan waktu dari melakukan penjualan untuk menguji perangkat lunak baru karena itu menghabiskan uang mereka.

Merek perlu mengenali nilai dan manfaat pengujian ini sebelum diterapkan. Persamaannya sederhana - jika Anda membeli sesuatu yang sulit digunakan oleh tim Anda, penjualan kemungkinan akan turun. Jika Anda membeli sesuatu yang bekerja dengan baik untuk tim Anda, penjualan kemungkinan akan naik. Investasikan dalam pengujian ini dengan memberi insentif kepada tim penjualan Anda untuk melakukannya.

Salah satu cara sederhana adalah membayar komisi untuk staf penjualan Anda saat melakukan pengujian. Uji coba gratis biasanya berlangsung selama dua minggu, jadi alokasikan setengah jam tim penjualan untuk pengujian selama periode uji coba. Atasi kompensasi yang hilang dengan menghitung rata-rata komisi mingguan mereka selama tiga bulan sebelumnya dan membayar mereka setengah komisi mingguan setiap minggu selama pengujian penjualan.

3. Pembersihan Data

Kami menganggap pembersihan data sebagai langkah penting dalam proses migrasi CRM. Simpan dan arsipkan kontak lama dari database Anda.

Apa kontak basi? Itu terserah setiap bisnis - kami memulai diskusi di kontak mana pun yang tidak aktif selama lebih dari tiga siklus penjualan. Jadi jika Anda memiliki siklus penjualan 12 bulan, itu berarti tiga tahun.

Menghapus kontak lama berpotensi membantu Anda mengurangi biaya dengan memungkinkan Anda memilih tingkatan harga yang lebih rendah. Ini juga akan mempercepat proses migrasi karena Anda akan memiliki lebih sedikit data untuk diimpor - dan setelah migrasi itu akan membuat kontak dan daftar email Anda lebih mudah dinavigasi.

• Arsipkan informasi kontak di CSV - Hapus kontak dari CRM Anda, bukan dari kehidupan Anda. Ekspor dan simpan salinan lengkap semua kontak Anda dalam file CSV, untuk berjaga-jaga.
• Simpan catatan perusahaan - Jangan hapus perusahaan dari CRM Anda.
• Simpan catatan di CRM Anda bahwa Anda memiliki kontak yang diarsipkan di CSV - Jika Anda menghapus semua kontak untuk sebuah perusahaan, buat satu catatan kontak atau catatan di catatan perusahaan yang menyatakan bahwa Anda telah mengarsipkan kontak di file CSV. Itu akan memberi tahu tim penjualan untuk memeriksa CSV jika perusahaan kembali aktif.
• Hubungi kontak sebelum pengarsipan - Hubungi kontak dan kirim email kepada mereka untuk mengetahui apakah mereka ingin tetap ada di milis dan daftar kontak Anda. Ini akan mengidentifikasi kontak yang tidak lagi valid, dan menghapusnya dari milis juga akan meningkatkan pengiriman kotak masuk Anda. Ini juga merupakan peluang bagus untuk menjalin kembali kontak yang tidak aktif.
• Identifikasi otomatis - Jika Anda memiliki alat otomatisasi, gunakan alat tersebut untuk menemukan kontak yang memenuhi parameter yang mengidentifikasinya sebagai usang.
• Jiggy dengan Excel atau Google Sheets - Jika Anda melakukan pembersihan data, Anda mungkin akan melakukannya di Excel atau Google Sheets. Bagian dari proses ini bisa sangat memakan waktu - atau sangat mudah. Semakin banyak Anda tahu tentang bekerja dengan data di spreadsheet, semakin cepat bagian proses ini akan berjalan. Berikut beberapa tautan untuk membantu:

  • 10 Cara Super Rapi untuk Membersihkan Data di Excel Spreadsheets dari Trump Excel

  • Sepuluh cara teratas untuk membersihkan data Anda dari tim dukungan Office.

  • 50 cara untuk membersihkan data di Excel dan add-in gratis dari Exceldashboards.com

  • Add-in pembersihan data, alat berbasis biaya dari XLTools.net.

• Rekrut pekerja magang - Beberapa data dimasukkan dengan sangat buruk sehingga membutuhkan manusia untuk membersihkannya. Dalam hal ini, menyewa magang mungkin merupakan pilihan terbaik Anda.
• Periksa pekerjaan - Apakah dilakukan melalui otomatisasi, add-in, atau secara manual, manajer penjualan dan tim penjualan perlu memeriksa pekerjaan untuk memastikan semua kontak dan akun yang harus dimigrasi masih ada dan valid. Bagi pekerjaan, dan minta anggota tim serta manajer memeriksa akun yang menjadi tanggung jawab mereka. Anda tidak ingin melewatkan tindak lanjut setelah Anda pindah ke CRM baru karena kontak tidak sengaja terhapus dari file migrasi.

4. Migrasi Email Historis

Salah satu fitur terbaik dari beberapa CRM adalah integrasi email langsung di catatan kontak. Banyak CRM akan memasukkan pesan email ke dalam catatan kontak, sehingga memudahkan untuk meninjau riwayat komunikasi. Jika CRM saat ini atau CRM baru mendukung ini, itu adalah salah satu hal pertama yang akan diminta oleh tim penjualan Anda.

Sebagian besar CRM yang mendukung fitur ini memiliki konektor email yang membawa pesan ke CRM untuk setiap kontak. Mereka seringkali hanya dapat memindahkan email dari saat itu membuat koneksi, tetapi anggota tim penjualan, berhak, ingin menyimpan email historis dari CRM sebelumnya untuk kesinambungan.

Banyak alat yang mengkhususkan diri dalam migrasi email historis untuk CRM. Misalnya, threads.cloud dapat memigrasi email historis ke HubSpot CRM. Jika riwayat migrasi ada di daftar persyaratan Anda, tambahkan sebagai item penelitian terpisah. Ini sering membutuhkan alat pihak ketiga dan mungkin memerlukan biaya. Pastikan untuk mendapatkan pemahaman tentang cara kerja alat migrasi dan penetapan harga.

• Selalu arsipkan email untuk disimpan dengan aman - Arsipkan dari CRM lama atau dari kotak masuk tim penjualan.
• Email non-kontak tidak dapat dimigrasi - Banyak alat migrasi email historis bekerja dengan mencari di kotak masuk staf penjualan dan menyalin pesan apa pun yang terkait dengan kontak ke CRM. Ini berfungsi dengan baik untuk mendapatkan semua email yang dikirim ke dan dari [email dilindungi] - namun, jika, Amy menggunakan perangkat lunak internal untuk menghasilkan RPF, memberikan tawaran, atau mengirim kontrak, email tersebut mungkin berasal dari alamat email yang tidak memiliki kontak terkait dengan seperti [email dilindungi] atau [email dilindungi] Email tersebut tidak dapat dimigrasi. Lakukan uji migrasi untuk melihat email mana yang dimigrasi, dan mana yang tidak.

5. Kontak Sync

Kecuali Anda menggunakan platform penjualan dan pemasaran terintegrasi, seperti Acton, HubSpot, Infustionsoft, atau Marketo, yang masing-masing menggabungkan alat penjualan dan pemasaran email, Anda perlu menyinkronkan pembuatan kontak dan pembaruan antara CRM dan pemasaran email Anda. alat.

Ada banyak alat di luar sana untuk melakukan sinkronisasi kontak, seperti Zapier, dan Piesync. Setiap CRM mungkin memiliki beberapa kemampuan sinkronisasi bawaan, atau alat pihak ketiga yang direkomendasikan. Pastikan untuk menguji dan menguji sinkronisasi sebelum memutuskan CRM baru Anda.

Mempertimbangkan:

• Penyiapan dan pemeliharaan alat sinkronisasi - Ajukan pertanyaan. Apakah akan "langsung berfungsi" setelah disiapkan atau akankah memerlukan pemeliharaan lanjutan? Bisakah orang IT baru mengambil alih dengan mudah jika terjadi pergantian?
• Sinkronisasi arah - Apakah perubahan hanya akan beralih dari CRM ke perangkat lunak pemasaran email, atau apakah perlu dua arah? Apapun jawabannya, ujilah.
• Pengaturan waktu sinkronisasi - Seberapa sering kontak Anda perlu disinkronkan? Ini dapat memengaruhi pemenuhan penawaran perolehan prospek, dan kemampuan untuk menjalankan kampanye pemasaran email. Pilih alat yang dapat melakukan sinkronisasi sesuai kebutuhan.
• Biaya - Beberapa alat sinkronisasi gratis, beberapa lainnya berbasis biaya. Banyak yang menawarkan versi gratis yang dapat menjadi basis biaya. Sertakan biaya perangkat lunak sinkronisasi dalam anggaran Anda.

Migrasi CRM adalah tugas penting untuk pertumbuhan merek. Gunakan pedoman, dan tip dalam artikel ini untuk mencapai kesuksesan, meminimalkan gangguan, dan memaksimalkan manfaat CRM baru Anda