20 de sfaturi cheie pentru migrarea cu succes către un nou sistem CRM

Avem de-a face cu o varietate de clienți, de la start-up-uri la întreprinderi și, în timp ce unele întreprinderi mai mici încă folosesc foi de calcul pentru a urmări contactele și sarcinile de vânzare, majoritatea întreprinderilor au un sistem de gestionare a relației cu clienții (CRM). Și în cele din urmă, fiecare marcă dorește sau are nevoie să treacă la una nouă.

Companiile schimbă CRM-urile din multe motive - își doresc mai multe funcționalități, funcționalități diferite, integrări diferite cu alte instrumente sau noul vicepreședinte al vânzărilor îi place doar un instrument.

Deși motivul pentru comutarea CRM-urilor este unic pentru fiecare client, dacă vă gândiți să faceți comutarea, există câteva considerații și sfaturi cheie pe care trebuie să le aveți în vedere pentru a vă asigura că procesul se desfășoară fără probleme.

Iată câteva indicații:

1. Alegerea dvs. nou CRM

Primul lucru de luat în considerare este către ce CRM veți migra?

Există o mulțime de opțiuni acolo, de la Salesforce, la CRM-uri dedicate mai mici, cum ar fi Nimble, SugarCRM și așa mai departe. Există, de asemenea, platforme de marketing CRM, cum ar fi HubSpot sau Infustionsoft.

Indiferent de sistem aveți în vedere, să păstreze aceste note în minte:

• Ce este în neregulă cu CRM-ul dvs. actual? Noul dvs. CRM ar trebui să rezolve problemele pe care le aveți cu CRM-ul actual
• Integrări - Cu ce software trebuie să funcționeze? Software-ul de marketing prin e-mail este cel mai mare, deoarece contactele vor trebui să sincronizeze ambele direcții. De asemenea, considerați software-ul CPQ ca o integrare puternică cu un instrument precum PandaDoc, care poate reduce timpul de creare a ofertelor.
• Sincronizare date - Odată ce vă dați seama cu ce CRM trebuie să lucreze, trebuie să aflați cum să sincronizați datele. Multe instrumente se bazează pe terțe părți, cum ar fi Zapier, iar acest lucru poate fi confuz ca instrumente pentru a face publicitate adesea că se integrează cu o altă platformă. Odată ce intrați în ea, descoperiți că sincronizarea nu este nativă și necesită timp și cheltuială pentru a crea un alt instrument pentru sincronizarea datelor.
• Buget - Cât va costa CRM? Acesta este factorul cheie de limitare pentru multe întreprinderi mici și mijlocii. CRM leagă adesea caracteristici mai avansate de niveluri de prețuri mai ridicate. Uitați-vă la limitările privind nivelurile de tarifare, cum ar fi numărul de contacte sau numărul de e-mailuri pe care vi se permite să le trimiteți pe lună, ceea ce poate afecta prețul sau funcționalitatea de care aveți nevoie.
• Creștere - Odată ce ați obținut bugetul și caracteristicile descoperite, luați în considerare creșterea pentru următoarele 24 de luni (deoarece multe instrumente facturează anual). Câte contacte veți adăuga? Câte e-mailuri veți trimite? Succesul în afaceri vă poate determina să treceți la un nou nivel de stabilire a prețurilor.
• Ușurința de utilizare - Orice instrument pe care îl cumpărați ar trebui să vă îmbunătățească echipa. Uitați-vă la opțiunile de formare la bord, gratuite și gratuite, pentru ca personalul dvs. să fie accelerat. Puneți-i pe membrii echipei să utilizeze instrumentul înainte de a cumpăra pentru a vedea dacă este ușor și intuitiv.
• Instruire și îmbarcare - Echipa dvs. de vânzări va trebui să învețe un nou software de vânzări - alegeți un instrument care are opțiunile de instruire și instrumentele de care aveți nevoie pentru a vă pune la dispoziție echipa de vânzări.

Iată câteva sfaturi suplimentare pentru a vă menține procesul pe cale:

• Uită-te la extras - Instrumentele pot oferi extras precum prospectarea îmbunătățită, accesul la liste sau date sau caracteristici suplimentare, cum ar fi automatizarea. Vedeți dacă vreuna dintre ele adaugă o valoare semnificativă echipei dvs.
• Folosiți ceea ce plătiți - Dacă plătiți pentru un nivel de prețuri mai ridicat, care include o nouă funcție pe care CRM-ul dvs. nu o folosește, faceți-o o prioritate pentru implementare și pentru a începe să utilizați acea caracteristică. Adesea, companiile vor plăti pentru o caracteristică, dar vor dura luni de zile pentru a o implementa din cauza volumului de muncă zilnic. Asta e doar o risipă de bani.
• Intrați pe forumurile de utilizator și de asistență - Când vă apropiați de selectarea unui CRM, intrați pe forumurile de asistență și grupurile de utilizatori. Căutați probleme legate de integrarea cu instrumentele software pe care intenționați să le utilizați și cu funcțiile pe care intenționați să le implementați. Puneți întrebări despre configurația dorită. Acest lucru va ajuta să îți dai seama dacă caracteristici funcționează bine, iar dacă CRM are un sprijin puternic.

Și acestea sunt elemente cheie care sunt adesea trecute cu vederea și care vă pot costa pe termen lung:

• Examinați cu atenție prețurile, limitele și nivelurile - Aceasta include politici pentru depășirea limitelor stabilite la nivelul dvs. de prețuri. Uneori, limitele nu pot fi depășite, uneori trebuie să plătiți pentru a crește limitele. Uneori, depășirea limitelor vă va aduce automat la un nou nivel de preț, pentru care sunteți facturat imediat. Luați în considerare modul în care vârfurile de utilizare a funcțiilor, cum ar fi trimiterile de e-mail sau cercetarea potențială, ar putea avea impact asupra facturării și planificați-o.
• Luați în considerare impactul asupra prețului altor instrumente - Integrarea și partajarea datelor cu alte instrumente, cum ar fi instrumentele de marketing prin e-mail sau software-ul CPQ, pot crește prețurile pentru aceste instrumente. De exemplu, HubSpot percepe în funcție de numărul de contacte din baza de date. Dacă ați avut doar clienți potențiali și clienți potențiali în suita dvs. de marketing HubSpot, atunci importul a 20.000 de contacte din CRM vă va face să crească prețul suitei de marketing.

2. Folosiți încercări gratuite pentru a testa, testa, testa

Majoritatea CRM-urilor oferă o perioadă de încercare gratuită. Foloseste-l. Folosiți-l pentru a testa caracteristicile și ușurința de utilizare, dar folosiți și perioada de încercare gratuită pentru a testa migrațiile. Aceasta vă va arăta cât de ușoară sau dificilă va fi migrarea și vă va arăta cum vor arăta datele odată importate.

Nu pot sublinia acest lucru suficient - planificați cum să utilizați perioada de încercare gratuită pentru a evalua CRM. Ar trebui să faceți o listă de lucruri de verificat, inclusiv:

• Import de contact
• Apariția datelor în noul CRM
• Sincronizarea cu alte instrumente pe care le utilizați
• Funcționalitate de integrare
• Sarcini zilnice de vânzare efectuate de echipa de vânzări
• Sarcini de supraveghere efectuate de managerii de vânzări.

Câteva sfaturi suplimentare

Una dintre cele mai mari bariere în calea testării noilor CRM-uri este timpul necesar și impactul compensării asupra membrilor echipei de vânzări.

Membrii echipei de vânzări sunt de obicei compensați printr-o structură de comisioane, așa că nu vor să-și ia timp pentru a face vânzări pentru a testa noul software, deoarece îi costă bani.

Mărcile trebuie să recunoască valoarea și beneficiile acestor teste înainte de implementare. Ecuația este simplă - dacă cumpărați ceva dificil de utilizat de echipa dvs., vânzările vor scădea probabil. Dacă cumpărați ceva care funcționează bine pentru echipa dvs., vânzările vor crește probabil. Investiți în acest test, stimulând echipa dvs. de vânzări să o facă.

O modalitate simplă este de a plăti comision pentru agenții de vânzări în timp ce efectuați testarea. Încercările gratuite durează adesea două săptămâni, deci alocați jumătate din orele echipei de vânzare pentru testare în perioada de încercare. Adresați compensația pierdută prin media comisioanelor săptămânale din ultimele trei luni și plătindu-le jumătate din comisionul săptămânal în fiecare săptămână în timpul testării vânzărilor.

3. Curățarea datelor

Considerăm curățarea datelor un pas esențial în procesul de migrare CRM. Salvați și arhivați contactele vechi din baza de date.

Ce este un contact învechit? Asta depinde de fiecare afacere - începem discuția la orice contact care a fost inactiv de peste trei cicluri de vânzare. Deci, dacă aveți un ciclu de vânzare de 12 luni, acesta este de trei ani.

Eliminarea contactelor vechi vă poate ajuta să reduceți costurile, permițându-vă să selectați niveluri de prețuri mai mici. De asemenea, va accelera procesul de migrare, deoarece veți avea mai puține date de importat și, după migrare, va facilita navigarea contactelor și a listelor de e-mail.

• Arhivează informațiile de contact într-un CSV - Șterge contactele din CRM, dar nu din viața ta. Exportați și păstrați o copie completă a tuturor contactelor într-un fișier CSV, pentru orice eventualitate.
• Păstrați înregistrările companiei - Nu ștergeți companiile din CRM.
• Păstrați o înregistrare în CRM a faptului că ați arhivat contacte într-un CSV - Dacă eliminați toate contactele pentru o companie, faceți o înregistrare de contact sau o notă în înregistrarea companiei care să ateste că ați arhivat contacte în fișierul CSV. Acest lucru va informa echipa de vânzări să caute în CSV dacă compania devine din nou activă.
• Contactați contactele înainte de arhivare - Apelați contactele și trimiteți-le un e-mail pentru a vedea dacă doresc să rămână în listele dvs. de corespondență și de contact. Aceasta va identifica persoanele de contact care nu mai sunt valabile, iar eliminarea acestora din listele de discuții vă va îmbunătăți, de asemenea, capacitatea de livrare a căsuței de e-mail. Aceasta este, de asemenea, o oportunitate extraordinară de a relua contacte inactive.
• Identificare automată - Dacă aveți instrumente de automatizare, utilizați-le pentru a găsi contacte care îndeplinesc parametrii care le identifică ca vechi.
• Obțineți jiggy cu Excel sau Foi de calcul Google - Dacă faceți curățarea datelor, probabil că o veți face în Excel sau Foi de calcul Google. Această parte a procesului poate consuma foarte mult timp - sau foarte ușor. Cu cât știți mai multe despre lucrul cu date în foi de calcul, cu atât va merge mai repede această parte a procesului. Iată câteva linkuri pentru a vă ajuta:

  • 10 moduri super îngrijite de a curăța datele în foi de calcul Excel de la Trump Excel

  • Top 10 modalități de a vă curăța datele de la echipa de asistență Office.

  • 50 de moduri de a curăța datele în Excel și un supliment gratuit de la Exceldashboards.com

  • Supliment de curățare a datelor, un instrument bazat pe taxe de la XLTools.net.

• Angajați un stagiar - Unele date sunt introduse atât de prost încât este nevoie de un om pentru a le curăța. În acest caz, angajarea unui stagiar poate fi cel mai bun pariu.
• Verificați lucrarea - indiferent dacă este realizată prin automatizare, supliment sau manual, managerii de vânzări și echipa de vânzări vor trebui să verifice lucrarea pentru a vă asigura că toate contactele și conturile care ar trebui migrate sunt încă prezente și valide. Împărțiți munca și solicitați membrilor echipei și managerilor să verifice conturile de care sunt responsabili. Nu doriți să pierdeți o monitorizare după ce v-ați mutat la noul CRM, deoarece un contact a fost eliminat accidental din fișierul de migrare.

4. Migrarea istorică a e-mailurilor

Una dintre cele mai frumoase caracteristici ale unor CRM-uri este integrarea e-mailului direct în înregistrările de contact. Multe CRM-uri vor aduce mesaje de e-mail în înregistrarea de contact, facilitând examinarea istoricului comunicărilor. Dacă actualul CRM sau noul CRM acceptă acest lucru, este unul dintre primele lucruri pe care echipa de vânzări le va cere.

Majoritatea CRM-urilor care acceptă această caracteristică au un conector de e-mail care aduce mesaje în CRM pentru fiecare contact. De multe ori pot muta e-mailurile numai din momentul în care stabilește conexiunea, dar membrii echipei de vânzări, pe bună dreptate, vor dori să păstreze e-mailurile istorice din CRM anterior pentru continuitate.

Multe instrumente sunt specializate în migrarea istorică a e-mailurilor pentru CRM-uri. De exemplu, threads.cloud poate migra e-mailurile istorice în HubSpot CRM. Dacă migrarea istorică se află pe lista dvs. de cerințe, adăugați-o ca element de cercetare separat. Adesea necesită un instrument terță parte și poate costa o taxă. Asigurați-vă că ați înțeles cum funcționează instrumentul de migrare și prețurile.

• Arhivați întotdeauna e-mailurile pentru păstrarea în siguranță - Arhivați din vechiul CRM sau din căsuțele primite ale echipei de vânzări.
• Este posibil ca e-mailurile fără contact să nu poată fi migrate - Multe instrumente istorice de migrare a e-mailurilor funcționează prin căutarea în căsuțele de e-mail ale agenților de vânzări și copierea tuturor mesajelor asociate contactelor în CRM. Acest lucru funcționează excelent pentru a primi toate e-mailurile trimise către și de la [email protected] - totuși, dacă, Amy folosește software intern pentru a genera RPF-uri, a atribui oferte sau a trimite contracte, aceste e-mailuri pot proveni de la o adresă de e-mail care nu are o persoană de contact asociate cu, cum ar fi [e-mail protejat] sau [e-mail protejat] Aceste e-mailuri nu pot fi migrate. Efectuați migrări de testare pentru a vedea ce e-mailuri sunt migrate și care nu.

5. Contact Sync

Cu excepția cazului în care utilizați o platformă integrată de vânzări și marketing, cum ar fi Acton, HubSpot, Infustionsoft sau Marketo, fiecare dintre acestea combinând instrumente de vânzări și e-mail marketing, va trebui să sincronizați crearea contactelor și actualizările între CRM și marketingul prin e-mail instrumente.

Există multe instrumente pentru a efectua sincronizarea contactelor, cum ar fi Zapier și Piesync. Fiecare CRM poate avea o anumită capacitate de sincronizare încorporată sau un instrument terță parte recomandat. Asigurați-vă că testați și testați sincronizarea înainte de a vă decide cu privire la noul dvs. CRM.

Considera:

• Configurarea și întreținerea instrumentelor de sincronizare - Puneți întrebări. Va „funcționa” odată configurat sau va avea nevoie de întreținere continuă? O nouă persoană IT o poate prelua cu ușurință în caz de cifră de afaceri?
• Direcția de sincronizare - Modificările vor merge doar de la CRM la software-ul de marketing prin e-mail sau trebuie să meargă în ambele direcții? Oricare ar fi răspunsul, testați-l.
• Sincronizare sincronizare - Cât de des aveți nevoie de contacte sincronizate? Acest lucru poate avea impact asupra realizării ofertei de generare de clienți potențiali și asupra capacității de a derula campanii de marketing prin e-mail. Alegeți un instrument care se poate sincroniza după cum este necesar.
• Costuri - Unele instrumente de sincronizare sunt gratuite, altele sunt bazate pe taxe. Mulți oferă o versiune gratuită care poate deveni bazată pe taxe. Includeți costurile software-ului de sincronizare în bugetul dvs.

Migrarea CRM este o sarcină necesară pentru creșterea mărcii. Utilizați liniile directoare și sfaturile din acest articol pentru a obține succes, a minimiza întreruperile și a maximiza beneficiile noului dvs. CRM