20 نصيحة أساسية للانتقال الناجح إلى نظام CRM جديد

نحن نتعامل مع مجموعة متنوعة من العملاء ، من الشركات الناشئة إلى المؤسسات ، وبينما لا تزال بعض الشركات الصغيرة تستخدم جداول البيانات لتتبع جهات الاتصال ومهام المبيعات ، فإن معظم الشركات لديها نظام إدارة علاقات العملاء (CRM). وفي النهاية ، تريد كل علامة تجارية أو تحتاج إلى الانتقال إلى علامة تجارية جديدة.

تقوم الشركات بتبديل CRMs للعديد من الأسباب - فهي تريد المزيد من الوظائف ، ووظائف مختلفة ، وتكامل مختلف مع أدوات أخرى ، أو نائب الرئيس الجديد للمبيعات يحب فقط أداة واحدة على وجه الخصوص.

في حين أن سبب تبديل CRMs فريد لكل عميل ، إذا كنت تفكر في إجراء التبديل ، فهناك بعض الاعتبارات والنصائح الأساسية التي تحتاج إلى وضعها في الاعتبار لضمان سير العملية بسلاسة.

فيما يلي بعض المؤشرات:

1. اختيار CRM جديد حسابك الخاص

أول شيء يجب مراعاته هو ما هو CRM الذي ستنتقل إليه؟

هناك الكثير من الخيارات المتاحة ، من Salesforce إلى CRMs المخصصة الأصغر مثل Nimble و SugarCRM وما إلى ذلك. هناك أيضًا CRMs لمنصة تسويق مثل HubSpot أو Infustionsoft.

أيا كان النظام الذي كنت تفكر، والحفاظ على هذه الملاحظات في الاعتبار:

• ما الخطأ في CRM الحالي الخاص بك؟ يجب أن يحل نظام CRM الجديد الخاص بك المشاكل التي تواجهها مع CRM الحالي الخاص بك
• عمليات التكامل - ما هي البرامج التي يحتاجها للعمل؟ يعد برنامج التسويق عبر البريد الإلكتروني هو الأكبر ، لأنه سيتعين على جهات الاتصال مزامنة كلا الاتجاهين. ضع في اعتبارك أيضًا برنامج CPQ على أنه تكامل قوي مع أداة مثل PandaDoc يمكن أن يقلل من الوقت لإنشاء عروض الأسعار.
• مزامنة البيانات - بمجرد معرفة ما يحتاجه CRM الخاص بك للعمل معه ، تحتاج إلى معرفة كيفية مزامنة البيانات. تعتمد العديد من الأدوات على جهات خارجية مثل Zapier ، وقد يكون هذا مربكًا كأدوات للإعلان غالبًا عن تكاملها مع نظام أساسي آخر. بمجرد الدخول إليه ، تكتشف أن المزامنة ليست أصلية وتتطلب وقتًا ونفقات لتدوير أداة أخرى لمزامنة البيانات.
• الميزانية - كم سيكلف CRM؟ هذا هو العامل المحدد الرئيسي للعديد من الشركات الصغيرة والمتوسطة. غالبًا ما تربط CRM ميزات أكثر تقدمًا بمستويات تسعير أعلى. انظر إلى القيود المفروضة على مستويات التسعير ، مثل عدد جهات الاتصال أو عدد رسائل البريد الإلكتروني المسموح لك بإرسالها شهريًا والتي قد تؤثر على السعر أو الوظيفة التي تحتاجها.
• النمو - بمجرد حصولك على الميزانية والميزات المحددة ، ضع في اعتبارك النمو خلال الـ 24 شهرًا القادمة (نظرًا لأن العديد من الأدوات تصدر فاتورة سنويًا). كم عدد الاتصالات التي ستضيفها؟ كم عدد رسائل البريد الإلكتروني التي سترسلها؟ قد يؤدي نجاح الأعمال إلى الانتقال إلى فئة تسعير جديدة.
• سهولة الاستخدام - مهما كانت الأداة التي تشتريها يجب أن تجعل فريقك أفضل. انظر إلى خيارات التدريب على متن الطائرة المجانية والمبنية على الرسوم لزيادة عدد موظفيك. اطلب من أعضاء فريقك استخدام الأداة قبل الشراء لمعرفة ما إذا كانت سهلة وبديهية.
• التدريب والتأهيل - سيتعين على فريق المبيعات لديك تعلم برنامج مبيعات جديد - اختر أداة تحتوي على خيارات التدريب والأدوات التي تحتاجها لتحديث فريق المبيعات لديك بسرعة.

فيما يلي بعض النصائح الإضافية لإبقاء العملية على المسار الصحيح:

• انظر إلى الإضافات - قد تقدم الأدوات إضافات مثل البحث المحسن أو الوصول إلى القوائم أو البيانات أو ميزات إضافية مثل التشغيل الآلي. تحقق مما إذا كان أي منهم يضيف قيمة كبيرة لفريقك.
• استخدم ما تدفع مقابله - إذا كنت تدفع مقابل مستوى تسعير أعلى يتضمن ميزة جديدة لا يستخدمها برنامج CRM الخاص بك ، فاجعلها أولوية للتنفيذ والبدء في استخدام هذه الميزة. في كثير من الأحيان ، ستدفع الشركات مقابل ميزة ما ، ولكنها تستغرق شهورًا لتنفيذها بسبب عبء العمل اليومي. هذا مجرد مضيعة للمال.
• احصل على منتديات المستخدم والدعم - عندما تقترب من تحديد CRM ، احصل على منتديات الدعم ومجموعات المستخدمين. ابحث عن مشكلات التكامل مع برنامج الأدوات الذي تنوي استخدامه ، ومع الميزات التي تنوي تنفيذها. اطرح أسئلة حول التكوين المقصود. هذا يساعدك على معرفة ما اذا كان ميزات تعمل بشكل جيد، وإذا كان لدى CRM دعم قوي.

وهذه هي العناصر الأساسية التي غالبًا ما يتم تجاهلها ، ويمكن أن تكلفك على المدى الطويل:

• مراجعة الأسعار والحدود والمستويات بدقة - وهذا يشمل سياسات تجاوز الحدود الموضوعة على مستوى التسعير الخاص بك. في بعض الأحيان لا يمكن تجاوز الحدود ، وأحيانًا يتعين عليك الدفع لزيادة الحدود. في بعض الأحيان ، يؤدي تجاوز الحدود إلى دفعك تلقائيًا إلى فئة تسعير جديدة ، والتي تتم محاسبتك عليها على الفور. ضع في اعتبارك كيف يمكن أن تؤثر فترات الذروة في استخدام الميزات ، مثل إرسال البريد الإلكتروني ، أو البحث عن التوقعات على الفوترة والتخطيط لها.
• ضع في اعتبارك التأثير على سعر الأدوات الأخرى - قد يؤدي دمج البيانات ومشاركتها مع أدوات أخرى ، مثل أدوات التسويق عبر البريد الإلكتروني أو برنامج CPQ ، إلى زيادة أسعار هذه الأدوات. على سبيل المثال ، رسوم HubSpot بناءً على عدد جهات الاتصال في قاعدة البيانات الخاصة بك. إذا كان لديك عملاء محتملون وعملاء محتملون فقط في مجموعة تسويق HubSpot الخاصة بك ، فإن استيراد 20000 جهة اتصال من CRM الخاص بك سيجعل سعر مجموعة التسويق الخاصة بك يقفز.

2. استخدم التجارب المجانية للاختبار والاختبار والاختبار

تقدم معظم CRMs فترة تجريبية مجانية. استخدمه. استخدمه لاختبار الميزات وسهولة الاستخدام ، ولكن استخدم أيضًا الفترة التجريبية المجانية لاختبار عمليات الترحيل. سيوضح لك هذا مدى سهولة أو صعوبة الترحيل ، وسيوضح لك كيف ستبدو البيانات بمجرد استيرادها.

لا يمكنني التأكيد على هذا بما فيه الكفاية - خطط لكيفية استخدام الفترة التجريبية المجانية لتقييم CRM. يجب عليك عمل قائمة بالأشياء التي يجب التحقق منها بما في ذلك:

• استيراد الاتصال
• ظهور البيانات في CRM الجديد
• التزامن مع الأدوات الأخرى التي تستخدمها
• وظيفة التكامل
• مهام المبيعات اليومية التي يقوم بها فريق المبيعات
• مهام الإشراف التي يقوم بها مديرو المبيعات.

بعض النصائح الإضافية

أحد أكبر العوائق أمام اختبار CRMs الجديد هو الوقت المطلوب وتأثير التعويض على أعضاء فريق المبيعات.

عادةً ما يتم تعويض أعضاء فريق المبيعات بهيكل عمولة ، لذلك لا يريدون قضاء بعض الوقت في إجراء المبيعات لاختبار البرنامج الجديد لأنه يكلفهم أموالاً.

تحتاج العلامات التجارية إلى التعرف على قيمة وفائدة هذا الاختبار قبل التنفيذ. المعادلة بسيطة - إذا اشتريت شيئًا يصعب على فريقك استخدامه ، فمن المرجح أن تنخفض المبيعات. إذا اشتريت شيئًا يعمل جيدًا لفريقك ، فمن المرجح أن ترتفع المبيعات. استثمر في هذا الاختبار من خلال تحفيز فريق المبيعات لديك للقيام بذلك.

إحدى الطرق البسيطة هي دفع عمولة لمندوبي المبيعات أثناء إجراء الاختبار. غالبًا ما تستغرق الإصدارات التجريبية المجانية أسبوعين ، لذلك خصص نصف ساعات فريق المبيعات للاختبار خلال الفترة التجريبية. عالج التعويض المفقود عن طريق حساب متوسط ​​عمولاتهم الأسبوعية للأشهر الثلاثة السابقة ودفع نصف عمولتهم الأسبوعية كل أسبوع أثناء اختبار المبيعات.

3. تنظيف البيانات

نحن نعتبر تنظيف البيانات خطوة أساسية في عملية ترحيل CRM. حفظ وأرشفة جهات الاتصال التي لا معنى لها من قاعدة البيانات الخاصة بك.

ما هو الاتصال الذي لا معنى له؟ الأمر متروك لكل عمل - نبدأ المناقشة في أي جهة اتصال غير نشطة لأكثر من ثلاث دورات مبيعات. لذلك إذا كانت لديك دورة مبيعات مدتها 12 شهرًا ، فهذه ثلاث سنوات.

من المحتمل أن تساعدك إزالة جهات الاتصال التي لا معنى لها في خفض التكاليف من خلال تمكينك من تحديد مستويات تسعير أقل. سيؤدي ذلك أيضًا إلى تسريع عملية الترحيل لأن لديك بيانات أقل لاستيرادها - وبعد الترحيل ستجعل التنقل في قوائم جهات الاتصال والبريد الإلكتروني أسهل.

• أرشفة معلومات الاتصال في ملف CSV - احذف جهات الاتصال من CRM ولكن ليس من حياتك. تصدير والاحتفاظ بنسخة كاملة من جميع جهات الاتصال الخاصة بك في ملف CSV ، فقط في حالة.
• الاحتفاظ بسجلات الشركة - لا تحذف الشركات من CRM الخاص بك.
• احتفظ بسجل في CRM بأن لديك جهات اتصال مؤرشفة في ملف CSV - إذا قمت بإزالة جميع جهات الاتصال الخاصة بشركة ما ، فقم بإنشاء سجل جهة اتصال واحد أو ملاحظة في سجل الشركة تفيد بأن لديك جهات اتصال مؤرشفة في ملف CSV. سيسمح ذلك لفريق المبيعات بالبحث في ملف CSV إذا أصبحت الشركة نشطة مرة أخرى.
• الوصول إلى جهات الاتصال قبل الأرشفة - اتصل بجهات الاتصال وأرسل لهم بريدًا إلكترونيًا لمعرفة ما إذا كانوا يريدون البقاء في قوائم البريد وجهات الاتصال الخاصة بك. سيؤدي هذا إلى تحديد جهات الاتصال التي لم تعد صالحة ، كما ستؤدي إزالتها من القوائم البريدية إلى تحسين إمكانية تسليم البريد الوارد. هذه أيضًا فرصة رائعة لإعادة إشراك جهات الاتصال الخاملة.
• تحديد الهوية تلقائيًا - إذا كانت لديك أدوات أتمتة ، فاستخدمها للعثور على جهات الاتصال التي تفي بالمعايير التي تحددها على أنها قديمة.
• احصل على jiggy باستخدام Excel أو Google Sheets - إذا كنت تقوم بتنظيف البيانات ، فمن المحتمل أن تقوم بذلك في Excel أو Google Sheets. يمكن أن يستغرق هذا الجزء من العملية وقتًا طويلاً - أو سهلًا جدًا. كلما زادت معرفتك بالعمل مع البيانات في جداول البيانات ، زادت سرعة هذا الجزء من العملية. فيما يلي بعض الروابط للمساعدة:

  • 10 طرق رائعة لتنظيف البيانات في جداول بيانات Excel من Trump Excel

  • أفضل 10 طرق لتنظيف بياناتك من فريق دعم Office.

  • 50 طريقة لتنظيف البيانات في Excel ووظيفة إضافية مجانية من Exceldashboards.com

  • الوظيفة الإضافية لتنظيف البيانات ، وهي أداة مقابل رسوم من XLTools.net.

• وظف متدربًا - تم إدخال بعض البيانات بشكل سيء لدرجة أن الأمر يتطلب من الإنسان تنظيفها. في هذه الحالة ، قد يكون تعيين متدرب هو أفضل رهان لك.
• تحقق من العمل - سواء تم ذلك عن طريق الأتمتة أو الوظيفة الإضافية أو يدويًا ، سيحتاج مديرو المبيعات وفريق المبيعات إلى التحقق من العمل للتأكد من أن جميع جهات الاتصال والحسابات التي يجب ترحيلها لا تزال موجودة وصالحة. قم بتقسيم العمل ، واطلب من أعضاء الفريق والمديرين التحقق من الحسابات المسؤولة عنها. لا تريد أن تفوتك أي متابعة بمجرد انتقالك إلى CRM الجديد لأنه تمت إزالة جهة اتصال بطريق الخطأ من ملف الترحيل.

4. ترحيل البريد الإلكتروني التاريخي

واحدة من أجمل الميزات لبعض CRMs هي تكامل البريد الإلكتروني مباشرة في سجلات جهات الاتصال. يقوم العديد من CRMs بإحضار رسائل البريد الإلكتروني إلى سجل جهة الاتصال ، مما يجعل من السهل مراجعة محفوظات الاتصال. إذا كان نظام CRM الحالي أو CRM الجديد يدعم هذا ، فهو أحد الأشياء الأولى التي سيطلبها فريق المبيعات لديك.

تحتوي معظم CRMs التي تدعم هذه الميزة على موصل بريد إلكتروني يقوم بإحضار الرسائل إلى CRM لكل جهة اتصال. غالبًا ما يمكنهم نقل البريد الإلكتروني فقط من وقت إنشاء الاتصال ، لكن أعضاء فريق المبيعات ، بحق ، سيرغبون في الاحتفاظ برسائل البريد الإلكتروني التاريخية من CRM السابق للاستمرارية.

تتخصص العديد من الأدوات في ترحيل البريد الإلكتروني التاريخي لـ CRMs. على سبيل المثال ، يمكن لـ thread.cloud ترحيل رسائل البريد الإلكتروني التاريخية إلى HubSpot CRM. إذا كان الترحيل التاريخي موجودًا في قائمة المتطلبات الخاصة بك ، فأضفه كعنصر بحث منفصل. غالبًا ما يتطلب أداة تابعة لجهة خارجية وقد تكلف رسومًا. تأكد من فهم كيفية عمل أداة الترحيل والتسعير.

• أرشفة رسائل البريد الإلكتروني دائمًا لحفظها بأمان - أرشفة من CRM القديم أو من صناديق البريد الوارد لفريق المبيعات.
• قد لا يتم ترحيل رسائل البريد الإلكتروني غير المتعلقة بجهات الاتصال - تعمل العديد من أدوات ترحيل البريد الإلكتروني التاريخية من خلال البحث في علب الوارد الخاصة بمندوبي المبيعات ونسخ أي رسائل مرتبطة بجهات الاتصال إلى CRM. يعمل هذا بشكل رائع لإرسال جميع رسائل البريد الإلكتروني من وإلى [البريد الإلكتروني المحمي] - ومع ذلك ، إذا استخدمت إيمي برنامجًا داخليًا لإنشاء RPFs أو منح العطاءات أو إرسال العقود ، فقد تأتي رسائل البريد الإلكتروني هذه من عنوان بريد إلكتروني ليس لديه جهة اتصال المرتبطة مثل [البريد الإلكتروني المحمي] أو [البريد الإلكتروني المحمي] لا يجوز ترحيل رسائل البريد الإلكتروني هذه. قم بإجراء عمليات ترحيل تجريبية لمعرفة رسائل البريد الإلكتروني التي تم ترحيلها وأيها لم يتم ترحيلها.

5. مزامنة جهات الاتصال

ما لم تكن تستخدم نظامًا أساسيًا للمبيعات والتسويق ، مثل Acton أو HubSpot أو Infustionsoft أو Marketo ، كل منها يجمع بين أدوات التسويق والمبيعات عبر البريد الإلكتروني ، فستحتاج إلى مزامنة إنشاء جهات الاتصال والتحديثات بين CRM والتسويق عبر البريد الإلكتروني أدوات.

هناك العديد من الأدوات لإجراء مزامنة جهات الاتصال ، مثل Zapier و Piesync. قد يحتوي كل CRM على بعض إمكانيات المزامنة المضمنة ، أو أداة خارجية موصى بها. تأكد من اختبار واختبار المزامنة قبل اتخاذ قرار بشأن CRM الجديد الخاص بك.

انصح:

• إعداد وصيانة أدوات المزامنة - اطرح الأسئلة. هل ستعمل بمجرد إعدادها أم أنها تحتاج إلى صيانة مستمرة؟ هل يمكن لشخص جديد في مجال تكنولوجيا المعلومات أن يتولى الأمر بسهولة في حالة دوران الموظفين؟
• اتجاه المزامنة - هل ستنتقل التغييرات فقط من CRM إلى برنامج التسويق عبر البريد الإلكتروني ، أم أنها تحتاج إلى الانتقال في كلا الاتجاهين؟ مهما كانت الإجابة ، اختبرها.
• توقيت المزامنة - كم مرة تحتاج إلى مزامنة جهات الاتصال؟ يمكن أن يؤثر ذلك على استيفاء عروض العملاء المحتملين والقدرة على تشغيل حملات التسويق عبر البريد الإلكتروني. اختر أداة يمكنها المزامنة حسب الحاجة.
• التكاليف - بعض أدوات المزامنة مجانية ، وبعضها قائم على الرسوم. يقدم الكثيرون إصدارًا مجانيًا يمكن أن يصبح أساسًا للرسوم. قم بتضمين تكاليف برامج المزامنة في ميزانيتك.

يعد ترحيل CRM من المهام الضرورية لنمو العلامة التجارية. استخدم الإرشادات والنصائح الواردة في هذه المقالة لتحقيق النجاح وتقليل التعطيل وتعظيم الاستفادة من CRM الجديد الخاص بك