20 wichtige Tipps für eine erfolgreiche Migration auf ein neues CRM-System

Veröffentlicht: 2021-03-01

Wir haben mit einer Vielzahl von Kunden zu tun, von Startups bis hin zu Unternehmen. Während einige kleinere Unternehmen immer noch Tabellenkalkulationen verwenden, um Kontakte und Vertriebsaufgaben zu verfolgen, verfügen die meisten Unternehmen über ein CRM-System (Customer Relationship Management). Und schließlich möchte oder muss jede Marke zu einer neuen wechseln.

Unternehmen wechseln CRMs aus vielen Gründen - sie möchten mehr Funktionalität, unterschiedliche Funktionen, unterschiedliche Integrationen mit anderen Tools, oder der neue VP of Sales mag nur ein Tool im Besonderen.

Obwohl der Grund für den Wechsel von CRMs für jeden Client einzigartig ist, müssen Sie einige wichtige Überlegungen und Tipps berücksichtigen, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.

Hier sind einige Hinweise:

1. Auswählen der neuen CRM

Als Erstes müssen Sie berücksichtigen, auf welches CRM Sie migrieren werden.

Es gibt viele Möglichkeiten, von Salesforce bis hin zu kleineren dedizierten CRMs wie Nimble, SugarCRM und so weiter. Es gibt auch CRMs für Marketingplattformen wie HubSpot oder Infustionsoft.

Welches System Sie in Betracht ziehen, halten Sie diese Hinweise zu beachten:

  • Was ist los mit Ihrem aktuellen CRM? Ihr neues CRM sollte die Probleme lösen, die Sie mit Ihrem aktuellen CRM haben
  • Integrationen - Mit welcher Software muss gearbeitet werden? E-Mail-Marketing-Software ist die größte, da Kontakte beide Richtungen synchronisieren müssen. Betrachten Sie CPQ-Software auch als eine starke Integration in ein Tool wie PandaDoc, die die Zeit zum Erstellen von Angeboten verkürzen kann.
  • Datensynchronisierung - Sobald Sie herausgefunden haben, mit was Ihr CRM arbeiten muss, müssen Sie herausfinden, wie Daten synchronisiert werden sollen. Viele Tools basieren auf Drittanbietern wie Zapier. Dies kann verwirrend sein, da Tools häufig für die Integration in eine andere Plattform werben. Sobald Sie sich damit befassen, stellen Sie fest, dass die Synchronisierung nicht nativ ist und Zeit und Kosten erfordert, um ein weiteres Tool für die Datensynchronisierung zu starten.
  • Budget - Wie viel kostet das CRM? Dies ist der entscheidende begrenzende Faktor für viele kleine und mittlere Unternehmen. CRM verbindet häufig erweiterte Funktionen mit höheren Preisstufen. Sehen Sie sich die Einschränkungen bei Preisstufen an, z. B. die Anzahl der Kontakte oder die Anzahl der E-Mails, die Sie pro Monat senden dürfen, was sich auf den Preis oder die von Ihnen benötigte Funktionalität auswirken kann.
  • Wachstum - Wenn Sie das Budget und die Funktionen ermittelt haben, sollten Sie das Wachstum für die nächsten 24 Monate in Betracht ziehen (da viele Tools jährlich in Rechnung gestellt werden). Wie viele Kontakte werden Sie hinzufügen? Wie viele E-Mails werden Sie senden? Der geschäftliche Erfolg kann dazu führen, dass Sie zu einer neuen Preisstufe wechseln.
  • Benutzerfreundlichkeit - Welches Tool Sie auch kaufen, es sollte Ihr Team verbessern. Sehen Sie sich kostenlose und kostenpflichtige On-Boarding-Schulungsoptionen an, um Ihre Mitarbeiter zu verbessern. Lassen Sie Ihre Teammitglieder das Tool vor dem Kauf verwenden, um festzustellen, ob es einfach und intuitiv ist.
  • Schulung und Einarbeitung - Ihr Verkaufsteam muss neue Verkaufssoftware erlernen. Wählen Sie ein Tool aus, das über die Schulungsoptionen und Tools verfügt, die Sie benötigen, um Ihr Verkaufsteam auf den neuesten Stand zu bringen.

Hier sind einige zusätzliche Tipps, um Ihren Prozess auf Kurs zu halten:

  • Extras anzeigen - Tools bieten möglicherweise Extras wie verbesserte Prospektion, Zugriff auf Listen oder Daten oder zusätzliche Funktionen wie Automatisierung. Prüfen Sie, ob einer von ihnen Ihrem Team einen erheblichen Mehrwert bringt.
  • Verwenden Sie, wofür Sie bezahlen - Wenn Sie für eine höhere Preisstufe bezahlen, die eine neue Funktion enthält, die Ihr CRM nicht verwendet, legen Sie Wert darauf, diese Funktion zu implementieren und zu verwenden. Oft zahlen Unternehmen für eine Funktion, benötigen jedoch aufgrund der täglichen Arbeitsbelastung Monate, um sie zu implementieren. Das ist nur Geldverschwendung.
  • In Benutzer- und Support-Foren einsteigen - Wenn Sie sich der Auswahl eines CRM nähern, rufen Sie dessen Support-Foren und Benutzergruppen auf. Suchen Sie nach Problemen bei der Integration in die Tools-Software, die Sie verwenden möchten, und in die Funktionen, die Sie implementieren möchten. Stellen Sie Fragen zu Ihrer beabsichtigten Konfiguration. Dies wird Ihnen helfen herauszufinden , ob Funktionen gut funktionieren, und wenn die CRM hat starke Unterstützung.

Und dies sind Schlüsselelemente, die oft übersehen werden und Sie langfristig kosten können:

  • Überprüfen Sie Preise, Limits und Stufen gründlich - Dies umfasst Richtlinien zum Überschreiten von Limits, die auf Ihrer Preisstufe festgelegt wurden. Manchmal können Limits nicht überschritten werden, manchmal muss man bezahlen, um Limits zu erhöhen. Wenn Sie das Limit überschreiten, werden Sie manchmal automatisch auf eine neue Preisstufe gebracht, die Ihnen sofort in Rechnung gestellt wird. Überlegen Sie, wie sich Spitzenwerte bei der Nutzung von Funktionen wie E-Mail-Sendungen oder potenzielle Kunden auf die Abrechnung auswirken können, und planen Sie dies.
  • Berücksichtigen Sie die Auswirkungen anderer Tools auf den Preis. Durch die Integration und gemeinsame Nutzung von Daten mit anderen Tools wie E-Mail-Marketing-Tools oder CPQ-Software können die Preise für diese Tools erhöht werden. Beispielsweise berechnet HubSpot Gebühren basierend auf der Anzahl der Kontakte in Ihrer Datenbank. Wenn Sie nur Interessenten und Interessenten in Ihrer HubSpot-Marketing-Suite hatten, führt der Import von 20.000 Kontakten aus Ihrem CRM zu einem Preissprung in Ihrer Marketing-Suite.

2. Verwenden Sie kostenlose Testversionen zum Testen, Testen, Testen

Die meisten CRMs bieten eine kostenlose Testphase an. Benutze es. Verwenden Sie es, um Funktionen und Benutzerfreundlichkeit zu testen, aber nutzen Sie auch die kostenlose Testphase, um Migrationen zu testen. Dies zeigt Ihnen, wie einfach oder schwierig die Migration sein wird und wie die Daten nach dem Import aussehen werden.

Ich kann das nicht genug betonen - planen Sie, wie Sie die kostenlose Testphase zur Bewertung des CRM verwenden können. Sie sollten eine Liste der zu überprüfenden Dinge erstellen, einschließlich:

  • Kontaktimport
  • Datenauftritt im neuen CRM
  • Synchronisation mit anderen von Ihnen verwendeten Tools
  • Integrationsfunktionalität
  • Tägliche Verkaufsaufgaben des Verkaufsteams
  • Aufsichtsaufgaben von Vertriebsleitern.

Einige zusätzliche Tipps

Eines der größten Hindernisse beim Testen neuer CRMs ist der Zeitaufwand und die Auswirkungen auf die Vergütung der Mitglieder des Verkaufsteams.

Mitglieder des Verkaufsteams werden normalerweise durch eine Provisionsstruktur entschädigt, sodass sie sich keine Zeit für Verkäufe nehmen möchten, um die neue Software zu testen, da dies Geld kostet.

Marken müssen den Wert und den Nutzen dieser Tests vor der Implementierung erkennen. Die Gleichung ist einfach: Wenn Sie etwas kaufen, das für Ihr Team schwer zu verwenden ist, wird der Umsatz wahrscheinlich sinken. Wenn Sie etwas kaufen, das für Ihr Team gut funktioniert, wird der Umsatz wahrscheinlich steigen. Investieren Sie in diese Tests, indem Sie Ihr Verkaufsteam dazu anregen.

Eine einfache Möglichkeit besteht darin, während des Testens eine Provision für Ihre Vertriebsmitarbeiter zu zahlen. Kostenlose Testversionen dauern oft zwei Wochen. Planen Sie daher die Hälfte der Stunden des Verkaufsteams für Tests während des Testzeitraums ein. Beheben Sie verlorene Vergütungen, indem Sie die wöchentlichen Provisionen der letzten drei Monate mitteln und ihnen während der Verkaufstests jede Woche die Hälfte ihrer wöchentlichen Provisionen zahlen.

3. Datenbereinigung

Wir betrachten die Datenbereinigung als einen wesentlichen Schritt im CRM-Migrationsprozess. Speichern und archivieren Sie veraltete Kontakte aus Ihrer Datenbank.

Was ist ein abgestandener Kontakt? Das liegt bei jedem Unternehmen - wir beginnen die Diskussion bei jedem Kontakt, der seit mehr als drei Verkaufszyklen inaktiv ist. Wenn Sie also einen Verkaufszyklus von 12 Monaten haben, sind das drei Jahre.

Durch das Entfernen veralteter Kontakte können Sie möglicherweise Kosten senken, indem Sie niedrigere Preisstufen auswählen können. Dies beschleunigt auch den Migrationsprozess, da Sie weniger Daten importieren müssen. Nach der Migration können Sie Ihre Kontakte und E-Mail-Listen einfacher navigieren.

  • Kontaktinformationen in einer CSV archivieren - Löschen Sie Kontakte aus Ihrem CRM, jedoch nicht aus Ihrem Leben. Exportieren Sie alle Ihre Kontakte und bewahren Sie sie für alle Fälle in einer CSV-Datei auf.
  • Unternehmensunterlagen aufbewahren - Löschen Sie keine Unternehmen aus Ihrem CRM.
  • Halten Sie eine Aufzeichnung in Ihrem CRM , dass Sie Kontakte in einer CSV archiviert haben - Wenn Sie alle Kontakte für ein Unternehmen entfernen, stellen Sie einen Kontaktdatensatz oder eine Notiz in der Firmendatensatz besagt , dass Sie archivierten Kontakte in der CSV - Datei haben. Dadurch wird das Verkaufsteam informiert, dass es in die CSV schauen muss, wenn das Unternehmen wieder aktiv wird.
  • Kontakte vor der Archivierung erreichen - Rufen Sie Kontakte an und senden Sie ihnen eine E-Mail, um zu sehen, ob sie in Ihren Mailing- und Kontaktlisten bleiben möchten. Dadurch werden Kontakte identifiziert, die nicht mehr gültig sind, und durch Entfernen von Kontakten aus Mailinglisten wird auch die Zustellbarkeit Ihres Posteingangs verbessert. Dies ist auch eine großartige Gelegenheit, um ruhende Kontakte wieder aufzunehmen.
  • Identifizierung identifizieren - Wenn Sie über Automatisierungstools verfügen, verwenden Sie diese, um Kontakte zu finden, die den Parametern entsprechen, die sie als veraltet identifizieren.
  • Mit Excel oder Google Sheets nervös werden - Wenn Sie Daten bereinigen, werden Sie dies wahrscheinlich in Excel oder Google Sheets tun. Dieser Teil des Prozesses kann sehr zeitaufwändig sein - oder sehr einfach. Je mehr Sie über die Arbeit mit Daten in Tabellenkalkulationen wissen, desto schneller wird dieser Teil des Prozesses ablaufen. Hier sind einige Links, um zu helfen:

    • 10 super saubere Möglichkeiten, Daten in Excel-Tabellen von Trump Excel zu bereinigen

    • Die 10 wichtigsten Möglichkeiten zum Bereinigen Ihrer Daten durch das Office-Supportteam.

    • 50 Möglichkeiten zum Bereinigen von Daten in Excel und ein kostenloses Add-In von Exceldashboards.com

    • Data Cleaning Add-In, ein kostenpflichtiges Tool von XLTools.net.

  • Praktikanten einstellen - Einige Daten sind so schlecht eingegeben, dass ein Mensch sie bereinigen muss. In diesem Fall ist die Einstellung eines Praktikanten möglicherweise die beste Wahl.
  • Überprüfen der Arbeit - Unabhängig davon, ob die Automatisierung, das Add-In oder manuell erfolgt, müssen Vertriebsleiter und das Verkaufsteam die Arbeit überprüfen, um sicherzustellen, dass alle zu migrierenden Kontakte und Konten noch vorhanden und gültig sind. Teilen Sie die Arbeit auf und lassen Sie Teammitglieder und Manager die Konten überprüfen, für die sie verantwortlich sind. Sie möchten kein Follow-up verpassen, wenn Sie in das neue CRM gewechselt sind, da ein Kontakt versehentlich aus der Migrationsdatei entfernt wurde.

4. Historische E-Mail-Migration

Eine der schönsten Funktionen einiger CRMs ist die E-Mail-Integration direkt in die Kontaktdatensätze. Viele CRMs bringen E-Mail-Nachrichten in den Kontaktdatensatz ein, sodass der Kommunikationsverlauf einfach überprüft werden kann. Wenn das aktuelle CRM oder das neue CRM dies unterstützt, ist dies eines der ersten Dinge, nach denen Ihr Verkaufsteam fragen wird.

Die meisten CRMs, die diese Funktion unterstützen, verfügen über einen E-Mail-Connector, der für jeden Kontakt Nachrichten in das CRM bringt. Sie können E-Mails häufig erst ab dem Zeitpunkt des Verbindungsaufbaus verschieben, aber die Mitglieder des Verkaufsteams möchten zu Recht die historischen E-Mails aus dem vorherigen CRM behalten, um die Kontinuität zu gewährleisten.

Viele Tools sind auf die historische E-Mail-Migration für CRMs spezialisiert. Beispielsweise kann threads.cloud historische E-Mails in HubSpot CRM migrieren. Wenn die historische Migration in Ihrer Anforderungsliste enthalten ist, fügen Sie sie als separates Forschungselement hinzu. Es erfordert häufig ein Tool eines Drittanbieters und kann eine Gebühr kosten. Vergewissern Sie sich, dass Sie sich mit der Funktionsweise des Migrationstools und der Preisgestaltung vertraut gemacht haben.

  • Archivieren Sie E-Mails immer zur sicheren Aufbewahrung - Archivieren Sie sie aus dem alten CRM oder aus den Posteingängen des Verkaufsteams.
  • Berührungslose E-Mails dürfen nicht migriert werden - Viele historische E-Mail-Migrationstools funktionieren, indem sie in den Posteingängen von Verkäufern suchen und alle mit Kontakten verknüpften Nachrichten in das CRM kopieren. Dies funktioniert hervorragend, um alle E-Mails an und von [E-Mail-geschützt] zu senden. Wenn Amy jedoch interne Software verwendet, um RPFs zu generieren, Gebote abzugeben oder Verträge zu senden, stammen diese E-Mails möglicherweise von einer E-Mail-Adresse, die keinen Kontakt hat verknüpft mit [E-Mail geschützt] oder [E-Mail geschützt] Diese E-Mails können möglicherweise nicht migriert werden. Führen Sie Testmigrationen durch, um festzustellen, welche E-Mails migriert werden und welche nicht.

5. Wenden Sie sich an Sync

Sofern Sie keine integrierte Vertriebs- und Marketingplattform wie Acton, HubSpot, Infustionsoft oder Marketo verwenden, die jeweils Vertriebs- und E-Mail-Marketing-Tools kombinieren, müssen Sie die Kontakterstellung und -aktualisierungen zwischen Ihrem CRM und Ihrem E-Mail-Marketing synchronisieren Werkzeuge.

Es gibt viele Tools für die Kontaktsynchronisierung, z. B. Zapier und Piesync. Jedes CRM verfügt möglicherweise über eine integrierte Synchronisierungsfunktion oder ein empfohlenes Tool eines Drittanbieters. Stellen Sie sicher, dass Sie die Synchronisierung testen und testen, bevor Sie sich für Ihr neues CRM entscheiden.

Erwägen:

  • Einrichtung und Wartung von Synchronisationstools - Stellen Sie die Fragen. Funktioniert es nach der Einrichtung „nur“ oder muss es weiter gewartet werden? Kann eine neue IT-Person es im Falle eines Umsatzes problemlos übernehmen?
  • Synchronisierungsrichtung - Werden Änderungen nur vom CRM zur E-Mail-Marketing-Software übertragen, oder müssen sie in beide Richtungen gehen? Was auch immer die Antwort ist, testen Sie es.
  • Synchronisierungszeitpunkt - Wie oft müssen Kontakte synchronisiert werden? Dies kann sich auf die Erfüllung von Lead-Generierungsangeboten und die Möglichkeit zur Durchführung von E-Mail-Marketingkampagnen auswirken. Wählen Sie ein Tool, das bei Bedarf synchronisiert werden kann.
  • Kosten - Einige Synchronisierungstools sind kostenlos, andere kostenpflichtig. Viele bieten eine kostenlose Version an, die kostenpflichtig werden kann. Nehmen Sie die Kosten für Synchronisierungssoftware in Ihr Budget auf.

Die CRM-Migration ist eine notwendige Aufgabe für das Markenwachstum. Verwenden Sie die Richtlinien und Tipps in diesem Artikel, um Erfolg zu erzielen, Störungen zu minimieren und den Nutzen Ihres neuen CRM zu maximieren