20 dicas importantes para uma migração bem-sucedida para um novo sistema de CRM

Publicados: 2021-03-01

Lidamos com uma variedade de clientes, de startups a empresas, e embora algumas empresas menores ainda usem planilhas para rastrear contatos e tarefas de vendas, a maioria das empresas tem um sistema de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM). E, eventualmente, toda marca deseja, ou precisa, mudar para uma nova.

As empresas trocam os CRMs por vários motivos - elas querem mais funcionalidade, funcionalidade diferente, integrações diferentes com outras ferramentas ou o novo VP de vendas apenas gosta de uma ferramenta em particular.

Embora o motivo da troca de CRMs seja exclusivo para cada cliente, se você estiver pensando em fazer a troca, há algumas considerações e dicas importantes que você precisa ter em mente para garantir que o processo ocorra sem problemas.

Aqui estão algumas dicas:

1. Escolhendo o seu novo CRM

A primeira coisa a considerar é para qual CRM você migrará?

Existem muitas opções lá fora, do Salesforce, a CRMs dedicados menores como Nimble, SugarCRM e assim por diante. Existem também CRMs de plataforma de marketing, como HubSpot ou Infustionsoft.

Independentemente do sistema que você está considerando, manter essas notas em mente:

O que há de errado com seu CRM atual? Seu novo CRM deve resolver os problemas que você está tendo com seu CRM atual
Integrações - com que software ele precisa trabalhar? O software de email marketing é o maior, porque os contatos terão que sincronizar as duas direções. Considere também o software CPQ, pois a forte integração com uma ferramenta como o PandaDoc pode reduzir o tempo de criação de orçamentos.
Sincronização de dados - depois de descobrir com o que seu CRM precisa funcionar, você precisa descobrir como os dados devem ser sincronizados. Muitas ferramentas dependem de terceiros, como o Zapier, e isso pode ser confuso, pois muitas vezes anuncia que se integram a outra plataforma. Depois de entrar nisso, você descobre que a sincronização não é nativa e requer tempo e dinheiro para ativar mais uma ferramenta para sincronização de dados.
Orçamento - Quanto custará o CRM? Este é o principal fator limitante para muitas pequenas e médias empresas. Freqüentemente, os CRMs associam recursos mais avançados a níveis de preços mais altos. Observe as limitações dos níveis de preços, como o número de contatos ou o número de e-mails que você tem permissão para enviar por mês, o que pode afetar o preço ou a funcionalidade de que você precisa.
Crescimento - depois de definir o orçamento e os recursos, considere o crescimento pelos próximos 24 meses (já que muitas ferramentas são cobradas anualmente). Quantos contatos você adicionará? Quantos e-mails você enviará? O sucesso do negócio pode fazer com que você salte para um novo nível de preços.
Facilidade de uso - Qualquer ferramenta que você comprar deve tornar sua equipe melhor. Veja as opções de treinamento on-board gratuito e baseado em taxas para aumentar sua equipe. Faça com que os membros da sua equipe usem a ferramenta antes de comprar para ver se ela é fácil e intuitiva.
Treinamento e integração - sua equipe de vendas terá que aprender um novo software de vendas - escolha uma ferramenta que tenha as opções de treinamento e as ferramentas de que você precisa para colocar sua equipe de vendas em dia.

Aqui estão algumas dicas adicionais para manter seu processo sob controle:

Observe os extras - As ferramentas podem oferecer extras, como prospecção aprimorada, acesso a listas ou dados ou recursos adicionais, como automação. Veja se algum deles agrega valor significativo à sua equipe.
Use o que você paga - se você pagar por uma faixa de preço mais alta que inclui um novo recurso que seu CRM não usa, priorize a implementação e comece a usar esse recurso. Freqüentemente, as empresas pagam por um recurso, mas levam meses para implementá-lo devido à carga de trabalho diária. Isso é apenas um desperdício de dinheiro.
Entre nos fóruns de suporte e usuários - Quando você estiver perto de selecionar um CRM, entre em seus fóruns de suporte e grupos de usuários. Procure problemas de integração com as ferramentas de software que você pretende usar e com os recursos que pretende implementar. Faça perguntas sobre a configuração pretendida. Isso vai ajudar você a descobrir se os recursos funcionam bem, e se o CRM tem forte apoio.

E esses são elementos-chave que muitas vezes são esquecidos e podem custar caro a longo prazo:

Revise os preços, limites e níveis completamente - Isso inclui políticas para ultrapassar os limites definidos em seu nível de preços. Às vezes, os limites não podem ser excedidos, às vezes você tem que pagar para aumentá-los. Às vezes, exceder os limites o levará automaticamente a um novo nível de preços, pelo qual você será cobrado imediatamente. Considere como os picos no uso de recursos, como envio de e-mail ou pesquisa de cliente potencial, podem impactar o faturamento e planejar para isso.
Considere o impacto no preço de outras ferramentas - Integrar e compartilhar dados com outras ferramentas, como ferramentas de marketing por e-mail ou software CPQ, pode aumentar os preços dessas ferramentas. Por exemplo, a HubSpot cobra com base no número de contatos em seu banco de dados. Se você só teve clientes em potencial e leads em seu pacote de marketing da HubSpot, importar 20.000 contatos de seu CRM fará o preço do pacote de marketing saltar.

2. Use avaliações gratuitas para testar, testar, testar

A maioria dos CRMs oferece um período de teste gratuito. Use-o. Use-o para testar recursos e facilidade de uso, mas também use o período de teste gratuito para testar migrações. Isso mostrará como será fácil ou difícil a migração e como os dados ficarão depois de importados.

Eu não posso enfatizar isso o suficiente - planeje como usar o período de teste gratuito para avaliar o CRM. Você deve fazer uma lista de itens a serem verificados, incluindo:

Importação de contato
Aparecimento de dados no novo CRM
Sincronização com outras ferramentas que você usa
Funcionalidade de integração
Tarefas diárias de vendas realizadas pela equipe de vendas
Supervisão de tarefas realizadas por gerentes de vendas.

Algumas dicas extras

Uma das maiores barreiras para testar novos CRMs é o tempo necessário e o impacto na remuneração dos membros da equipe de vendas.

Os membros da equipe de vendas geralmente são remunerados por uma estrutura de comissão, então eles não querem perder tempo fazendo vendas para testar o novo software porque isso lhes custa dinheiro.

As marcas precisam reconhecer o valor e o benefício desse teste antes da implementação. A equação é simples - se você comprar algo difícil para sua equipe usar, as vendas provavelmente cairão. Se você comprar algo que funcione bem para sua equipe, as vendas provavelmente aumentarão. Invista nesses testes, incentivando sua equipe de vendas a fazê-lo.

Uma maneira simples é pagar comissão pelos vendedores ao fazer o teste. Os testes gratuitos geralmente duram duas semanas, portanto, aloque metade das horas da equipe de vendas para testes durante o período de teste. Aborde a compensação perdida calculando a média das comissões semanais dos três meses anteriores e pagando-lhes metade da comissão semanal durante o teste de vendas.

3. Limpeza de dados

Consideramos a limpeza de dados uma etapa essencial no processo de migração de CRM. Salve e arquive contatos obsoletos de seu banco de dados.

O que é um contato obsoleto? Isso depende de cada empresa - começamos a discussão em qualquer contato que esteja inativo por mais de três ciclos de vendas. Portanto, se você tem um ciclo de vendas de 12 meses, são três anos.

A remoção de contatos desatualizados ajudará potencialmente a reduzir custos, permitindo que você selecione níveis de preços mais baixos. Isso também irá acelerar o processo de migração porque você terá menos dados para importar - e após a migração, tornará seus contatos e listas de e-mail mais fáceis de navegar.

Arquive informações de contato em um CSV - Exclua contatos de seu CRM, mas não de sua vida. Exporte e guarde uma cópia completa de todos os seus contatos em um arquivo CSV, apenas para garantir.
Mantenha os registros da empresa - não exclua empresas do seu CRM.
Mantenha um registro em seu CRM de que você arquivou contatos em um CSV - Se você remover todos os contatos de uma empresa, faça um registro de contato ou uma nota no registro da empresa informando que você arquivou os contatos no arquivo CSV. Isso permitirá que a equipe de vendas verifique o CSV se a empresa se tornar ativa novamente.
Alcance os contatos antes de arquivar - Ligue para os contatos e envie-lhes um e-mail para ver se desejam permanecer em suas listas de correspondência e contato. Isso identificará os contatos que não são mais válidos e removê-los das listas de mala direta também melhorará a capacidade de entrega da sua caixa de entrada. Esta também é uma ótima oportunidade para reconquistar contatos inativos.
Identificação automática - se você tiver ferramentas de automação, use-as para localizar contatos que atendam aos parâmetros que os identificam como obsoletos.
Deixe-se levar pelo Excel ou Planilhas Google - Se você estiver fazendo uma limpeza de dados, provavelmente o fará no Excel ou Planilhas Google. Esta parte do processo pode consumir muito tempo - ou muito fácil. Quanto mais você souber sobre como trabalhar com dados em planilhas, mais rápida será essa parte do processo. Aqui estão alguns links para ajudar:
- 10 maneiras super bacanas de limpar dados em planilhas do Excel do Trump Excel
- Dez principais maneiras de limpar seus dados da equipe de suporte do Office.
- 50 maneiras de limpar dados no Excel e um suplemento gratuito do Exceldashboards.com
- Suplemento de limpeza de dados, uma ferramenta paga da XLTools.net.
Contrate um estagiário - Alguns dados são tão mal inseridos que é necessário um ser humano para limpá-los. Nesse caso, contratar um estagiário pode ser sua melhor aposta.
Verifique o trabalho - seja feito por automação, add-in ou manualmente, os gerentes de vendas e a equipe de vendas precisarão verificar o trabalho para garantir que todos os contatos e contas que devem ser migrados ainda estejam presentes e válidos. Divida o trabalho e peça aos membros da equipe e gerentes que verifiquem as contas pelas quais são responsáveis. Você não quer perder um acompanhamento depois de mudar para o novo CRM porque um contato foi removido acidentalmente do arquivo de migração.

4. Migração de histórico de e-mail

Um dos melhores recursos de alguns CRMs é a integração do email diretamente nos registros de contato. Muitos CRMs trazem mensagens de e-mail para o registro do contato, facilitando a revisão do histórico de comunicação. Se o CRM atual ou o novo CRM oferecer suporte, é uma das primeiras coisas que sua equipe de vendas solicitará.

A maioria dos CRMs que oferecem suporte a esse recurso tem um conector de e-mail que traz mensagens para o CRM para cada contato. Freqüentemente, eles só podem mover o e-mail a partir do momento em que ele estabelece a conexão, mas os membros da equipe de vendas, com razão, desejarão manter os e-mails históricos do CRM anterior para continuidade.

Muitas ferramentas são especializadas em migração de e-mail histórico para CRMs. Por exemplo, threads.cloud pode migrar e-mails históricos para o HubSpot CRM. Se a migração histórica estiver em sua lista de requisitos, inclua-a como um item de pesquisa separado. Freqüentemente, requer uma ferramenta de terceiros e pode custar uma taxa. Certifique-se de entender como a ferramenta de migração e os preços funcionam.

Sempre arquive e-mails para mantê- los seguros - Arquive do CRM antigo ou das caixas de entrada da equipe de vendas.
E-mails sem contato podem não ser migrados - Muitas ferramentas históricas de migração de e-mail funcionam procurando nas caixas de entrada dos vendedores e copiando todas as mensagens associadas aos contatos no CRM. Isso funciona muito bem para receber todos os e-mails enviados de e para [e-mail protegido] - no entanto, se Amy usar um software interno para gerar RPFs, conceder lances ou enviar contratos, esses e-mails podem vir de um endereço de e-mail sem contato associado a, como [e-mail protegido] ou [e-mail protegido]. Esses e-mails não podem ser migrados. Realize migrações de teste para ver quais emails são migrados e quais não são.

5. Sincronização de contato

A menos que você esteja usando uma plataforma integrada de vendas e marketing, como Acton, HubSpot, Infustionsoft ou Marketo, cada uma combinando ferramentas de vendas e marketing por e-mail, você precisará sincronizar a criação de contatos e atualizações entre seu CRM e seu marketing por e-mail Ferramentas.

Existem muitas ferramentas para realizar a sincronização de contatos, como Zapier e Piesync. Cada CRM pode ter algum recurso de sincronização integrado ou uma ferramenta de terceiros recomendada. Certifique-se de testar e testar a sincronização antes de decidir sobre seu novo CRM.

Considerar:

Configuração e manutenção de ferramentas de sincronização - Faça as perguntas. Ele “apenas funcionará” depois de configurado ou precisará de manutenção contínua? Um novo funcionário de TI pode assumir o controle facilmente em caso de rotatividade?
Direção de sincronização - as alterações irão apenas do CRM para o software de marketing por email ou elas precisam ir nas duas direções? Seja qual for a resposta, teste.
Tempo de sincronização - Com que frequência você precisa sincronizar os contatos? Isso pode afetar o cumprimento da oferta de geração de leads e a capacidade de executar campanhas de marketing por email. Escolha uma ferramenta que possa sincronizar conforme necessário.
Custos - algumas ferramentas de sincronização são gratuitas, outras são pagas. Muitos oferecem uma versão gratuita que pode se tornar uma taxa. Inclua os custos do software de sincronização em seu orçamento.

A migração de CRM é uma tarefa necessária para o crescimento da marca. Use as diretrizes e dicas neste artigo para obter sucesso, minimizar interrupções e maximizar os benefícios de seu novo CRM