20 suggerimenti chiave per una migrazione di successo a un nuovo sistema CRM

Pubblicato: 2021-03-01

Trattiamo una varietà di clienti, dalle startup alle imprese, e mentre alcune piccole imprese utilizzano ancora fogli di calcolo per tenere traccia dei contatti e delle attività di vendita, la maggior parte delle aziende dispone di un sistema di gestione delle relazioni con i clienti (CRM). E alla fine, ogni marchio vuole, o ha bisogno, di passare a uno nuovo.

Le aziende cambiano CRM per molte ragioni: vogliono più funzionalità, funzionalità diverse, diverse integrazioni con altri strumenti o al nuovo VP delle vendite piace solo uno strumento in particolare.

Sebbene il motivo per cambiare CRM sia unico per ogni cliente, se stai pensando di effettuare il passaggio, ci sono alcune considerazioni chiave e suggerimenti che devi tenere a mente per assicurarti che il processo proceda senza intoppi.

Ecco alcuni suggerimenti:

1. Scelta nuovo CRM

La prima cosa da considerare è quale CRM migrerai?

Ci sono molte scelte là fuori, da Salesforce, a CRM dedicati più piccoli come Nimble, SugarCRM e così via. Esistono anche CRM per piattaforme di marketing come HubSpot o Infustionsoft.

Qualunque sistema si sta valutando, mantenere queste note in mente:

Cosa c'è di sbagliato nel tuo attuale CRM? Il tuo nuovo CRM dovrebbe risolvere i problemi che stai riscontrando con il tuo attuale CRM
Integrazioni: con quale software deve funzionare? Il software di email marketing è il più grande, perché i contatti dovranno sincronizzare entrambe le direzioni. Considera anche il software CPQ in quanto una forte integrazione con uno strumento come PandaDoc può ridurre il tempo per creare preventivi.
Sincronizzazione dei dati: una volta capito con cosa deve lavorare il tuo CRM, devi capire come sincronizzare i dati. Molti strumenti si affidano a terze parti come Zapier e questo può creare confusione in quanto strumenti per pubblicizzare spesso che si integrano con un'altra piattaforma. Una volta entrato in esso, scopri che la sincronizzazione non è nativa e richiede il tempo e le spese per avviare un altro strumento per la sincronizzazione dei dati.
Budget: quanto costerà il CRM? Questo è il fattore limitante chiave per molte piccole e medie imprese. I CRM spesso collegano funzionalità più avanzate a livelli di prezzo più elevati. Esamina le limitazioni sui livelli di prezzo, come il numero di contatti o il numero di e-mail che puoi inviare al mese, il che potrebbe influire sul prezzo o sulla funzionalità di cui hai bisogno.
Crescita: una volta individuati il budget e le funzionalità, prendi in considerazione la crescita per i prossimi 24 mesi (poiché molti strumenti vengono fatturati annualmente). Quanti contatti aggiungerai? Quante email invierai? Il successo aziendale potrebbe farti passare a un nuovo livello di prezzo.
Facilità di utilizzo: qualunque strumento tu acquisti dovrebbe migliorare la tua squadra. Guarda le opzioni di formazione on-boarding gratuite ea pagamento per far crescere il tuo personale. Chiedi ai membri del tuo team di utilizzare lo strumento prima dell'acquisto per vedere se è facile e intuitivo.
Formazione e inserimento: il tuo team di vendita dovrà apprendere un nuovo software di vendita: scegli uno strumento che abbia le opzioni di formazione e gli strumenti di cui hai bisogno per far sì che il tuo team di vendita sia pronto.

Ecco alcuni suggerimenti aggiuntivi per mantenere il tuo processo in carreggiata:

Guarda gli extra: gli strumenti possono offrire extra come la prospezione avanzata, l'accesso a elenchi o dati o funzionalità aggiuntive come l'automazione. Vedi se qualcuno di loro aggiunge un valore significativo alla tua squadra.
Usa ciò per cui paghi: se paghi per un livello di prezzo più elevato che include una nuova funzionalità che il tuo CRM non utilizza, rendi prioritario implementare e iniziare a utilizzare quella funzione. Spesso le aziende pagheranno per una funzionalità, ma impiegheranno mesi per implementarla a causa del carico di lavoro quotidiano. È solo uno spreco di denaro.
Entra nei forum di supporto e degli utenti: quando ti avvicini alla selezione di un CRM, accedi ai forum di supporto e ai gruppi di utenti. Cerca problemi di integrazione con il software degli strumenti che intendi utilizzare e con le funzionalità che intendi implementare. Poni domande sulla configurazione desiderata. Questo vi aiuterà a capire se le caratteristiche funzionano bene, e se il CRM ha un forte sostegno.

E questi sono elementi chiave che vengono spesso trascurati e possono costarti a lungo termine:

Esamina attentamente i prezzi, i limiti e i livelli: questo include le politiche per superare i limiti impostati al tuo livello di prezzo. A volte i limiti non possono essere superati, a volte devi pagare per aumentare i limiti. A volte il superamento dei limiti ti porterà automaticamente a un nuovo livello di prezzo, per il quale ti verrà addebitato immediatamente. Considera come i picchi nell'utilizzo di funzionalità come l'invio di e-mail o la ricerca di potenziali clienti potrebbero influire sulla fatturazione e pianificali.
Considera l'impatto sul prezzo di altri strumenti: l' integrazione e la condivisione dei dati con altri strumenti, come gli strumenti di email marketing o il software CPQ, possono aumentare i prezzi di tali strumenti. Ad esempio, HubSpot addebita in base al numero di contatti nel database. Se hai solo potenziali clienti e lead nella tua suite di marketing HubSpot, l'importazione di 20.000 contatti dal tuo CRM farà aumentare il prezzo della tua suite di marketing.

2. Utilizzare le prove gratuite per testare, testare, testare

La maggior parte dei CRM offre un periodo di prova gratuito. Usalo. Usalo per testare funzionalità e facilità d'uso, ma usa anche il periodo di prova gratuito per testare le migrazioni. Questo ti mostrerà quanto sarà facile o difficile la migrazione e ti mostrerà come appariranno i dati una volta importati.

Non lo sottolineerò mai abbastanza: pianifica come utilizzare il periodo di prova gratuito per valutare il CRM. Dovresti fare un elenco di cose da controllare, tra cui:

Contatta import
Aspetto dei dati nel nuovo CRM
Sincronizzazione con altri strumenti che utilizzi
Funzionalità di integrazione
Attività di vendita giornaliere eseguite dal team di vendita
Attività di supervisione svolte dai responsabili delle vendite.

Alcuni suggerimenti extra

Uno dei maggiori ostacoli al test di nuovi CRM è il tempo richiesto e l'impatto della retribuzione sui membri del team di vendita.

I membri del team di vendita sono generalmente compensati da una struttura di commissioni, quindi non vogliono perdere tempo dal fare vendite per testare il nuovo software perché costa loro denaro.

I marchi devono riconoscere il valore e il vantaggio di questo test prima dell'implementazione. L'equazione è semplice: se acquisti qualcosa che è difficile da usare per il tuo team, le vendite probabilmente diminuiranno. Se acquisti qualcosa che funziona bene per il tuo team, è probabile che le vendite aumentino. Investi in questo test incentivando il tuo team di vendita a farlo.

Un modo semplice è pagare una commissione per i tuoi venditori mentre eseguono i test. Le prove gratuite durano spesso due settimane, quindi assegna metà delle ore del team di vendita per i test durante il periodo di prova. Affronta la perdita di risarcimento calcolando la media delle commissioni settimanali per i tre mesi precedenti e pagando loro metà della commissione settimanale ogni settimana durante i test di vendita.

3. Pulizia dei dati

Consideriamo la pulizia dei dati un passaggio essenziale nel processo di migrazione CRM. Salva e archivia i contatti obsoleti dal tuo database.

Cos'è un contatto stantio? Dipende da ogni azienda: iniziamo la discussione a qualsiasi contatto che è rimasto inattivo per oltre tre cicli di vendita. Quindi, se hai un ciclo di vendita di 12 mesi, sono tre anni.

La rimozione dei contatti obsoleti ti aiuterà potenzialmente a ridurre i costi consentendo di selezionare livelli di prezzo inferiori. Accelererà anche il processo di migrazione perché avrai meno dati da importare e, dopo la migrazione, semplificherà la navigazione dei tuoi contatti e delle tue mailing list.

Archivia le informazioni di contatto in un CSV: elimina i contatti dal tuo CRM ma non dalla tua vita. Esporta e conserva una copia completa di tutti i tuoi contatti in un file CSV, per ogni evenienza.
Conserva i registri aziendali: non eliminare le aziende dal tuo CRM.
Mantieni un record nel tuo CRM che hai contatti archiviati in un CSV: se rimuovi tutti i contatti per un'azienda, crea un record di contatto o una nota nel record dell'azienda indicando che hai contatti archiviati nel file CSV. Ciò consentirà al team di vendita di sapere di andare a cercare nel CSV se l'azienda diventa di nuovo attiva.
Contatta i contatti prima dell'archiviazione: chiama i contatti e invia loro un'e-mail per vedere se desiderano rimanere nella tua mailing list e negli elenchi dei contatti. Ciò identificherà i contatti che non sono più validi e rimuoverli dalle mailing list migliorerà anche la capacità di recapito della posta in arrivo. Questa è anche una grande opportunità per riallacciare i contatti dormienti.
Identificazione automatica: se disponi di strumenti di automazione, utilizzali per trovare contatti che soddisfano i parametri che li identificano come obsoleti.
Divertiti con Excel o Fogli Google: se stai eseguendo la pulizia dei dati, probabilmente lo farai in Excel o Fogli Google. Questa parte del processo può richiedere molto tempo o molto semplice. Più sai come lavorare con i dati nei fogli di calcolo, più veloce sarà questa parte del processo. Di seguito sono riportati alcuni collegamenti per aiutare:
- 10 modi super accurati per pulire i dati nei fogli di calcolo Excel da Trump Excel
- I 10 modi migliori per pulire i dati dal team di supporto di Office.
- 50 modi per pulire i dati in Excel e un componente aggiuntivo gratuito da Exceldashboards.com
- Componente aggiuntivo per la pulizia dei dati, uno strumento a pagamento di XLTools.net.
Assumi uno stagista - Alcuni dati sono inseriti così male che ci vuole un essere umano per ripulirli. In questo caso, assumere uno stagista potrebbe essere la soluzione migliore.
Controllare il lavoro: indipendentemente dal fatto che venga eseguito tramite automazione, componente aggiuntivo o manualmente, i responsabili delle vendite e il team di vendita dovranno controllare il lavoro per assicurarsi che tutti i contatti e gli account che devono essere migrati siano ancora presenti e validi. Suddividi il lavoro e chiedi ai membri del team e ai manager di controllare gli account di cui sono responsabili. Non vuoi perdere un follow-up una volta che sei passato al nuovo CRM perché un contatto è stato accidentalmente rimosso dal file di migrazione.

4. Migrazione e-mail storica

Una delle caratteristiche più interessanti di alcuni CRM è l'integrazione della posta elettronica direttamente nei record dei contatti. Molti CRM inseriranno messaggi di posta elettronica nel record del contatto, semplificando la revisione della cronologia delle comunicazioni. Se l'attuale CRM o il nuovo CRM lo supporta, è una delle prime cose che il tuo team di vendita chiederà.

La maggior parte dei CRM che supportano questa funzione dispone di un connettore di posta elettronica che porta i messaggi nel CRM per ogni contatto. Spesso possono spostare le email solo dal momento in cui stabilisce la connessione, ma i membri del team di vendita, giustamente, vorranno mantenere le email storiche dal CRM precedente per continuità.

Molti strumenti sono specializzati nella migrazione storica della posta elettronica per i CRM. Ad esempio, threads.cloud può migrare le email storiche in HubSpot CRM. Se la migrazione storica è nell'elenco dei requisiti, aggiungila come elemento di ricerca separato. Spesso richiede uno strumento di terze parti e può costare una commissione. Assicurati di capire come funzionano lo strumento di migrazione e i prezzi.

Archivia sempre le email per tenerle al sicuro: archivia dal vecchio CRM o dalle caselle di posta del team di vendita.
Le e-mail senza contatto potrebbero non essere migrate - Molti strumenti storici di migrazione della posta elettronica funzionano guardando nelle caselle di posta dei venditori e copiando tutti i messaggi associati ai contatti nel CRM. Funziona benissimo per ricevere tutte le email inviate ae da [email protected] - tuttavia, se Amy utilizza un software interno per generare RPF, aggiudicare offerte o inviare contratti, quelle email potrebbero provenire da un indirizzo email che non ha un contatto associati a come [email protected] o [email protected] Tali email potrebbero non essere migrate. Eseguire migrazioni di prova per vedere quali messaggi di posta elettronica vengono migrati e quali no.

5. Contatta Sync

A meno che tu non stia utilizzando una piattaforma di vendita e marketing integrata, come Acton, HubSpot, Infustionsoft o Marketo, ognuna delle quali combina strumenti di vendita ed email marketing, dovrai sincronizzare la creazione dei contatti e gli aggiornamenti tra il tuo CRM e il tuo email marketing utensili.

Esistono molti strumenti per eseguire la sincronizzazione dei contatti, come Zapier e Piesync. Ogni CRM può avere alcune funzionalità di sincronizzazione integrate o uno strumento di terze parti consigliato. Assicurati di testare e testare la sincronizzazione prima di decidere il tuo nuovo CRM.

Prendere in considerazione:

Configurazione e manutenzione degli strumenti di sincronizzazione: porre le domande. "Funzionerà" una volta impostato o avrà bisogno di una manutenzione continua? Può una nuova persona IT subentrare facilmente in caso di turnover?
Direzione di sincronizzazione: le modifiche passeranno solo dal CRM al software di email marketing o devono andare in entrambe le direzioni? Qualunque sia la risposta, provala.
Tempi di sincronizzazione: quanto spesso hai bisogno di sincronizzare i contatti? Ciò può influire sull'adempimento dell'offerta di lead generation e sulla capacità di eseguire campagne di email marketing. Scegli uno strumento in grado di sincronizzarsi secondo necessità.
Costi: alcuni strumenti di sincronizzazione sono gratuiti, altri a pagamento. Molti offrono una versione gratuita che può diventare a pagamento. Includere i costi del software di sincronizzazione nel budget.

La migrazione CRM è un'attività necessaria per la crescita del marchio. Utilizza le linee guida e i suggerimenti in questo articolo per raggiungere il successo, ridurre al minimo le interruzioni e massimizzare i vantaggi del tuo nuovo CRM