20 ключевых советов по успешному переходу на новую CRM-систему

Мы работаем с самыми разными клиентами, от стартапов до предприятий, и хотя некоторые малые предприятия по-прежнему используют электронные таблицы для отслеживания контактов и задач продаж, у большинства предприятий есть система управления взаимоотношениями с клиентами (CRM). И, в конце концов, каждый бренд хочет или нуждается в переходе на новый.

Компании переходят на CRM по множеству причин - им нужно больше функциональности, другой функциональности, различной интеграции с другими инструментами, или новому вице-президенту по продажам просто нравится один инструмент в частности.

Хотя причина переключения CRM уникальна для каждого клиента, если вы планируете сделать это, необходимо помнить о некоторых ключевых моментах и ​​советах, чтобы процесс прошел гладко.

Вот несколько указателей:

1. Выбор вашей новой CRM

В первую очередь следует подумать, на какую CRM вы перейдете?

Существует множество вариантов, от Salesforce до небольших специализированных CRM, таких как Nimble, SugarCRM и т. Д. Существуют также CRM-системы для маркетинговых платформ, такие как HubSpot или Infurationsoft.

Какую бы систему вы рассматриваете, чтобы эти заметки в виду:

• Что не так с вашей текущей CRM? Ваша новая CRM должна решить проблемы, которые возникают у вас с текущей CRM.
• Интеграции - с каким программным обеспечением он должен работать? Программное обеспечение для электронного маркетинга является самым большим, потому что контактам придется синхронизировать оба направления. Также рассмотрите программное обеспечение CPQ, поскольку сильная интеграция с таким инструментом, как PandaDoc, может сократить время на создание котировок.
• Синхронизация данных - как только вы выясните, с чем должна работать ваша CRM, вам нужно выяснить, как данные синхронизировать. Многие инструменты полагаются на сторонние инструменты, такие как Zapier, и это может сбивать с толку, поскольку они часто рекламируют свою интеграцию с другой платформой. Попав в него, вы обнаружите, что синхронизация не является встроенной и требует времени и затрат на развертывание еще одного инструмента для синхронизации данных.
• Бюджет - Сколько будет стоить CRM? Это ключевой ограничивающий фактор для многих малых и средних предприятий. CRM часто связывает более продвинутые функции с более высокими ценами. Обратите внимание на ограничения на уровни ценообразования, такие как количество контактов или количество электронных писем, которые вы можете отправлять в месяц, которые могут повлиять на цену или функциональность, которая вам нужна.
• Рост - как только вы определитесь с бюджетом и функциями, подумайте о росте на следующие 24 месяца (поскольку многие инструменты выставляют счет ежегодно). Сколько контактов вы добавите? Сколько писем вы отправите? Успех в бизнесе может заставить вас перейти на новый ценовой уровень.
• Простота использования - какой бы инструмент вы ни купили, он должен сделать вашу команду лучше. Ознакомьтесь с бесплатными и платными вариантами обучения при приеме на работу, чтобы расширить свой штат. Попросите членов вашей команды использовать этот инструмент перед покупкой, чтобы убедиться, что он простой и интуитивно понятный.
• Обучение и адаптация - Ваш отдел продаж должен будет изучить новое программное обеспечение для продаж - выберите инструмент, который имеет варианты обучения и инструменты, необходимые для ускорения работы отдела продаж.

Вот несколько дополнительных советов, которые помогут вам не сбиться с пути:

• Посмотрите на дополнительные возможности - инструменты могут предлагать дополнительные возможности, такие как расширенный поиск, доступ к спискам или данным, или дополнительные функции, такие как автоматизация. Посмотрите, принесет ли какой-либо из них значительную пользу вашей команде.
• Используйте то, за что платите - если вы платите за более высокий ценовой уровень, который включает новую функцию, которую ваша CRM не использует, сделайте приоритетной реализацию и начните использовать эту функцию. Часто компании платят за функцию, но из-за ежедневной нагрузки на ее внедрение уходят месяцы. Это просто пустая трата денег.
• Заходите на форумы пользователей и поддержки - когда вы приближаетесь к выбору CRM, заходите на их форумы поддержки и группы пользователей. Ищите проблемы с интеграцией с программным обеспечением инструментов, которое вы собираетесь использовать, и с функциями, которые вы собираетесь реализовать. Задайте вопросы о предполагаемой конфигурации. Это поможет вам понять, если функции работают хорошо, и если CRM имеет сильную поддержку.

И это ключевые элементы, которые часто упускаются из виду и могут стоить вам в долгосрочной перспективе:

• Тщательно изучите цены, лимиты и уровни - сюда входят правила превышения лимитов, установленных для вашего ценового уровня. Иногда лимиты не могут быть превышены, иногда за увеличение лимитов приходится платить. Иногда превышение лимитов автоматически переводит вас на новый ценовой уровень, за который вам сразу же выставляется счет. Подумайте, как пики использования функций, таких как отправка электронной почты или исследование потенциальных клиентов, могут повлиять на выставление счетов, и спланируйте это.
• Учитывайте влияние на стоимость других инструментов - интеграция и обмен данными с другими инструментами, такими как инструменты электронного маркетинга или программное обеспечение CPQ, может привести к увеличению цен на эти инструменты. Например, HubSpot взимает плату в зависимости от количества контактов в вашей базе данных. Если у вас были только потенциальные клиенты и лиды в вашем маркетинговом наборе HubSpot, то импорт 20000 контактов из вашей CRM приведет к скачку стоимости вашего маркетингового пакета.

2. Используйте бесплатные пробные версии для тестирования, тестирования и тестирования

Большинство CRM предлагают бесплатный пробный период. Используй это. Используйте его для тестирования функций и простоты использования, а также используйте бесплатный пробный период для тестирования миграции. Это покажет вам, насколько легкой или сложной будет миграция, и покажет, как будут выглядеть данные после импорта.

Не могу не подчеркнуть этого достаточно - спланируйте, как использовать бесплатный пробный период для оценки CRM. Вам следует составить список вещей, которые необходимо проверить, в том числе:

• Импорт контактов
• Появление данных в новой CRM
• Синхронизация с другими используемыми вами инструментами
• Функциональность интеграции
• Ежедневные задачи продаж, выполняемые отделом продаж
• Контрольные задачи, выполняемые менеджерами по продажам.

Несколько дополнительных советов

Одним из самых больших препятствий на пути к тестированию новых CRM является время, необходимое для работы и влияние компенсации на членов отдела продаж.

Члены группы продаж обычно получают вознаграждение в виде комиссионных, поэтому они не хотят тратить время на продажи для тестирования нового программного обеспечения, потому что это стоит им денег.

Бренды должны признать ценность и преимущества этого тестирования до его внедрения. Уравнение простое - если вы купите что-то, что вашей команде сложно использовать, продажи, скорее всего, упадут. Если вы купите что-то, что хорошо работает для вашей команды, продажи, скорее всего, вырастут. Инвестируйте в это тестирование, мотивируя к нему свой отдел продаж.

Один простой способ - заплатить комиссию продавцам во время тестирования. Бесплатные пробные версии часто длятся две недели, поэтому выделите половину часов команды продаж на тестирование в течение пробного периода. Компания Address потеряла компенсацию путем усреднения их еженедельных комиссионных за предыдущие три месяца и выплаты им половины еженедельной комиссии каждую неделю во время тестирования продаж.

3. Очистка данных

Мы считаем очистку данных важным шагом в процессе миграции CRM. Сохраняйте и заархивируйте устаревшие контакты из своей базы данных.

Что за устаревший контакт? Это зависит от каждого бизнеса - мы начинаем обсуждение с любого контакта, который был неактивен в течение более трех циклов продаж. Итак, если у вас 12-месячный цикл продаж, это три года.

Удаление устаревших контактов потенциально поможет вам сократить расходы за счет выбора более низких ценовых уровней. Это также ускорит процесс миграции, поскольку у вас будет меньше данных для импорта, а после миграции это упростит навигацию по вашим контактам и спискам адресов электронной почты.

• Архивируйте контактную информацию в CSV - удаляйте контакты из CRM, но не из своей жизни. Экспортируйте и сохраните полную копию всех ваших контактов в файле CSV на всякий случай.
• Храните записи о компании - не удаляйте компании из CRM.
• Записывайте в вашем CRM , что вы заархивированы контакты в CSV - Если удалить все контакты для компании, сделать одну запись контакта или примечание в отчете компании о том , что у вас есть заархивированные контакты в файл CSV. Это позволит отделу продаж узнать, что нужно искать в CSV, если компания снова станет активной.
• Обратитесь к контактам перед архивированием. Позвоните контактам и отправьте им электронное письмо, чтобы узнать, хотят ли они оставаться в ваших списках рассылки и контактов. Это позволит идентифицировать контакты, которые больше не действительны, и удаление их из списков рассылки также улучшит доставляемость вашего почтового ящика. Это также прекрасная возможность возобновить бездействующие контакты.
• Автоматическая идентификация - если у вас есть инструменты автоматизации, используйте их, чтобы найти контакты, которые соответствуют параметрам, определяющим их как устаревшие.
• Работайте с Excel или Google Sheets - если вы выполняете очистку данных, вы, вероятно, будете делать это в Excel или Google Sheets. Эта часть процесса может занять очень много времени или очень легко. Чем больше вы знаете о работе с данными в электронных таблицах, тем быстрее будет проходить эта часть процесса. Вот несколько ссылок, которые помогут:

  • 10 супер аккуратных способов очистки данных в таблицах Excel от Trump Excel

  • 10 лучших способов очистки данных от службы поддержки Office.

  • 50 способов очистки данных в Excel и бесплатная надстройка от Exceldashboards.com

  • Надстройка для очистки данных, платный инструмент от XLTools.net.

• Наймите стажера - некоторые данные настолько плохо введены, что их нужно очистить человеком. В этом случае лучшим вариантом может быть найм стажера.
• Проверьте работу - независимо от того, выполняется ли это с помощью автоматизации, надстройки или вручную, менеджерам по продажам и отделу продаж необходимо будет проверить работу, чтобы убедиться, что все контакты и учетные записи, которые необходимо перенести, по-прежнему присутствуют и действительны. Разделите работу и попросите членов команды и менеджеров проверить учетные записи, за которые они несут ответственность. Вы не хотите пропустить повторение после перехода на новую CRM, потому что контакт был случайно удален из файла миграции.

4. Исторический перенос электронной почты

Одна из самых приятных функций некоторых CRM - интеграция электронной почты прямо в записи контактов. Многие CRM вносят сообщения электронной почты в контактную запись, что упрощает просмотр истории общения. Если текущая или новая CRM поддерживает это, это первое, о чем попросит ваша команда продаж.

Большинство CRM, поддерживающих эту функцию, имеют соединитель электронной почты, который передает сообщения в CRM для каждого контакта. Часто они могут перемещать электронную почту только с того момента, как она устанавливает соединение, но члены отдела продаж по праву захотят сохранить исторические электронные письма из предыдущей CRM для непрерывности.

Многие инструменты специализируются на исторической миграции электронной почты для CRM. Например, threads.cloud может переносить исторические электронные письма в HubSpot CRM. Если историческая миграция входит в ваш список требований, добавьте ее как отдельный элемент исследования. Для этого часто требуется сторонний инструмент и может потребоваться определенная плата. Обязательно ознакомьтесь с принципами работы инструмента миграции и ценами.

• Всегда архивируйте электронные письма для безопасного хранения - архивируйте из старой CRM или из почтовых ящиков отдела продаж.
• Бесконтактные электронные письма не могут быть перенесены - многие исторические инструменты миграции электронной почты работают, просматривая почтовые ящики продавцов и копируя любые сообщения, связанные с контактами, в CRM. Это отлично подходит для получения всех электронных писем, отправляемых на [защищенную электронную почту] и обратно - однако, если Эми использует внутреннее программное обеспечение для генерации RPF, присуждения заявок или отправки контрактов, эти электронные письма могут приходить с адреса электронной почты, на котором нет контакта связанные с, например, [электронная почта защищена] или [электронная почта защищена] Эти электронные письма не могут быть перенесены. Выполните тестовую миграцию, чтобы увидеть, какие электронные письма переносятся, а какие нет.

5. Синхронизация контактов

Если вы не используете интегрированную платформу продаж и маркетинга, такую ​​как Acton, HubSpot, Infurationsoft или Marketo, каждая из которых сочетает в себе инструменты продаж и маркетинга по электронной почте, вам необходимо синхронизировать создание контактов и обновления между вашей CRM и вашим почтовым маркетингом. инструменты.

Существует множество инструментов для синхронизации контактов, таких как Zapier и Piesync. Каждая CRM может иметь встроенную возможность синхронизации или рекомендованный сторонний инструмент. Обязательно протестируйте и проверьте синхронизацию, прежде чем выбирать новую CRM.

Учитывать:

• Настройка и обслуживание средств синхронизации - Задавайте вопросы. Будет ли он «просто работать» после настройки или потребуется постоянное обслуживание? Может ли новый ИТ-специалист легко справиться с этим в случае текучести кадров?
• Направление синхронизации - будут ли изменения переходить только от CRM к программному обеспечению электронного маркетинга, или они должны идти в обоих направлениях? Каким бы ни был ответ, проверьте его.
• Синхронизация - как часто вам нужно синхронизировать контакты? Это может повлиять на выполнение предложений по привлечению потенциальных клиентов и возможность проводить маркетинговые кампании по электронной почте. Выберите инструмент, который можно синхронизировать по мере необходимости.
• Затраты - некоторые инструменты синхронизации бесплатны, некоторые - платные. Многие предлагают бесплатную версию, которая может стать платной. Включите в свой бюджет расходы на программное обеспечение для синхронизации.

Миграция CRM - необходимая задача для роста бренда. Используйте рекомендации и советы в этой статье, чтобы добиться успеха, свести к минимуму сбои и максимально использовать преимущества вашей новой CRM.