20 consejos clave para una migración exitosa a un nuevo sistema CRM

Publicado: 2021-03-01

Tratamos con una variedad de clientes, desde nuevas empresas hasta empresas, y aunque algunas empresas más pequeñas todavía usan hojas de cálculo para rastrear contactos y tareas de ventas, la mayoría de las empresas tienen un sistema de gestión de relaciones con los clientes (CRM). Y eventualmente, cada marca quiere, o necesita, mudarse a una nueva.

Las empresas cambian de CRM por muchas razones: quieren más funcionalidad, funcionalidad diferente, integraciones diferentes con otras herramientas, o al nuevo vicepresidente de ventas simplemente le gusta una herramienta en particular.

Si bien la razón para cambiar de CRM es única para cada cliente, si está considerando hacer el cambio, hay algunas consideraciones y consejos clave que debe tener en cuenta para asegurarse de que el proceso se desarrolle sin problemas.

Aquí hay algunos consejos:

1. La elección de su nuevo CRM

Lo primero que debe considerar es ¿a qué CRM migrará?

Hay muchas opciones, desde Salesforce hasta CRM dedicados más pequeños como Nimble, SugarCRM, etc. También existen CRM de plataformas de marketing como HubSpot o Infustionsoft.

Cualquiera sea el sistema que está considerando, mantener estas notas en mente:

¿Qué le pasa a su CRM actual? Su nuevo CRM debería resolver los problemas que tiene con su CRM actual
Integraciones: ¿con qué software necesita trabajar? El software de marketing por correo electrónico es el más grande, porque los contactos deberán sincronizarse en ambas direcciones. Considere también el software CPQ, ya que una sólida integración con una herramienta como PandaDoc puede reducir el tiempo para crear presupuestos.
Sincronización de datos: una vez que descubra con qué necesita trabajar su CRM, debe averiguar cómo sincronizar los datos. Muchas herramientas dependen de terceros como Zapier, y esto puede resultar confuso como herramientas para anunciar a menudo que se integran con otra plataforma. Una vez que ingresa, descubre que la sincronización no es nativa y requiere el tiempo y el gasto de poner en marcha otra herramienta para la sincronización de datos.
Presupuesto - ¿Cuánto costará el CRM? Este es el factor limitante clave para muchas pequeñas y medianas empresas. Los CRM a menudo vinculan características más avanzadas a niveles de precios más altos. Observe las limitaciones en los niveles de precios, como la cantidad de contactos o la cantidad de correos electrónicos que puede enviar por mes, lo que puede afectar el precio o la funcionalidad que necesita.
Crecimiento: una vez que haya resuelto el presupuesto y las características, considere el crecimiento durante los próximos 24 meses (ya que muchas herramientas facturan anualmente). ¿Cuántos contactos agregarás? ¿Cuántos correos electrónicos enviarás? El éxito empresarial puede llevarlo a pasar a un nuevo nivel de precios.
Facilidad de uso: cualquier herramienta que compre debería mejorar a su equipo. Mire las opciones de capacitación de incorporación gratuitas y de pago para que su personal mejore. Haga que los miembros de su equipo usen la herramienta antes de comprar para ver si es fácil e intuitiva.
Capacitación e incorporación: su equipo de ventas tendrá que aprender un nuevo software de ventas; elija una herramienta que tenga las opciones de capacitación y las herramientas que necesita para poner al día a su equipo de ventas.

A continuación, se ofrecen algunos consejos adicionales para mantener el proceso encaminado:

Mire los extras: las herramientas pueden ofrecer extras como prospección mejorada, acceso a listas o datos, o características adicionales como la automatización. Vea si alguno de ellos agrega un valor significativo a su equipo.
Use lo que paga: si paga por un nivel de precios más alto que incluye una nueva característica que su CRM no usa, conviértalo en una prioridad para implementar y comience a usar esa característica. A menudo, las empresas pagarán por una función, pero tardan meses en implementarla debido a la carga de trabajo diaria. Eso es solo una pérdida de dinero.
Participe en foros de usuarios y de soporte: cuando esté a punto de seleccionar un CRM, ingrese a sus foros de soporte y grupos de usuarios. Busque problemas de integración con el software de herramientas que pretende utilizar y con las funciones que pretende implementar. Haga preguntas sobre su configuración prevista. Esto ayudará a determinar si las características funcionan bien, y si el CRM tiene un fuerte apoyo.

Y estos son elementos clave que a menudo se pasan por alto y pueden costarle a largo plazo:

Revise minuciosamente los precios, los límites y los niveles: esto incluye políticas para superar los límites establecidos en su nivel de precios. A veces no se pueden exceder los límites, a veces hay que pagar para aumentar los límites. A veces, exceder los límites lo elevará automáticamente a un nuevo nivel de precios, por el cual se le facturará de inmediato. Considere cómo los picos en el uso de funciones, como los envíos de correo electrónico o la investigación de prospectos, pueden afectar la facturación y planificarla.
Considere el impacto en el precio de otras herramientas: la integración y el intercambio de datos con otras herramientas, como las herramientas de marketing por correo electrónico o el software CPQ, pueden aumentar los precios de esas herramientas. Por ejemplo, HubSpot cobra según la cantidad de contactos en su base de datos. Si solo ha tenido prospectos y clientes potenciales en su paquete de marketing de HubSpot, entonces la importación de 20,000 contactos desde su CRM hará que el precio de su paquete de marketing aumente.

2. Utilice pruebas gratuitas para probar, probar, probar

La mayoría de los CRM ofrecen un período de prueba gratuito. Úselo. Úselo para probar funciones y facilidad de uso, pero también use el período de prueba gratuito para probar migraciones. Esto le mostrará lo fácil o difícil que será la migración y le mostrará cómo se verán los datos una vez que se hayan importado.

No puedo enfatizar esto lo suficiente: planifique cómo usar el período de prueba gratuito para evaluar el CRM. Debe hacer una lista de cosas para verificar, incluyendo:

Importación de contactos
Aparición de datos en el nuevo CRM
Sincronización con otras herramientas que usa
Funcionalidad de integración
Tareas comerciales diarias realizadas por el equipo comercial
Tareas de supervisión realizadas por los gerentes de ventas.

Algunos consejos extra

Una de las mayores barreras para probar nuevos CRM es el tiempo requerido y el impacto de la compensación en los miembros del equipo de ventas.

Los miembros del equipo de ventas generalmente son compensados por una estructura de comisiones, por lo que no quieren perder tiempo en realizar ventas para probar el nuevo software porque les cuesta dinero.

Las marcas deben reconocer el valor y el beneficio de estas pruebas antes de su implementación. La ecuación es simple: si compras algo que es difícil de usar para tu equipo, es probable que las ventas disminuyan. Si compras algo que funcione bien para tu equipo, es probable que las ventas aumenten. Invierta en esta prueba incentivando a su equipo de ventas a que la realice.

Una forma sencilla es pagar una comisión a sus vendedores mientras realiza las pruebas. Las pruebas gratuitas suelen durar dos semanas, así que asigne la mitad de las horas del equipo de ventas a las pruebas durante el período de prueba. Aborde la compensación perdida promediando sus comisiones semanales de los tres meses anteriores y pagándoles la mitad de su comisión semanal cada semana durante las pruebas de ventas.

3. Limpieza de datos

Consideramos que la limpieza de datos es un paso esencial en el proceso de migración de CRM. Guarde y archive los contactos obsoletos de su base de datos.

¿Qué es un contacto obsoleto? Eso depende de cada negocio: comenzamos la discusión en cualquier contacto que haya estado inactivo durante más de tres ciclos de ventas. Entonces, si tiene un ciclo de ventas de 12 meses, son tres años.

Eliminar los contactos obsoletos lo ayudará potencialmente a reducir los costos al permitirle seleccionar niveles de precios más bajos. También acelerará el proceso de migración porque tendrá menos datos para importar, y después de la migración hará que sus contactos y listas de correo electrónico sean más fáciles de navegar.

Archive la información de contacto en un CSV: elimine contactos de su CRM pero no de su vida. Exporta y guarda una copia completa de todos tus contactos en un archivo CSV, por si acaso.
Mantenga registros de la empresa: no elimine empresas de su CRM.
Mantenga un registro en su CRM de que ha archivado los contactos en un CSV: si elimina todos los contactos de una empresa, haga un registro de contacto o una nota en el registro de la empresa que indique que ha archivado los contactos en el archivo CSV. Eso le permitirá al equipo de ventas buscar en el CSV si la empresa vuelve a estar activa.
Comuníquese con los contactos antes de archivar: llame a los contactos y envíeles un correo electrónico para ver si quieren permanecer en sus listas de correo y contactos. Esto identificará los contactos que ya no son válidos y eliminarlos de las listas de correo también mejorará la capacidad de entrega de su bandeja de entrada. Esta también es una gran oportunidad para volver a involucrar a los contactos inactivos.
Automatizar la identificación: si tiene herramientas de automatización, úselas para encontrar contactos que cumplan con los parámetros que los identifican como obsoletos.
Ponte nervioso con Excel o Google Sheets: si estás limpiando datos, probablemente lo harás en Excel o Google Sheets. Esta parte del proceso puede llevar mucho tiempo o ser muy fácil. Cuanto más sepa sobre cómo trabajar con datos en hojas de cálculo, más rápido será esta parte del proceso. Aquí hay algunos enlaces para ayudar:
- 10 formas estupendas de limpiar datos en hojas de cálculo de Excel de Trump Excel
- Las 10 formas principales de limpiar sus datos del equipo de soporte de Office.
- 50 formas de limpiar datos en Excel y un complemento gratuito de Exceldashboards.com
- Complemento de limpieza de datos, una herramienta de pago de XLTools.net.
Contratar a un pasante: algunos datos están tan mal ingresados que se necesita un ser humano para limpiarlos. En este caso, contratar a un pasante puede ser su mejor opción.
Verifique el trabajo: ya sea mediante automatización, complemento o manualmente, los gerentes de ventas y el equipo de ventas deberán verificar el trabajo para asegurarse de que todos los contactos y cuentas que se deben migrar aún estén presentes y sean válidos. Divida el trabajo y haga que los miembros del equipo y los gerentes verifiquen las cuentas de las que son responsables. No querrá perderse un seguimiento una vez que se haya mudado al nuevo CRM porque un contacto se eliminó accidentalmente del archivo de migración.

4. Migración histórica de correo electrónico

Una de las mejores características de algunos CRM es la integración del correo electrónico directamente en los registros de contacto. Muchos CRM llevarán los mensajes de correo electrónico al registro de contacto, lo que facilitará la revisión del historial de comunicaciones. Si el CRM actual o el nuevo CRM lo admiten, es una de las primeras cosas que pedirá su equipo de ventas.

La mayoría de los CRM que admiten esta función tienen un conector de correo electrónico que trae mensajes al CRM para cada contacto. A menudo, solo pueden mover el correo electrónico desde el momento en que establece la conexión, pero los miembros del equipo de ventas, legítimamente, querrán mantener los correos electrónicos históricos del CRM anterior para la continuidad.

Muchas herramientas se especializan en la migración de correo electrónico histórico para CRM. Por ejemplo, threads.cloud puede migrar correos electrónicos históricos a HubSpot CRM. Si la migración histórica está en su lista de requisitos, agréguela como un elemento de investigación separado. A menudo requiere una herramienta de terceros y puede costar una tarifa. Asegúrese de comprender cómo funcionan la herramienta de migración y los precios.

Archivar siempre los correos electrónicos para mantenerlos a salvo: archive desde el antiguo CRM o desde las bandejas de entrada del equipo de ventas.
Los correos electrónicos sin contacto no se pueden migrar: muchas herramientas históricas de migración de correo electrónico funcionan buscando en las bandejas de entrada de los vendedores y copiando los mensajes asociados con los contactos en el CRM. Esto funciona muy bien para recibir todos los correos electrónicos enviados ay desde [email protected]; sin embargo, si Amy usa software interno para generar RPF, adjudicar ofertas o enviar contratos, esos correos electrónicos pueden provenir de una dirección de correo electrónico que no tiene un contacto. asociados con tales como [correo electrónico protegido] o [correo electrónico protegido] Es posible que esos correos electrónicos no se migren. Realice migraciones de prueba para ver qué correos electrónicos se migran y cuáles no.

5. Sincronización de contactos

A menos que esté utilizando una plataforma integrada de ventas y marketing, como Acton, HubSpot, Infustionsoft o Marketo, cada una de las cuales combina herramientas de ventas y marketing por correo electrónico, deberá sincronizar la creación de contactos y las actualizaciones entre su CRM y su marketing por correo electrónico. instrumentos.

Existen muchas herramientas para realizar la sincronización de contactos, como Zapier y Piesync. Cada CRM puede tener alguna capacidad de sincronización incorporada o una herramienta de terceros recomendada. Asegúrese de probar y probar la sincronización antes de decidirse por su nuevo CRM.

Considerar:

Configuración y mantenimiento de herramientas de sincronización: haga las preguntas. ¿“Simplemente funcionará” una vez configurado o necesitará un mantenimiento continuo? ¿Puede una nueva persona de TI hacerse cargo fácilmente en caso de rotación?
Dirección de sincronización: ¿los cambios solo irán del CRM al software de marketing por correo electrónico, o deben ir en ambas direcciones? Cualquiera que sea la respuesta, pruébela.
Tiempo de sincronización: ¿con qué frecuencia necesita sincronizar los contactos? Esto puede afectar el cumplimiento de la oferta de generación de leads y la capacidad de ejecutar campañas de marketing por correo electrónico. Elija una herramienta que pueda sincronizarse según sea necesario.
Costos: algunas herramientas de sincronización son gratuitas, otras son de pago. Muchos ofrecen una versión gratuita que puede convertirse en una tarifa base. Incluya los costos del software de sincronización en su presupuesto.

La migración de CRM es una tarea necesaria para el crecimiento de la marca. Utilice las pautas y los consejos de este artículo para lograr el éxito, minimizar las interrupciones y maximizar el beneficio de su nuevo CRM.