成功迁移到新CRM系统的20个关键提示

从初创企业到企业，我们都与各种各样的客户打交道，尽管一些较小的企业仍使用电子表格来跟踪联系人和销售任务，但大多数企业都有客户关系管理（CRM）系统。 最终，每个品牌都希望或需要迁移到一个新的品牌。

公司转换CRM的原因很多-他们想要更多的功能，不同的功能，与其他工具的不同集成，或者新的销售副总裁特别喜欢一种工具。

尽管切换CRM的原因对于每个客户来说都是唯一的，但是如果您考虑进行切换，则需要牢记一些关键的注意事项和提示，以确保流程顺利进行。

这里有一些指针：

1.选择新的CRM

首先要考虑的是您将迁移到什么CRM？

从Salesforce到较小的专用CRM（如Nimble，SugarCRM等），有很多选择。 也有营销平台CRM，例如HubSpot或Infustionsoft。

不管系统你正在考虑，要记住以下注意事项：

• 您当前的CRM有什么问题？ 您的新CRM应该可以解决当前CRM所遇到的问题
• 集成-需要使用什么软件？ 电子邮件营销软件是最大的软件，因为联系人必须同时同步两个方向。 还应考虑将CPQ软件与PandaDoc之类的工具进行强大的集成可以减少创建报价的时间。
• 数据同步-确定了CRM需要使用的功能后，就需要确定数据如何同步。 许多工具都依赖Zapier之类的第三方，这可能会令人困惑，因为它们经常宣传它们已与另一个平台集成。 进入同步后，您会发现同步不是本机同步，需要花费时间和金钱来纺出另一种用于数据同步的工具。
• 预算-CRM的成本是多少？ 这是许多中小型企业的关键限制因素。 CRM通常会将更高级的功能与更高的定价层联系在一起。 查看定价层的限制，例如联系人数量或每月允许发送的电子邮件数量，这可能会影响价格或所需的功能。
• 增长-确定预算和功能后，请考虑未来24个月的增长（因为许多工具每年都需要付费）。 您要添加多少个联系人？ 您将发送多少封电子邮件？ 商业上的成功可能会导致您跳到新的定价层。
• 易于使用-无论您购买什么工具，都可以使您的团队变得更好。 查看免费的和收费的入职培训选项，以使您的员工得到提升。 购买之前，请团队成员使用该工具，以查看它是否简单直观。
• 培训和入职-您的销售团队将必须学习新的销售软件-选择一种具有培训选项和工具的工具，您需要这些工具和工具才能使销售团队快速入门。

以下是一些其他技巧，可以使您的过程保持正常进行：

• 查看附加功能-工具可能会提供附加功能，例如增强的勘探，访问列表或数据或附加功能（例如自动化）。 看看其中有没有为您的团队增加可观的价值。
• 使用您所支付的费用-如果您为更高的定价层付费，其中包括您的CRM不使用的一项新功能，则应优先实施并开始使用该功能。 通常，公司会为一项功能付费，但由于日常工作量而需要花费数月的时间才能实现。 那只是浪费钱。
• 进入用户和支持论坛-当您即将选择CRM时，请进入他们的支持论坛和用户组。 寻找与打算使用的工具软件以及打算实现的功能集成的问题。 询问有关您预期的配置的问题。 这将帮助你计算出，如果功能正常工作，如果CRM具有很强的支持。

这些是经常被忽视的关键要素，从长远来看可能会花费您：

• 彻底检查定价，限额和等级-这包括超过定价层设置的限额的政策。 有时不能超过限制，有时您需要付费以增加限制。 有时，超出限制会自动将您带到新的定价层，并立即向您收费。 考虑一下诸如电子邮件发送之类的功能使用高峰期，或者潜在客户研究可能会如何影响帐单并为此制定计划。
• 考虑对其他工具的价格的影响-与其他工具（例如电子邮件营销工具或CPQ软件）集成和共享数据可能会提高这些工具的价格。 例如，HubSpot会根据数据库中的联系人数量来收费。 如果您只有HubSpot营销套件中的潜在客户和潜在客户，那么从CRM中导入20,000个联系人将使您的营销套件价格上涨。

2.使用免费试用版进行测试，测试，测试

大多数CRM提供免费试用期。 用它。 使用它可以测试功能和易用性，还可以使用免费试用期来测试迁移。 这将向您显示迁移将有多么容易或困难，并且将向您显示数据在导入后的外观。

我对此不够强调-计划如何使用免费试用期来评估CRM。 您应该列出要检查的内容，包括：

• 联系进口
• 新CRM中的数据外观
• 与您使用的其他工具同步
• 整合功能
• 销售团队执行的日常销售任务
• 销售经理执行的监督任务。

一些额外的提示

测试新CRM的最大障碍之一是所需的时间以及薪酬对销售团队成员的影响。

销售团队成员通常通过佣金结构获得报酬，因此他们不想花时间进行销售以测试新软件，因为这会花费他们很多钱。

品牌需要在实施之前认识到该测试的价值和好处。 方程很简单-如果您购买了团队难以使用的东西，销量可能会下降。 如果您购买对团队而言效果很好的产品，则销售额可能会上升。 通过激励您的销售团队进行这项投资，以进行投资。

一种简单的方法是在进行测试时为您的销售人员支付佣金。 免费试用期通常为两周，因此请在试用期内分配销售团队一半的时间进行测试。 通过平均前三个月的每周佣金并在销售测试期间每周向他们支付一半的每周佣金来解决损失的报酬。

3.数据清理

我们认为数据清理是CRM迁移过程中必不可少的步骤。 从数据库中保存和存档过时的联系人。

什么是陈旧的联系方式？ 这取决于每项业务-我们在三个以上销售周期内一直处于非活动状态的任何联系人开始讨论。 因此，如果您有12个月的销售周期，那就是三年。

删除陈旧的联系人可能使您能够选择较低的定价级别，从而有可能帮助您降低成本。 它还将加快迁移过程，因为您导入的数据将更少-迁移后，这将使您的联系人和电子邮件列表更易于浏览。

• 将联系人信息以CSV格式存档-从CRM中删除联系人，但从您的生活中删除。 以防万一，将所有联系人的完整副本导出并保存在CSV文件中。
• 保留公司记录-不要从您的CRM中删除公司。
• 在您的CRM中保留一个记录，其中记录了CSV格式的联系人-如果删除公司的所有联系人，请在公司记录中创建一个联系人记录或一个注释，说明您已将联系人存储在CSV文件中。 如果公司再次活跃起来，这将使销售团队知道在CSV中查找。
• 归档之前先与联系人联系-呼叫联系人并向他们发送电子邮件，以查看他们是否希望保留在您的邮件和联系人列表中。 这将标识不再有效的联系人，并将其从邮件列表中删除也将提高收件箱的可传递性。 这也是重新吸引休眠联系人的绝佳机会。
• 自动识别-如果您拥有自动化工具，请使用它们来查找符合将其识别为陈旧的参数的联系人。
• 使用Excel或Google表格来解决问题-如果您要进行数据清理，则可能会在Excel或Google表格中进行清理。 该过程的这一部分可能非常耗时-或非常容易。 您对使用电子表格中的数据了解的越多，该过程的这一部分就会越快。 这里有一些帮助的链接：

  • 从Trump Excel清除Excel电子表格中数据的10种超级整洁方法

  • 从Office支持团队清除数据的十大方法。

  • 使用Excel清理数据的50种方法以及来自Exceldashboards.com的免费加载项

  • 数据清理加载项，这是XLTools.net提供的收费工具。

• 雇用实习生-某些数据输入不正确，以至于需要人工清理。 在这种情况下，雇用实习生可能是最好的选择。
• 检查工作-无论是通过自动化，外接还是手动完成，销售经理和销售团队都需要检查工作，以确保应迁移的所有联系人和客户仍然有效。 分散工作，并让团队成员和经理检查他们负责的帐户。 迁移到新的CRM后，您不希望错过任何后续活动，因为联系人被意外地从迁移文件中删除了。

4.历史电子邮件迁移

某些CRM的最佳功能之一是直接在联系人记录中进行电子邮件集成。 许多CRM会将电子邮件消息添加到联系人记录中，从而轻松查看通信历史记录。 如果当前的CRM或新的CRM支持此功能，那么这就是您的销售团队要求的第一件事。

大多数支持此功能的CRM都有一个电子邮件连接器，可将每个联系人的消息带入CRM。 他们通常只能从建立连接时就移动电子邮件，但是销售团队成员理所当然地希望保留先前CRM中的历史电子邮件以保持连续性。

许多工具专门用于CRM的历史电子邮件迁移。 例如，threads.cloud可以将历史电子邮件迁移到HubSpot CRM中。 如果历史迁移在您的需求列表中，则将其添加为单独的研究项目。 它通常需要第三方工具，并且可能需要付费。 确保了解迁移工具和定价的工作原理。

• 始终存档电子邮件以确保安全-从旧的CRM或销售团队收件箱存档。
• 非联系电子邮件可能无法迁移-许多历史电子邮件迁移工具都可以通过查看销售人员的收件箱并将与联系人关联的任何消息复制到CRM中来工作。 这非常适合将所有电子邮件发送到[受电子邮件保护的]和从[受电子邮件保护的]发送-但是，如果Amy使用内部软件生成RPF，中标或发送合同，则这些电子邮件可能来自没有联系人的电子邮件地址与诸如[受电子邮件保护]或[受电子邮件保护]相关联的那些电子邮件可能无法迁移。 执行测试迁移，以查看哪些电子邮件已迁移，哪些电子邮件未迁移。

5.联系人同步

除非您使用诸如Acton，HubSpot，Infustionsoft或Marketo之类的集成销售和营销平台，并且每个平台都结合了销售和电子邮件营销工具，否则您将需要在CRM和电子邮件营销之间同步联系人的创建和更新。工具。

有很多工具可以执行联系人同步，例如Zapier和Piesync。 每个CRM可能都具有一些内置的同步功能或推荐的第三方工具。 在决定使用新的CRM之前，请确保先测试并测试同步。

考虑：

• 同步工具的设置和维护-提出问题。 一旦设置，它是否“工作正常”还是需要继续维护？ 发生营业额时，新的IT人员可以轻松接管吗？
• 同步方向-更改是仅从CRM到电子邮件营销软件，还是需要双向？ 不管答案如何，都要对其进行测试。
• 同步时间-您需要多久同步一次联系人？ 这可能会影响潜在客户生成的要约，以及运行电子邮件营销活动的能力。 选择可以根据需要进行同步的工具。
• 费用-有些同步工具是免费的，有些则是收费的。 许多提供免费版本，可以收费。 在您的预算中包括同步软件的费用。

CRM迁移是品牌成长的必要任务。 使用本文中的指南和技巧来获得成功，最大程度地减少中断并最大程度地利用新CRM的好处