20 kluczowych wskazówek dotyczących udanej migracji do nowego systemu CRM

Mamy do czynienia z różnymi klientami, od start-upów po przedsiębiorstwa i chociaż niektóre mniejsze firmy nadal używają arkuszy kalkulacyjnych do śledzenia kontaktów i zadań sprzedażowych, większość firm ma system zarządzania relacjami z klientami (CRM). W końcu każda marka chce lub potrzebuje, aby przejść do nowej.

Firmy zmieniają CRM z wielu powodów - chcą większej funkcjonalności, innej funkcjonalności, innych integracji z innymi narzędziami lub nowy wiceprezes ds. Sprzedaży po prostu lubi jedno narzędzie w szczególności.

Chociaż powód zmiany CRM jest wyjątkowy dla każdego klienta, jeśli rozważasz dokonanie zmiany, istnieje kilka kluczowych kwestii i wskazówek, o których musisz pamiętać, aby zapewnić płynny proces.

Oto kilka wskazówek:

1. Wybór Twoja Nowy CRM

Pierwszą rzeczą do rozważenia jest to, do jakiego CRM będziesz migrować?

Istnieje wiele możliwości wyboru, od Salesforce po mniejsze dedykowane CRM, takie jak Nimble, SugarCRM i tak dalej. Istnieją również CRM platformy marketingowe, takie jak HubSpot czy Infustionsoft.

Niezależnie od systemu bierzesz pod uwagę, zachować te notatki na uwadze:

• Co jest nie tak z Twoim obecnym CRM? Twój nowy CRM powinien rozwiązać problemy, które masz z obecnym CRM
• Integracje - z jakim oprogramowaniem musi współpracować? Oprogramowanie do marketingu e-mailowego jest największym z nich, ponieważ kontakty będą musiały zsynchronizować obie strony. Uważaj również oprogramowanie CPQ za silną integrację z narzędziem takim jak PandaDoc, która może skrócić czas tworzenia ofert.
• Synchronizacja danych - gdy już ustalisz, z czym Twój CRM musi współpracować, musisz dowiedzieć się, w jaki sposób dane mają być synchronizowane. Wiele narzędzi opiera się na firmach zewnętrznych, takich jak Zapier, co może być mylące, ponieważ narzędzia często reklamują, że integrują się z inną platformą. Kiedy już to zrobisz, odkryjesz, że synchronizacja nie jest natywna i wymaga czasu i pieniędzy na uruchomienie kolejnego narzędzia do synchronizacji danych.
• Budżet - Ile będzie kosztował CRM? Jest to kluczowy czynnik ograniczający dla wielu małych i średnich firm. CRM często wiążą bardziej zaawansowane funkcje z wyższymi poziomami cenowymi. Zapoznaj się z ograniczeniami poziomów cenowych, takimi jak liczba kontaktów lub liczba e-maili, które możesz wysyłać w miesiącu, które mogą mieć wpływ na cenę lub potrzebną funkcjonalność.
• Wzrost - po ustaleniu budżetu i funkcji rozważ wzrost przez następne 24 miesiące (ponieważ wiele narzędzi wystawia rachunki rocznie). Ile kontaktów będziesz dodawać? Ile e-maili będziesz wysyłać? Sukces biznesowy może spowodować przejście do nowej warstwy cenowej.
• Łatwość użycia - każde zakupione narzędzie powinno ulepszyć Twój zespół. Zapoznaj się z bezpłatnymi i płatnymi opcjami szkoleń wprowadzających, aby zwiększyć wydajność personelu. Niech członkowie zespołu skorzystają z tego narzędzia przed zakupem, aby sprawdzić, czy jest to łatwe i intuicyjne.
• Szkolenia i wdrażanie - Twój zespół sprzedaży będzie musiał nauczyć się nowego oprogramowania sprzedażowego - wybierz narzędzie, które ma opcje szkoleniowe i narzędzia potrzebne do przyspieszenia pracy zespołu sprzedażowego.

Oto kilka dodatkowych wskazówek, które pomogą Ci utrzymać właściwy przebieg procesu:

• Spójrz na dodatki - narzędzia mogą oferować dodatki, takie jak rozszerzone wyszukiwanie, dostęp do list lub danych, lub dodatkowe funkcje, takie jak automatyzacja. Sprawdź, czy któryś z nich wnosi znaczącą wartość do Twojego zespołu.
• Używaj tego, za co płacisz - jeśli płacisz za wyższą warstwę cenową, która obejmuje nową funkcję, z której nie korzysta Twój CRM, priorytetem jest wdrożenie i rozpoczęcie korzystania z tej funkcji. Firmy często płacą za funkcję, ale jej wdrożenie zajmuje miesiące ze względu na codzienne obciążenie pracą. To tylko strata pieniędzy.
• Wejdź na fora użytkowników i wsparcia - gdy zbliżasz się do wyboru CRM, wejdź na jego fora pomocy i grupy użytkowników. Poszukaj problemów związanych z integracją z oprogramowaniem narzędziowym, którego zamierzasz używać, oraz z funkcjami, które zamierzasz zaimplementować. Zadawaj pytania dotyczące planowanej konfiguracji. To pomoże Ci dowiedzieć się, czy funkcje działają dobrze, a jeśli CRM ma silne poparcie.

Są to kluczowe elementy, które są często pomijane i mogą Cię kosztować w dłuższej perspektywie:

• Dokładnie zapoznaj się z cenami, limitami i poziomami - obejmuje to zasady przekraczania limitów ustalonych na poziomie cenowym. Czasami limitów nie można przekroczyć, czasami trzeba zapłacić, aby je zwiększyć. Czasami przekroczenie limitów spowoduje automatyczne przeniesienie Cię do nowego poziomu cenowego, za który zostanie naliczona natychmiastowa opłata. Zastanów się, jak wzrost wykorzystania funkcji, takich jak wysyłanie wiadomości e-mail lub badania potencjalnych klientów, może wpłynąć na rozliczenia i zaplanuj je.
• Weź pod uwagę wpływ na cenę innych narzędzi - Integracja i udostępnianie danych z innymi narzędziami, takimi jak narzędzia do marketingu e-mailowego lub oprogramowanie CPQ, może spowodować wzrost cen tych narzędzi. Na przykład HubSpot pobiera opłaty na podstawie liczby kontaktów w Twojej bazie danych. Jeśli masz tylko potencjalnych klientów i potencjalnych klientów w swoim pakiecie marketingowym HubSpot, import 20 000 kontaktów z CRM spowoduje skok cenowy pakietu marketingowego.

2. Korzystaj z bezpłatnych wersji próbnych do testowania, testowania, testowania

Większość CRM oferuje bezpłatny okres próbny. Użyj tego. Użyj go, aby przetestować funkcje i łatwość użycia, ale także skorzystaj z bezpłatnego okresu próbnego, aby przetestować migracje. To pokaże Ci, jak łatwa lub trudna będzie migracja, i pokaże, jak będą wyglądać dane po zaimportowaniu.

Nie mogę tego wystarczająco podkreślić - zaplanuj, jak wykorzystać darmowy okres próbny do oceny CRM. Powinieneś sporządzić listę rzeczy do sprawdzenia, w tym:

• Import kontaktów
• Pojawienie się danych w nowym CRM
• Synchronizacja z innymi używanymi narzędziami
• Funkcjonalność integracji
• Codzienne zadania sprzedażowe realizowane przez zespół sprzedażowy
• Zadania nadzorcze wykonywane przez menedżerów sprzedaży.

Kilka dodatkowych wskazówek

Jedną z największych barier w testowaniu nowych CRM jest wymagany czas i wpływ wynagrodzeń na członków zespołu sprzedażowego.

Członkowie zespołu sprzedaży są zwykle wynagradzani przez strukturę prowizji, więc nie chcą tracić czasu na dokonywanie sprzedaży, aby przetestować nowe oprogramowanie, ponieważ kosztuje ich to pieniądze.

Marki muszą rozpoznać wartość i korzyści płynące z tego testowania przed wdrożeniem. Równanie jest proste - jeśli kupisz coś, co jest trudne dla Twojego zespołu, sprzedaż prawdopodobnie spadnie. Jeśli kupisz coś, co działa dobrze dla Twojego zespołu, sprzedaż prawdopodobnie wzrośnie. Zainwestuj w te testy, motywując do tego swój zespół sprzedaży.

Jednym prostym sposobem jest płacenie prowizji sprzedawcom podczas przeprowadzania testów. Bezpłatne wersje próbne trwają często dwa tygodnie, więc przeznaczyć połowę godzin zespołu sprzedaży na testy w okresie próbnym. Zajmij się utratą rekompensaty, uśredniając ich tygodniowe prowizje za poprzednie trzy miesiące i płacąc im połowę tygodniowej prowizji co tydzień podczas testów sprzedaży.

3. Oczyszczanie danych

Uważamy, że czyszczenie danych jest istotnym krokiem w procesie migracji CRM. Zapisuj i archiwizuj nieaktualne kontakty z bazy danych.

Co to jest nieaktualny kontakt? To zależy od każdej firmy - rozmowę rozpoczynamy od dowolnego kontaktu, który był nieaktywny przez ponad trzy cykle sprzedaży. Więc jeśli masz 12-miesięczny cykl sprzedaży, to trzy lata.

Usunięcie przestarzałych kontaktów może potencjalnie pomóc obniżyć koszty, umożliwiając wybór niższych poziomów cenowych. Przyspieszy to również proces migracji, ponieważ będziesz mieć mniej danych do zaimportowania - a po migracji ułatwi to nawigację po kontaktach i listach e-mailowych.

• Archiwizuj informacje kontaktowe w pliku CSV - Usuń kontakty ze swojego CRM, ale nie ze swojego życia. Na wszelki wypadek wyeksportuj i zachowaj pełną kopię wszystkich kontaktów w pliku CSV.
• Prowadź dokumentację firmy - nie usuwaj firm ze swojego CRM.
• Zachowaj zapis w swoim CRM , że zarchiwizowałeś kontakty w pliku CSV - jeśli usuniesz wszystkie kontakty dla firmy, zrób jeden rekord kontaktu lub notatkę w rekordzie firmy stwierdzającą, że zarchiwizowałeś kontakty w pliku CSV. Dzięki temu zespół sprzedaży będzie wiedział, że powinien zajrzeć do pliku CSV, jeśli firma ponownie stanie się aktywna.
• Skontaktuj się z kontaktami przed zarchiwizowaniem - zadzwoń do kontaktów i wyślij im e-mail, aby sprawdzić, czy chcą pozostać na Twoich listach adresowych i kontaktowych. Pozwoli to zidentyfikować kontakty, które nie są już ważne, a usunięcie ich z list mailingowych poprawi również dostarczalność skrzynki odbiorczej. To także świetna okazja do ponownego nawiązania kontaktu z uśpionymi kontaktami.
• Zautomatyzuj identyfikację - jeśli masz narzędzia do automatyzacji, użyj ich do znalezienia kontaktów, które spełniają parametry określające je jako nieaktualne.
• Korzystaj z radości w programie Excel lub Arkuszach Google - jeśli usuwasz dane, prawdopodobnie będziesz to robić w programie Excel lub Arkuszach Google. Ta część procesu może być bardzo czasochłonna lub bardzo łatwa. Im więcej wiesz o pracy z danymi w arkuszach kalkulacyjnych, tym szybciej ta część procesu będzie przebiegać. Oto kilka linków pomocnych:

  • 10 super schludnych sposobów czyszczenia danych w arkuszach kalkulacyjnych Excel z Trump Excel

  • 10 najlepszych sposobów czyszczenia danych od zespołu pomocy technicznej pakietu Office.

  • 50 sposobów czyszczenia danych w programie Excel i darmowy dodatek ze strony Exceldashboards.com

  • Dodatek do czyszczenia danych, płatne narzędzie firmy XLTools.net.

• Zatrudnij stażystę - niektóre dane są tak źle wprowadzone, że ich wyczyszczenie wymaga człowieka. W takim przypadku najlepszym rozwiązaniem może być zatrudnienie stażysty.
• Sprawdź pracę - niezależnie od tego, czy jest to wykonywane za pomocą automatyzacji, dodatku, czy ręcznie, kierownicy sprzedaży i zespół sprzedaży będą musieli sprawdzić pracę, aby upewnić się, że wszystkie kontakty i konta, które mają zostać przeniesione, są nadal obecne i ważne. Podziel pracę i poproś członków zespołu i menedżerów o sprawdzenie kont, za które są odpowiedzialni. Nie chcesz przegapić kontynuacji po przejściu do nowego CRM, ponieważ kontakt został przypadkowo usunięty z pliku migracji.

4. Migracja historycznej poczty e-mail

Jedną z najpiękniejszych funkcji niektórych CRM jest integracja poczty e-mail bezpośrednio w rekordach kontaktów. Wiele CRM wprowadza wiadomości e-mail do rekordu kontaktu, ułatwiając przeglądanie historii komunikacji. Jeśli obecny CRM lub nowy CRM to obsługuje, jest to jedna z pierwszych rzeczy, o które poprosi Twój zespół sprzedaży.

Większość CRM obsługujących tę funkcję ma łącznik poczty e-mail, który przenosi wiadomości do CRM dla każdego kontaktu. Często mogą przenosić wiadomości e-mail tylko od momentu nawiązania połączenia, ale członkowie zespołu sprzedaży słusznie będą chcieli zachować historyczne wiadomości e-mail z poprzedniego CRM dla zachowania ciągłości.

Wiele narzędzi specjalizuje się w migracji historycznej poczty e-mail dla CRM. Na przykład threads.cloud może migrować historyczne wiadomości e-mail do HubSpot CRM. Jeśli migracja historyczna znajduje się na Twojej liście wymagań, dodaj ją jako oddzielny element badań. Często wymaga narzędzia innej firmy i może wiązać się z opłatą. Pamiętaj, aby zrozumieć, jak działa narzędzie do migracji i ceny.

• Zawsze archiwizuj wiadomości e-mail w celu bezpiecznego przechowywania - Archiwizuj ze starego CRM lub ze skrzynek zespołu sprzedaży.
• Nie można przenieść e-maili niezwiązanych z kontaktami - wiele narzędzi do migracji historycznej poczty e-mail działa na zasadzie przeglądania skrzynek odbiorczych sprzedawców i kopiowania wiadomości powiązanych z kontaktami do CRM. To świetnie sprawdza się w przypadku otrzymywania wszystkich wiadomości e-mail wysyłanych do iz [chronionych wiadomości e-mail] - jeśli jednak Amy korzysta z wewnętrznego oprogramowania do generowania RPF, przyznawania ofert lub wysyłania umów, te wiadomości e-mail mogą pochodzić z adresu e-mail, który nie ma kontaktu powiązane z takimi adresami, jak [ochrona poczty e-mail] lub [ochrona poczty e-mail]. Te e-maile nie mogą być migrowane. Przeprowadź migracje testowe, aby zobaczyć, które e-maile są migrowane, a które nie.

5. Synchronizacja kontaktów

Jeśli nie korzystasz ze zintegrowanej platformy sprzedażowo-marketingowej, takiej jak Acton, HubSpot, Infustionsoft lub Marketo, z których każda łączy narzędzia sprzedaży i marketingu e-mailowego, musisz zsynchronizować tworzenie kontaktów i aktualizacje między CRM a marketingiem e-mailowym. przybory.

Istnieje wiele narzędzi do synchronizacji kontaktów, takich jak Zapier i Piesync. Każdy CRM może mieć wbudowaną funkcję synchronizacji lub zalecane narzędzie innej firmy. Pamiętaj, aby przetestować i przetestować synchronizację, zanim zdecydujesz się na nowy CRM.

Rozważać:

• Konfiguracja i konserwacja narzędzi do synchronizacji - Zadawaj pytania. Czy to „po prostu zadziała” po skonfigurowaniu, czy będzie wymagało ciągłej konserwacji? Czy nowy informatyk może go łatwo przejąć w przypadku rotacji?
• Kierunek synchronizacji - czy zmiany przejdą tylko z CRM do oprogramowania do marketingu e-mailowego, czy też będą musiały iść w obu kierunkach? Niezależnie od odpowiedzi, przetestuj ją.
• Synchronizacja czasu - jak często chcesz synchronizować kontakty? Może to wpłynąć na realizację oferty w zakresie pozyskiwania potencjalnych klientów i możliwość prowadzenia kampanii e-mail marketingu. Wybierz narzędzie, które można synchronizować w razie potrzeby.
• Koszty - niektóre narzędzia do synchronizacji są bezpłatne, inne są płatne. Wiele z nich oferuje bezpłatną wersję, która może stać się podstawą opłaty. Uwzględnij koszty oprogramowania do synchronizacji w swoim budżecie.

Migracja CRM jest niezbędnym zadaniem dla rozwoju marki. Skorzystaj ze wskazówek i wskazówek w tym artykule, aby osiągnąć sukces, zminimalizować zakłócenia i zmaksymalizować korzyści z nowego CRM