成功遷移到新CRM系統的20個關鍵技巧

從初創企業到企業，我們與各種各樣的客戶打交道，儘管一些較小的企業仍使用電子表格來跟踪聯繫人和銷售任務，但大多數企業都有客戶關係管理（CRM）系統。 最終，每個品牌都希望或需要遷移到一個新的品牌。

公司轉換CRM的原因很多-他們想要更多的功能，不同的功能，與其他工具的不同集成，或者新的銷售副總裁特別喜歡一種工具。

儘管切換CRM的原因對於每個客戶來說都是唯一的，但是如果您考慮進行切換，則需要牢記一些關鍵的注意事項和提示，以確保流程順利進行。

這裡有一些指針：

1.選擇新的CRM

首先要考慮的是您將遷移到什麼CRM？

從Salesforce到小型專用CRM（如Nimble，SugarCRM等），有很多選擇。 也有營銷平台CRM，例如HubSpot或Infustionsoft。

不管系統你正在考慮，要記住以下注意事項：

• 您當前的CRM有什麼問題？ 您的新CRM應該可以解決當前CRM所遇到的問題
• 集成-需要使用什麼軟件？ 電子郵件營銷軟件是最大的軟件，因為聯繫人必須同時同步兩個方向。 還考慮將CPQ軟件與PandaDoc之類的工具緊密集成可以減少創建報價的時間。
• 數據同步-確定了CRM需要使用的功能後，就需要確定數據如何同步。 許多工具都依賴Zapier之類的第三方，這可能會令人困惑，因為它們經常宣傳它們已與另一個平台集成。 進入同步後，您會發現同步不是本機同步，需要花費時間和金錢來紡出另一種用於數據同步的工具。
• 預算-CRM的成本是多少？ 這是許多中小型企業的關鍵限制因素。 CRM通常會將更高級的功能與更高的定價層聯繫在一起。 查看定價層的限制，例如聯繫人數量或每月允許發送的電子郵件數量，這可能會影響價格或所需的功能。
• 增長-確定預算和功能後，請考慮未來24個月的增長（因為許多工具每年都需要付費）。 您要添加多少個聯繫人？ 您將發送多少封電子郵件？ 商業上的成功可能會導致您跳到新的定價層。
• 易於使用-無論您購買什麼工具，都可以使您的團隊變得更好。 查看免費的和收費的入職培訓選項，以使您的員工得到提升。 購買之前，請團隊成員使用該工具，以查看它是否簡單直觀。
• 培訓和入職-您的銷售團隊將必須學習新的銷售軟件-選擇一種具有培訓選項和工具的工具，您需要這些工具和工具才能使銷售團隊快速入門。

以下是一些其他技巧，可以使您的過程保持正常進行：

• 查看附加功能-工具可能會提供附加功能，例如增強的勘探，訪問列表或數據或附加功能（例如自動化）。 看看其中有沒有為您的團隊增加可觀的價值。
• 使用您所支付的費用-如果您為更高的定價層付費，其中包括您的CRM不使用的一項新功能，則應優先實施並開始使用該功能。 通常，公司會為一項功能付費，但由於日常工作量而需要花費數月的時間才能實現。 那隻是浪費錢。
• 進入用戶和支持論壇-當您即將選擇CRM時，請進入他們的支持論壇和用戶組。 尋找與打算使用的工具軟件以及打算實現的功能集成的問題。 詢問有關您預期的配置的問題。 這將幫助你計算出，如果功能正常工作，如果CRM具有很強的支持。

這些是經常被忽略的關鍵要素，從長遠來看可能會花費您：

• 徹底檢查定價，限額和等級-這包括超過定價層設置的限額的政策。 有時不能超過限制，有時您需要付費以增加限制。 有時，超出限制會自動將您帶到新的定價層，並立即向您收費。 考慮一下諸如電子郵件發送之類的功能使用高峰期，或者潛在客戶研究可能會如何影響帳單並為此制定計劃。
• 考慮對其他工具的價格的影響-與其他工具（例如電子郵件營銷工具或CPQ軟件）集成和共享數據可能會提高這些工具的價格。 例如，HubSpot會根據數據庫中的聯繫人數量來收費。 如果您只有HubSpot營銷套件中的潛在客戶和潛在客戶，那麼從CRM中導入20,000個聯繫人將使您的營銷套件價格上漲。

2.使用免費試用版進行測試，測試，測試

大多數CRM提供免費試用期。 用它。 使用它可以測試功能和易用性，還可以使用免費試用期來測試遷移。 這將向您顯示遷移將有多麼容易或困難，並且將向您顯示數據在導入後的外觀。

我對此不夠強調-計劃如何使用免費試用期來評估CRM。 您應該列出要檢查的內容，包括：

• 聯繫進口
• 新CRM中的數據外觀
• 與您使用的其他工具同步
• 整合功能
• 銷售團隊執行的日常銷售任務
• 銷售經理執行的監督任務。

一些額外的提示

測試新CRM的最大障礙之一是所需的時間以及薪酬對銷售團隊成員的影響。

銷售團隊成員通常通過佣金結構獲得報酬，因此他們不想花時間進行銷售以測試新軟件，因為這會花費他們很多錢。

品牌需要在實施之前認識到該測試的價值和好處。 方程很簡單-如果您購買了團隊難以使用的東西，銷量可能會下降。 如果您購買對團隊而言效果很好的產品，則銷售額可能會上升。 通過激勵您的銷售團隊進行這項投資，以進行投資。

一種簡單的方法是在進行測試時為您的銷售人員支付佣金。 免費試用期通常為兩週，因此請在試用期內分配銷售團隊一半的時間進行測試。 通過平均前三個月的每週佣金並在銷售測試期間每周向他們支付一半的每週佣金來解決損失的報酬。

3.數據清理

我們認為數據清理是CRM遷移過程中必不可少的步驟。 從數據庫中保存和存檔過時的聯繫人。

什麼是陳舊的聯繫方式？ 這取決於每項業務-我們在三個以上銷售週期內一直處於非活動狀態的任何联係人開始討論。 因此，如果您有12個月的銷售週期，那就是三年。

刪除陳舊的聯繫人可能使您能夠選擇較低的定價級別，從而有可能幫助您降低成本。 它還將加快遷移過程，因為您導入的數據將更少-遷移後，這將使您的聯繫人和電子郵件列表更易於瀏覽。

• 將聯繫人信息以CSV格式存檔-從CRM中刪除聯繫人，但從您的生活中刪除。 以防萬一，將所有聯繫人的完整副本導出並保存在CSV文件中。
• 保留公司記錄-不要從您的CRM中刪除公司。
• 在您的CRM中保留一個記錄，其中記錄了CSV格式的聯繫人-如果刪除公司的所有聯繫人，請在公司記錄中創建一個聯繫人記錄或註釋，表明您已將聯繫人記錄在CSV文件中。 如果公司再次活躍起來，這將使銷售團隊知道在CSV中查找。
• 歸檔之前先與聯繫人聯繫-呼叫聯繫人並向他們發送電子郵件，以查看他們是否希望保留在您的郵件和聯繫人列表中。 這將標識不再有效的聯繫人，並將其從郵件列表中刪除也將提高收件箱的可傳遞性。 這也是重新吸引休眠聯繫人的絕佳機會。
• 自動識別-如果您擁有自動化工具，請使用它們來查找符合將其識別為陳舊的參數的聯繫人。
• 使用Excel或Google表格來解決問題-如果您要進行數據清理，則可能會在Excel或Google表格中進行清理。 該過程的這一部分可能非常耗時-或非常容易。 您對使用電子表格中的數據了解的越多，該過程的這一部分就會越快。 這裡有一些幫助的鏈接：

  • 從Trump Excel清除Excel電子表格中數據的10種超級整潔方法

  • 從Office支持團隊清除數據的十大方法。

  • 使用Excel清理數據的50種方法以及來自Exceldashboards.com的免費加載項

  • 數據清理加載項，這是XLTools.net提供的收費工具。

• 僱用實習生-某些數據輸入不正確，以至於需要人工清理。 在這種情況下，僱用實習生可能是最好的選擇。
• 檢查工作-無論是通過自動化，外接還是手動完成，銷售經理和銷售團隊都需要檢查工作，以確保應遷移的所有聯繫人和客戶仍然有效。 分散工作，並讓團隊成員和經理檢查他們負責的帳戶。 遷移到新的CRM後，您不希望錯過任何後續活動，因為聯繫人被意外地從遷移文件中刪除了。

4.歷史電子郵件遷移

某些CRM的最佳功能之一是直接在聯繫人記錄中進行電子郵件集成。 許多CRM會將電子郵件消息添加到聯繫人記錄中，從而輕鬆查看通信歷史記錄。 如果當前的CRM或新的CRM支持此功能，則這是您的銷售團隊要求的第一件事。

大多數支持此功能的CRM都有一個電子郵件連接器，可將每個聯繫人的消息帶入CRM。 他們通常只能從建立連接時就移動電子郵件，但是銷售團隊成員理所當然地希望保留先前CRM中的歷史電子郵件以保持連續性。

許多工具專門用於CRM的歷史電子郵件遷移。 例如，threads.cloud可以將歷史電子郵件遷移到HubSpot CRM中。 如果歷史遷移在您的要求列表中，則將其添加為單獨的研究項目。 它通常需要第三方工具，並且可能需要付費。 確保了解遷移工具和定價的工作原理。

• 始終存檔電子郵件以確保安全-從舊的CRM或銷售團隊收件箱存檔。
• 非聯繫電子郵件可能無法遷移-許多歷史電子郵件遷移工具都可以通過查看銷售人員的收件箱並將與聯繫人關聯的任何消息複製到CRM中來工作。 此功能非常適合將所有電子郵件發送到[受電子郵件保護的]和從[受電子郵件保護的]發送-但是，如果Amy使用內部軟件生成RPF，中標或發送合同，則這些電子郵件可能來自沒有聯繫人的電子郵件地址與諸如[受電子郵件保護]或[受電子郵件保護]相關聯的那些電子郵件可能無法遷移。 執行測試遷移，以查看哪些電子郵件已遷移，哪些電子郵件未遷移。

5.聯繫人同步

除非您使用諸如Acton，HubSpot，Infustionsoft或Marketo之類的集成銷售和營銷平台，並且每個平台都結合了銷售和電子郵件營銷工具，否則您將需要在CRM和電子郵件營銷之間同步聯繫人的創建和更新。工具。

有很多工具可以執行聯繫人同步，例如Zapier和Piesync。 每個CRM可能都具有一些內置的同步功能或推薦的第三方工具。 在決定使用新的CRM之前，請確保先測試並測試同步。

考慮：

• 同步工具的設置和維護-提出問題。 一旦設置，它是否“工作正常”還是需要繼續維護？ 發生營業額時，新的IT人員可以輕鬆接管嗎？
• 同步方向-更改是僅從CRM到電子郵件營銷軟件，還是需要雙向？ 不管答案如何，都要對其進行測試。
• 同步時間-您需要多久同步一次聯繫人？ 這可能會影響潛在客戶生成的要約，以及運行電子郵件營銷活動的能力。 選擇可以根據需要進行同步的工具。
• 費用-有些同步工具是免費的，有些則是收費的。 許多提供免費版本，可以收費。 在您的預算中包括同步軟件的費用。

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