効果的なキックオフミーティング管理のための6つの簡単なヒント

公開: 2021-07-19

キックオフミーティングは、Webプロジェクトの重要な部分であり、プロジェクト全体で使用できる貴重な情報を収集する最初の機会になります。これらの会議を可能な限り効率的に実行するには、適切に管理することが重要です。

プロジェクトマネージャーは、多くの場合、会議の手配と調整を担当し、プロジェクト全体で最も関与する責任者になります。効果的なキックオフミーティングからプロジェクトを開始することが重要です。

名前が示すように、これらの会議は新しいプロジェクトを正式に開始するために使用されます。それらは、情報の収集、期待の設定、要件の議論、およびプロジェクトが従うプロセスの設定に使用されます。多くの場合、特に新しいクライアントと仕事をしている場合は、クライアントと直接会うのはこれが初めてかもしれません。そのため、クライアントに自信と信頼を植え付けることが重要です。

これらの簡単な手順に従うことで、これらの会議を管理し、時間内に利用できる人と知識を最大限に活用することができます。

1.目的/アジェンダを持っている

会議を効果的に実行し、可能な限り生産的にするためには、関係者全員がその日の前に会議の目的を知っていることが重要です。

会議の議題を、それぞれのタイミングでカバーするトピックの概要とともに作成し、会議の前にすべての参加者に送信します。会議の1〜2日前が望ましいです。

キックオフミーティングには、プロジェクトの利害関係者だけでなく、さまざまな分野で意見を述べるWeb開発者やデザイナーなどのビジネスのさまざまな分野の人々が参加します。高度なアジェンダを送信することで、会議に参加するすべての人が必要な情報を計画および収集したり、セッション中に提起したいディスカッションポイントを考えたりすることができます。

可能であれば、議題のコピーを印刷して会議に参加させ、全員が自分のコピーを持ち、全体を通して参照できるようにする必要があります。

議題を認識することは、会議をトピックについて、さらに重要なことに、時間どおりに維持するのにも役立ちます。誰もが到達する必要のある主要なポイントと望ましい結果を認識しているからです。

キックオフミーティングは、多くの場合、同じ構造に従い、同じまたは類似のトピックをカバーします。ただし、プロジェクトにはアジェンダに追加する必要のあるさまざまな特定の要件がある可能性があるため、参加しているチームメンバーとアジェンダについて話し合うことが重要です。すべてのクライアントが異なることを忘れないでください。

2.時間を意識する

会議が非効率になる可能性がある最も一般的な理由の1つは、議題で提案されたタイミングが守られていない場合です。

これに対抗するために、あなたができる最も重要なことは、会議が時間通りに開始および終了することを確実にすることであることを忘れないでください。また、全体を通して時間を意識することも重要です。そのため、講演者やディスカッションを軌道に乗せ、トピックについて話し合うようにしてください。たとえば、紹介は特に新しいクライアントと仕事をするときに重要ですが、簡潔かつ要点を絞っておく必要があります。私たちは皆犬が大好きですが、人の犬の名前を知る必要はありません。

参加者に残りの時間とカバーする残りのポイントを認識させ、人が話しすぎたりトピックから外れたりして会議を「ハイジャック」しているように見える場合は介入することが重要です。これは丁寧に、適切な場合に行う必要があります。また、文の途中で人を切断しているように、失礼に見えるべきではありません。

3.議論/インプットを奨励する

これは前のポイントとは逆に見えるかもしれませんが、グループ内での議論を奨励することが重要です。

キックオフミーティングは、多くの場合、ほとんどの会話を行い、他の人よりも意見を述べる傾向がある1人または2人の人々によって支配されていることに気付くかもしれません。これは多くの場合価値がありますが、他の人が話すのを嫌がったり、つま先を踏みたくないので話すことができないと感じたりする可能性があるため、他の人に意見を求めることが重要です。

話したくない人に不快感を与えないように注意してください。ただし、問題のポイントに追加できると感じている人からの意見を歓迎します。

すべての参加者が価値を感じていることが重要です。そうしないと、参加者が離脱したり集中力を失ったり、貴重な意見や意見が失われる可能性があります。収集された情報はプロジェクト全体で使用されるため、入力を促すことが重要です。

4.メモを取る

キックオフミーティング中にメモをとることが不可欠であり、可能な限り多くの情報を収集して、可能な限り包括的です。メモを書くときは、特定の点について説明や追加情報を求めることを恐れないでください。可能な限り詳細を把握することが重要です。

これは、いくつかの理由で重要です。

これにより、すべてのディスカッションポイント、アイデア、および結果がキャプチャされ、失われないようになります。特に、これらがプロジェクト要件またはユーザーストーリーの基礎を形成する可能性があるためです。
以前に説明したポイントは、プロジェクト全体の任意のポイントで正確に参照できます
概要（または議事録）は、会議後にすべての参加者に送信できます
会議の結果（要件、フォローアップタスク、アイデアなど）について合意することができます
これにより、ポイントをクリアしたり、会議中に考えられなかった可能性のある質問をしたりすることができます。

5.フォローアップ

人々が同じ議論について異なる解釈や理解を持って会議を離れることは珍しいことではありません。混乱を避けるために、会議を整理するか、必要に応じてメモを書き直してすべての参加者に送信することで、会議をフォローアップする必要があります。また、会議後できるだけ早くタスクやアクションを確認する必要があります。

これらの会議はプロジェクトの最初に開催されるため、プロジェクト全体を通じてあなたとクライアントの間の定期的なコミュニケーションの前例となるため、これは重要です。

6.会議を所有する

この最後のポイントが最も重要かもしれません。上記のヒントを効果的に実行するには、会議に「所有者」がいることが重要です。会議の所有権を取得する人が1人いる必要がありますが、それを支配するべきではありません。

あなたがプロジェクトマネージャーである場合、これは自信を伝え、あなたが会議を時間通りに、有用で関連性のあるものに保つつもりであることを全員に知らせ、同時にあなたが自分の時間を大切にしていることを人々に知らせることによって行う必要があります。

会議の参加者は、会議が自由形式のディスカッションのように見えるのではなく、会議が生産的かつ効率的になるように取り組んでいることを知っておく必要があります。

本質的には、会議を正しい方向に積極的に導き、議論が狂わないようにする必要があります。

プロジェクトの最良のスタート

これらのヒントに従うことで、キックオフミーティングの生産性が向上し、収集する情報とデータの関連性が高まり、したがって価値が高まることがわかります。優れた効率的な会議を実施することで、プロジェクトの初日からクライアントがあなたを信頼できるようになり、会議は新しいクライアントとの関係の基盤として機能します。

Webプロジェクトのヘルプについては、今すぐ専門家にご連絡ください。

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