Etkili Başlangıç ​​Toplantısı Yönetimi için 6 Basit İpucu

Başlangıç ​​toplantıları, herhangi bir web projesinin önemli bir parçasıdır ve proje boyunca kullanılabilecek paha biçilmez bilgileri toplamak için ilk fırsatınız olacaktır. Bu toplantıların mümkün olduğunca verimli bir şekilde yürütülmesi için iyi yönetilmeleri çok önemlidir.

Bir Proje Yöneticisi olarak, genellikle toplantıyı düzenlemekten ve koordine etmekten ve proje boyunca projeye en çok dahil olmaktan sorumlu kişi olacaksınız. Projeye iyi ve etkili bir başlangıç ​​toplantısı ile başlamanız önemlidir.

Adından da anlaşılacağı gibi, bu toplantılar resmi olarak yeni bir projeyi başlatmak için kullanılır. Bilgi toplamak, beklentileri belirlemek, gereksinimleri tartışmak ve projenin izleyeceği süreci belirlemek için kullanılacaklardır. Çoğu durumda - özellikle yeni bir müşteriyle çalışıyorsanız - bu aynı zamanda müşteriyle ilk yüz yüze görüşmeniz olabilir, bu nedenle müşterinize güven ve güven aşılamanız önemlidir.

Bu basit adımları takip etmek, bu toplantıları yönetmenize ve sahip olduğunuz zaman içinde insan ve bilgi birikiminden en iyi şekilde yararlanmanıza yardımcı olacaktır.

1. Bir Amacınız/Gündeminiz Olsun

Toplantının etkili bir şekilde yürütülmesi ve olabileceği en verimli olması için, ilgili herkesin toplantının amacını bir gün öncesinden bilmesi önemlidir.

Her biri için zamanlamaları ile ele alınacak konuların ana hatlarını içeren bir toplantı gündemi yazın ve toplantıdan önce tüm katılımcılara gönderin. Toplantıdan bir veya iki gün önce tercih edilir.

Başlangıç ​​toplantıları, proje paydaşlarının yanı sıra web geliştiricileri veya tasarımcılar gibi farklı alanlarda girdileri olacak farklı iş alanlarından insanları içerecektir. Gelişmiş bir gündem göndermek, toplantıya katılan herkesin ihtiyaç duyabilecekleri herhangi bir bilgiyi planlamasını ve toplamasını veya oturum sırasında gündeme getirmek istedikleri tartışma noktalarını düşünmesini sağlar.

Mümkünse, herkesin kendi kopyasına sahip olması ve baştan sona başvurabilmesi için gündemin kopyalarını toplantıya götürmek için yazdırmalısınız.

Gündemin farkında olmak aynı zamanda toplantının konuyla ilgili ve daha da önemlisi zamanında yapılmasına yardımcı olur, çünkü herkes ulaşılması gereken ana noktaların ve istenen sonuçların farkındadır.

Başlangıç ​​toplantıları genellikle aynı yapıyı takip edecek ve aynı veya benzer konuları kapsayacaktır. Ancak, projenin gündeme eklenmesi gerekebilecek farklı ve özel gereksinimleri olabileceğinden, gündemi katılan ekip üyelerinizle tartışmanız önemlidir. Unutmayın, her müşteri farklıdır.

2. Zamanın Farkında Olun

Toplantıların verimsiz olmasının en yaygın nedenlerinden biri, gündemde önerilen zamanlamaların tutulmamasıdır.

Bununla mücadele etmek için yapabileceğiniz en önemli şeyin toplantının zamanında başlayıp zamanında bitmesini sağlamak olduğunu unutmayın. Aynı zamanda zamanın farkında olmanız da önemlidir, bu nedenle konuşmacıları ve tartışmaları yolda ve konuyla ilgili tutmaya çalışın. Örneğin, özellikle yeni müşterilerle çalışırken tanıtımlar önemlidir, ancak kısa ve öz tutulmalıdır - hepimiz köpekleri severken, insanların köpeklerinin isimlerini bilmemize gerek yoktur!

Katılımcıları kalan süre ile birlikte ele alınması gereken noktalar hakkında bilgilendirmek ve bir kişinin çok fazla konuşarak veya konudan saparak toplantıyı 'kaçırdığı' ortaya çıkarsa araya girmeye çalışmak önemlidir. Bu kibarca ve uygun olduğunda yapılmalı ve bir kişiyi cümlenin ortasında kesiyormuş gibi kaba görünmemelisiniz.

3. Tartışmayı/Girdiyi Teşvik Edin

Bu, önceki noktaya aykırı görünebilir, ancak grup içinde tartışmayı teşvik etmek önemlidir.

Başlangıç ​​toplantılarının genellikle, konuşmanın çoğunu yapma ve girdilerini diğerlerinden daha fazla verme eğiliminde olan bir veya iki kişi tarafından yönetildiğini görebilirsiniz. Bu genellikle değerli olsa da, konuşmaya isteksiz olabilecekleri veya ayak parmaklarına basmak istemedikleri için yapamayacaklarını hissedebilecekleri için başkalarından bilgi istemek önemlidir.

Konuşmak istemeyen kimseyi rahatsız etmemeye dikkat edin, ancak söz konusu noktaya ekleyebileceğini düşünenlerin katkılarını memnuniyetle karşılayın.

Tüm katılımcıların kendilerini değerli hissetmeleri önemlidir, aksi takdirde ilgilerini çekebilir veya konsantrasyonlarını kaybedebilirler ve değerli girdiler veya görüşler kaybolabilir. Toplanan bilgilerin proje boyunca kullanılacağını unutmayın, bu nedenle girdiyi teşvik etmek önemlidir.

4. Not Alın

Başlangıç ​​toplantıları sırasında notların alınması çok önemlidir ve bu notlar, mümkün olduğunca çok bilgi toplayarak mümkün olduğunca kapsamlıdır. Mümkün olduğunca fazla ayrıntı yakalamak hayati önem taşıdığından, not yazarken belirli bir nokta hakkında açıklama veya ek bilgi istemekten korkmayın.

Bu, birkaç nedenden dolayı önemlidir:

• Özellikle proje gereksinimleri veya kullanıcı hikayeleri için temel oluşturabileceğinden, tüm tartışma noktalarının, fikirlerin ve sonuçların yakalanmasını ve kaybolmamasını sağlar.
• Daha önce tartışılan noktalar, proje boyunca herhangi bir noktada doğru bir şekilde referans alınabilir
• Toplantının ardından tüm katılımcılara bir genel bakış (veya tutanak) gönderilebilir
• Toplantı sonuçları (gereksinimler, takip görevleri, fikirler vb.) üzerinde anlaşmaya varılabilir
• Toplantı sırasında düşünülmemiş olabilecek noktaların açıklığa kavuşturulmasına veya sorulmasına olanak tanır.

5. Takip

İnsanların aynı tartışmaların farklı yorumlarıyla veya anlayışlarıyla bir toplantıdan ayrılmaları nadir değildir. Herhangi bir karışıklığı önlemek için, notlarınızı düzenleyerek veya gerekirse yeniden yazarak ve tüm katılımcılara göndererek toplantıyı takip etmelisiniz. Ayrıca toplantıdan sonra mümkün olan en kısa sürede herhangi bir görevi veya eylemi onaylamanız gerekir.

Bu toplantılar bir projenin en başında yapıldığından, proje boyunca siz ve müşteri arasındaki düzenli iletişim için bir emsal teşkil etmesi açısından önemlidir.

6. Toplantıya Sahip Olun

Bu son nokta belki de en önemlisidir. Yukarıdaki ipuçlarının etkili bir şekilde uygulanabilmesi için toplantının bir 'sahibi' olması önemlidir. Bir toplantının sahipliğini alan bir kişi olmalı, ancak ona hakim olmamalıdır.

Proje Yöneticisi iseniz, bu güveni ileterek ve herkesin toplantıyı zamanında, yararlı ve alakalı tutmayı düşündüğünüzü bilmesini sağlayarak ve aynı zamanda insanların zamanlarına değer verdiğinizi bilmelerini sağlayarak yapılmalıdır.

Toplantı katılımcıları, genellikle konunun dışına çıkabilen serbest biçimli bir tartışma gibi görünmek yerine, toplantının üretken ve verimli olmasını sağlamak için çalıştığınızı bilmelidir.

Özünde, toplantıyı aktif olarak doğru yöne yönlendirmeniz ve tartışmanın raydan çıkmamasını sağlamanız gerekir.

Projenize En İyi Başlangıç

Bu ipuçlarını takip ederek, başlangıç ​​toplantılarınızın daha verimli olduğunu ve topladığınız bilgi ve verilerin daha alakalı ve dolayısıyla daha değerli olduğunu göreceksiniz. İyi ve verimli bir toplantı yürütmek, müşterinizin projenin ilk gününden itibaren size güvenmesini sağlayacaktır ve toplantı, yeni müşteri ilişkinizin temeli olarak hizmet edecektir.

Web projelerinizle ilgili yardım için bugün uzmanlarımızla iletişime geçin.

Sizinle ilgili yardıma ihtiyacınız varsa, bizimle iletişime geçmekten çekinmeyin.