효과적인 시작 회의 관리를 위한 6가지 간단한 팁

시작 회의는 모든 웹 프로젝트의 필수적인 부분이며 프로젝트 전체에서 사용할 수 있는 귀중한 정보를 수집하는 첫 번째 기회가 될 것입니다. 이러한 회의를 가능한 한 효율적으로 운영하려면 잘 관리하는 것이 중요합니다.

프로젝트 관리자는 회의를 주선하고 조정하고 프로젝트 전반에 걸쳐 가장 많이 관여하는 사람이 되는 경우가 많습니다. 훌륭하고 효과적인 시작 회의로 프로젝트를 시작하는 것이 중요합니다.

이름에서 알 수 있듯이 이러한 회의는 공식적으로 새 프로젝트를 시작하는 데 사용됩니다. 그들은 정보를 수집하고, 기대치를 설정하고, 요구 사항을 논의하고, 프로젝트가 따를 프로세스를 설정하는 데 사용됩니다. 많은 경우, 특히 새로운 고객과 작업하는 경우 고객을 직접 대면하는 것이 처음일 수도 있으므로 고객에게 자신감과 신뢰를 심어주는 것이 중요합니다.

이 간단한 단계를 따르면 이러한 회의를 관리하고 주어진 시간에 사람과 지식을 최대한 활용하는 데 도움이 됩니다.

1. 목적/의제를 가지십시오

회의가 효율적으로 진행되고 가장 생산적이기 위해서는 관련된 모든 사람이 회의의 목적을 하루 전에 아는 것이 중요합니다.

각각의 시간과 함께 다룰 주제의 개요와 함께 회의 의제를 작성하고 회의 전에 모든 참석자에게 보냅니다. 회의 1~2일 전에 하는 것이 좋습니다.

시작 회의에는 프로젝트 이해 관계자뿐만 아니라 웹 개발자나 디자이너와 같은 다양한 비즈니스 영역의 사람들이 참여하여 다양한 분야에서 의견을 제시할 것입니다. 고급 의제를 보내면 회의에 관련된 모든 사람이 필요한 정보를 계획 및 수집하거나 세션 중에 제기하고 싶은 토론 요점을 생각할 수 있습니다.

가능하면 회의에 참석할 의제 사본을 인쇄하여 모든 사람이 자신의 사본을 갖고 전체에서 참조할 수 있도록 해야 합니다.

의제를 알고 있으면 모든 사람이 도달해야 하는 주요 요점과 원하는 결과를 알고 있기 때문에 회의를 주제로, 더 중요한 것은 정시에 회의를 유지하는 데 도움이 됩니다.

시작 회의는 종종 동일한 구조를 따르고 동일하거나 유사한 주제를 다룹니다. 그러나 프로젝트에는 의제에 추가해야 하는 다른 특정 요구 사항이 있을 수 있으므로 참석하는 팀 구성원과 의제를 논의하는 것이 중요합니다. 모든 클라이언트가 다르다는 것을 기억하십시오.

2. 시간을 의식하라

회의가 비효율적일 수 있는 가장 일반적인 이유 중 하나는 의제에 제안된 시간이 지켜지지 않을 때입니다.

이를 방지하기 위해 할 수 있는 가장 중요한 일은 회의가 정시에 시작되고 끝나도록 하는 것임을 기억하십시오. 또한 전체 시간을 인식하는 것이 중요하므로 연사와 토론을 계속 진행하고 주제에 대해 이야기하십시오. 예를 들어, 소개는 특히 새로운 고객과 작업할 때 중요하지만 간략하고 요점을 유지해야 합니다. 우리 모두는 개를 사랑하지만 사람의 개 이름을 알 필요는 없습니다!

참가자들에게 남은 시간과 다루어야 할 요점을 알리고, 너무 많은 말을 하거나 주제에서 벗어나는 사람이 회의를 '도용'하는 것처럼 보이면 끼어들도록 하는 것이 중요합니다. 이것은 적절할 때 정중하게 행해져야 하며, 마치 문장 중간에 사람을 자르는 것처럼 무례하게 보여서는 안 됩니다.

3. 토론/입력 유도

이것은 앞의 요점과 상반되는 것처럼 보일 수 있지만 그룹 내에서 토론을 장려하는 것이 중요합니다.

시작 회의에서 대부분의 대화를 하고 다른 사람보다 의견을 제시하는 한두 사람이 주도하는 경우가 많습니다. 이것은 종종 가치가 있지만 다른 사람들이 말하기를 꺼려하거나 발가락을 밟고 싶지 않기 때문에 말할 수 없다고 느낄 수 있으므로 다른 사람의 의견을 구하는 것이 중요합니다.

말하고 싶지 않은 사람이 불편해하지 않도록 주의하되, 문제의 요점에 추가할 수 있다고 생각하는 사람의 의견을 환영합니다.

모든 참석자가 가치 있는 존재라고 느끼는 것이 중요합니다. 그렇지 않으면 참여하지 않거나 집중력을 잃을 수 있으며 귀중한 의견이나 의견을 잃을 수 있습니다. 수집된 정보는 프로젝트 전반에 걸쳐 사용되므로 입력을 권장하는 것이 중요합니다.

4. 메모하기

시작 회의 중에 메모를 작성하는 것이 중요하며 가능한 한 많은 정보를 캡처하여 가능한 한 포괄적입니다. 가능한 한 많은 세부 사항을 캡처하는 것이 중요하므로 메모를 작성할 때 특정 요점에 대한 설명이나 추가 정보를 요청하는 것을 두려워하지 마십시오.

이것은 여러 가지 이유로 중요합니다.

• 특히 프로젝트 요구 사항 또는 사용자 스토리의 기초를 형성할 수 있으므로 모든 토론 지점, 아이디어 및 결과가 캡처되고 손실되지 않도록 합니다.
• 이전에 논의된 사항은 프로젝트 전체의 어느 지점에서나 정확하게 참조될 수 있습니다.
• 회의 후 모든 참가자에게 개요(또는 회의록)를 보낼 수 있습니다.
• 회의 결과(요구 사항, 후속 작업, 아이디어 등) 합의 가능
• 요점을 정리하거나 회의 중에 생각하지 못한 질문을 할 수 있습니다.

5. 후속 조치

사람들이 같은 토론에 대해 다른 해석이나 이해를 가지고 회의에서 나가는 것은 드문 일이 아닙니다. 혼란을 피하기 위해 회의를 정리하거나 필요한 경우 메모를 다시 작성하여 모든 참가자에게 보내야 합니다. 또한 회의 후 가능한 한 빨리 작업이나 조치를 확인해야 합니다.

이러한 회의는 프로젝트 초기에 열리기 때문에 프로젝트 전반에 걸쳐 귀하와 클라이언트 간의 정기적인 의사 소통의 선례가 되기 때문에 중요합니다.

6. 회의 소유

이 마지막 포인트가 가장 중요할 수 있습니다. 위의 팁이 효과적으로 진행되기 위해서는 회의에 '소유자'가 있어야 합니다. 회의의 주도권을 쥐고 있지만 지배해서는 안 되는 사람이 한 명 있어야 합니다.

귀하가 프로젝트 관리자인 경우, 회의를 정시에 유용하고 적절하게 유지하려는 의도를 모든 사람에게 확신을 주고 모든 사람이 알도록 하는 동시에 사람들이 자신의 시간을 소중하게 생각한다는 사실을 확인함으로써 이를 수행해야 합니다.

회의 참석자는 회의가 종종 주제에서 벗어날 수 있는 자유 형식 토론처럼 보이는 것과는 반대로 회의가 생산적이고 효율적임을 보장하기 위해 노력하고 있음을 알아야 합니다.

본질적으로 회의를 올바른 방향으로 적극적으로 이끌고 토론이 빗나가지 않도록 해야 합니다.

최고의 프로젝트 시작

이 팁을 따르면 시작 회의가 더 생산적이고 수집한 정보와 데이터가 더 관련성이 있고 따라서 더 가치 있다는 것을 알게 될 것입니다. 훌륭하고 효율적인 회의를 진행하면 클라이언트가 프로젝트 첫날부터 당신을 신뢰하고 새로운 고객 관계의 기초가 될 것입니다.

웹 프로젝트에 대한 도움이 필요하면 지금 당사 전문가에게 문의하십시오.

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