6 einfache Tipps für ein effektives Kick-Off-Meeting-Management

Kick-off-Meetings sind ein wesentlicher Bestandteil jedes Webprojekts und Ihre erste Gelegenheit, wertvolle Informationen zu sammeln, die während des gesamten Projekts verwendet werden können. Damit diese Meetings so effizient wie möglich ablaufen, ist es wichtig, dass sie gut gemanagt werden.

Als Projektmanager sind Sie oft die Person, die für die Organisation und Koordination des Meetings verantwortlich ist und während der gesamten Zeit am meisten in das Projekt involviert ist. Wichtig ist, dass Sie das Projekt mit einem guten und effektiven Kick-off-Meeting beginnen.

Wie der Name schon sagt, werden diese Treffen verwendet, um ein neues Projekt offiziell zu starten. Sie werden verwendet, um Informationen zu sammeln, Erwartungen zu formulieren, Anforderungen zu diskutieren und den Prozess festzulegen, dem das Projekt folgen wird. In vielen Fällen – insbesondere wenn Sie mit einem neuen Kunden zusammenarbeiten – ist dies möglicherweise auch das erste Mal, dass Sie den Kunden von Angesicht zu Angesicht treffen. Daher ist es wichtig, dass Sie Ihrem Kunden Vertrauen und Vertrauen vermitteln.

Wenn Sie diese einfachen Schritte befolgen, können Sie diese Meetings verwalten und die verfügbaren Personen und Kenntnisse in der Ihnen zur Verfügung stehenden Zeit optimal nutzen.

1. Einen Zweck/eine Agenda haben

Damit das Meeting effektiv und produktiv abläuft, ist es wichtig, dass alle Beteiligten vor dem Tag den Zweck des Meetings kennen.

Verfassen Sie eine Tagesordnung für das Meeting mit einer Übersicht über die zu behandelnden Themen mit Zeitangaben für jedes und senden Sie es vor dem Meeting an alle Teilnehmer. Ein oder zwei Tage vor dem Treffen ist wünschenswert.

An den Kick-off-Meetings werden Projektbeteiligte sowie Personen aus verschiedenen Bereichen des Unternehmens, wie Webentwickler oder Designer, teilnehmen, die in verschiedenen Bereichen Beiträge einbringen werden. Das Versenden einer erweiterten Agenda ermöglicht es allen am Meeting Beteiligten, alle benötigten Informationen zu planen und zu sammeln oder sich Diskussionspunkte auszudenken, die sie während der Sitzung ansprechen möchten.

Wenn möglich, sollten Sie Kopien der Tagesordnung ausdrucken, um sie mit in die Sitzung zu nehmen, damit jeder sein eigenes Exemplar hat und überall darauf verweisen kann.

Die Kenntnis der Tagesordnung trägt auch dazu bei, dass das Meeting thematisch und vor allem pünktlich bleibt, da jeder die wichtigsten Punkte und die gewünschten Ergebnisse kennt, die erreicht werden müssen.

Kick-off-Meetings folgen oft derselben Struktur und behandeln dieselben oder ähnliche Themen. Es ist jedoch wichtig, die Tagesordnung mit Ihren anwesenden Teammitgliedern zu besprechen, da das Projekt möglicherweise andere und spezifische Anforderungen hat, die in die Tagesordnung aufgenommen werden müssen. Denken Sie daran, jeder Kunde ist anders.

2. Achten Sie auf die Zeit

Einer der häufigsten Gründe, warum Sitzungen ineffizient sein können, besteht darin, dass die in der Tagesordnung vorgeschlagenen Zeitpläne nicht eingehalten werden.

Um dies zu bekämpfen, denken Sie daran, dass das Wichtigste, was Sie tun können, darin besteht, sicherzustellen, dass das Meeting pünktlich beginnt und endet. Es ist auch wichtig, dass Sie sich während der gesamten Zeit der Zeit bewusst sind. Versuchen Sie also, die Redner und Diskussionen auf Kurs und Thema zu halten. Vorstellungsgespräche sind zum Beispiel wichtig, insbesondere bei der Arbeit mit neuen Kunden, sollten aber kurz und auf den Punkt gehalten werden – wir alle lieben Hunde, aber wir müssen die Hundenamen der Leute nicht kennen!

Es ist wichtig, die Teilnehmer auf die verbleibende Zeit und die noch zu behandelnden Punkte aufmerksam zu machen und zu versuchen, sich einzumischen, wenn es den Anschein hat, dass eine Person das Meeting „entführt“, indem sie zu viel redet oder vom Thema abweicht. Dies sollte höflich und angemessen erfolgen, und Sie sollten nicht unhöflich wirken, als ob Sie eine Person mitten im Satz unterbrechen würden.

3. Ermutigen Sie zur Diskussion/Eingabe

Dies mag im Gegensatz zum vorherigen Punkt erscheinen, aber es ist wichtig, die Diskussion innerhalb der Gruppe zu fördern.

Sie werden vielleicht feststellen, dass Kick-off-Meetings oft von ein oder zwei Personen dominiert werden, die dazu neigen, die meiste Zeit zu reden und ihren Input über andere zu geben. Obwohl dies oft wertvoll ist, ist es wichtig, andere um Input zu bitten, da sie möglicherweise nicht sprechen oder das Gefühl haben, dass sie nicht dazu in der Lage sind, da sie nicht auf die Zehen treten wollen.

Achten Sie darauf, dass sich niemand unwohl fühlt, wenn er nicht sprechen möchte, aber begrüßen Sie den Input von denen, die meinen, dass sie den fraglichen Punkt ergänzen können.

Es ist wichtig, dass sich alle Teilnehmer wertgeschätzt fühlen, da sie sonst abgelenkt werden oder die Konzentration verlieren und wertvolle Inputs oder Meinungen verloren gehen können. Denken Sie daran, dass die gesammelten Informationen während des gesamten Projekts verwendet werden, daher ist es wichtig, Beiträge zu fördern.

4. Machen Sie sich Notizen

Es ist wichtig, dass während der Kick-off-Meetings Notizen gemacht werden, und sie sind so umfassend wie möglich und enthalten so viele Informationen wie möglich. Scheuen Sie sich nicht, beim Schreiben von Notizen um Klarstellungen oder zusätzliche Informationen zu einem bestimmten Punkt zu bitten, da es wichtig ist, so viele Details wie möglich zu erfassen.

Dies ist aus mehreren Gründen wichtig:

• Es stellt sicher, dass alle Diskussionspunkte, Ideen und Ergebnisse erfasst werden und nicht verloren gehen, zumal diese die Grundlage für die Projektanforderungen oder User Stories bilden können
• Auf zuvor besprochene Punkte kann zu jedem Zeitpunkt des Projekts genau Bezug genommen werden
• Eine Übersicht (oder ein Protokoll) kann im Anschluss an das Meeting an alle Teilnehmer versendet werden
• Besprechungsergebnisse (Anforderungen, Folgeaufgaben, Ideen etc.) können vereinbart werden
• So können Punkte geklärt oder Fragen gestellt werden, an die man während des Meetings vielleicht nicht gedacht hat

5. Nachfassen

Es ist nicht ungewöhnlich, dass Leute ein Meeting mit unterschiedlichen Interpretationen oder Verständnissen derselben Diskussion verlassen. Um Verwirrung zu vermeiden, sollten Sie im Anschluss an die Besprechung Ihre Notizen aufräumen oder ggf. neu schreiben und an alle Teilnehmer senden. Sie sollten auch alle Aufgaben oder Aktionen so schnell wie möglich nach dem Meeting bestätigen.

Da diese Meetings zu Beginn eines Projekts stattfinden, ist dies wichtig, da es einen Präzedenzfall für die regelmäßige Kommunikation zwischen Ihnen und dem Kunden während des gesamten Projekts schafft.

6. Das Meeting besitzen

Dieser letzte Punkt kann der wichtigste sein. Damit die oben genannten Tipps effektiv umgesetzt werden können, ist es wichtig, dass das Meeting einen „Eigentümer“ hat. Es sollte eine Person geben, die die Verantwortung für ein Meeting übernimmt, es aber nicht dominieren sollte.

Wenn Sie der Projektmanager sind, sollten Sie dies tun, indem Sie Vertrauen vermitteln und sicherstellen, dass alle wissen, dass Sie beabsichtigen, das Meeting pünktlich, nützlich und relevant zu halten, während gleichzeitig sichergestellt wird, dass die Leute wissen, dass Sie ihre Zeit schätzen.

Besprechungsteilnehmer sollten wissen, dass Sie daran arbeiten, sicherzustellen, dass die Besprechung produktiv und effizient ist, anstatt wie eine Diskussion in freier Form zu erscheinen, die oft vom Thema abweicht.

Im Wesentlichen müssen Sie das Meeting aktiv in die richtige Richtung lenken und sicherstellen, dass die Diskussion nicht aus der Bahn gerät.

Der beste Start für Ihr Projekt

Wenn Sie diese Tipps befolgen, werden Sie feststellen, dass Ihre Kick-off-Meetings produktiver sind und die Informationen und Daten, die Sie sammeln, relevanter und daher wertvoller sind. Die Durchführung eines guten und effizienten Meetings stellt außerdem sicher, dass Ihr Kunde vom ersten Tag des Projekts an Vertrauen zu Ihnen hat, und das Meeting dient als Grundlage für Ihre neue Kundenbeziehung.

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