6 sfaturi simple pentru o gestionare eficientă a reuniunilor de start

Întâlnirile inițiale sunt o parte esențială a oricărui proiect web și vor fi prima dvs. oportunitate de a aduna informații neprețuite care pot fi utilizate pe tot parcursul proiectului. Pentru ca aceste întâlniri să se desfășoare cât mai eficient posibil, este vital ca acestea să fie bine gestionate.

În calitate de manager de proiect, veți fi adesea persoana responsabilă de organizarea și coordonarea întâlnirii, precum și de a fi cel mai implicat în proiect pe tot parcursul. Este important să începeți proiectul cu o întâlnire de start bună și eficientă.

După cum sugerează și numele, aceste întâlniri sunt folosite pentru a da startul în mod oficial unui nou proiect. Acestea vor fi utilizate pentru a colecta informații, a stabili așteptări, a discuta despre cerințe și a stabili procesul pe care îl va urma proiectul. În multe cazuri - mai ales dacă lucrați cu un nou client - aceasta poate fi, de asemenea, prima dată când îl veți întâlni față în față, deci este important să vă insuflați încredere și încredere în clientul dumneavoastră.

Urmarea acestor pași simpli vă va ajuta să gestionați aceste întâlniri și să profitați la maximum de oameni și cunoștințe disponibile în timpul pe care îl aveți.

1. Aveți un scop / agendă

Pentru ca întâlnirea să se desfășoare eficient și să fie cea mai productivă pe care o poate avea, este important ca toți cei implicați să cunoască scopul întâlnirii înainte de ziua respectivă.

Scrieți o agendă pentru întâlnire cu o schiță a subiectelor care urmează să fie acoperite cu calendarele pentru fiecare și trimiteți tuturor participanților înainte de întâlnire. Este de preferat cu una sau două zile înainte de întâlnire.

Întâlnirile inițiale vor implica părțile interesate ale proiectului, precum și oameni din diferite domenii ale afacerii, cum ar fi dezvoltatorii de web sau designerii, care vor avea contribuții în diferite domenii. Trimiterea unei agende avansate permite tuturor celor implicați în ședință să planifice și să adune orice informație de care ar putea avea nevoie sau să se gândească la punctele de discuție pe care doresc să le ridice în timpul sesiunii.

Dacă este posibil, ar trebui să imprimați copii ale agendei pentru a participa la ședință, astfel încât fiecare să aibă propria copie și să o poată face trimitere la ea.

Conștientizarea agendei ajută și la menținerea întâlnirii pe subiect și, mai important, la timp, întrucât toată lumea este conștientă de principalele puncte și de rezultatele dorite care trebuie atinse.

Întâlnirile inițiale vor urma adesea aceeași structură și vor acoperi aceleași subiecte sau similare. Cu toate acestea, este important să discutați agenda cu membrii echipei dvs. care participă, deoarece proiectul poate avea cerințe diferite și specifice care vor trebui adăugate la agendă. Amintiți-vă, fiecare client este diferit.

2. Fii conștient de timp

Unul dintre cele mai frecvente motive pentru care reuniunile pot fi ineficiente este atunci când nu sunt respectate calendarele propuse în ordinea de zi.

Pentru a combate acest lucru, amintiți-vă că cel mai important lucru pe care îl puteți face este să vă asigurați că întâlnirea începe și se termină la timp. De asemenea, este important să fiți conștienți de timpul pe care îl aveți, așa că încercați să mențineți vorbitorii și discuțiile pe cale și pe subiect. De exemplu, introducerile sunt importante, mai ales atunci când lucrați cu clienți noi, dar ar trebui să fie menținute pe scurt și la obiect - în timp ce cu toții iubim câinii, nu trebuie să știm numele câinilor oamenilor!

Este important să îi faceți pe participanți conștienți de timpul rămas, împreună cu punctele rămase de acoperit și să încercați să interceptați dacă se pare că o persoană „deturnează” întâlnirea vorbind prea mult sau îndepărtându-se de subiect. Acest lucru trebuie făcut politicos și atunci când este cazul și nu ar trebui să pară a fi nepoliticos, ca și cum ai tăia o persoană în mijlocul propoziției.

3. Încurajați discuția / introducerea

Acest lucru poate părea contrar punctului anterior, dar este important să încurajăm discuțiile în cadrul grupului.

S-ar putea să descoperiți că întâlnirile inițiale sunt adesea dominate de una sau două persoane care au tendința de a vorbi majoritatea și de a-și da opinia mai presus de alții. Deși acest lucru este adesea valoros, este important să cereți contribuții celorlalți, deoarece pot fi reticenți în a vorbi sau simți că nu pot, deoarece nu vor să calce pe degetele de la picioare.

Aveți grijă să nu faceți pe nimeni să nu se simtă inconfortabil dacă nu doresc să vorbească, dar primiți contribuția celor care simt că pot adăuga la punctul în cauză.

Este important ca toți participanții să se simtă apreciați, altfel se pot dezactiva sau își pot pierde concentrarea, iar contribuțiile sau opiniile valoroase se pot pierde. Rețineți că informațiile colectate vor fi utilizate pe tot parcursul proiectului, deci este important să încurajați contribuția.

4. Ia notițe

Este esențial ca notele să fie luate în timpul întâlnirilor inițiale și să fie cât mai cuprinzătoare posibil, cu cât mai multe informații capturate pe cât puteți. Nu vă fie teamă să cereți clarificări sau informații suplimentare despre un anumit punct atunci când scrieți note, deoarece este vital să captați cât mai multe detalii posibil.

Acest lucru este important din mai multe motive:

• Se asigură că toate punctele de discuție, ideile și rezultatele sunt capturate și nu pierdute, mai ales că acestea pot constitui baza pentru cerințele proiectului sau poveștile utilizatorilor
• Punctele discutate anterior pot fi referite cu precizie în orice moment al proiectului
• O prezentare generală (sau minute) poate fi trimisă tuturor participanților care urmează întâlnirii
• Rezultatele întâlnirii (cerințe, sarcini de urmărire, idei etc.) pot fi convenite
• Permite clarificarea punctelor sau întrebările care nu s-au gândit în timpul ședinței

5. Urmăriți

Nu este neobișnuit ca oamenii să părăsească o întâlnire cu interpretări sau înțelegeri diferite ale acelorași discuții. Pentru a evita orice confuzie, ar trebui să urmăriți întâlnirea ordonând sau, dacă este necesar, rescriind notele și trimitându-le tuturor participanților. De asemenea, ar trebui să confirmați orice sarcini sau acțiuni cât mai curând posibil după întâlnire.

Deoarece aceste întâlniri se desfășoară chiar la începutul unui proiect, acest lucru este important deoarece stabilește un precedent pentru comunicarea regulată între dvs. și client pe tot parcursul proiectului.

6. Dețineți întâlnirea

Acest punct final poate fi cel mai important. Pentru ca sfaturile de mai sus să fie realizate în mod eficient, este important ca întâlnirea să aibă un „proprietar”. Ar trebui să existe o singură persoană care să preia proprietatea unei ședințe, dar nu ar trebui să o domine.

Dacă sunteți managerul de proiect, acest lucru ar trebui făcut prin transmiterea încrederii și asigurarea faptului că toată lumea știe că intenționați să țineți întâlnirea la timp, utilă și relevantă, totul asigurându-vă în același timp că oamenii știu că vă prețuiți timpul.

Participanții la ședință ar trebui să știe că lucrați pentru a vă asigura că ședința este productivă și eficientă, spre deosebire de faptul că apare ca o discuție în formă liberă, care de multe ori poate ieși din subiect.

În esență, trebuie să conduceți activ întâlnirea în direcția corectă și să vă asigurați că discuția nu va fi deraiată.

Cel mai bun început pentru proiectul tău

Urmând aceste sfaturi, veți descoperi că întâlnirile dvs. inițiale sunt mai productive și că informațiile și datele pe care le colectați sunt mai relevante și, prin urmare, mai valoroase. Desfășurarea unei întâlniri bune și eficiente vă va asigura, de asemenea, că clientul dvs. are încredere în dvs. încă din prima zi a proiectului, iar întâlnirea va servi drept fundament al relației cu noul dvs. client.

Pentru ajutor cu proiectele dvs. web, contactați astăzi experții noștri.

Dacă aveți nevoie de ajutor, nu ezitați să ne contactați.