6 Tips Sederhana untuk Manajemen Pertemuan Kick-Off yang Efektif

Kick-off meeting adalah bagian penting dari setiap proyek web, dan akan menjadi kesempatan pertama Anda untuk mengumpulkan informasi berharga yang dapat digunakan di seluruh proyek. Untuk membuat pertemuan ini berjalan seefisien mungkin, sangat penting untuk mengelolanya dengan baik.

Sebagai Manajer Proyek, Anda akan sering menjadi orang yang bertanggung jawab untuk mengatur dan mengoordinasikan pertemuan, serta menjadi yang paling terlibat dalam keseluruhan proyek. Penting bagi Anda untuk memulai proyek dengan pertemuan awal yang baik dan efektif.

Seperti namanya, pertemuan ini digunakan untuk memulai proyek baru secara resmi. Mereka akan digunakan untuk mengumpulkan informasi, menetapkan harapan, mendiskusikan persyaratan dan menetapkan proses yang akan diikuti oleh proyek. Dalam banyak kasus – terutama jika Anda bekerja dengan klien baru – ini mungkin juga pertama kalinya Anda akan bertemu langsung dengan klien, jadi penting bagi Anda untuk menanamkan kepercayaan dan kepercayaan pada klien Anda.

Mengikuti langkah-langkah sederhana ini akan membantu Anda mengelola pertemuan-pertemuan ini dan memanfaatkan sebaik-baiknya orang dan pengetahuan yang tersedia dalam waktu yang Anda miliki.

1. Memiliki Tujuan/Agenda

Agar rapat berjalan efektif dan menjadi yang paling produktif, penting bagi setiap orang yang terlibat untuk mengetahui tujuan rapat sebelum hari itu.

Tulis agenda rapat dengan garis besar topik yang akan dibahas dengan pengaturan waktu untuk masing-masing, dan kirimkan ke semua peserta sebelum rapat. Satu atau dua hari sebelum pertemuan lebih disukai.

Pertemuan awal akan melibatkan pemangku kepentingan proyek serta orang-orang dari berbagai bidang bisnis, seperti pengembang web atau desainer, yang akan memiliki masukan di berbagai bidang. Mengirim agenda lanjutan memungkinkan semua orang yang terlibat dalam rapat untuk merencanakan dan mengumpulkan informasi apa pun yang mungkin mereka perlukan, atau memikirkan poin diskusi yang ingin mereka angkat selama sesi.

Jika memungkinkan, Anda harus mencetak salinan agenda untuk dibawa ke rapat sehingga setiap orang memiliki salinannya sendiri dan dapat merujuknya sepanjang waktu.

Menyadari agenda juga membantu menjaga pertemuan tetap pada topik dan, yang lebih penting, tepat waktu, karena semua orang mengetahui poin utama dan hasil yang diinginkan yang perlu dicapai.

Kick-off meeting sering kali mengikuti struktur yang sama dan membahas topik yang sama atau serupa. Namun, penting untuk mendiskusikan agenda dengan anggota tim Anda yang hadir, karena proyek mungkin memiliki persyaratan yang berbeda dan spesifik yang perlu ditambahkan ke agenda. Ingat, setiap klien berbeda.

2. Sadar akan Waktu

Salah satu alasan paling umum mengapa rapat bisa menjadi tidak efisien adalah ketika waktu yang diusulkan dalam agenda tidak ditepati.

Untuk mengatasi hal ini, ingatlah bahwa hal terpenting yang dapat Anda lakukan adalah memastikan bahwa pertemuan dimulai dan diakhiri tepat waktu. Penting juga bagi Anda untuk mengetahui waktu sepanjang waktu, jadi cobalah untuk menjaga pembicara dan diskusi tetap pada jalur dan topik. Misalnya, perkenalan itu penting, terutama saat bekerja dengan klien baru, tetapi harus tetap singkat dan langsung ke intinya – sementara kita semua suka anjing, kita tidak perlu tahu nama anjing orang!

Penting untuk membuat peserta menyadari waktu yang tersisa, bersama dengan poin yang tersisa untuk dibahas, dan mencoba menyela jika tampaknya seseorang 'membajak' pertemuan dengan berbicara terlalu banyak atau menyimpang dari topik. Ini harus dilakukan dengan sopan dan bila perlu, dan Anda tidak boleh terlihat kasar, seolah-olah Anda sedang memotong kalimat seseorang.

3. Dorong Diskusi/Masukan

Ini mungkin tampak bertentangan dengan poin sebelumnya, tetapi penting untuk mendorong diskusi dalam kelompok.

Anda mungkin menemukan bahwa pertemuan awal sering kali didominasi oleh satu atau dua orang yang cenderung lebih banyak bicara dan memberikan masukan mereka di atas orang lain. Meskipun ini sering kali berharga, penting untuk meminta masukan dari orang lain karena mereka mungkin enggan untuk berbicara, atau merasa tidak mampu, karena mereka tidak ingin menginjak kaki.

Berhati-hatilah untuk tidak membuat siapa pun merasa tidak nyaman jika tidak ingin berbicara, tetapi sambutlah masukan dari mereka yang merasa dapat menambahkan poin yang dimaksud.

Adalah penting bahwa semua peserta merasa dihargai, jika tidak mereka dapat menjadi tidak terlibat atau kehilangan konsentrasi, dan masukan atau pendapat yang berharga dapat hilang. Ingatlah bahwa informasi yang dikumpulkan akan digunakan selama proyek berlangsung, jadi penting untuk mendorong masukan.

4. Ambil Catatan

Catatan penting dibuat selama pertemuan awal, dan dibuat selengkap mungkin dengan sebanyak mungkin informasi yang Anda dapat. Jangan takut untuk meminta klarifikasi atau informasi tambahan tentang poin tertentu saat menulis catatan, karena sangat penting untuk menangkap sedetail mungkin.

Ini penting karena beberapa alasan:

• Ini memastikan bahwa semua poin diskusi, ide dan hasil ditangkap dan tidak hilang, terutama karena ini dapat membentuk dasar untuk persyaratan proyek atau cerita pengguna
• Poin-poin yang telah didiskusikan sebelumnya dapat direferensikan secara akurat di titik mana pun selama proyek berlangsung
• Ikhtisar (atau menit) dapat dikirim ke semua peserta setelah rapat
• Hasil pertemuan (persyaratan, tugas tindak lanjut, ide, dll.) dapat disepakati
• Ini memungkinkan poin untuk diselesaikan, atau pertanyaan diajukan yang mungkin tidak terpikirkan selama pertemuan

5. Tindak Lanjut

Tidak jarang orang meninggalkan pertemuan dengan interpretasi atau pemahaman yang berbeda dari diskusi yang sama. Untuk menghindari kebingungan, Anda harus menindaklanjuti rapat dengan merapikan atau, jika perlu, menulis ulang catatan Anda dan mengirimkannya ke semua peserta. Anda juga harus mengonfirmasi tugas atau tindakan apa pun sesegera mungkin setelah rapat.

Karena pertemuan ini diadakan di awal proyek, ini penting karena menjadi preseden untuk komunikasi reguler antara Anda dan klien di seluruh proyek.

6. Pemilik Rapat

Poin terakhir ini mungkin yang paling penting. Agar tips di atas dapat dilakukan secara efektif, penting bahwa rapat memiliki 'pemilik'. Seharusnya ada satu orang yang mengambil alih kepemilikan sebuah pertemuan, tetapi tidak boleh mendominasinya.

Jika Anda adalah Manajer Proyek, ini harus dilakukan dengan menyampaikan kepercayaan diri dan memastikan bahwa semua orang tahu bahwa Anda bermaksud untuk menjaga rapat tepat waktu, berguna dan relevan, sambil memastikan bahwa orang tahu bahwa Anda menghargai waktu mereka.

Peserta rapat harus tahu bahwa Anda bekerja untuk memastikan bahwa rapat tersebut produktif dan efisien, tidak seperti diskusi bentuk bebas, yang sering kali keluar dari topik.

Intinya, Anda perlu secara aktif mengarahkan pertemuan ke arah yang benar dan memastikan bahwa diskusi tidak menjadi menyimpang.

Awal Terbaik untuk Proyek Anda

Dengan mengikuti kiat-kiat ini, Anda akan menemukan bahwa rapat awal Anda lebih produktif dan informasi serta data yang Anda kumpulkan lebih relevan dan, karenanya, lebih berharga. Menjalankan rapat yang baik dan efisien juga akan memastikan bahwa klien Anda mempercayai Anda sejak hari pertama proyek, dan rapat tersebut akan berfungsi sebagai dasar hubungan klien baru Anda.

Untuk bantuan dengan proyek web Anda, hubungi pakar kami hari ini.

Jika Anda membutuhkan bantuan dengan Anda jangan ragu untuk menghubungi kami.