6 نصائح بسيطة لإدارة فعالة للاجتماعات الافتتاحية

تعد اجتماعات البداية جزءًا أساسيًا من أي مشروع ويب ، وستكون فرصتك الأولى لجمع معلومات لا تقدر بثمن يمكن استخدامها خلال المشروع. لجعل هذه الاجتماعات تعمل بأكبر قدر ممكن من الكفاءة ، من الضروري أن تدار بشكل جيد.

بصفتك مدير المشروع ، غالبًا ما تكون الشخص المسؤول عن ترتيب وتنسيق الاجتماع ، فضلاً عن كونك الشخص الأكثر مشاركة في المشروع طوال الوقت. من المهم أن تبدأ المشروع باجتماع استهلالي جيد وفعال.

كما يوحي الاسم ، تُستخدم هذه الاجتماعات لبدء مشروع جديد رسميًا. سيتم استخدامها لجمع المعلومات وتحديد التوقعات ومناقشة المتطلبات وتحديد العملية التي سيتبعها المشروع. في كثير من الحالات - خاصة إذا كنت تعمل مع عميل جديد - قد تكون هذه هي المرة الأولى التي تقابل فيها العميل وجهًا لوجه ، لذلك من المهم أن تغرس الثقة في العميل.

سيساعدك اتباع هذه الخطوات البسيطة على إدارة هذه الاجتماعات وتحقيق أقصى استفادة من الأشخاص والمعرفة المتاحين في الوقت المتاح لديك.

1. لديك غرض / جدول أعمال

لكي يعمل الاجتماع بشكل فعال ويكون أكثر إنتاجية ، من المهم أن يعرف كل شخص مشارك الغرض من الاجتماع قبل اليوم.

اكتب جدول أعمال للاجتماع مع ملخص للموضوعات التي سيتم تغطيتها مع توقيتات لكل منها ، وأرسلها إلى جميع الحاضرين قبل الاجتماع. ويفضل قبل الاجتماع بيوم أو يومين.

ستشمل اجتماعات البداية أصحاب المصلحة في المشروع بالإضافة إلى الأشخاص من مختلف مجالات العمل ، مثل مطوري الويب أو المصممين ، الذين سيكون لهم مدخلات في مجالات مختلفة. يتيح إرسال جدول أعمال متقدم لجميع المشاركين في الاجتماع التخطيط وجمع أي معلومات قد يحتاجون إليها ، أو التفكير في نقاط المناقشة التي يرغبون في إثارتها أثناء الجلسة.

إذا كان ذلك ممكنًا ، يجب عليك طباعة نسخ من جدول الأعمال لأخذها إلى الاجتماع بحيث يكون لكل شخص نسخته الخاصة ويمكنه الرجوع إليها طوال الوقت.

إن إدراك جدول الأعمال يساعد أيضًا في إبقاء الاجتماع حول الموضوع ، والأهم من ذلك ، في الوقت المحدد ، حيث يدرك الجميع النقاط الرئيسية والنتائج المرجوة التي يجب الوصول إليها.

غالبًا ما تتبع اجتماعات البداية نفس الهيكل وتغطي نفس الموضوعات أو الموضوعات المماثلة. ومع ذلك ، من المهم مناقشة جدول الأعمال مع أعضاء فريقك الذين يحضرون ، حيث قد يكون للمشروع متطلبات مختلفة ومحددة ستحتاج إلى إضافتها إلى جدول الأعمال. تذكر أن كل عميل يختلف عن الآخر.

2. كن على علم بالوقت

أحد الأسباب الأكثر شيوعًا التي تجعل الاجتماعات غير فعالة هو عدم الالتزام بالتوقيتات المقترحة في جدول الأعمال.

لمكافحة هذا ، تذكر أن أهم شيء يمكنك القيام به هو التأكد من أن الاجتماع يبدأ وينتهي في الوقت المحدد. من المهم أيضًا أن تكون على دراية بالوقت طوال الوقت ، لذا حاول إبقاء المتحدثين والمناقشات في المسار الصحيح وفي الموضوع. على سبيل المثال ، تعتبر المقدمات مهمة ، خاصة عند العمل مع عملاء جدد ، ولكن يجب أن تكون مختصرة وفي صلب الموضوع - بينما نحب جميعًا الكلاب ، لا نحتاج إلى معرفة أسماء كلاب الناس!

من المهم توعية المشاركين بالوقت المتبقي ، جنبًا إلى جنب مع النقاط المتبقية للتغطية ، ومحاولة التدخل إذا بدا أن شخصًا ما "يخطف" الاجتماع من خلال التحدث كثيرًا أو الابتعاد عن الموضوع. يجب أن يتم ذلك بأدب وعندما يكون ذلك مناسبًا ، ويجب ألا تبدو وقحًا ، كما لو كنت تقطع شخصًا في منتصف الجملة.

3. تشجيع المناقشة / المدخلات

قد يبدو هذا مخالفًا للنقطة السابقة ، لكن من المهم تشجيع المناقشة داخل المجموعة.

قد تجد أن الاجتماعات الافتتاحية غالبًا ما يهيمن عليها شخص أو شخصان يميلون إلى القيام بمعظم الحديث وتقديم مدخلاتهم فوق الآخرين. في حين أن هذا غالبًا ما يكون ذا قيمة ، فمن المهم أن تطلب مدخلات من الآخرين لأنهم قد يحجمون عن التحدث ، أو يشعرون أنهم غير قادرين على ذلك ، لأنهم لا يريدون أن يخطووا على أي أصابع.

احرص على عدم جعل أي شخص يشعر بعدم الارتياح إذا لم يرغب في التحدث ، ولكن رحب بمدخلات أولئك الذين يشعرون أنه يمكنهم إضافة المزيد إلى النقطة المعنية.

من المهم أن يشعر جميع الحاضرين بالتقدير ، وإلا فقد ينفصلون عن أنفسهم أو يفقدون التركيز ، وقد تُفقد الآراء أو المدخلات القيمة. ضع في اعتبارك أن المعلومات التي تم جمعها سيتم استخدامها في جميع مراحل المشروع ، لذلك من المهم تشجيع المدخلات.

4. تدوين الملاحظات

من الضروري أن يتم تدوين الملاحظات أثناء الاجتماعات الافتتاحية ، وتكون شاملة قدر الإمكان مع أكبر قدر ممكن من المعلومات التي تم تسجيلها بقدر ما تستطيع. لا تخف من طلب توضيح أو معلومات إضافية حول نقطة معينة عند كتابة الملاحظات ، حيث إنه من الضروري التقاط أكبر قدر ممكن من التفاصيل.

وهذا أمر مهم لعدد من الأسباب:

• يضمن أن يتم التقاط جميع نقاط المناقشة والأفكار والنتائج وعدم فقدها ، خاصة وأن هذه قد تشكل الأساس لمتطلبات المشروع أو قصص المستخدمين
• يمكن الإشارة بدقة إلى النقاط التي تمت مناقشتها مسبقًا في أي وقت خلال المشروع
• يمكن إرسال نظرة عامة (أو دقائق) إلى جميع المشاركين بعد الاجتماع
• يمكن الاتفاق على نتائج الاجتماع (المتطلبات ومهام المتابعة والأفكار وما إلى ذلك)
• يسمح بتوضيح النقاط ، أو طرح الأسئلة التي ربما لم يتم التفكير فيها أثناء الاجتماع

5. متابعة

ليس من غير المألوف أن يغادر الأشخاص الاجتماع بتفسيرات أو تفاهمات مختلفة لنفس المناقشات. لتجنب أي ارتباك ، يجب عليك متابعة الاجتماع عن طريق الترتيب أو ، إذا لزم الأمر ، إعادة كتابة ملاحظاتك وإرسالها إلى جميع المشاركين. يجب عليك أيضًا تأكيد أي مهام أو إجراءات في أقرب وقت ممكن بعد الاجتماع.

نظرًا لأن هذه الاجتماعات تُعقد في بداية المشروع ، فإن هذا مهم لأنه يمثل سابقة للتواصل المنتظم بينك وبين العميل في جميع أنحاء المشروع.

6. تملك الاجتماع

قد تكون هذه النقطة الأخيرة هي الأهم. من أجل تنفيذ النصائح المذكورة أعلاه بشكل فعال ، من المهم أن يكون للاجتماع "مالك". يجب أن يكون هناك شخص واحد يتولى ملكية الاجتماع ، لكن لا ينبغي أن يسيطر عليه.

إذا كنت مدير المشروع ، فيجب أن يتم ذلك من خلال نقل الثقة والتأكد من أن الجميع يعلم أنك تنوي إبقاء الاجتماع في الوقت المحدد ومفيدًا وملائمًا ، مع التأكد من أن الناس يعرفون أنك تقدر وقتهم.

يجب أن يعلم الحاضرين في الاجتماع أنك تعمل على ضمان أن يكون الاجتماع مثمرًا وفعالًا ، بدلاً من ظهوره كمناقشة حرة الشكل ، والتي غالبًا ما تخرج عن الموضوع.

في الأساس ، تحتاج إلى توجيه الاجتماع بنشاط في الاتجاه الصحيح والتأكد من أن المناقشة لا تنحرف عن مسارها.

أفضل بداية لمشروعك

باتباع هذه النصائح ، ستجد أن اجتماعاتك الافتتاحية أكثر إنتاجية وأن المعلومات والبيانات التي تجمعها أكثر صلة ، وبالتالي ، أكثر قيمة. سيضمن إجراء اجتماع جيد وفعال أيضًا أن يثق عميلك بك منذ اليوم الأول للمشروع ، وسيكون الاجتماع بمثابة الأساس لعلاقة العميل الجديدة.

للمساعدة في مشاريع الويب الخاصة بك ، تواصل مع خبرائنا اليوم.

إذا كنت بحاجة إلى مساعدة بشأنك فلا تتردد في الاتصال بنا.