Seis consejos sencillos para una gestión eficaz de la reunión inicial

Las reuniones de lanzamiento son una parte esencial de cualquier proyecto web y serán su primera oportunidad para recopilar información invaluable que se puede utilizar durante todo el proyecto. Para que estas reuniones se desarrollen de la manera más eficiente posible, es fundamental que estén bien gestionadas.

Como Gerente de Proyecto, a menudo será la persona responsable de organizar y coordinar la reunión, además de ser el más involucrado en todo el proyecto. Es importante que comience el proyecto con una reunión inicial buena y eficaz.

Como sugiere el nombre, estas reuniones se utilizan para iniciar formalmente un nuevo proyecto. Se utilizarán para recopilar información, establecer expectativas, discutir requisitos y establecer el proceso que seguirá el proyecto. En muchos casos, especialmente si está trabajando con un cliente nuevo, esta también puede ser la primera vez que se encontrará con el cliente cara a cara, por lo que es importante que infunda confianza en él.

Seguir estos sencillos pasos le ayudará a gestionar estas reuniones y aprovechar al máximo las personas y los conocimientos disponibles en el tiempo del que disponga.

1. Tener un propósito / agenda

Para que la reunión se desarrolle de manera efectiva y sea lo más productiva posible, es importante que todos los involucrados conozcan el propósito de la reunión antes del día.

Escriba una agenda para la reunión con un resumen de los temas que se tratarán con los horarios para cada uno y envíelo a todos los asistentes antes de la reunión. Es preferible uno o dos días antes de la reunión.

Las reuniones de lanzamiento involucrarán a las partes interesadas del proyecto, así como a personas de diferentes áreas del negocio, como desarrolladores o diseñadores web, que tendrán su opinión en diferentes áreas. El envío de una agenda avanzada permite que todos los involucrados en la reunión planifiquen y recopilen cualquier información que puedan necesitar, o piensen en los puntos de discusión que quieran plantear durante la sesión.

Si es posible, debe imprimir copias de la agenda para llevarlas a la reunión para que todos tengan su propia copia y puedan consultarla en todo momento.

Estar al tanto de la agenda también ayuda a mantener la reunión en el tema y, lo que es más importante, a tiempo, ya que todos conocen los puntos principales y los resultados deseados que deben alcanzarse.

Las reuniones iniciales a menudo seguirán la misma estructura y cubrirán los mismos temas o temas similares. Sin embargo, es importante discutir la agenda con los miembros de su equipo que asisten, ya que el proyecto puede tener requisitos diferentes y específicos que deberán agregarse a la agenda. Recuerde, cada cliente es diferente.

2. Sea consciente del tiempo

Una de las razones más comunes por las que las reuniones pueden ser ineficaces es cuando no se cumplen los horarios propuestos en la agenda.

Para combatir esto, recuerde que lo más importante que puede hacer es asegurarse de que la reunión comience y termine a tiempo. También es importante que esté al tanto del tiempo durante todo el proceso, así que trate de mantener a los oradores y las discusiones en el camino y en el tema. Por ejemplo, las presentaciones son importantes, especialmente cuando se trabaja con nuevos clientes, pero deben ser breves y concisas; aunque a todos nos encantan los perros, ¡no necesitamos saber los nombres de los perros de las personas!

Es importante informar a los participantes del tiempo que queda, junto con los puntos que quedan por cubrir, y tratar de intervenir si parece que una persona está "secuestrando" la reunión hablando demasiado o desviándose del tema. Esto debe hacerse con cortesía y cuando sea apropiado, y no debe parecer grosero, como si estuviera interrumpiendo a una persona a mitad de la oración.

3. Fomente la discusión / aportes

Esto puede parecer contrario al punto anterior, pero es importante fomentar la discusión dentro del grupo.

Puede encontrar que las reuniones de inicio a menudo están dominadas por una o dos personas que tienden a hablar más y dan su opinión por encima de las demás. Si bien esto suele ser valioso, es importante pedir la opinión de los demás, ya que pueden ser reacios a hablar, o sentir que no pueden hacerlo, ya que no quieren pisar los dedos de los pies.

Tenga cuidado de no hacer que nadie se sienta incómodo si no quiere hablar, pero agradezca los comentarios de aquellos que sienten que pueden contribuir al punto en cuestión.

Es importante que todos los asistentes se sientan valorados, de lo contrario pueden desconectarse o perder la concentración, y se pueden perder opiniones u opiniones valiosas. Tenga en cuenta que la información recopilada se utilizará durante todo el proyecto, por lo que es importante fomentar las aportaciones.

4. Toma notas

Es esencial que se tomen notas durante las reuniones de inicio, y que sean lo más completas posible con tanta información capturada como sea posible. No tema pedir aclaraciones o información adicional sobre un punto en particular al escribir notas, ya que es vital capturar la mayor cantidad de detalles posible.

Esto es importante por varias razones:

• Asegura que todos los puntos de discusión, ideas y resultados se capturen y no se pierdan, especialmente porque estos pueden formar la base de los requisitos del proyecto o las historias de los usuarios.
• Los puntos discutidos anteriormente se pueden referenciar con precisión en cualquier punto del proyecto.
• Se puede enviar una descripción general (o actas) a todos los participantes después de la reunión.
• Se pueden acordar los resultados de la reunión (requisitos, tareas de seguimiento, ideas, etc.)
• Permite aclarar puntos o hacer preguntas que quizás no se hayan pensado durante la reunión.

5. Seguimiento

No es raro que las personas salgan de una reunión con diferentes interpretaciones o entendimientos de las mismas discusiones. Para evitar confusiones, debe hacer un seguimiento de la reunión ordenando o, si es necesario, reescribiendo sus notas y enviándolas a todos los participantes. También debe confirmar cualquier tarea o acción lo antes posible después de la reunión.

Dado que estas reuniones se llevan a cabo al comienzo de un proyecto, esto es importante, ya que sienta un precedente para la comunicación regular entre usted y el cliente durante todo el proyecto.

6. Sea dueño de la reunión

Este último punto puede ser el más importante. Para que los consejos anteriores se lleven a cabo de manera efectiva, es importante que la reunión tenga un 'dueño'. Debe haber una persona que se apropie de una reunión, pero no debe dominarla.

Si usted es el Gerente de Proyecto, esto debe hacerse transmitiendo confianza y asegurándose de que todos sepan que tiene la intención de mantener la reunión a tiempo, útil y relevante, todo mientras se asegura de que las personas sepan que usted valora su tiempo.

Los asistentes a la reunión deben saber que está trabajando para garantizar que la reunión sea productiva y eficiente, en lugar de que parezca una discusión de formato libre, que a menudo puede salirse del tema.

En esencia, debe dirigir activamente la reunión en la dirección correcta y asegurarse de que la discusión no se descarrile.

El mejor comienzo para su proyecto

Si sigue estos consejos, descubrirá que sus reuniones iniciales son más productivas y que la información y los datos que recopila son más relevantes y, por lo tanto, más valiosos. Realizar una reunión buena y eficiente también garantizará que su cliente confíe en usted desde el primer día del proyecto, y la reunión servirá como la base de su nueva relación con el cliente.

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