6 เคล็ดลับง่ายๆ สำหรับการจัดการการประชุมเริ่มต้นอย่างมีประสิทธิภาพ

การประชุมเริ่มต้นเป็นส่วนสำคัญของโครงการบนเว็บใดๆ และจะเป็นโอกาสแรกของคุณในการรวบรวมข้อมูลที่ทรงคุณค่าซึ่งสามารถใช้ได้ตลอดทั้งโครงการ เพื่อให้การประชุมเหล่านี้ดำเนินไปอย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด จำเป็นต้องมีการจัดการที่ดี

ในฐานะผู้จัดการโครงการ คุณมักจะเป็นผู้รับผิดชอบในการจัดและประสานงานการประชุม ตลอดจนมีส่วนร่วมมากที่สุดในโครงการตลอดมา เป็นสิ่งสำคัญที่คุณจะต้องเริ่มต้นโครงการด้วยการประชุมเริ่มต้นที่ดีและมีประสิทธิผล

ตามชื่อที่แนะนำ การประชุมเหล่านี้ใช้เพื่อเริ่มต้นโครงการใหม่อย่างเป็นทางการ พวกเขาจะใช้เพื่อรวบรวมข้อมูล ตั้งความคาดหวัง หารือเกี่ยวกับข้อกำหนด และกำหนดกระบวนการที่โครงการจะตามมา ในหลายกรณี โดยเฉพาะอย่างยิ่ง หากคุณกำลังทำงานกับลูกค้าใหม่ นี่อาจเป็นครั้งแรกที่คุณจะได้พบกับลูกค้าแบบเห็นหน้ากัน ดังนั้นจึงเป็นสิ่งสำคัญที่คุณจะต้องสร้างความมั่นใจและไว้วางใจในลูกค้าของคุณ

การทำตามขั้นตอนง่าย ๆ เหล่านี้จะช่วยให้คุณจัดการการประชุมเหล่านี้และใช้ประโยชน์สูงสุดจากผู้คนและความรู้ที่มีในเวลาที่คุณมี

1. มีเป้าหมาย/วาระ

เพื่อให้การประชุมดำเนินไปอย่างมีประสิทธิภาพและเกิดประสิทธิผลสูงสุด เป็นสิ่งสำคัญที่ทุกคนที่เกี่ยวข้องต้องทราบจุดประสงค์ของการประชุมก่อนวันดังกล่าว

เขียนวาระการประชุมพร้อมโครงร่างของหัวข้อที่จะครอบคลุมด้วยการกำหนดเวลาสำหรับแต่ละรายการ และส่งให้ผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนก่อนการประชุม ล่วงหน้าหนึ่งหรือสองวันของการประชุมจะดีกว่า

การประชุมเริ่มต้นจะเกี่ยวข้องกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของโครงการรวมถึงผู้คนจากพื้นที่ต่างๆ ของธุรกิจ เช่น นักพัฒนาเว็บหรือนักออกแบบ ซึ่งจะให้ข้อมูลในด้านต่างๆ การส่งระเบียบวาระขั้นสูงทำให้ทุกคนที่เกี่ยวข้องในการประชุมสามารถวางแผนและรวบรวมข้อมูลที่อาจต้องการ หรือนึกถึงประเด็นการอภิปรายที่ต้องการเสนอในระหว่างเซสชัน

ถ้าเป็นไปได้ คุณควรพิมพ์สำเนาระเบียบวาระการประชุมเพื่อนำเข้าสู่การประชุมเพื่อให้ทุกคนมีสำเนาของตนเองและสามารถอ้างอิงได้ตลอด

การรับทราบระเบียบวาระการประชุมยังช่วยให้การประชุมเป็นไปตามหัวข้อและที่สำคัญกว่านั้นคือตรงต่อเวลา เนื่องจากทุกคนทราบประเด็นสำคัญและผลลัพธ์ที่ต้องการซึ่งจำเป็นต้องบรรลุ

การประชุมเริ่มต้นมักจะเป็นไปตามโครงสร้างเดียวกันและครอบคลุมหัวข้อเดียวกันหรือคล้ายคลึงกัน อย่างไรก็ตาม สิ่งสำคัญคือต้องหารือเกี่ยวกับวาระการประชุมกับสมาชิกในทีมของคุณที่เข้าร่วม เนื่องจากโครงการอาจมีข้อกำหนดเฉพาะที่แตกต่างกันออกไปซึ่งจะต้องเพิ่มในวาระการประชุม อย่าลืมว่าลูกค้าทุกคนมีความแตกต่างกัน

2. ระวังเวลา

สาเหตุที่พบบ่อยที่สุดประการหนึ่งที่ทำให้การประชุมไม่มีประสิทธิภาพคือเมื่อไม่รักษากำหนดเวลาที่เสนอในวาระการประชุม

เพื่อต่อสู้กับสิ่งนี้ จำไว้ว่าสิ่งที่สำคัญที่สุดที่คุณสามารถทำได้คือตรวจสอบให้แน่ใจว่าการประชุมเริ่มต้นและสิ้นสุดตรงเวลา เป็นสิ่งสำคัญเช่นกันที่คุณจะต้องตระหนักถึงเวลาตลอด ดังนั้นพยายามให้ผู้พูดและการอภิปรายเป็นไปในทิศทางและตามหัวข้อ ตัวอย่างเช่น การแนะนำตัวมีความสำคัญ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อทำงานกับลูกค้าใหม่ แต่ควรพูดให้สั้นและตรงประเด็น – ในขณะที่เราทุกคนรักสุนัข เราไม่จำเป็นต้องรู้ชื่อสุนัขของคนอื่น!

สิ่งสำคัญคือต้องทำให้ผู้เข้าร่วมตระหนักถึงเวลาที่เหลืออยู่พร้อมกับประเด็นต่างๆ ที่เหลือเพื่อครอบคลุม และพยายามอุทานหากปรากฏว่ามีคน 'จี้' การประชุมด้วยการพูดมากเกินไปหรือหลงประเด็น ควรทำอย่างสุภาพและเหมาะสม และคุณไม่ควรดูหยาบคาย ราวกับว่าคุณกำลังตัดคนออกจากประโยคกลางคัน

3. ส่งเสริมการอภิปราย/ป้อนข้อมูล

นี้อาจดูเหมือนขัดกับประเด็นก่อนหน้านี้ แต่สิ่งสำคัญคือต้องสนับสนุนการสนทนาภายในกลุ่ม

คุณอาจพบว่าการประชุมเริ่มต้นมักถูกครอบงำโดยคนหนึ่งหรือสองคนซึ่งมักจะพูดส่วนใหญ่และให้ความคิดเห็นเหนือคนอื่น แม้ว่าสิ่งนี้มักจะมีประโยชน์ แต่สิ่งสำคัญคือต้องขอความคิดเห็นจากผู้อื่น เนื่องจากพวกเขาอาจลังเลที่จะพูดหรือรู้สึกว่าพวกเขาทำไม่ได้ เนื่องจากพวกเขาไม่ต้องการเหยียบนิ้วเท้าใดๆ

ระวังอย่าให้ใครรู้สึกไม่สบายใจหากพวกเขาไม่ต้องการพูด แต่ยินดีรับฟังความคิดเห็นจากผู้ที่รู้สึกว่าสามารถเพิ่มเติมประเด็นที่เป็นปัญหาได้

เป็นสิ่งสำคัญที่ผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนรู้สึกมีค่า ไม่เช่นนั้นพวกเขาอาจหมดสติหรือสูญเสียสมาธิ และข้อมูลหรือความคิดเห็นที่มีคุณค่าอาจสูญหายไป โปรดทราบว่าข้อมูลที่รวบรวมได้จะถูกใช้ตลอดทั้งโครงการ ดังนั้นจึงเป็นสิ่งสำคัญที่จะสนับสนุนให้ป้อนข้อมูล

4. จดบันทึก

จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องมีการจดบันทึกในระหว่างการประชุมเริ่มการประชุม และบันทึกจะครอบคลุมมากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้โดยมีข้อมูลที่บันทึกไว้มากที่สุดเท่าที่คุณจะทำได้ อย่ากลัวที่จะขอคำชี้แจงหรือข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับจุดใดจุดหนึ่งเมื่อเขียนบันทึกย่อ เนื่องจากจำเป็นต้องเก็บรายละเอียดให้มากที่สุดเท่าที่จะทำได้

นี่เป็นสิ่งสำคัญด้วยเหตุผลหลายประการ:

• ช่วยให้มั่นใจได้ว่าประเด็นการอภิปราย แนวคิด และผลลัพธ์ทั้งหมดจะถูกบันทึกและไม่สูญหาย โดยเฉพาะอย่างยิ่งเนื่องจากสิ่งเหล่านี้อาจเป็นพื้นฐานสำหรับข้อกำหนดของโครงการหรือเรื่องราวของผู้ใช้
• ประเด็นที่กล่าวถึงก่อนหน้านี้สามารถอ้างอิงได้อย่างแม่นยำ ณ จุดใดก็ได้ตลอดโครงการ
• สามารถส่งภาพรวม (หรือนาที) ให้ผู้เข้าร่วมทุกคนหลังการประชุมได้
• สามารถตกลงผลการประชุม (ข้อกำหนด งานติดตาม แนวคิด ฯลฯ) ได้
• ช่วยให้กระจ่างจุดหรือคำถามที่อาจไม่ได้คิดในระหว่างการประชุม

5. ติดตามผล

ไม่ใช่เรื่องแปลกที่ผู้คนจะออกจากการประชุมด้วยการตีความหรือความเข้าใจที่แตกต่างกันในการอภิปรายเดียวกัน เพื่อหลีกเลี่ยงความสับสน คุณควรติดตามการประชุมโดยจัดระเบียบ หรือหากจำเป็น ให้เขียนบันทึกย่อของคุณใหม่ และส่งให้ผู้เข้าร่วมทุกคน คุณควรยืนยันงานหรือการดำเนินการใด ๆ โดยเร็วที่สุดหลังจากการประชุม

เนื่องจากการประชุมเหล่านี้จัดขึ้นในช่วงเริ่มต้นของโครงการ การดำเนินการนี้จึงมีความสำคัญเนื่องจากเป็นแบบอย่างสำหรับการสื่อสารอย่างสม่ำเสมอระหว่างคุณและลูกค้าตลอดโครงการ

6. เป็นเจ้าของการประชุม

จุดสุดท้ายนี้อาจสำคัญที่สุด เพื่อให้คำแนะนำข้างต้นสามารถดำเนินการได้อย่างมีประสิทธิภาพ การประชุมต้องมี 'เจ้าของ' ควรมีคนเดียวที่เป็นเจ้าของการประชุม แต่ไม่ควรครอบงำการประชุม

หากคุณเป็นผู้จัดการโครงการ ควรทำสิ่งนี้โดยแสดงความมั่นใจและทำให้แน่ใจว่าทุกคนรู้ว่าคุณตั้งใจที่จะจัดการประชุมให้ตรงเวลา มีประโยชน์และมีความเกี่ยวข้อง ในขณะเดียวกันก็ทำให้มั่นใจว่าผู้คนรู้ว่าคุณให้ความสำคัญกับเวลาของพวกเขา

ผู้เข้าร่วมประชุมควรรู้ว่าคุณกำลังทำงานเพื่อให้แน่ใจว่าการประชุมมีประสิทธิผลและมีประสิทธิภาพ แทนที่จะดูเหมือนการอภิปรายอิสระซึ่งมักจะนอกประเด็น

โดยพื้นฐานแล้ว คุณต้องขับเคลื่อนการประชุมไปในทิศทางที่ถูกต้อง และตรวจสอบให้แน่ใจว่าการอภิปรายจะไม่ตกราง

จุดเริ่มต้นที่ดีที่สุดสำหรับโครงการของคุณ

เมื่อปฏิบัติตามคำแนะนำเหล่านี้ คุณจะพบว่าการประชุมเริ่มต้นของคุณมีประสิทธิภาพมากขึ้น และข้อมูลที่คุณรวบรวมมีความเกี่ยวข้องมากขึ้น และดังนั้นจึงมีค่ามากขึ้น การจัดการประชุมที่ดีและมีประสิทธิภาพจะช่วยให้มั่นใจได้ว่าลูกค้าของคุณไว้วางใจในตัวคุณตั้งแต่วันแรกของโครงการ และการประชุมจะเป็นรากฐานของความสัมพันธ์กับลูกค้าใหม่ของคุณ

หากต้องการความช่วยเหลือเกี่ยวกับโครงการเว็บของคุณ โปรดติดต่อผู้เชี่ยวชาญของเราวันนี้

หากคุณต้องการความช่วยเหลือ อย่าลังเลที่จะติดต่อเรา