6 простых советов по эффективному управлению стартовой встречей

Стартовые встречи являются неотъемлемой частью любого веб-проекта и станут вашей первой возможностью собрать бесценную информацию, которую можно будет использовать на протяжении всего проекта. Чтобы эти встречи проходили как можно более эффективно, очень важно, чтобы они хорошо организовывались.

Как менеджер проекта, вы часто будете ответственным за организацию и координацию встречи, а также будете самым вовлеченным в проект на всем протяжении. Важно, чтобы вы начали проект с хорошей и эффективной стартовой встречи.

Как следует из названия, эти встречи используются, чтобы официально начать новый проект. Они будут использоваться для сбора информации, определения ожиданий, обсуждения требований и определения процесса, которому будет следовать проект. Во многих случаях - особенно если вы работаете с новым клиентом - это также может быть первая встреча с клиентом лицом к лицу, поэтому важно, чтобы вы внушили доверие своему клиенту.

Выполнение этих простых шагов поможет вам управлять этими встречами и максимально использовать людей и знания, которые у вас есть.

1. Имейте цель / повестку дня

Чтобы встреча прошла эффективно и была максимально продуктивной, важно, чтобы все участники знали цель встречи до дня.

Составьте повестку дня встречи с указанием тем, которые будут рассмотрены с указанием времени для каждой, и отправьте всем участникам до встречи. Желательно за один или два дня до встречи.

В стартовых встречах будут участвовать заинтересованные стороны проекта, а также люди из разных сфер бизнеса, такие как веб-разработчики или дизайнеры, которые внесут свой вклад в различные области. Отправка расширенной повестки дня позволяет всем участникам собрания спланировать и собрать любую информацию, которая может им понадобиться, или подумать о вопросах для обсуждения, которые они хотят поднять во время заседания.

Если возможно, вам следует распечатать копии повестки дня, чтобы принять их во время собрания, чтобы у каждого был свой экземпляр и он мог ссылаться на него на всем протяжении собрания.

Знание повестки дня также помогает поддерживать встречу по теме и, что более важно, вовремя, поскольку все знают об основных моментах и ​​желаемых результатах, которые необходимо достичь.

Стартовые встречи часто имеют одинаковую структуру и затрагивают одни и те же или похожие темы. Тем не менее, важно обсудить повестку дня с участниками вашей команды, поскольку у проекта могут быть разные и конкретные требования, которые необходимо будет добавить в повестку дня. Помните, что каждый клиент индивидуален.

2. Помните о времени

Одна из наиболее распространенных причин неэффективности собраний - несоблюдение расписания, предложенного в повестке дня.

Чтобы бороться с этим, помните, что самое важное, что вы можете сделать, - это обеспечить своевременное начало и завершение встречи. Также важно, чтобы вы знали о времени на протяжении всего выступления, поэтому старайтесь, чтобы докладчики и обсуждения были в курсе и по теме. Например, знакомство важно, особенно при работе с новыми клиентами, но оно должно быть кратким и конкретным - хотя мы все любим собак, нам не нужно знать их имена!

Важно, чтобы участники знали об оставшемся времени, а также о том, что осталось обсудить, и постараться вмешаться, если кажется, что кто-то «захватывает» встречу, слишком много разговаривая или отклоняясь от темы. Это следует делать вежливо и тогда, когда это уместно, и вы не должны показаться грубыми, как будто вы обрезаете человека на полуслове.

3. Поощряйте обсуждение / вклад

Это может показаться противоречащим предыдущему пункту, но важно поощрять обсуждение в группе.

Вы можете обнаружить, что на стартовых встречах часто доминируют один или два человека, которые, как правило, говорят большую часть времени и вносят свой вклад выше других. Хотя это часто бывает полезно, важно попросить мнение других, поскольку они могут неохотно говорить или чувствовать, что не могут, так как не хотят наступать ни на что.

Будьте осторожны, не дайте никому почувствовать себя неловко, если они не хотят говорить, но приветствуйте мнение тех, кто считает, что может добавить к обсуждаемому вопросу.

Важно, чтобы все участники чувствовали себя ценными, иначе они могут потерять интерес или потерять концентрацию, а ценный вклад или мнение могут быть потеряны. Имейте в виду, что собранная информация будет использоваться на протяжении всего проекта, поэтому важно поощрять вклад.

4. Делайте заметки.

Очень важно, чтобы заметки делались во время стартовых встреч, и они были как можно более полными, с максимально возможным объемом собранной информации. Не бойтесь просить разъяснений или дополнительной информации по конкретному вопросу при написании заметок, так как очень важно уловить как можно больше деталей.

Это важно по ряду причин:

• Это гарантирует, что все темы для обсуждения, идеи и результаты будут зафиксированы и не потеряны, особенно потому, что они могут лечь в основу требований проекта или пользовательских историй.
• На ранее обсужденные точки можно точно сослаться в любой точке проекта.
• Обзор (или протокол) можно отправить всем участникам после встречи.
• Результаты встречи (требования, последующие задачи, идеи и т. Д.) Могут быть согласованы
• Это позволяет прояснить моменты или задать вопросы, о которых, возможно, не думали во время встречи.

5. Последующие действия

Нередко люди покидают встречу с разными интерпретациями или пониманием одних и тех же дискуссий. Чтобы избежать путаницы, вы должны завершить встречу, приведя в порядок или, при необходимости, переписав свои заметки и отправив их всем участникам. Вы также должны подтвердить любые задачи или действия как можно скорее после встречи.

Поскольку эти встречи проводятся в самом начале проекта, это важно, поскольку создает прецедент для регулярного общения между вами и клиентом на протяжении всего проекта.

6. Организуйте встречу

Этот последний момент может быть самым важным. Для того, чтобы приведенные выше советы выполнялись эффективно, важно, чтобы у собрания был «хозяин». Должен быть один человек, который берет на себя ответственность за собрание, но не должен доминировать над ним.

Если вы являетесь менеджером проекта, это должно быть сделано путем выражения уверенности и обеспечения того, чтобы все знали, что вы намерены провести встречу вовремя, полезной и актуальной, и при этом гарантировать, что люди знают, что вы цените их время.

Участники встречи должны знать, что вы работаете над тем, чтобы встреча была продуктивной и эффективной, в отличие от того, чтобы она выглядела как обсуждение в свободной форме, которое часто может выходить за рамки темы.

По сути, вам нужно активно направлять встречу в правильном направлении и следить за тем, чтобы обсуждение не сорвалось.

Лучшее начало для вашего проекта

Следуя этим советам, вы обнаружите, что ваши вводные встречи более продуктивны, а информация и данные, которые вы собираете, более актуальны и, следовательно, более ценны. Проведение хорошей и эффективной встречи также гарантирует, что ваш клиент будет доверять вам с первого дня работы над проектом, а встреча станет основой ваших новых отношений с клиентом.

Если вам нужна помощь с вашими веб-проектами, свяжитесь с нашими экспертами сегодня.

Если вам нужна помощь, не стесняйтесь обращаться к нам.