6 dicas simples para uma gestão eficaz da reunião inicial

As reuniões de lançamento são uma parte essencial de qualquer projeto da web e serão sua primeira oportunidade de reunir informações valiosas que podem ser usadas ao longo do projeto. Para que essas reuniões ocorram da maneira mais eficiente possível, é vital que sejam bem gerenciadas.

Como Gerente de Projeto, você geralmente será a pessoa responsável por organizar e coordenar a reunião, além de ser a pessoa mais envolvida no projeto durante todo o processo. É importante que você comece o projeto com uma reunião de lançamento boa e eficaz.

Como o nome sugere, essas reuniões são usadas para iniciar formalmente um novo projeto. Eles serão usados ​​para coletar informações, definir expectativas, discutir requisitos e definir o processo que o projeto seguirá. Em muitos casos - especialmente se você estiver trabalhando com um novo cliente - esta também pode ser a primeira vez que você se encontrará com o cliente cara a cara, por isso é importante que você inspire confiança e confiança em seu cliente.

Seguir essas etapas simples o ajudará a gerenciar essas reuniões e aproveitar ao máximo as pessoas e o conhecimento disponíveis no tempo de que você dispõe.

1. Tenha um propósito / agenda

Para que a reunião seja eficaz e seja o mais produtiva possível, é importante que todos os envolvidos saibam o propósito da reunião com antecedência.

Escreva uma agenda para a reunião com um esboço dos tópicos a serem cobertos com horários para cada um e envie a todos os participantes antes da reunião. Um ou dois dias antes da reunião é preferível.

As reuniões de lançamento envolverão as partes interessadas do projeto, bem como pessoas de diferentes áreas do negócio, como desenvolvedores da web ou designers, que terão contribuições em diferentes áreas. O envio de uma agenda avançada permite que todos os envolvidos na reunião planejem e reúnam qualquer informação de que possam precisar, ou pensem nos pontos de discussão que desejam levantar durante a sessão.

Se possível, você deve imprimir cópias da pauta para levar para a reunião, para que todos tenham sua própria cópia e possam consultá-la durante todo o tempo.

Estar atento à pauta também ajuda a manter a reunião dentro do tema e, mais importante, pontual, pois todos estão cientes dos pontos principais e dos resultados desejados que precisam ser alcançados.

As reuniões de lançamento geralmente seguem a mesma estrutura e cobrem os mesmos tópicos ou tópicos semelhantes. No entanto, é importante discutir a agenda com os membros da equipe que estão presentes, pois o projeto pode ter requisitos diferentes e específicos que precisarão ser adicionados à agenda. Lembre-se de que cada cliente é diferente.

2. Esteja ciente do tempo

Uma das razões mais comuns pelas quais as reuniões podem ser ineficientes é quando os horários propostos na agenda não são cumpridos.

Para combater isso, lembre-se de que a coisa mais importante que você pode fazer é garantir que a reunião comece e termine no horário. Também é importante que você esteja ciente do tempo todo, então tente manter os palestrantes e as discussões no caminho certo e no tópico. Por exemplo, as apresentações são importantes, especialmente ao trabalhar com novos clientes, mas devem ser breves e diretas - embora todos nós amemos cães, não precisamos saber os nomes dos cães das pessoas!

É importante alertar os participantes sobre o tempo restante, junto com os pontos que faltam para cobrir, e tentar intervir se parecer que uma pessoa está 'sequestrando' a reunião por falar muito ou se desviar do assunto. Isso deve ser feito com educação e quando apropriado, e você não deve parecer rude, como se estivesse interrompendo uma pessoa no meio de uma frase.

3. Incentive a discussão / contribuição

Isso pode parecer contrário ao ponto anterior, mas é importante incentivar a discussão dentro do grupo.

Você pode descobrir que as reuniões de lançamento costumam ser dominadas por uma ou duas pessoas que tendem a falar mais e dar sua opinião sobre as outras. Embora isso muitas vezes seja valioso, é importante pedir a opinião de outras pessoas, pois elas podem estar relutantes em falar ou sentir que não podem, pois não querem pisar em nenhum dedo do pé.

Tenha cuidado para não deixar ninguém desconfortável se não quiser falar, mas dê boas-vindas às sugestões daqueles que acham que podem contribuir para o ponto em questão.

É importante que todos os participantes se sintam valorizados, caso contrário, eles podem se tornar desinteressados ​​ou perder a concentração, e contribuições ou opiniões valiosas podem ser perdidas. Lembre-se de que as informações coletadas serão usadas ao longo do projeto, portanto, é importante incentivar as contribuições.

4. Faça anotações

É essencial que sejam feitas anotações durante as reuniões iniciais e que sejam o mais abrangentes possível, com o máximo de informações capturadas possível. Não tenha medo de pedir esclarecimentos ou informações adicionais sobre um ponto específico ao escrever notas, pois é vital capturar o máximo de detalhes possível.

Isso é importante por vários motivos:

• Ele garante que todos os pontos de discussão, ideias e resultados sejam capturados e não perdidos, especialmente porque podem formar a base para os requisitos do projeto ou histórias de usuários
• Os pontos discutidos anteriormente podem ser referenciados com precisão em qualquer ponto ao longo do projeto
• Uma visão geral (ou minutos) pode ser enviada a todos os participantes após a reunião
• Os resultados da reunião (requisitos, tarefas de acompanhamento, ideias, etc.) podem ser acordados
• Permite que os pontos sejam esclarecidos ou que sejam feitas perguntas que podem não ter sido pensadas durante a reunião

5. Acompanhamento

Não é incomum que as pessoas saiam de uma reunião com interpretações ou entendimentos diferentes das mesmas discussões. Para evitar qualquer confusão, você deve fazer o acompanhamento da reunião organizando ou, se necessário, reescrevendo suas anotações e enviando-as a todos os participantes. Você também deve confirmar quaisquer tarefas ou ações o mais rápido possível após a reunião.

Como essas reuniões são realizadas no início de um projeto, isso é importante, pois estabelece um precedente para a comunicação regular entre você e o cliente durante todo o projeto.

6. Domine a reunião

Este último ponto pode ser o mais importante. Para que as dicas acima sejam realizadas com eficácia, é importante que a reunião tenha um 'proprietário'. Deve haver uma pessoa que assume a propriedade de uma reunião, mas não deve dominá-la.

Se você for o Gerente de Projeto, isso deve ser feito transmitindo confiança e garantindo que todos saibam que você pretende manter a reunião no horário, útil e relevante, ao mesmo tempo em que garante que as pessoas saibam que você valoriza seu tempo.

Os participantes da reunião devem saber que você está trabalhando para garantir que a reunião seja produtiva e eficiente, em vez de parecer uma discussão de formato livre, que muitas vezes pode sair do assunto.

Em essência, você precisa orientar ativamente a reunião na direção certa e garantir que a discussão não descarrilhe.

O melhor começo para seu projeto

Seguindo essas dicas, você descobrirá que suas reuniões de lançamento são mais produtivas e que as informações e dados coletados são mais relevantes e, portanto, mais valiosos. Realizar uma reunião boa e eficiente também garantirá que seu cliente tenha confiança em você desde o primeiro dia do projeto, e a reunião servirá como a base de seu novo relacionamento com o cliente.

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