6 conseils simples pour une gestion efficace des réunions de lancement

Les réunions de lancement sont une partie essentielle de tout projet Web et seront votre première occasion de recueillir des informations précieuses qui peuvent être utilisées tout au long du projet. Pour que ces réunions se déroulent le plus efficacement possible, il est essentiel qu'elles soient bien gérées.

En tant que chef de projet, vous serez souvent la personne responsable de l'organisation et de la coordination de la réunion, en plus d'être la plus impliquée dans le projet tout au long du projet. Il est important que vous commenciez le projet par une bonne et efficace réunion de lancement.

Comme son nom l'indique, ces réunions sont utilisées pour lancer formellement un nouveau projet. Ils seront utilisés pour recueillir des informations, définir les attentes, discuter des exigences et définir le processus que le projet suivra. Dans de nombreux cas, surtout si vous travaillez avec un nouveau client, c'est peut-être aussi la première fois que vous rencontrez le client en personne, il est donc important que vous lui inspiriez confiance en lui.

Suivre ces étapes simples vous aidera à gérer ces réunions et à tirer le meilleur parti des personnes et des connaissances disponibles dans le temps dont vous disposez.

1. Avoir un objectif/un programme

Pour que la réunion se déroule efficacement et soit la plus productive possible, il est important que toutes les personnes impliquées connaissent le but de la réunion avant la journée.

Rédigez un ordre du jour pour la réunion avec un aperçu des sujets à couvrir avec des horaires pour chacun, et envoyez-le à tous les participants avant la réunion. Un ou deux jours avant la réunion est préférable.

Les réunions de lancement impliqueront les parties prenantes du projet ainsi que des personnes de différents domaines de l'entreprise, tels que des développeurs Web ou des concepteurs, qui apporteront leur contribution dans différents domaines. L'envoi d'un ordre du jour avancé permet à toutes les personnes impliquées dans la réunion de planifier et de rassembler toutes les informations dont elles pourraient avoir besoin, ou de penser aux points de discussion qu'elles souhaitent soulever pendant la session.

Si possible, vous devez imprimer des copies de l'ordre du jour à emporter lors de la réunion afin que chacun ait sa propre copie et puisse s'y référer tout au long de la réunion.

Être au courant de l'ordre du jour aide également à garder la réunion sur le sujet et, plus important encore, à temps, car tout le monde est conscient des points principaux et des résultats souhaités qui doivent être atteints.

Les réunions de lancement suivront souvent la même structure et couvriront des sujets identiques ou similaires. Cependant, il est important de discuter de l'ordre du jour avec les membres de votre équipe qui y participent, car le projet peut avoir des exigences différentes et spécifiques qui devront être ajoutées à l'ordre du jour. N'oubliez pas que chaque client est différent.

2. Soyez conscient du temps

L'une des raisons les plus courantes pour lesquelles les réunions peuvent être inefficaces est le non-respect des horaires proposés dans l'ordre du jour.

Pour lutter contre cela, n'oubliez pas que la chose la plus importante que vous puissiez faire est de vous assurer que la réunion commence et se termine à l'heure. Il est également important que vous soyez conscient du temps tout au long, alors essayez de garder les orateurs et les discussions sur la bonne voie et sur le sujet. Par exemple, les présentations sont importantes, surtout lorsque l'on travaille avec de nouveaux clients, mais elles doivent être brèves et précises – alors que nous aimons tous les chiens, nous n'avons pas besoin de connaître les noms des chiens des gens !

Il est important de faire prendre conscience aux participants du temps qui reste, ainsi que des points restants à couvrir, et d'essayer d'intervenir s'il semble qu'une personne « détourne » la réunion en parlant trop ou en s'éloignant du sujet. Cela doit être fait poliment et le cas échéant, et vous ne devez pas paraître impoli, comme si vous coupiez une personne au milieu d'une phrase.

3. Encouragez la discussion/la contribution

Cela peut paraître contraire au point précédent, mais il est important d'encourager la discussion au sein du groupe.

Vous constaterez peut-être que les réunions de lancement sont souvent dominées par une ou deux personnes qui ont tendance à parler la plupart du temps et à donner leur avis avant les autres. Bien que cela soit souvent utile, il est important de demander l'avis des autres car ils peuvent être réticents à parler, ou se sentir incapables de le faire, car ils ne veulent pas marcher sur les pieds.

Faites attention à ne pas mettre quelqu'un de mal à l'aise s'il ne veut pas parler, mais accueillez les commentaires de ceux qui pensent qu'ils peuvent ajouter au point en question.

Il est important que tous les participants se sentent valorisés, sinon ils peuvent se désengager ou perdre leur concentration, et des contributions ou des opinions précieuses peuvent être perdues. Gardez à l'esprit que les informations recueillies seront utilisées tout au long du projet, il est donc important d'encourager les commentaires.

4. Prenez des notes

Il est essentiel que des notes soient prises lors des réunions de lancement, et elles soient aussi complètes que possible avec autant d'informations capturées que possible. N'ayez pas peur de demander des éclaircissements ou des informations supplémentaires sur un point particulier lorsque vous rédigez des notes, car il est essentiel de saisir autant de détails que possible.

Ceci est important pour plusieurs raisons :

• Il garantit que tous les points de discussion, idées et résultats sont capturés et non perdus, d'autant plus qu'ils peuvent constituer la base des exigences du projet ou des témoignages d'utilisateurs
• Les points discutés précédemment peuvent être référencés avec précision à tout moment du projet
• Un aperçu (ou compte-rendu) peut être envoyé à tous les participants suite à la réunion
• Les résultats de la réunion (exigences, tâches de suivi, idées, etc.) peuvent être convenus
• Il permet de clarifier des points ou de poser des questions auxquelles on n'a peut-être pas pensé lors de la réunion

5. Suivi

Il n'est pas rare que les gens quittent une réunion avec des interprétations ou des compréhensions différentes des mêmes discussions. Pour éviter toute confusion, vous devez suivre la réunion en rangeant ou, si nécessaire, en réécrivant vos notes et en les envoyant à tous les participants. Vous devez également confirmer toutes les tâches ou actions dès que possible après la réunion.

Comme ces réunions ont lieu au tout début d'un projet, cela est important car cela crée un précédent pour une communication régulière entre vous et le client tout au long du projet.

6. Appropriez-vous la réunion

Ce dernier point est peut-être le plus important. Pour que les conseils ci-dessus soient appliqués efficacement, il est important que la réunion ait un « propriétaire ». Il devrait y avoir une personne qui s'approprie une réunion, mais ne devrait pas la dominer.

Si vous êtes le chef de projet, cela doit être fait en transmettant la confiance et en vous assurant que tout le monde sait que vous avez l'intention de tenir la réunion à l'heure, utile et pertinente, tout en veillant à ce que les gens sachent que vous appréciez leur temps.

Les participants à la réunion doivent savoir que vous veillez à ce que la réunion soit productive et efficace, au lieu d'apparaître comme une discussion de forme libre, qui peut souvent sortir du sujet.

Essentiellement, vous devez activement orienter la réunion dans la bonne direction et vous assurer que la discussion ne déraille pas.

Le meilleur départ pour votre projet

En suivant ces conseils, vous constaterez que vos réunions de lancement sont plus productives et que les informations et les données que vous collectez sont plus pertinentes et, par conséquent, plus précieuses. Organiser une réunion de qualité et efficace garantira également que votre client a confiance en vous dès le premier jour du projet, et la réunion servira de base à votre nouvelle relation client.

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