有效启动会议管理的 6 个简单提示

已发表: 2021-07-19

启动会议是任何网络项目的重要组成部分，将是您收集可在整个项目中使用的宝贵信息的第一个机会。为了使这些会议尽可能高效地进行，对它们进行妥善管理至关重要。

作为项目经理，您通常是负责安排和协调会议的人，也是整个项目中参与最多的人。以良好而有效的启动会议开始项目是很重要的。

顾名思义，这些会议用于正式启动一个新项目。它们将用于收集信息、设定期望、讨论需求并制定项目将遵循的流程。在许多情况下——尤其是当你和一个新客户一起工作时——这也可能是你第一次面对面地会见客户，所以向客户灌输信心和信任是很重要的。

遵循这些简单的步骤将帮助您管理这些会议，并在您拥有的时间内充分利用可用的人员和知识。

1. 有一个目的/议程

为了使会议有效地进行并发挥最大的作用，重要的是每个参与者都在会议召开之前就知道会议的目的。

写下会议议程，并列出要涵盖的主题大纲以及每个主题的时间安排，并在会议前发送给所有与会者。最好在会议召开前一两天。

启动会议将涉及项目利益相关者以及来自不同业务领域的人员，例如 Web 开发人员或设计人员，他们将在不同领域提供意见。发送高级议程允许参与会议的每个人计划和收集他们可能需要的任何信息，或考虑他们想在会议期间提出的讨论要点。

如果可能，您应该打印议程的副本以带入会议，以便每个人都有自己的副本并能够在整个过程中参考。

了解议程还有助于使会议保持主题，更重要的是，准时举行，因为每个人都知道要点和需要达到的预期结果。

启动会议通常遵循相同的结构并涵盖相同或相似的主题。但是，与参加会议的团队成员讨论议程很重要，因为项目可能有不同的具体要求，需要将其添加到议程中。请记住，每个客户都是不同的。

会议效率低下的最常见原因之一是没有遵守议程中提议的时间安排。

为了解决这个问题，请记住，您可以做的最重要的事情是确保会议按时开始和结束。同样重要的是，您要始终了解时间，因此请尽量使演讲者和讨论保持在正轨和主题上。例如，介绍很重要，尤其是在与新客户合作时，但应该保持简短和切题——虽然我们都喜欢狗，但我们不需要知道人们的狗的名字！

重要的是要让参与者知道剩余的时间，以及要讨论的要点，如果有人说太多或偏离主题似乎在“劫持”会议，请尝试插话。这应该在适当的时候礼貌地完成，并且你不应该显得粗鲁，好像你在句子中间打断一个人。

这可能看起来与前一点相反，但鼓励小组内的讨论很重要。

您可能会发现启动会议通常由一两个人主导，他们倾向于进行大部分谈话，并提供高于其他人的意见。虽然这通常很有价值，但重要的是要征求其他人的意见，因为他们可能不愿意说话，或者觉得自己无法说话，因为他们不想踩到任何脚趾。

小心不要让不想说话的人感到不舒服，但欢迎那些认为他们可以补充问题的人的意见。

重要的是让所有与会者都感到受到重视，否则他们可能会变得不投入或无法集中注意力，并且可能会丢失宝贵的意见或意见。请记住，收集的信息将在整个项目中使用，因此鼓励输入非常重要。

在启动会议期间做笔记是必不可少的，它们尽可能全面，并尽可能多地捕获信息。在写笔记时，不要害怕在特定点上要求澄清或附加信息，因为尽可能多地捕捉细节至关重要。

这很重要，原因有很多：

人们离开会议时对相同的讨论有不同的解释或理解，这种情况并不少见。为避免混淆，您应该通过整理或在必要时重写您的笔记并将其发送给所有参与者来跟进会议。您还应该在会议结束后尽快确认任何任务或行动。

由于这些会议在项目一开始就举行，这很重要，因为它为您和客户在整个项目期间的定期沟通树立了先例。

这最后一点可能是最重要的。为了有效地执行上述提示，会议有一个“主人”是很重要的。应该有一个人拥有会议的所有权，但不应支配会议。

如果您是项目经理，则应该通过传达信心并确保每个人都知道您打算按时召开会议、有用且相关的方式来做到这一点，同时确保人们知道您重视他们的时间。

会议参加者应该知道您正在努力确保会议富有成效和效率，而不是看起来像自由形式的讨论，这通常会偏离主题。

从本质上讲，您需要积极引导会议朝着正确的方向发展，并确保讨论不会脱轨。

通过遵循这些提示，您会发现启动会议更有成效，并且您收集的信息和数据更相关，因此也更有价值。召开一次良好而高效的会议还将确保您的客户从项目的第一天起就信任您，而会议将成为您建立新客户关系的基础。

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