6 semplici consigli per una gestione efficace della riunione di avvio

Gli incontri di avvio sono una parte essenziale di qualsiasi progetto web e saranno la tua prima opportunità per raccogliere informazioni preziose che possono essere utilizzate durante il progetto. Per far sì che queste riunioni si svolgano nel modo più efficiente possibile, è fondamentale che siano ben gestite.

In qualità di Project Manager, sarai spesso la persona responsabile dell'organizzazione e del coordinamento dell'incontro, oltre a essere la persona più coinvolta nel progetto. È importante che inizi il progetto con un kick-off meeting valido ed efficace.

Come suggerisce il nome, questi incontri vengono utilizzati per dare il via formalmente a un nuovo progetto. Saranno utilizzati per raccogliere informazioni, definire aspettative, discutere i requisiti e definire il processo che seguirà il progetto. In molti casi, specialmente se stai lavorando con un nuovo cliente, questa potrebbe anche essere la prima volta che incontrerai il cliente faccia a faccia, quindi è importante infondere fiducia e fiducia nel tuo cliente.

Seguire questi semplici passaggi ti aiuterà a gestire questi incontri e a sfruttare al meglio le persone e le conoscenze disponibili nel tempo a tua disposizione.

1. Avere uno scopo/un'agenda

Affinché l'incontro si svolga in modo efficace e sia il più produttivo possibile, è importante che tutte le persone coinvolte conoscano lo scopo dell'incontro prima della giornata.

Redigere un ordine del giorno dell'incontro con uno schema degli argomenti da trattare con le tempistiche per ciascuno e inviarlo a tutti i partecipanti prima dell'incontro. È preferibile uno o due giorni prima dell'incontro.

Gli incontri di avvio coinvolgeranno le parti interessate del progetto e persone provenienti da diverse aree del business, come sviluppatori web o designer, che avranno input in diverse aree. L'invio di un'agenda avanzata consente a tutte le persone coinvolte nella riunione di pianificare e raccogliere tutte le informazioni di cui potrebbero aver bisogno o di pensare a punti di discussione che desiderano sollevare durante la sessione.

Se possibile, dovresti stampare copie dell'ordine del giorno da portare alla riunione in modo che ognuno abbia la propria copia e sia in grado di farvi riferimento.

Essere consapevoli dell'agenda aiuta anche a mantenere l'incontro in tema e, soprattutto, in tempo, poiché tutti sono consapevoli dei punti principali e dei risultati desiderati che devono essere raggiunti.

I kick-off meeting seguiranno spesso la stessa struttura e copriranno gli stessi argomenti o argomenti simili. Tuttavia, è importante discutere l'agenda con i membri del team che partecipano, poiché il progetto potrebbe avere requisiti diversi e specifici che dovranno essere aggiunti all'agenda. Ricorda, ogni cliente è diverso.

2. Sii consapevole del tempo

Uno dei motivi più comuni per cui le riunioni possono essere inefficienti è il mancato rispetto delle tempistiche proposte nell'agenda.

Per combattere questo problema, ricorda che la cosa più importante che puoi fare è assicurarti che l'incontro inizi e termini in tempo. È anche importante che tu sia consapevole del tempo durante tutto il tempo, quindi cerca di mantenere i relatori e le discussioni in linea e sull'argomento. Ad esempio, le presentazioni sono importanti, soprattutto quando si lavora con nuovi clienti, ma dovrebbero essere brevi e puntuali: anche se tutti amiamo i cani, non abbiamo bisogno di conoscere i nomi dei cani delle persone!

È importante rendere i partecipanti consapevoli del tempo rimanente, insieme ai punti rimasti da coprire, e cercare di intervenire se sembra che una persona stia "dirottando" l'incontro parlando troppo o allontanandosi dall'argomento. Questo dovrebbe essere fatto in modo educato e quando appropriato, e non dovresti sembrare scortese, come se stessi interrompendo una persona a metà frase.

3. Incoraggiare la discussione/input

Questo può sembrare contrario al punto precedente, ma è importante incoraggiare la discussione all'interno del gruppo.

Potresti scoprire che le riunioni iniziali sono spesso dominate da una o due persone che tendono a parlare maggiormente e a dare il loro contributo al di sopra degli altri. Anche se questo è spesso prezioso, è importante chiedere input agli altri poiché potrebbero essere riluttanti a parlare o sentirsi incapaci di farlo, poiché non vogliono pestare i piedi.

Fai attenzione a non far sentire a disagio nessuno se non vuole parlare, ma accogli il contributo di coloro che sentono di poter aggiungere qualcosa al punto in questione.

È importante che tutti i partecipanti si sentano apprezzati, altrimenti possono disimpegnarsi o perdere la concentrazione e si possono perdere preziosi input o opinioni. Tieni presente che le informazioni raccolte verranno utilizzate durante tutto il progetto, quindi è importante incoraggiare l'input.

4. Prendi appunti

È essenziale che le note vengano prese durante le riunioni di avvio e che siano il più complete possibile con quante più informazioni acquisite possibile. Non aver paura di chiedere chiarimenti o informazioni aggiuntive su un punto particolare quando scrivi note, poiché è fondamentale catturare quanti più dettagli possibile.

Questo è importante per una serie di motivi:

• Garantisce che tutti i punti di discussione, le idee e i risultati vengano acquisiti e non persi, soprattutto perché possono costituire la base per i requisiti del progetto o le storie degli utenti
• I punti discussi in precedenza possono essere referenziati con precisione in qualsiasi momento durante il progetto
• Una panoramica (o verbale) può essere inviata a tutti i partecipanti dopo la riunione
• I risultati della riunione (requisiti, attività di follow-up, idee, ecc.) possono essere concordati
• Consente di chiarire punti o di porre domande a cui non si è pensato durante la riunione

5. Follow-up

Non è raro che le persone escano da una riunione con interpretazioni o interpretazioni diverse delle stesse discussioni. Per evitare qualsiasi confusione, dovresti seguire la riunione riordinando o, se necessario, riscrivendo i tuoi appunti e inviandoli a tutti i partecipanti. È inoltre necessario confermare eventuali attività o azioni il prima possibile dopo la riunione.

Poiché questi incontri si tengono all'inizio di un progetto, questo è importante in quanto costituisce un precedente per la comunicazione regolare tra te e il cliente durante tutto il progetto.

6. Possiedi la riunione

Questo ultimo punto potrebbe essere il più importante. Affinché i suggerimenti di cui sopra vengano eseguiti in modo efficace, è importante che l'incontro abbia un "proprietario". Dovrebbe esserci una persona che si assume la proprietà di una riunione, ma non dovrebbe dominarla.

Se sei il Project Manager, questo dovrebbe essere fatto trasmettendo fiducia e assicurando che tutti sappiano che intendi mantenere l'incontro puntuale, utile e pertinente, il tutto assicurandoti che le persone sappiano che apprezzi il loro tempo.

I partecipanti alla riunione devono sapere che si sta lavorando per garantire che la riunione sia produttiva ed efficiente, anziché apparire come una discussione in forma libera, che spesso può andare fuori tema.

In sostanza, è necessario guidare attivamente l'incontro nella giusta direzione e garantire che la discussione non venga deragliata.

Il miglior inizio per il tuo progetto

Seguendo questi suggerimenti, scoprirai che i tuoi incontri iniziali sono più produttivi e che le informazioni e i dati che raccogli sono più pertinenti e, quindi, più preziosi. Gestire una riunione valida ed efficiente assicurerà anche che il tuo cliente abbia fiducia in te dal primo giorno del progetto e l'incontro servirà come base per la tua nuova relazione con il cliente.

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