有效啟動會議管理的 6 個簡單提示

已發表: 2021-07-19

啟動會議是任何網絡項目的重要組成部分，將是您收集可在整個項目中使用的寶貴信息的第一個機會。為了使這些會議盡可能高效地進行，對它們進行妥善管理至關重要。

作為項目經理，您通常是負責安排和協調會議的人，也是整個項目中參與最多的人。以良好而有效的啟動會議開始項目是很重要的。

顧名思義，這些會議用於正式啟動一個新項目。它們將用於收集信息、設定期望、討論需求並製定項目將遵循的流程。在許多情況下——尤其是當你和一個新客戶一起工作時——這也可能是你第一次面對面地會見客戶，所以向客戶灌輸信心和信任是很重要的。

遵循這些簡單的步驟將幫助您管理這些會議，並在您擁有的時間內充分利用可用的人員和知識。

1. 有一個目的/議程

為了使會議有效地進行並發揮最大的作用，重要的是每個參與者都在會議召開之前就知道會議的目的。

寫下會議議程，並列出要涵蓋的主題大綱以及每個主題的時間安排，並在會議前發送給所有與會者。最好在會議召開前一兩天。

啟動會議將涉及項目利益相關者以及來自不同業務領域的人員，例如 Web 開發人員或設計師，他們將在不同領域提供意見。發送高級議程允許參與會議的每個人計劃和收集他們可能需要的任何信息，或考慮他們想在會議期間提出的討論要點。

如果可能，您應該打印議程的副本以帶入會議，以便每個人都有自己的副本並能夠在整個過程中參考它。

了解議程還有助於使會議保持主題，更重要的是，準時舉行，因為每個人都知道要點和需要達到的預期結果。

啟動會議通常遵循相同的結構並涵蓋相同或相似的主題。但是，與參加會議的團隊成員討論議程很重要，因為項目可能有不同的具體要求，需要將其添加到議程中。請記住，每個客戶都是不同的。

會議效率低下的最常見原因之一是沒有遵守議程中提議的時間安排。

為了解決這個問題，請記住，您可以做的最重要的事情是確保會議按時開始和結束。同樣重要的是，您要始終了解時間，因此請盡量使演講者和討論保持在正軌和主題上。例如，介紹很重要，尤其是在與新客戶合作時，但應該保持簡短和切題——雖然我們都喜歡狗，但我們不需要知道人們的狗的名字！

重要的是要讓參與者知道剩餘的時間，以及要討論的要點，如果有人說太多或偏離主題似乎在“劫持”會議，請嘗試插話。這應該在適當的時候禮貌地完成，並且你不應該顯得粗魯，好像你在句子中間打斷一個人。

這可能看起來與前一點相反，但鼓勵小組內的討論很重要。

您可能會發現啟動會議通常由一兩個人主導，他們傾向於進行大部分談話，並提供高於其他人的意見。雖然這通常很有價值，但重要的是要徵求其他人的意見，因為他們可能不願意說話，或者覺得自己無法說話，因為他們不想踩到任何腳趾。

小心不要讓不想說話的人感到不舒服，但歡迎那些認為他們可以補充問題的人的意見。

重要的是讓所有與會者都感到受到重視，否則他們可能會變得不投入或無法集中註意力，並且可能會丟失寶貴的意見或意見。請記住，收集的信息將在整個項目中使用，因此鼓勵輸入非常重要。

在啟動會議期間做筆記是必不可少的，它們盡可能全面，並儘可能多地捕獲信息。在寫筆記時，不要害怕在特定點上要求澄清或附加信息，因為盡可能多地捕捉細節至關重要。

這很重要，原因有很多：

人們離開會議時對相同的討論有不同的解釋或理解，這種情況並不少見。為避免混淆，您應該通過整理或在必要時重寫您的筆記並將其發送給所有參與者來跟進會議。您還應該在會議結束後儘快確認任何任務或行動。

由於這些會議在項目一開始就舉行，這很重要，因為它為您和客戶在整個項目期間的定期溝通樹立了先例。

這最後一點可能是最重要的。為了有效地執行上述提示，會議有一個“主人”是很重要的。應該有一個人擁有會議的所有權，但不應支配會議。

如果您是項目經理，則應該通過傳達信心並確保每個人都知道您打算按時舉行會議、有用且相關的方式來做到這一點，同時確保人們知道您重視他們的時間。

會議參加者應該知道您正在努力確保會議富有成效和效率，而不是看起來像自由形式的討論，這通常會偏離主題。

從本質上講，您需要積極引導會議朝著正確的方向發展，並確保討論不會脫軌。

通過遵循這些提示，您會發現啟動會議更有成效，並且您收集的信息和數據更相關，因此也更有價值。召開一次良好而高效的會議還將確保您的客戶從項目的第一天起就信任您，而會議將成為您建立新客戶關係的基礎。

如需有關您的網絡項目的幫助，請立即與我們的專家聯繫。

如果您需要幫助，請隨時與我們聯繫。