ボイスメールから電子メールへの主な利点

公開: 2019-02-14

最近のビジネスの専門家は、これまで以上にさまざまな形式のコミュニケーションに対処する必要があります。そのため、ボイスメールから電子メールへの変換は非常に優れた機能です。

ボイスメール、電話、テキストメッセージ、ファックス、および電子メールが絶え間なく流れており、それらすべての情報に遅れずについていき、すべてを理解し、それらすべての人々に応答することが期待されています。さまざまな場所にあります。

一部のビジネス専門家がこのタスクに本当に圧倒される理由と、一部の顧客が意図せず見落とされている理由を理解するのは非常に簡単です。 AnswerFirstコールセンターを見て、彼らがあなたのために何ができるかを見てください。

この問題の基本的な解決策の1つは、ボイスメールから電子メールサービスを使用してさまざまな通信ストリームを相互に結合することです。これにより、メッセージを確認して返信するのがはるかに簡単になります。

大多数の企業はすでにファックスから電子メールサービスを使用してこれを行っていますが、現在、ボイスメールを電子メールアカウントに転送するためにサービスを使用している企業ははるかに少ないです。

これらのサービスを使用すると、電話の場合と同じように、電子メールの受信トレイ内でボイスメールを聞くことができます。これは、すべてのビジネス電子メールの送信元と同じ場所でのみ、より効率的に行うことができます。

これらのソリューションにはすぐにメリットがあることは簡単にわかりますが、ボイスメールから電子メールサービスに提供される追加のメリットがあります。

以下では、ボイスメールから電子メールサービスに提供される6つの最大のメリットと、それらがビジネスプロフェッショナルに日常的にどのように役立つかを説明します。

Voicemail to EmailServicesが実際にどのように機能するか

メッセージを記録して電子メールに転送するように設計されたサービスの料金を支払った後、サービスを使用するのは驚くほど簡単です。

最初のステップは、ボイスメールの受信トレイをサービスプロバイダーに接続することです。通常、これはボイスメールの受信ボックスのコードと番号を指定するのと同じくらい簡単です。あなたがする必要があるのはあなたのアカウントを接続するために提供された簡単なステップに従うことです、そしてあなたはすべて準備ができています。

あなたのボイスメールがあなたのサービスに接続された後、彼らはあなたにあなたのメッセージを送るための電子メールアドレスを提供するように頼むでしょう。それらは、個人的に表示するためにプライベート電子メールアドレスに送信することも、カスタマーサービス管理などのためにパブリック電子メールアドレスに送信することもできます。

アカウントがリンクされると、ボイスメールはサービスアカウントに追加したメールアドレスにルーティングされます。次に、電子メールを開いて、ボイスメールをクリックして聞くか、保存して後で聞くか、同僚に送信することができます。

利点を探る

ボイスメールを電子メールボックスに転送するサービスによって、いくつかの明確な利点が提供されます。ただし、それほど明白ではない他のいくつかの利点もあります。このタイプのサービスで何ができるかを正確に判断するのに役立つ、提供される可能性のあるすべてのメリットを調査します。

より効率的な応答時間を実現するために、ボイスメールがより早く表示されます

ビジネスユーザーがボイスメールから電子メールサービスに提供される大きな利点の1つは、サービスによって、ボイスメールが最初からそこにあることを非常に簡単に確認できることです。最近、ほとんどのビジネスワーカーは、顧客とのコミュニケーションに電子メールに大きく依存しています。ボイスメールが電子メールボックスに送信されると、すでに処理しているのと同じストリームを経由する別の形式の通信に変わります。

最近のほとんどの事業主は、既存および新規の顧客に迅速なカスタマーケアを提供することがいかに重要であるかを理解しています。最近の顧客は、迅速に助けを得て、助けを求めた後の返事の速さに基づいてビジネスを判断することを期待しています。新しいボイスメールがポップアップするのを簡単に確認できるようにすることで、ビジネスが応答し、ほとんどの顧客のニーズに迅速に対応できるようになります。これは、ビジネスの成功に役立ちます。

受信トレイをチェックする必要がなくなります

多くのビジネスオーナーは、1日中受信トレイをチェックすることは、標準的な方法または定期的に行われるタスクのように見えるかもしれないと考えるかもしれません。あなたはその練習に慣れているかもしれませんが、それはそれが効率的であるという意味ではありません。通知信号に注意したり、ボイスメールの受信トレイをチェックして空であることを発見するだけで多くの時間を無駄にするのではなく、ボイスメールから電子メールへの変換により、これらのプラクティスの必要性がなくなります。

ボイスメールが届くと、他の種類の電子メールメッセージと同じように通知が届きます。それはあなたがあなたの注意を必要とする何かがあることをすぐに知ることを可能にします。 1日を通してチェックする別の場所を排除し、代わりに、音声メール転送サービスを備えた1つの効率的なシステムにすべてのメッセージを集中させて、ビジネスの実践を合理化し、すべての重要な顧客のニーズを把握することができます。顧客からのフィードバックを収集し、それを最大限に活用するために、彼らが登場したとき。

改善されたアクセス機能

ボイスメールを電子メールの受信ボックスに送信すると、追加の場所からアクセスできるようになります。最近の専門家の大多数は、スマートフォン、コンピューター、タブレット、および所有している可能性のある他のほとんどすべてのデバイスで電子メールにアクセスできます。会社の電話システムやビジネス用の携帯電話でボイスメールを聞くことに縛られるのではなく、メールを受信できる場所でボイスメールを聞くことができます。リモートワーカーがいるときにボイスメールから電子メールへのシステムを使用すると、場所に関係なくサポートを提供しやすくなるため、特に便利です。

カスタマーサービスのコラボレーションを可能にします

適切に実装されている場合、システムにより、複数のワーカーが同じ受信ボックスにシームレスに入力されるメッセージを処理できるようになります。従業員は、外出中にボイスメールを簡単に削除したり、安全に保管したりできます。そうすれば、複数の従業員が顧客のニーズを常に把握できるようになります。カスタマーサポートの目的のために、受信したボイスメールを共同で処理できることは、物事を行うための非常に効率的な方法です。ビジネスが本当に忙しいときはいつでも、複数のワーカーを割り当てて着信メッセージを処理し、顧客が必要な支援をより早く受けることができるようにすることができます。そのサービスとライブチャットソリューションを追加すると、小さなカスタマーサービスチームだけで、より多くの顧客のニーズを満たすことができます。

効果的な記録管理に役立ちます

ボイスメールを電子メールボックスに転送するサービスを使用すると、組織や記録の保持に役立ちます。最近のビジネスユーザーは、受信したボイスメールから作成されたメモを記録するために、システムに作成されたメモまたはテキスト入力のいずれかに頼らなければならないことがよくあります。ただし、電子メールボックスに入っているボイスメールは、実際にはファイルして、整然と整理された方法で保持することができます。最近の多くのビジネスでは、電子メールアーカイブシステムがセットアップされており、ボイスメール電子メールはシームレスかつきれいにシステムに適合できます。

ボイスメールメールの複数のコピーを作成して、記録を保持したり、他のチームメンバーがすべてに追いついたりするために、さまざまな場所に配布することもできます。メッセージが電子メールに保存されると、追跡がすぐに簡単になり、便利で柔軟性が高まります。

ボイスメールメッセージを電子メールの受信トレイに転送することで企業が本当に利益を得ることができることを明らかにする正当な理由はたくさんあります。このサービスは、特に新しいものでも、実装するのが難しいものでもありませんが、会社の現在の設定に対して行うことができる主要なアップグレードの1つです。カスタマーサービスの効率を改善して、顧客の応答時間を短縮し、すべての人をより幸せにすることができます。これらのシステムは手頃な価格で簡単に実装できるため、そうしない理由はありません。