Os principais benefícios do correio de voz para e-mail

Hoje em dia, os profissionais de negócios precisam lidar com mais formas diferentes de comunicação do que antes, e é por isso que o correio de voz para e-mail é um recurso realmente excelente.

Há um fluxo contínuo de correios de voz, telefonemas, mensagens de texto, faxes e e-mails chegando, e espera-se que você acompanhe todas essas informações, dê sentido a tudo isso e responda a todas essas pessoas localizados em vários locais.

É muito fácil ver por que alguns profissionais de negócios podem ficar realmente sobrecarregados com essa tarefa e por que alguns clientes estão sendo ignorados involuntariamente. Dê uma olhada nos call centers da AnswerFirst e veja o que eles podem fazer por você.

Uma solução básica para o problema é combinar vários fluxos de comunicação entre si, usando correio de voz para serviços de e-mail. Isso torna muito mais fácil ver as mensagens e respondê-las.

A maioria das empresas já está fazendo isso usando serviços de fax para e-mail; no entanto, muito menos estão usando um serviço agora para transferir mensagens de correio de voz para contas de e-mail.

Esses serviços permitem que você ouça seus correios de voz dentro de uma caixa de entrada de e-mail como faria por telefone, apenas com mais eficiência e no mesmo local de onde vêm todos os seus e-mails comerciais.

É realmente fácil ver que há benefícios imediatos nessas soluções, mas há benefícios adicionais oferecidos pelo correio de voz para serviços de e-mail dos quais você pode não estar ciente.

A seguir, detalharemos 6 dos maiores benefícios oferecidos pelo correio de voz aos serviços de e-mail e como eles podem beneficiar o profissional de negócios no dia a dia.

Como os serviços de correio de voz para e-mail realmente funcionam

Depois de pagar por um serviço que foi projetado para gravar e transferir suas mensagens para e-mail, é surpreendentemente simples de usar o serviço.

A primeira etapa é conectar sua caixa de entrada do correio de voz ao provedor de serviços. Normalmente, isso é tão simples quanto fornecer o código e o número da caixa de entrada do seu correio de voz. Tudo o que você precisa fazer é seguir as etapas simples fornecidas para conectar sua conta e, em seguida, estará tudo pronto.

Depois que o correio de voz estiver conectado ao serviço, eles solicitarão que você forneça um endereço de e-mail para o qual enviar suas mensagens. Eles podem ser enviados para um endereço de e-mail privado para visualizá-los pessoalmente ou para um endereço de e-mail público para coisas como gerenciamento de atendimento ao cliente.

Depois que suas contas forem vinculadas, seu correio de voz será roteado para o endereço de e-mail que você adicionou à sua conta de serviço. Você pode então abrir seus e-mails, clicar em um correio de voz e ouvi-lo, ou armazená-lo para ouvir mais tarde ou enviá-lo a um colega.

Explorando as vantagens

Vários benefícios claros são fornecidos por um serviço que direciona o correio de voz para uma caixa de e-mail. No entanto, existem também alguns outros benefícios que não são tão óbvios. Estaremos explorando todos os benefícios potenciais que são oferecidos para ajudá-lo a determinar exatamente o que esse tipo de serviço será capaz de fazer por você.

Seus correios de voz serão vistos mais cedo para obter tempos de resposta mais eficientes

Um grande benefício que os usuários comerciais recebem do correio de voz para os serviços de e-mail é que o serviço torna muito mais fácil ver se os correios de voz já estão lá. Hoje em dia, a maioria dos trabalhadores de negócios depende muito do e-mail para se comunicar com os clientes. Quando o correio de voz é enviado para uma caixa de e-mail, ele se transforma em outra forma de comunicação que passa pelo mesmo fluxo com o qual você já está lidando.

A maioria dos proprietários de empresas hoje em dia entende o quão crucial é fornecer atendimento rápido ao cliente para clientes novos e existentes. Hoje em dia, os clientes esperam obter ajuda imediatamente e julgar uma empresa com base na rapidez com que recebem uma resposta depois de pedir ajuda. Ao tornar mais fácil ver novas mensagens de correio de voz surgirem, isso ajudará a garantir que sua empresa seja responsiva e rápida para atender à maioria das necessidades dos clientes, o que é bom para o sucesso de sua empresa.

Elimine a necessidade de verificar sua caixa de entrada

Muitos proprietários de empresas podem pensar que verificar sua caixa de entrada durante todo o dia pode parecer uma prática padrão ou uma tarefa realizada regularmente. Mesmo que você esteja acostumado com essa prática, isso não significa que seja eficiente. Em vez de ficar atento a sinais de notificação ou perder muito tempo verificando sua caixa de entrada do correio de voz apenas para descobrir que está vazia, o correio de voz para o e-mail eliminará essa necessidade dessas práticas.

Quando um correio de voz chegar, você receberá uma notificação como acontece com qualquer outro tipo de mensagem de e-mail. Isso permite que você saiba imediatamente que há algo que precisa de sua atenção. Outro local pode ser eliminado, onde você verifica ao longo do dia e, em vez disso, concentra todas as suas mensagens em um sistema eficiente que possui serviço de transferência de correio de voz para agilizar as práticas do seu negócio e ficar por dentro de todas as necessidades importantes do cliente quando eles aparecem para que você colete o feedback do cliente e tire o máximo proveito de tudo isso.

Capacidades de acesso aprimoradas

Quando você envia mensagens de voz para uma caixa de entrada de e-mail, elas podem ser acessadas em locais adicionais. A maioria dos profissionais hoje em dia é capaz de acessar seu e-mail em seus smartphones, computadores, tablets e quase qualquer outro dispositivo que possuam. Em vez de ficar preso a ter que ouvir correios de voz no sistema telefônico de sua empresa ou em um telefone celular comercial, você pode ouvi-los onde pode receber seu e-mail. É especialmente benéfico ter um sistema de correio de voz para e-mail quando você tem funcionários remotos, uma vez que torna muito mais fácil para eles fornecerem suporte, independentemente de sua localização.

Permite a colaboração de atendimento ao cliente

Se implementado corretamente, o sistema permite que vários funcionários sejam capazes de lidar com mensagens que entram perfeitamente na mesma caixa de entrada. Os funcionários podem remover mensagens de correio de voz facilmente quando estão em trânsito ou arquivá-los com segurança e, então, vários funcionários poderão ficar em dia com as necessidades dos clientes. Para fins de suporte ao cliente, ser capaz de lidar com as mensagens de correio de voz de forma colaborativa é uma maneira muito eficiente de fazer as coisas. Vários funcionários podem ser designados para lidar com as mensagens recebidas sempre que uma empresa estiver realmente ocupada, para garantir que os clientes recebam a ajuda que merecem ainda mais cedo. Ao adicionar esse serviço e uma solução de chat ao vivo, você poderá atender às necessidades de muito mais clientes com apenas uma pequena equipe de atendimento ao cliente.

Útil para uma manutenção eficaz de registros

Quando você usa um serviço que transfere seus correios de voz para uma caixa de e-mail, pode ser útil para organizações e manutenção de registros. Os usuários de negócios hoje em dia muitas vezes precisam tomar notas ou fazer entradas de texto em um sistema para gravar notas feitas de mensagens de correio de voz que foram recebidas. No entanto, os correios de voz que estão em uma caixa de e-mail podem ser arquivados e guardados de maneira ordenada e organizada. Muitas empresas hoje em dia têm um sistema de arquivamento de e-mail configurado, e os e-mails de correio de voz são capazes de se encaixar nos sistemas de maneira uniforme e organizada.

Múltiplas cópias de e-mails de correio de voz podem ser feitas e então distribuídas para vários locais para sua gravação ou para manter outros membros da equipe informados sobre tudo. Depois que sua mensagem é armazenada no e-mail, ela se torna imediatamente mais fácil de rastrear, útil e mais flexível.

Existem muitas razões válidas para tornar óbvio que as empresas realmente podem se beneficiar transferindo suas mensagens de correio de voz para uma caixa de entrada de e-mail. O serviço não é especialmente novo ou difícil de implementar; no entanto, é uma das principais atualizações que podem ser feitas para a configuração atual da sua empresa. A eficiência do atendimento ao cliente pode ser melhorada, para ajudar a reduzir os tempos de resposta do cliente e, em seguida, tornar todos muito mais felizes e esses sistemas são acessíveis e fáceis de implementar, portanto, não há razão para não fazê-lo.