I principali vantaggi della segreteria telefonica per e-mail

In questi giorni i professionisti aziendali devono affrontare forme di comunicazione più diverse di quanto non abbiano mai avuto prima, ed è per questo che la segreteria telefonica per e-mail è una funzionalità davvero eccezionale.

C'è un flusso continuo di messaggi vocali, telefonate, messaggi di testo, fax ed e-mail in arrivo, e si aspettava che tu fossi al passo con tutte quelle informazioni, oltre a dare un senso a tutte e rispondere a tutte quelle persone dislocati in varie località.

È molto facile capire perché alcuni professionisti aziendali possono essere davvero sopraffatti da questo compito e il motivo per cui alcuni clienti vengono involontariamente trascurati. Dai un'occhiata ai call center AnswerFirst e scopri cosa possono fare per te.

Una soluzione di base al problema è combinare vari flussi di comunicazione tra loro utilizzando la posta vocale per i servizi di posta elettronica. Ciò rende molto più facile vedere i messaggi e quindi rispondere.

La maggior parte delle aziende lo sta già facendo utilizzando i servizi fax-e-mail, tuttavia molti meno stanno utilizzando un servizio in questo momento per trasferire i messaggi vocali agli account e-mail.

Questi servizi ti consentono di ascoltare i tuoi messaggi vocali all'interno di una casella di posta elettronica come faresti al telefono, solo in modo più efficiente e nella stessa posizione da cui provengono tutte le tue e-mail aziendali.

È davvero facile vedere che queste soluzioni offrono vantaggi immediati, ma ci sono ulteriori vantaggi offerti dalla segreteria telefonica ai servizi di posta elettronica di cui potresti non essere a conoscenza.

Di seguito analizzeremo 6 dei maggiori vantaggi offerti dalla segreteria telefonica ai servizi di posta elettronica e come possono avvantaggiare il professionista aziendale su base giornaliera.

Come funzionano effettivamente i servizi di posta vocale e di posta elettronica?

Dopo aver pagato per un servizio che è stato progettato per registrare e trasferire i tuoi messaggi via e-mail, è sorprendentemente semplice utilizzare il servizio.

Il primo passo è connettere la tua casella di posta vocale con il tuo fornitore di servizi. Di solito, è sufficiente fornire il codice e il numero della casella vocale. Tutto quello che devi fare è seguire i semplici passaggi forniti per connettere il tuo account e sarai pronto.

Dopo che la tua segreteria telefonica è collegata al tuo servizio, ti chiederanno di fornire un indirizzo email a cui inviare i tuoi messaggi. Possono essere inviati a un indirizzo e-mail privato per visualizzarli personalmente o a un indirizzo e-mail pubblico per cose come la gestione del servizio clienti.

Dopo che i tuoi account sono stati collegati tra loro, la tua segreteria verrà quindi indirizzata all'indirizzo e-mail che hai aggiunto al tuo account di servizio. Puoi quindi aprire le tue e-mail, quindi fare clic su un messaggio vocale e ascoltarlo, oppure memorizzarlo per ascoltarlo in seguito o inviarlo a un collega.

Esplorare i vantaggi

Diversi chiari vantaggi sono forniti da un servizio che indirizza la segreteria telefonica a una casella di posta elettronica. Tuttavia, ci sono anche altri vantaggi che non sono così evidenti. Esploreremo tutti i potenziali vantaggi offerti per aiutarti a determinare esattamente cosa questo tipo di servizio sarà in grado di fare per te.

I tuoi messaggi vocali saranno visti prima per ottenere tempi di risposta più efficienti

Un grande vantaggio offerto agli utenti aziendali dalla posta vocale ai servizi di posta elettronica è che il servizio rende molto più facile vedere che i messaggi vocali sono lì per cominciare. Al giorno d'oggi la maggior parte dei lavoratori aziendali fa molto affidamento sull'e-mail per comunicare con i clienti. Quando il messaggio vocale viene inviato a una casella di posta elettronica, si trasforma in un'altra forma di comunicazione che passa attraverso lo stesso flusso con cui hai già a che fare.

La maggior parte degli imprenditori in questi giorni capisce quanto sia fondamentale fornire un'assistenza clienti rapida ai clienti esistenti e nuovi. Al giorno d'oggi i clienti si aspettano di ricevere assistenza prontamente e giudicano un'attività in base alla velocità con cui ricevono risposta dopo aver chiesto aiuto. Semplificando la visualizzazione dei nuovi messaggi vocali, contribuirà a garantire che la tua attività sia reattiva e rapida alla maggior parte delle esigenze dei clienti in arrivo, il che è positivo per il successo della tua attività.

Elimina la necessità di controllare la tua casella di posta

Molti imprenditori potrebbero pensare che controllare la posta in arrivo durante tutto il giorno possa sembrare una pratica standard o un'attività che viene eseguita regolarmente. Anche se potresti essere abituato a quella pratica, ciò non significa che sia efficiente. Piuttosto che stare attenti ai segnali di notifica o perdere molto tempo a controllare la posta in arrivo della segreteria solo per scoprire che è vuota, la posta vocale all'e-mail eliminerà tale necessità per tali pratiche.

Quando arriva un messaggio vocale, riceverai una notifica come con qualsiasi altro tipo di messaggio di posta elettronica. Ciò ti consente di sapere immediatamente che c'è qualcosa che richiede la tua attenzione. È possibile eliminare un'altra posizione in cui controlli nel corso della giornata e concentrare invece tutti i messaggi in un sistema efficiente che dispone di un servizio di trasferimento della posta vocale per semplificare le pratiche della tua attività e rimanere al passo con tutte le importanti esigenze dei clienti quando arrivano in modo da raccogliere il feedback dei clienti e quindi sfruttare al meglio tutto.

Funzionalità di accesso migliorate

Quando invii messaggi vocali a una casella di posta elettronica, possono essere resi accessibili in altre posizioni. La maggior parte dei professionisti in questi giorni è in grado di accedere alla propria posta elettronica sui propri smartphone, computer, tablet e quasi tutti gli altri dispositivi che possono possedere. Invece di essere obbligato ad ascoltare i messaggi vocali sul sistema telefonico della tua azienda o su un telefono cellulare aziendale, puoi ascoltarli dove puoi ricevere la tua email. È particolarmente vantaggioso avere un sistema di posta vocale da posta elettronica quando si hanno lavoratori remoti poiché rende molto più facile per loro fornire supporto indipendentemente dalla loro posizione.

Consente la collaborazione del servizio clienti

Se implementato correttamente, il sistema consente a più lavoratori di essere in grado di gestire i messaggi che entrano senza problemi nella stessa casella di posta. I dipendenti possono rimuovere facilmente i messaggi vocali quando sono in viaggio o archiviarli in modo sicuro, quindi più dipendenti saranno in grado di rimanere al passo con le esigenze dei clienti. Ai fini dell'assistenza clienti, essere in grado di gestire i messaggi vocali in arrivo in modo collaborativo è un modo molto efficiente di fare le cose. È possibile assegnare più lavoratori per gestire i messaggi in arrivo ogni volta che un'azienda è molto impegnata per garantire che i clienti ricevano l'aiuto che meritano ancora prima. Quando aggiungi quel servizio e una soluzione di chat dal vivo, sarai in grado di soddisfare le esigenze di molti più clienti con solo un piccolo team di assistenza clienti.

Utile per una tenuta dei registri efficace

Quando utilizzi un servizio che trasferisce i tuoi messaggi vocali a una casella di posta elettronica, può essere utile alle organizzazioni e alla tenuta dei registri. Gli utenti aziendali in questi giorni devono spesso ricorrere a prendere appunti o inserire testo in un sistema per registrare le note fatte dai messaggi vocali che sono stati ricevuti. Tuttavia, i messaggi vocali che si trovano in una casella di posta elettronica possono essere archiviati e quindi conservati in modo ordinato e ordinato. Numerose aziende in questi giorni hanno un sistema di archiviazione e-mail configurato e le e-mail di posta vocale sono in grado di adattarsi ai sistemi senza problemi e ordinatamente.

È anche possibile creare più copie delle e-mail di posta vocale e quindi distribuirle in varie posizioni per la conservazione delle registrazioni o per mantenere gli altri membri del team aggiornati su tutto. Dopo che il tuo messaggio è stato archiviato nell'e-mail, diventa immediatamente più facile da tracciare, utile e più flessibile.

Ci sono molti validi motivi per rendere ovvio che le aziende possono davvero trarre vantaggio dal trasferimento dei propri messaggi di posta vocale a una casella di posta elettronica. Il servizio non è particolarmente nuovo o difficile da implementare, tuttavia è uno dei principali aggiornamenti che possono essere effettuati per l'attuale configurazione della tua azienda. L'efficienza del servizio clienti può essere migliorata, per aiutare a ridurre i tempi di risposta dei clienti e quindi rendere tutti molto più felici e questi sistemi sono convenienti e facili da implementare, quindi non c'è motivo per non farlo.