Die wichtigsten Vorteile von Voicemail zu E-Mail

Heutzutage müssen sich Geschäftsleute mit mehr verschiedenen Kommunikationsformen auseinandersetzen als je zuvor, und deshalb ist Voicemail an E-Mail eine wirklich großartige Funktion.

Es kommt ein kontinuierlicher Strom von Voicemails, Telefonanrufen, Textnachrichten, Faxen und E-Mails, und es wird erwartet, dass Sie mit all diesen Informationen Schritt halten, alles verstehen und all diesen Leuten antworten befindet sich an verschiedenen Standorten.

Es ist sehr leicht zu erkennen, warum einige Geschäftsleute mit dieser Aufgabe wirklich überfordert sind und warum einige Kunden unbeabsichtigt übersehen werden. Sehen Sie sich die Callcenter von AnswerFirst an und sehen Sie, was sie für Sie tun können.

Eine grundlegende Lösung des Problems besteht darin, verschiedene Kommunikationsströme miteinander zu kombinieren, indem Voicemail-to-E-Mail-Dienste verwendet werden. Das macht es viel einfacher, die Nachrichten zu sehen und dann darauf zu antworten.

Die Mehrheit der Unternehmen nutzt dies bereits durch die Nutzung von Fax-to-E-Mail-Diensten, jedoch nutzen viel weniger derzeit einen Dienst zum Übertragen von Voicemails an E-Mail-Konten.

Mit diesen Diensten können Sie Ihre Voicemails in einem E-Mail-Posteingang wie beim Telefon abhören, nur effizienter und am selben Ort, von dem alle Ihre geschäftlichen E-Mails stammen.

Es ist wirklich leicht zu erkennen, dass diese Lösungen sofort Vorteile bieten, aber es gibt zusätzliche Vorteile, die Voicemail für E-Mail-Dienste bietet, die Sie möglicherweise nicht kennen.

Im Folgenden werden 6 der größten Vorteile, die Voicemail für E-Mail-Dienste bietet, aufgeschlüsselt und wie sie den Geschäftsleuten im Alltag zugutekommen können.

Wie Voicemail-to-E-Mail-Dienste tatsächlich funktionieren

Nachdem Sie für einen Dienst bezahlt haben, der zum Aufzeichnen und Übertragen Ihrer Nachrichten in E-Mail entwickelt wurde, ist die Nutzung des Dienstes überraschend einfach.

Der erste Schritt besteht darin, Ihren Voicemail-Posteingang mit Ihrem Diensteanbieter zu verbinden. Normalerweise ist dies so einfach wie die Angabe des Codes und der Nummer Ihres Voicemail-Posteingangs. Alles, was Sie tun müssen, ist, die bereitgestellten einfachen Schritte zu befolgen, um Ihr Konto zu verbinden, und dann sind Sie fertig.

Nachdem Ihre Voicemail mit Ihrem Dienst verbunden ist, werden Sie aufgefordert, eine E-Mail-Adresse anzugeben, an die Sie Ihre Nachrichten senden können. Sie können an eine private E-Mail-Adresse gesendet werden, um sie persönlich anzuzeigen, oder an eine öffentliche E-Mail-Adresse für Dinge wie das Kundenservice-Management.

Nachdem Ihre Konten miteinander verknüpft sind, wird Ihre Voicemail an die E-Mail-Adresse weitergeleitet, die Sie Ihrem Dienstkonto hinzugefügt haben. Sie können dann Ihre E-Mails öffnen, dann auf eine Voicemail klicken und sie abhören, speichern, um sie später anzuhören oder an einen Kollegen senden.

Entdecken Sie die Vorteile

Mehrere klare Vorteile bietet ein Dienst, der Voicemail an eine E-Mail-Box weiterleitet. Es gibt jedoch auch einige andere Vorteile, die nicht ganz so offensichtlich sind. Wir werden alle potenziellen Vorteile untersuchen, die angeboten werden, um Ihnen zu helfen, genau zu bestimmen, was diese Art von Service für Sie tun kann.

Ihre Voicemails werden früher gesehen, um effizientere Reaktionszeiten zu erreichen

Ein großer Vorteil von Voicemail-to-E-Mail-Diensten für Geschäftsbenutzer besteht darin, dass der Dienst es so viel einfacher macht, zu erkennen, dass die Voicemails von Anfang an vorhanden sind. Heutzutage verlassen sich die meisten Geschäftsleute stark auf E-Mails, um mit Kunden zu kommunizieren. Wenn die Voicemail an eine E-Mail-Box gesendet wird, wird sie zu einer anderen Kommunikationsform, die denselben Stream durchläuft, mit dem Sie bereits zu tun haben.

Die meisten Geschäftsinhaber wissen heutzutage, wie wichtig es ist, bestehenden und neuen Kunden eine schnelle Kundenbetreuung zu bieten. Heutzutage erwarten Kunden, dass sie umgehend Hilfe erhalten und beurteilen ein Unternehmen danach, wie schnell sie eine Antwort erhalten, nachdem sie um Hilfe gebeten haben. Dadurch, dass neue Voicemails leichter angezeigt werden, können Sie sicherstellen, dass Ihr Unternehmen auf die meisten eingehenden Kundenbedürfnisse schnell reagiert, was gut für den Erfolg Ihres Unternehmens ist.

Beseitigen Sie die Notwendigkeit, Ihren Posteingang zu überprüfen

Viele Geschäftsinhaber denken vielleicht, dass das Überprüfen ihres Posteingangs den ganzen Tag über eine gängige Praxis oder eine Aufgabe ist, die regelmäßig erledigt wird. Auch wenn Sie diese Praxis vielleicht gewohnt sind, bedeutet das nicht, dass sie effizient ist. Anstatt nach Benachrichtigungssignalen Ausschau zu halten oder viel Zeit damit zu verschwenden, Ihren Voicemail-Posteingang zu überprüfen, nur um festzustellen, dass er leer ist, wird Voicemail zu E-Mail diese Notwendigkeit für diese Praktiken beseitigen.

Wenn eine Voicemail eingeht, erhalten Sie eine Benachrichtigung wie bei jeder anderen Art von E-Mail-Nachricht. So wissen Sie sofort, dass etwas Ihre Aufmerksamkeit erfordert. Ein anderer Ort, an dem Sie im Laufe des Tages nachsehen, kann entfallen und stattdessen alle Ihre Nachrichten in einem effizienten System mit Voicemail-Übertragungsservice bündeln, um die Praktiken Ihres Unternehmens zu optimieren und alle wichtigen Kundenbedürfnisse im Blick zu behalten wenn sie auftauchen, damit Sie Kundenfeedback sammeln und dann das Beste daraus machen.

Verbesserte Zugriffsmöglichkeiten

Wenn Sie Voicemails an einen E-Mail-Posteingang senden, können sie an weiteren Orten zugänglich gemacht werden. Die Mehrheit der Berufstätigen kann heutzutage über Smartphones, Computer, Tablets und fast jedes andere Gerät, das sie besitzen, auf ihre E-Mails zugreifen. Anstatt Voicemails auf dem Telefonsystem Ihres Unternehmens oder auf einem geschäftlichen Mobiltelefon abhören zu müssen, können Sie sie dort abhören, wo Sie Ihre E-Mails empfangen können. Es ist besonders vorteilhaft, wenn Sie ein Voicemail-to-E-Mail-System haben, wenn Sie Remote-Mitarbeiter haben, da es für sie viel einfacher ist, Support bereitzustellen, unabhängig von ihrem Standort.

Ermöglicht die Zusammenarbeit mit dem Kundenservice

Bei richtiger Implementierung ermöglicht das System mehreren Mitarbeitern, Nachrichten zu bearbeiten, die nahtlos in denselben Posteingang eingehen. Mitarbeiter können Voicemails ganz einfach von unterwegs entfernen oder sicher ablegen, und dann können mehrere Mitarbeiter die Bedürfnisse Ihrer Kunden im Auge behalten. Für die Kundenbetreuung ist die kollaborative Bearbeitung eingehender Voicemails eine sehr effiziente Möglichkeit. Mehrere Mitarbeiter können zugewiesen werden, um eingehende Nachrichten zu bearbeiten, wenn ein Unternehmen wirklich beschäftigt ist, um sicherzustellen, dass Kunden noch früher die Hilfe erhalten, die sie verdienen. Wenn Sie diesen Service und eine Live-Chat-Lösung hinzufügen, können Sie mit nur einem kleinen Kundenservice-Team die Bedürfnisse vieler weiterer Kunden erfüllen.

Nützlich für effektive Aufzeichnungen

Wenn Sie einen Dienst verwenden, der Ihre Voicemails an eine E-Mail-Box überträgt, kann dies für Organisationen und die Aufzeichnungen hilfreich sein. Geschäftsanwender müssen heutzutage oft auf Notizen oder Texteingaben in ein System zurückgreifen, um Notizen aus eingegangenen Voicemails aufzuzeichnen. Voicemails, die sich in einer E-Mail-Box befinden, können jedoch tatsächlich abgelegt und dann geordnet und ordentlich aufbewahrt werden. Viele Unternehmen haben heutzutage ein E-Mail-Archivsystem eingerichtet, und Voicemail-E-Mails können sich nahtlos und sauber in die Systeme einfügen.

Es können sogar mehrere Kopien von Voicemail-E-Mails erstellt und dann an verschiedene Orte verteilt werden, um Ihre Aufzeichnungen zu führen oder andere Teammitglieder über alles auf dem Laufenden zu halten. Nachdem Ihre Nachricht in einer E-Mail gespeichert wurde, wird sie sofort leichter zu verfolgen, nützlicher und flexibler.

Es gibt viele triftige Gründe, die deutlich machen, dass Unternehmen wirklich davon profitieren können, ihre Voicemail-Nachrichten in ein E-Mail-Postfach zu übertragen. Der Dienst ist nicht besonders neu oder schwer zu implementieren, aber er ist eines der wichtigsten Upgrades, die für das aktuelle Setup Ihres Unternehmens durchgeführt werden können. Die Effizienz Ihres Kundenservice kann verbessert werden, um die Reaktionszeiten Ihrer Kunden zu verkürzen und dann alle viel glücklicher zu machen. Diese Systeme sind erschwinglich und einfach zu implementieren. Es gibt also keinen Grund, dies nicht zu tun.