Manfaat Utama Pesan Suara ke Email

Saat ini para profesional bisnis harus berurusan dengan bentuk komunikasi yang lebih berbeda dari sebelumnya, dan itulah sebabnya pesan suara ke email adalah fitur yang sangat hebat.

Ada aliran pesan suara, panggilan telepon, pesan teks, faks, dan email yang terus-menerus datang, dan diharapkan Anda mengikuti semua informasi itu, serta memahami semuanya, dan menanggapi semua orang itu. terletak di berbagai lokasi.

Sangat mudah untuk melihat mengapa beberapa profesional bisnis mungkin menjadi sangat kewalahan dalam tugas ini, dan alasan mengapa beberapa pelanggan secara tidak sengaja diabaikan. Lihatlah pusat panggilan AnswerFirst dan lihat apa yang dapat mereka lakukan untuk Anda.

Salah satu solusi dasar untuk masalah ini adalah menggabungkan berbagai aliran komunikasi satu sama lain menggunakan layanan pesan suara ke email. Itu membuatnya jauh lebih mudah untuk melihat pesan dan kemudian menanggapinya.

Sebagian besar bisnis sudah melakukan ini dengan menggunakan layanan faks ke email, namun saat ini jauh lebih sedikit yang menggunakan layanan untuk mentransfer pesan suara ke akun email.

Layanan tersebut memungkinkan Anda untuk mendengarkan pesan suara Anda di dalam kotak masuk email seperti yang Anda lakukan melalui telepon, hanya lebih efisien dan dalam lokasi yang sama dengan semua email bisnis Anda.

Sangat mudah untuk melihat manfaat langsung dari solusi ini, tetapi ada manfaat tambahan yang ditawarkan oleh pesan suara ke layanan email yang mungkin tidak Anda sadari.

Di bawah ini kami akan merinci 6 manfaat terbesar yang ditawarkan oleh layanan pesan suara ke email dan bagaimana manfaat tersebut dapat bermanfaat bagi profesional bisnis setiap hari.

Bagaimana Sebenarnya Layanan Pesan Suara ke Email Bekerja

Setelah Anda membayar layanan yang telah dirancang untuk merekam dan mentransfer pesan Anda ke email, ternyata sangat mudah untuk menggunakan layanan ini.

Langkah pertama adalah menghubungkan kotak masuk pesan suara Anda dengan penyedia layanan Anda. Biasanya, ini sesederhana memberikan kode dan nomor kotak masuk pesan suara Anda. Yang perlu Anda lakukan adalah mengikuti langkah-langkah langsung yang disediakan untuk menghubungkan akun Anda dan kemudian Anda akan siap.

Setelah pesan suara Anda terhubung dengan layanan Anda, maka mereka akan meminta Anda untuk memberikan alamat email untuk mengirim pesan Anda. Mereka dapat dikirim ke alamat email pribadi untuk melihatnya secara pribadi, atau ke alamat email publik untuk hal-hal seperti manajemen layanan pelanggan.

Setelah akun Anda ditautkan bersama, pesan suara Anda kemudian akan dirutekan ke alamat email yang Anda tambahkan ke akun layanan Anda. Anda kemudian dapat membuka email Anda, lalu mengklik pesan suara dan mendengarkannya, atau menyimpannya untuk didengarkan nanti atau mengirimkannya ke kolega.

Mengeksplorasi Keuntungan

Beberapa manfaat yang jelas disediakan oleh layanan yang mengarahkan pesan suara ke kotak email. Namun, ada juga beberapa manfaat lain yang tidak begitu jelas. Kami akan mengeksplorasi semua manfaat potensial yang ditawarkan untuk membantu Anda menentukan dengan tepat apa yang dapat dilakukan oleh jenis layanan ini untuk Anda.

Pesan Suara Anda Akan Terlihat Lebih Cepat untuk Mencapai Waktu Respons yang Lebih Efisien

Salah satu manfaat besar yang diberikan oleh pengguna bisnis melalui layanan pesan suara ke email adalah bahwa layanan ini membuatnya lebih mudah untuk melihat bahwa pesan suara ada di sana untuk memulai. Saat ini sebagian besar pekerja bisnis sangat bergantung pada email untuk berkomunikasi dengan pelanggan. Ketika pesan suara dikirim ke kotak email, itu berubah menjadi bentuk komunikasi lain yang melewati aliran yang sama dengan yang Anda hadapi.

Sebagian besar pemilik bisnis saat ini memahami betapa pentingnya menyediakan layanan pelanggan yang cepat kepada pelanggan lama dan baru. Saat ini pelanggan berharap mendapatkan bantuan dengan segera dan menilai bisnis berdasarkan seberapa cepat mereka menerima balasan setelah meminta bantuan. Dengan membuatnya lebih mudah untuk melihat pesan suara baru muncul, ini akan membantu memastikan bahwa bisnis Anda responsif dan cepat terhadap sebagian besar kebutuhan pelanggan yang masuk, yang bagus untuk kesuksesan bisnis Anda.

Hilangkan Kebutuhan Untuk Memeriksa Kotak Masuk Anda

Banyak pemilik bisnis mungkin berpikir bahwa memeriksa kotak masuk mereka sepanjang hari mungkin tampak seperti praktik standar atau tugas yang dilakukan secara rutin. Meskipun Anda mungkin terbiasa dengan praktik itu, bukan berarti itu efisien. Daripada memperhatikan sinyal pemberitahuan, atau membuang banyak waktu untuk memeriksa kotak masuk pesan suara Anda hanya untuk mengetahui bahwa itu kosong, maka pesan suara ke email akan menghilangkan kebutuhan itu untuk praktik tersebut.

Saat pesan suara masuk, Anda akan mendapatkan pemberitahuan seperti yang Anda lakukan dengan jenis pesan email lainnya. Itu memungkinkan Anda untuk segera mengetahui bahwa ada sesuatu yang membutuhkan perhatian Anda. Lokasi lain dapat dihilangkan di mana Anda memeriksa sepanjang hari, dan alih-alih memfokuskan semua pesan Anda dalam satu sistem yang efisien yang memiliki layanan transfer pesan suara untuk merampingkan praktik bisnis Anda dan tetap di atas semua kebutuhan pelanggan yang penting. ketika mereka muncul sehingga Anda mengumpulkan umpan balik pelanggan dan kemudian memanfaatkan semuanya.

Peningkatan Kemampuan Akses

Saat Anda mengirim pesan suara ke kotak masuk email, pesan tersebut dapat diakses di lokasi tambahan. Mayoritas profesional saat ini dapat mengakses email mereka di ponsel cerdas, komputer, tablet, dan hampir semua perangkat lain yang mungkin mereka miliki. Daripada terikat untuk mendengarkan pesan suara di sistem telepon perusahaan Anda, atau di telepon seluler bisnis, Anda dapat mendengarkannya di mana Anda dapat menerima email Anda. Ini sangat bermanfaat untuk memiliki sistem pesan suara ke email ketika Anda memiliki pekerja jarak jauh karena membuat mereka jauh lebih mudah untuk memberikan dukungan di mana pun lokasi mereka.

Memungkinkan untuk Kolaborasi Layanan Pelanggan

Jika diterapkan dengan benar, sistem memungkinkan banyak pekerja untuk dapat menangani pesan yang masuk dengan mulus ke dalam kotak masuk yang sama. Pekerja dapat menghapus pesan suara dengan mudah saat mereka dalam perjalanan, atau menyimpannya dengan aman, dan kemudian beberapa pekerja akan dapat tetap memenuhi kebutuhan pelanggan Anda. Untuk tujuan dukungan pelanggan, mampu menangani pesan suara yang masuk secara kolaboratif adalah cara yang sangat efisien untuk melakukan sesuatu. Beberapa pekerja dapat ditugaskan untuk menangani pesan masuk setiap kali bisnis benar-benar sibuk untuk memastikan bahwa pelanggan mendapatkan bantuan yang layak mereka dapatkan lebih cepat. Ketika Anda menambahkan layanan itu dan solusi Obrolan Langsung, Anda akan dapat memenuhi kebutuhan lebih banyak pelanggan hanya dengan tim layanan pelanggan kecil.

Berguna untuk Pencatatan yang Efektif

Saat Anda menggunakan layanan yang mentransfer pesan suara Anda ke kotak email, ini dapat membantu organisasi dan pencatatan. Pengguna bisnis akhir-akhir ini sering kali harus menggunakan catatan atau entri teks yang dibuat ke dalam sistem untuk merekam catatan yang dibuat dari pesan suara yang telah diterima. Namun, pesan suara yang ada di kotak email sebenarnya dapat disimpan dan disimpan dengan cara yang teratur dan rapi. Banyak bisnis hari ini memiliki sistem arsip email yang diatur, dan email pesan suara dapat masuk ke dalam sistem dengan mulus dan rapi.

Beberapa salinan email pesan suara bahkan dapat dibuat dan kemudian didistribusikan ke berbagai lokasi untuk penyimpanan rekaman Anda atau untuk membuat anggota tim lainnya mengetahui semuanya. Setelah pesan Anda disimpan di email, pelacakan menjadi lebih mudah, berguna, dan lebih fleksibel.

Ada banyak alasan yang sah untuk memperjelas bahwa bisnis benar-benar dapat memperoleh manfaat dengan mentransfer pesan pesan suara mereka ke kotak masuk email. Layanan ini tidak terlalu baru atau sulit untuk diterapkan, namun merupakan salah satu peningkatan besar yang dapat dilakukan untuk pengaturan perusahaan Anda saat ini. Efisiensi layanan pelanggan Anda dapat ditingkatkan, untuk membantu mengurangi waktu respons pelanggan Anda dan kemudian membuat semua orang lebih bahagia dan sistem ini terjangkau dan mudah diterapkan, jadi tidak ada alasan untuk tidak melakukannya.