Avantajele cheie ale mesageriei vocale către e-mail

În zilele noastre, profesioniștii în afaceri trebuie să se confrunte cu mai multe forme de comunicare diferite decât au avut vreodată înainte și de aceea mesageria vocală către e-mail este o caracteristică cu adevărat grozavă.

Există un flux continuu de mesaje vocale, apeluri telefonice, mesaje text, faxuri și e-mailuri și se aștepta să țineți pasul cu toate aceste informații, precum și să înțelegeți toate acestea și să răspundeți tuturor acelor persoane. situate în diverse locații.

Este foarte ușor de înțeles de ce unii profesioniști în afaceri pot deveni cu adevărat copleșiți în această sarcină și motivul pentru care unii clienți sunt neglijați în mod neintenționat. Aruncă o privire la centrele de apel AnswerFirst și vezi ce pot face pentru tine.

O soluție de bază la problemă este combinarea diferitelor fluxuri de comunicații între ele, folosind serviciile de mesagerie vocală către e-mail. Acest lucru face mult mai ușor să vedeți mesajele și apoi să răspundeți la ele.

Majoritatea companiilor fac deja acest lucru utilizând servicii de fax către e-mail, cu toate acestea, mult mai puține folosesc un serviciu chiar acum pentru transferul mesajelor vocale în conturile de e-mail.

Aceste servicii vă permit să ascultați mesajele vocale în interiorul unei căsuțe de e-mail, așa cum ați proceda prin telefon, doar mai eficient și în aceeași locație din care provin toate e-mailurile dvs. de afaceri.

Este foarte ușor de observat că aceste soluții au beneficii imediate, dar există beneficii suplimentare oferite de serviciile de mesagerie vocală către e-mail de care s-ar putea să nu le cunoști.

Mai jos vom detalia 6 dintre cele mai mari beneficii oferite de serviciile de mesagerie vocală către e-mail și modul în care acestea pot beneficia zilnic profesionistul de afaceri.

Cum funcționează de fapt serviciile de mesagerie vocală către e-mail

După ce ați plătit pentru un serviciu care a fost conceput pentru înregistrarea și transferul mesajelor dvs. pe e-mail, este surprinzător de simplu să utilizați serviciul.

Primul pas este conectarea căsuței de poștă vocală cu furnizorul de servicii. De obicei, acest lucru este la fel de simplu ca să vă oferiți codul și numărul căsuței de poștă vocală. Tot ce trebuie să faceți este să urmați pașii simpli furnizați pentru a vă conecta contul și apoi veți fi gata.

După ce mesageria dvs. vocală este conectată la serviciul dvs., atunci vă vor cere să furnizați o adresă de e-mail la care să vă trimiteți mesajele. Acestea pot fi trimise la o adresă de e-mail privată pentru a le vizualiza personal sau la o adresă de e-mail publică pentru lucruri precum gestionarea serviciului pentru clienți.

După ce conturile dvs. sunt conectate, mesageria dvs. vocală va fi direcționată către adresa de e-mail pe care ați adăugat-o la contul dvs. de serviciu. Puteți apoi să vă deschideți e-mailurile, apoi să faceți clic pe un mesaj vocal și să îl ascultați sau să îl stocați pentru a le asculta mai târziu sau a-l trimite unui coleg.

Explorarea Avantajelor

Mai multe beneficii clare sunt oferite de un serviciu care direcționează mesageria vocală către o căsuță de e-mail. Cu toate acestea, există și alte beneficii care nu sunt chiar atât de evidente. Vom explora toate beneficiile potențiale care sunt oferite pentru a vă ajuta să determinați exact ce va putea face acest tip de serviciu pentru dvs.

Mesajele dvs. vocale vor fi văzute mai devreme pentru a obține timpi de răspuns mai eficienți

Un mare beneficiu pe care utilizatorii de afaceri le sunt oferite de serviciile de mesagerie vocală către e-mail este că serviciul face mult mai ușor să vedeți că mesajele vocale sunt acolo pentru început. În zilele noastre, majoritatea lucrătorilor din afaceri se bazează foarte mult pe e-mail pentru a comunica cu clienții. Când mesageria vocală este trimisă la o căsuță de e-mail, se transformă într-o altă formă de comunicare care trece prin același flux cu care aveți deja de-a face.

Majoritatea proprietarilor de afaceri din zilele noastre înțeleg cât de crucial este oferirea rapidă de asistență clienților clienților existenți și noii. În zilele noastre, clienții se așteaptă să primească ajutor prompt și să judece o afacere în funcție de cât de repede au răspuns după ce au cerut ajutor. Făcând mai ușor să vedeți apariția mesajelor vocale noi, vă va ajuta să vă asigurați că afacerea dvs. răspunde și rapid la majoritatea nevoilor clienților, ceea ce este bun pentru succesul afacerii dvs.

Eliminați necesitatea verificării căsuței primite

Mulți proprietari de afaceri ar putea crede că verificarea căsuței de e-mail pe tot parcursul zilei poate părea a fi o practică standard sau o sarcină care se face în mod regulat. Chiar dacă s-ar putea să fii obișnuit cu această practică, asta nu înseamnă că este eficientă. În loc să fii atent la semnalele de notificare sau să pierzi mult timp verificând căsuța de poștă vocală doar pentru a descoperi că este goală, atunci mesageria vocală către e-mail va elimina această nevoie pentru aceste practici.

Când sosește un mesaj vocal, vei primi o notificare, așa cum o faci cu orice alt tip de mesaj de e-mail. Acest lucru vă permite să știți imediat că există ceva care necesită atenția dvs. O altă locație poate fi eliminată în care verificați de-a lungul zilei și, în schimb, concentrați toate mesajele dvs. într-un singur sistem eficient care are serviciu de transfer de mesagerie vocală pentru a eficientiza practicile afacerii dvs. și a rămâne la curent cu toate nevoile importante ale clienților. atunci când apar, astfel încât să colectați feedback-ul clienților și apoi să profitați la maximum de toate.

Capacități de acces îmbunătățite

Când trimiteți mesaje vocale într-o căsuță de e-mail, acestea pot fi accesibile în locații suplimentare. Majoritatea profesioniștilor din zilele noastre își pot accesa e-mailul de pe smartphone-urile, computerele, tabletele și aproape orice alt dispozitiv pe care îl dețin. În loc să fii obligat să asculți mesajele vocale pe sistemul telefonic al companiei sau pe un telefon mobil de afaceri, le poți asculta acolo unde poți să primești e-mailul. Este deosebit de benefic pentru a avea un sistem de mesagerie vocală către e-mail atunci când aveți lucrători la distanță, deoarece le este mult mai ușor să ofere asistență, indiferent de locația lor.

Permite colaborarea serviciului clienți

Dacă este implementat corespunzător, sistemul permite mai multor lucrători să poată gestiona mesajele care intră fără probleme în aceeași căsuță de e-mail. Lucrătorii pot elimina cu ușurință mesajele vocale atunci când sunt în mișcare sau le pot înregistra în siguranță, iar apoi mai mulți lucrători vor putea să rămână la curent cu nevoile clienților dvs. În scopul asistenței pentru clienți, capacitatea de a gestiona mesajele vocale primite în colaborare este o modalitate foarte eficientă de a face lucrurile. Mai mulți lucrători pot fi desemnați să gestioneze mesajele primite ori de câte ori o afacere este cu adevărat ocupată, pentru a se asigura că clienții primesc ajutorul pe care îl merită și mai devreme. Când adăugați acel serviciu și o soluție de chat în direct, veți putea satisface nevoile multor mai mulți clienți doar cu o echipă mică de servicii pentru clienți.

Util pentru o evidență eficientă

Când utilizați un serviciu care vă transferă mesajele vocale într-o căsuță de e-mail, acesta poate fi util pentru organizații și pentru păstrarea evidențelor. Utilizatorii de afaceri din zilele noastre trebuie adesea să recurgă fie la a lua notițe, fie la introducerea textului într-un sistem pentru a înregistra notele făcute din mesajele vocale care au fost primite. Cu toate acestea, mesajele vocale care se află într-o cutie de e-mail pot fi de fapt arhivate și apoi păstrate într-un mod ordonat și ordonat. Numeroase afaceri din zilele noastre au un sistem de arhivare a e-mailului configurat, iar e-mailurile de mesagerie vocală se pot potrivi în sisteme perfect și ordonat.

Mai multe copii ale e-mailurilor de mesagerie vocală pot fi chiar făcute și apoi distribuite în diferite locații pentru păstrarea înregistrărilor dvs. sau pentru a-i păstra pe alți membri ai echipei la curent cu totul. După ce mesajul dvs. este stocat în e-mail, devine imediat mai ușor de urmărit, util și mai flexibil.

Există o mulțime de motive valide pentru a face evident că companiile pot beneficia cu adevărat prin transferul mesajelor lor de mesagerie vocală într-o căsuță de e-mail. Serviciul nu este deosebit de nou sau greu de implementat, cu toate acestea, este una dintre actualizările majore care pot fi făcute pentru configurația actuală a companiei dumneavoastră. Eficiența serviciului dumneavoastră pentru clienți poate fi îmbunătățită, pentru a reduce timpul de răspuns al clienților și apoi a face pe toți mult mai fericiți, iar aceste sisteme sunt accesibile și ușor de implementat, așa că nu există niciun motiv să nu o faceți.