E-postaya Sesli Postanın Temel Faydaları

Bu günlerde iş profesyonellerinin daha önce hiç olmadığı kadar farklı iletişim biçimleriyle uğraşmaları gerekiyor ve bu nedenle sesli postadan e-postaya gerçekten harika bir özellik.

Sürekli bir sesli mesaj, telefon görüşmesi, kısa mesaj, faks ve e-posta akışı var ve tüm bu bilgilere ayak uydurmanız, bunların hepsini anlamlandırmanız ve tüm bu insanlara yanıt vermeniz bekleniyor. çeşitli lokasyonlarda yer almaktadır.

Bazı iş profesyonellerinin neden bu görevde gerçekten bunaldığını ve bazı müşterilerin istemeden göz ardı edilmesinin nedenini anlamak çok kolaydır. AnswerFirst çağrı merkezlerine bir göz atın ve sizin için neler yapabileceklerini görün.

Sorunun temel çözümlerinden biri, sesli postadan e-postaya servisleri kullanarak çeşitli iletişim akışlarını birbiriyle birleştirmektir. Bu, mesajları görmeyi ve ardından yanıtlamayı çok daha kolay hale getirir.

İşletmelerin çoğu bunu zaten fakstan e-postaya servislerini kullanarak yapıyor, ancak şu anda çok daha azı sesli postaları e-posta hesaplarına aktarmak için bir hizmet kullanıyor.

Bu hizmetler, sesli postalarınızı telefonda yaptığınız gibi bir e-posta gelen kutusunun içinde, yalnızca daha verimli ve tüm iş e-postalarınızın geldiği aynı konumda dinlemenizi sağlar.

Bu çözümlerin hemen faydaları olduğunu görmek gerçekten çok kolay, ancak sesli postanın e-posta hizmetlerine sunduğu ve farkında olmayabileceğiniz ek avantajlar da var.

Aşağıda, sesli postanın e-posta hizmetlerine sunduğu en büyük faydalardan 6'sını ve bunların iş profesyonellerine günlük olarak nasıl fayda sağlayabileceklerini inceleyeceğiz.

E-posta Hizmetlerine Sesli Posta Aslında Nasıl Çalışır?

Mesajlarınızı kaydetmek ve e-postaya aktarmak için tasarlanmış bir hizmet için ödeme yaptıktan sonra, hizmeti kullanmak şaşırtıcı derecede basittir.

İlk adım, sesli posta gelen kutunuzu servis sağlayıcınıza bağlamaktır. Genellikle bu, sesli posta gelen kutunuzun kodunu ve numarasını vermek kadar basittir. Tek yapmanız gereken, hesabınızı bağlamak için sağlanan basit adımları takip etmektir ve ardından her şey hazır olacaktır.

Sesli mesajınız hizmetinize bağlandıktan sonra, mesajlarınızı göndermek için bir e-posta adresi sağlamanızı isteyeceklerdir. Kişisel olarak görüntülemek için özel bir e-posta adresine veya müşteri hizmetleri yönetimi gibi şeyler için genel bir e-posta adresine gönderilebilirler.

Hesaplarınız birbirine bağlandıktan sonra, sesli mesajınız hizmet hesabınıza eklediğiniz e-posta adresine yönlendirilecektir. Daha sonra e-postalarınızı açabilir, ardından bir sesli postayı tıklayıp dinleyebilir veya daha sonra dinlemek veya bir meslektaşınıza göndermek üzere saklayabilirsiniz.

Avantajları Keşfetmek

Sesli postayı bir e-posta kutusuna yönlendiren bir hizmet tarafından birçok açık fayda sağlanır. Bununla birlikte, çok açık olmayan başka faydalar da vardır. Bu tür bir hizmetin sizin için tam olarak ne yapabileceğini belirlemenize yardımcı olmak için sunulan tüm potansiyel faydaları keşfedeceğiz.

Sesli Mesajlarınız Daha Verimli Yanıt Sürelerine Ulaşmak İçin Daha Erken Görünecek

İş kullanıcılarına sesli posta yoluyla e-posta hizmetleri sağlanmasının büyük bir yararı, hizmetin sesli postaların başlangıçta orada olduğunu görmeyi çok daha kolay hale getirmesidir. Bu günlerde çoğu iş çalışanı, müşterilerle iletişim kurmak için büyük ölçüde e-postaya güveniyor. Sesli posta bir e-posta kutusuna gönderildiğinde, halihazırda uğraştığınız aynı akıştan geçen başka bir iletişim biçimine dönüşür.

Bugünlerde çoğu işletme sahibi, mevcut ve yeni müşterilere hızlı müşteri hizmetleri sağlamanın ne kadar önemli olduğunu anlıyor. Bu günlerde müşteriler, hemen yardım almayı ve bir işletmeyi, yardım istedikten sonra ne kadar hızlı yanıt aldıklarına göre yargılamayı bekliyor. Yeni sesli mesajların açıldığını görmeyi kolaylaştırarak, işletmenizin gelen çoğu müşteri ihtiyacına hızlı yanıt vermesini ve hızlı olmasını sağlamaya yardımcı olur, bu da işletmenizin başarısı için iyidir.

Gelen Kutunuzu Kontrol Etme İhtiyacını Ortadan Kaldırın

Birçok işletme sahibi, tüm gün boyunca gelen kutularını kontrol etmenin standart bir uygulama veya düzenli olarak yapılan bir görev gibi görünebileceğini düşünebilir. Bu uygulamaya alışmış olsanız bile, bu onun verimli olduğu anlamına gelmez. Bildirim sinyallerini izlemek veya sesli posta gelen kutunuzu boş olduğunu keşfetmek için kontrol etmek için çok fazla zaman harcamak yerine, sesli postadan e-postaya bu uygulamalar için bu ihtiyacı ortadan kaldıracaktır.

Bir sesli posta geldiğinde, diğer herhangi bir e-posta iletisinde yaptığınız gibi bir bildirim alırsınız. Bu, dikkat etmeniz gereken bir şey olduğunu hemen bilmenizi sağlar. Gün boyunca kontrol ettiğiniz başka bir konum ortadan kaldırılabilir ve bunun yerine tüm mesajlarınızı, işletmenizin uygulamalarını kolaylaştırmak ve tüm önemli müşteri ihtiyaçlarını takip etmek için sesli posta aktarım hizmeti olan tek bir verimli sistemde odaklayabilirsiniz. Müşteri geri bildirimlerini toplayıp hepsinden en iyi şekilde yararlanmanız için ortaya çıktıklarında.

Gelişmiş Erişim Yetenekleri

Bir e-posta gelen kutusuna sesli mesajlar gönderdiğinizde, bunlara ek konumlardan erişilebilir hale getirilebilir. Bugünlerde profesyonellerin çoğu, e-postalarına akıllı telefonlarından, bilgisayarlarından, tabletlerinden ve sahip olabilecekleri hemen hemen tüm diğer cihazlardan erişebiliyor. Şirketinizin telefon sisteminde veya bir iş cep telefonunda sesli mesajları dinlemek zorunda kalmak yerine, onları e-postanızı alabileceğiniz her yerde dinleyebilirsiniz. Uzak çalışanlarınız olduğunda, konumları ne olursa olsun destek sağlamalarını çok daha kolay hale getirdiğinden, sesli postadan e-postaya sisteminiz olması özellikle yararlıdır.

Müşteri Hizmetleri İşbirliğine İzin Verir

Düzgün bir şekilde uygulanırsa sistem, birden fazla çalışanın aynı gelen kutusuna sorunsuz bir şekilde giren iletileri işlemesine olanak tanır. Çalışanlar, hareket halindeyken sesli mesajları kolayca kaldırabilir veya güvenli bir şekilde dosyalanmasını sağlayabilir ve ardından birden fazla çalışan, müşterilerinizin ihtiyaçlarını takip edebilir. Müşteri desteği amacıyla, gelen sesli postaları işbirliği içinde ele alabilmek, işleri yapmanın çok etkili bir yoludur. Müşterilerin hak ettikleri yardımı daha da erken almalarını sağlamak için bir işletme gerçekten meşgul olduğunda gelen mesajları işlemek üzere birden fazla çalışan atanabilir. Bu hizmeti ve Canlı Sohbet çözümünü eklediğinizde, yalnızca küçük bir müşteri hizmetleri ekibiyle çok daha fazla müşterinin ihtiyaçlarını karşılayabileceksiniz.

Etkili Kayıt Tutma için Faydalı

Sesli mesajlarınızı bir e-posta kutusuna aktaran bir hizmet kullandığınızda, bu, kuruluşlara ve kayıt tutmaya yardımcı olabilir. Bu günlerde iş kullanıcıları, alınan sesli postalardan alınan notları kaydetmek için genellikle ya not almaya ya da bir sisteme yapılan metin girişlerine başvurmak zorunda kalıyorlar. Ancak, bir e-posta kutusunda bulunan sesli mesajlar aslında dosyalanabilir ve daha sonra düzenli ve düzgün bir şekilde tutulabilir. Bugünlerde çok sayıda işletme bir e-posta arşiv sistemine sahiptir ve sesli posta e-postaları sistemlere sorunsuz ve düzgün bir şekilde uyabilmektedir.

Hatta sesli posta e-postalarının birden fazla kopyası oluşturulabilir ve daha sonra, kayıt tutmanız veya diğer ekip üyelerinin her şeyden haberdar olmasını sağlamak için çeşitli konumlara dağıtılabilir. Mesajınız e-postada saklandıktan sonra, takibi hemen daha kolay, kullanışlı ve daha esnek hale gelir.

İşletmelerin sesli posta mesajlarını bir e-posta gelen kutusuna aktararak gerçekten fayda sağlayabileceğini açıkça belirtmek için birçok geçerli neden vardır. Hizmet özellikle yeni veya uygulanması zor değil, ancak şirketinizin mevcut kurulumu için yapılabilecek en önemli yükseltmelerden biridir. Müşteri hizmetinizin verimliliği, müşteri yanıt sürelerinizi azaltmak ve ardından herkesi çok daha mutlu kılmak için hep birlikte geliştirilebilir ve bu sistemler uygun maliyetli ve uygulanması kolaydır, bu yüzden yapmamak için hiçbir neden yoktur.